Définition segment import bancaire

Vue d'ensemble du paramétrage d'import de relevé bancaire

Cette partie propose une vue d'ensemble des procédures de paramétrage requises pour effectuer des imports de relevés bancaires avancés, notamment le lettrage de relevés et d'échéances ou encore la génération de règlements. Vous pouvez également lettrer les relevés à des règlements existants, sans générer un nouveau règlement. Veuillez noter que vous ne pouvez pas lettre une transaction spécifique à la fois à une échéance et à un règlement. Voir Vue d'ensemble de l'import de relevé bancaire.

Ce document inclut des paramétrages techniques, à effectuer avec précaution. En cas de doute, contactez votre administrateur ou partenaire Sage X3.

Consultez l'aide en ligne de chaque fonction pour des informations détaillées sur la saisie de données et pour accéder à l'aide complète de la fonction.

BSI - Code activité d'import de relevé bancaire
Vous devez activer ce code activité pour pouvoir utiliser le traitement d'import des relevés bancaires.

Comprendre les formats bancaires magnétiques
Pour paramétrer correctement l'import de relevés bancaires, vous devez connaître au minimum les fondamentaux de la structure et du contenu des fichiers de relevés bancaires magnétiques. Cela comprend les types de fichiers MT940, CAMT.053, BAI2, CFONB et CSV AR Lockbox.

Remarque : La plupart des banques fournissent des messages CAMT dans des fichiers ZIP. Vous devez décompresser les fichiers avant de les importer dans Sage X3.

Transactions de saisie de règlement des imports de relevés bancaires
Il est fortement recommandé d'utiliser des transactions de saisie de règlement spécifiques pour l'import de relevé bancaire (BSI) pour que les paramétrages puissent être effectués indépendamment des autres transactions de saisie. Une transaction BSI spécifique est disponible dans le paramétrage par défaut. Vous pouvez la copier et l'adapter. Des transactions BAI2 et CFONB dédiées sont également disponibles.

Définition segment import bancaire
La définition de segment décrit la structure détaillée des informations contenues dans un segment. Cela inclut les segments des parties logiques comme l'entête, le pied, la ligne de données (etc.) au format d'import bancaire. A partir de ces informations, l'import extrait et interprète les données contenues dans le fichier. La séquence des segments est contrôlée par la définition du format d'import.

Remarque : Si vous importez des fichiers BAI2, vous devez définir des Codes types d'import bancaire (BSIIMPTC). Une étape supplémentaire est dédiée à ce format.

Format import bancaire
La définition de format décrit la structure générale du format et la séquence ou apparition des segments. Elle contrôle également la création de nouvelles saisies pour des relevés ou des transactions durant l'import.

Au moins un format d'import bancaire doit être défini ; il peut être utilisé pour plusieurs comptes bancaires. Vous pouvez utiliser plusieurs formats (notamment pour des comptes bancaires de différentes banques utilisant des variantes MT940 ou CAMT.053 différentes).

Définitions du Numéro de tiers et du Numéro de facture
Le numéro de tiers et le numéro de facture sont les critères principaux pour le lettrage automatique. Ils sont généralement fournis dans le fichier de relevé bancaire de façon non structurée au niveau du motif de règlement ou d'un texte informatif.

Pour une recherche pertinente, ajoutez des informations sur la structure de ces numéros pour que la recherche reconnaisse le numéro de tiers ou de facture indiqué dans le texte du motif de règlement.

Paramétrage import bancaire
Ces paramétrages contrôlent différents aspects des traitements d'import et de lettrage. Les paramétrages s'effectuent au minimum au niveau de la société. Vous pouvez cependant utiliser différents paramétrages par société pour différents comptes bancaires et/ou formats de fichier. Pour les formats de fichier CFONB, aucune banque spécifique n'est renseignée.

Ces paramétrages s'appliquent dans un contexte d'import : si vous importez un fichier de relevé bancaire, vous devez sélectionner un ensemble de paramétrages pour votre import. Ces paramétrages sont utilisés pendant l'import et le traitement de lettrage ultérieur. Par exemple, vous pouvez importer et lettrer des transactions via le workflow d'import de relevé bancaire avancé, ou importer les fichiers, puis les rapprocher dans la fonction Rapprochement bancaire (RAPBAN).

Si vous souhaitez inclure des règlements existants dans l'import et le lettrage, vous devez sélectionner au moins une option dans le bloc Règlements de la section Critères de recherche.

Remarque : Pour les formats de fichier CFONB, vous ne pouvez pas effectuer de rapprochement dans la fonction Rapprochement bancaire.

Termes de recherche exclus
Vous pouvez définir des termes communs à exclure de la recherche de nom de tiers. Les termes de recherches communs peuvent inclure des abréviations juridiques contenues dans les raisons sociales des tiers comme : Ltd, S.A., Inc., GmbH AG. Les formules de politesse comme Madame, Monsieur, Mademoiselle, ou "Herr" et "Frau" en allemand par exemple, peuvent également être exclus des raisons sociales des tiers.

Exclure ces termes communs que l'on retrouve dans un grand nombre de fiches tiers vous permet d'augmenter la pertinence de la recherche car cela réduit le nombre de comptes tiers sur lesquels rechercher des échéances.

Liste termes recherche
Les termes de recherche peuvent être utilisés si des identifiants fixes (comme le nom du tiers ou un texte de la transaction) sont nécessaires pour lettrer la transaction à un compte général ou compte tiers spécifique.

Comprendre les formats de relevés bancaires électroniques

L'import de relevés bancaires avancés prend en charge différents formats de relevés bancaires électroniques. Il est important de comprendre les formats concernant votre situation.

Remarque : Il est essentiel de confirmer les caractéristiques du format de fichier avec la banque pour éviter les erreurs au moment de l'import ou du lettrage. Le paramétrage et le format standard proposés ne correspondent pas nécessairement à toutes les banques et/ou configurations.

Les formats pris en charge sont les suivants :

• MT940
• AR Lockbox
• CAMT
• BAI2
• CFONB
• CSV

MT940

Un relevé bancaire MT940 contient plusieurs segments séparés par deux points (:). En fonction du type de segment, il peut apparaître une fois par relevé ou il peut se répéter.

L'image ci-dessous montre l'exemple d'un relevé unique à deux transactions. Un fichier peut contenir plusieurs relevés.

Les informations peuvent être structurées comme suit :

Les nombres en rouge correspondent au segment.

:20:, :25: informations d'en-tête du relevé

:60:, :62: informations sur le solde

:61: date/montant de la transaction

:86: référence du règlement

Le texte en bleu/jaune indique les différents champs, caractérisés par une longueur de champ et une position dans le segment.

Longueur 160810

Position 0810

Le texte en vert correspond à un identifiant de champ qui marque le début d'un sous-champ. Ce type de champ est utilisé dans la référence de règlement.

?00

Notez que les variantes non structurées peuvent également exister lorsque l'information est séparée par des mots-clés, et non pas par des sous-champs.

AR Lockbox

AR Lockbox est utilisé en Amérique du Nord (NA) pour l'import de fichiers bancaires. Vous devez utiliser le type de fichier CSV lorsque vous importez les relevés bancaires AR Lockbox.

Pour plus d'informations sur comment définir la structure de fichiers AR Lockbox, voir le livre blanc "Import de relevé bancaire avancé - Paramétrage et workflow" dans la section Livres blancs du Centre d'aide en ligne.

Le mapping des éléments CAMT décrit un ensemble d'éléments/balises XML dans un fichier de relevé CAMT extrait lors du processus d'import de relevé bancaire. Il existe deux types CAMT standards prédéfinis :

CAMT.053

CAMT.054

Remarque : Ils sont définis dans la fonction de mapping des éléments CAMT. Contactez votre administrateur ou partenaire Sage X3 si vous avez besoin de types CAMT supplémentaires.

Import de fichiers CAMT

Vous pouvez importer des messages XML pour les relevés banque-client et traiter les relevés de compte CAMT.053 et les notifications de transaction globales CAMT.054 au format XML ISO 20022.

L'import de messages XML pour les relevés banque-client est un processus automatisé en deux étapes. Lors de la première étape, un fichier CAMT est traité dans un fichier CSV à l'aide de la structure de mapping des éléments CAMT. Lors de la seconde étape, le fichier CSV est interprété en fonction des définitions de segment et les enregistrements d'import Sage X3 sont créés.

L'écran de mapping des éléments CAMT offre une liste prédéfinie des éléments XML en une structure hiérarchique. Les éléments comme l'identification des messages, le solde de début et de fin, le montant et la devise de la transaction, le sens, la référence de la transaction et le nom de l'expéditeur sont référencés dans la fonction de mapping des éléments. Ils sont ordonnés par niveau, définis par leur position dans la structure de relevé CAMT.

Remarque : Lors de la récupération des messages CAMT, la plupart des banques fournissent les messages XML dans un fichier ZIP. Vous devez décompresser les fichiers avant de les importer dans Sage X3.

Comprendre le format de fichier BAI2

Le fichier BAI2 est un format de relevé bancaire standard développé par le Bank Administration Institute (BAI), utilisé pour la gestion électronique de trésorerie. Ce format est principalement utilisé au Royaume-Uni et aux États-Unis.

Un fichier BAI2 contient des types d'enregistrements multiples organisés selon une structure spécifique. Chaque fichier commence par un enregistrement de début (type 01 File header) et se termine par un enregistrement de fin (type 99 File trailer), mais peut contenir différents groupes. Chaque groupe est délimité par un enregistrement de début (type 02 Group header) et un enregistrement de fin (type 98 Group trailer). Entre le début et la fin du groupe, on trouve plusieurs comptes (type 03 Account Identifier à type 49 Account trailer) qui contiennent les détails des transactions (type 16 Transaction detail), et un ou plusieurs enregistrement(s) complémentaire(s) (type 88 Continuation record).

L'échantillon annoté ci-dessous est un exemple de structure de fichier BAI2 contenant un groupe et deux comptes.

Les deux premiers chiffres de chaque ligne, suivis par une virgule, identifient un numéro d'enregistrement.

Sur les lignes des détails de transaction (surlignées en violet), le code type suit le numéro d'enregistrement 16, séparé par une virgule. Dans cet exemple, la première ligne de détail de transaction est associée au code type 195, et la seconde au code type 495.

CFONB

Le fichier de relevé bancaire CFONB est un format standard défini par le Comité Français d'Organisation et de Normalisation Bancaire (CFONB). Il affiche les transactions financières effectuées sur un compte bancaire détenu par la société, pour une période donnée.

Le fichier CFONB est un fichier plat de longueur fixe qui inclut quatre types d'enregistrements.

• Enregistrement type 01 : contient le solde du compte précédent et les informations associées.
• Enregistrement type 04 : contient les informations sur les transactions.
• Enregistrement type 05 : contient les détails de transaction (optionnel). Plusieurs enregistrements de type 05 peuvent être définis.
• Enregistrement type 07 : contient le nouveau solde du compte et les informations associées.

Un fichier CFONB peut contenir plusieurs relevés de compte et plusieurs enregistrements de type 01 ou 07. Chaque paire de relevés peut contenir plusieurs transactions, plusieurs enregistrements de type 04 avec plusieurs lignes de détails de transaction, et plusieurs enregistrements de type 05. S'il n'existe aucune transaction dans la période concernée, seuls des enregistrements de type 01 et 07 sont définis pour le compte.

Dans l'extrait de fichier ci-dessous, le premier compte surligné en rouge ne contient aucune transaction. Le compte surligné en bleu contient plusieurs transactions, un enregistrement de type 04 avec plusieurs lignes de détail de transaction, et un enregistrement de type 05.

ID bancaire

Le fichier CFONB inclut également des informations relatives à l'identifiant bancaire communiqué par la banque. Sage X3 utilise cet identifiant pour lettrer les échéances lors du traitement d'import de relevé bancaire avancé. Si l'identifiant communiqué par la banque est différent de l'identifiant saisi dans le profil du fichier bancaire (GESBAN), l'import échoue.

Ainsi, lorsque vous renseignez les Paramétrages de l’import bancaire (BSIIMPPAR), le fichier bancaire est désactivé pour le format CFONB. Sage X3 utilise l'identifiant de la banque pour le lettrage des comptes et échéances.

Limites du fichier CFONB

• Le flux de rapprochement n'est pas pris en charge pour le fichier de relevé bancaire CFONB. Seul le flux standard est pris en charge(lettrage et génération de règlements).
• L'éclatement d'un fichier bancaire CFONB est possible pour chaque enregistrement type 01 (niveau compte) si au moins une transaction existe (enregistrement type 04). Sinon, l'enregistrement est ignoré car c'est le seul type d'enregistrement permettant d'effectuer le lettrage et la génération de règlement.
• Avec le format CFONB, aucune banque ne peut être filtrée lors du lancement de l'import. Le champ Banque est désactivé lorsque l'on choisit un fichier de type CFONB.
• Les relevés bancaires multi-devises ne sont pas gérés.
• Seul l'enregistrement type 05 est lié à une transaction (enregistrement type 04). Si plusieurs transactions sont associées au même enregistrement type 04, les autres enregistrements sont ignorés.
• Le codes interbancaires de règlements, générés dans le traitement d'import bancaire avancé, ne sont pas pris en compte.

Remarque :Rien ne vous empêche d'importer le même fichier deux fois. Le seul avertissement que vous pouvez recevoir concerne les noms de fichiers identiques.