Stages
Utilisez cette fonction pour créer un catalogue de stages de façon générique avec les paramètres d'organisation, de classification et les coûts standards. Ces paramètres sont repris par défaut lorsque vous ouvrez une session.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
En-tête
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Code stage sur 10 caractères qui identifie un stage de formation. |
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| Intitulé utilisé par défaut dans les états et les écrans (dès lors qu'il y a suffisamment de place). |
| Intitulé court. |
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Onglet Stage
Utilisez cet onglet pour préciser l'organisateur du stage (stage interne ou externe).
Vous pouvez définir une formation assurée par un formateur interne, c'est à dire un salarié de l'entreprise, ou par un formateur externe.
L’horaire et le lieu du stage serviront notamment pour l’édition des lettres de convocation.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Généralités
| Si la période de validité du stage est renseignée, toute création de sessions en dehors de cette période est interdite. |
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| Ce champ permet d'indiquer que le stage sera animé par un formateur interne, même sans connaître le nom de celui-ci.
Cocher la case 'Stage interne' déclenche de manière automatique les calculs de coûts salariaux des formateurs internes. |
| Code de l'organisme externe qui assure la formation. L'organisme de formation saisi doit être actif. Cliquez sur l'icône Sélection pour ouvrir la liste des organismes actifs. |
| Référence du stage dans le catalogue de l'organisme de formation (organisme externe). |
| Nom du formateur externe. |
| Matricule du formateur interne. Le formateur saisi est déclaré dans la liste des formateurs internes et doit être actif. Pour sélectionner le matricule du formateur interne, cliquez sur l'icône Sélection. L’icône Sélection dans le champ Sélection par domaine est accessible uniquement si le domaine saisi dans l'onglet Contenu est renseigné. Seuls les formateurs ayant le domaine dans la liste de leurs spécialités sont proposés. Le niveau du formateur dans le domaine est également visible. L’icône Sélection dans le champ Sélection par thème est accessible uniquement si le domaine saisi dans l'onglet Contenu est renseigné. Seuls les formateurs ayant le thème dans la liste de leurs spécialités sont proposés. Le niveau du formateur dans le thème est également visible. |
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| Contrat du formateur interne |
Horaire et lieu
| Horaire du stage. Ce champ est utile lorsque le stage est de type 'Court'. Il correspond à l'heure de début des journées de formation. Il est conseillé de renseigner ce champ lorsque l'information est connue, de manière à pré-initialiser les calendriers des sessions. |
| Horaire du stage. Ce champ est utile lorsque le stage est de type 'Court'. Il correspond à l'heure de fin des journées de formation. Il est conseillé de renseigner ce champ lorsque l'information est connue de manière à pré-initialiser les calendriers des sessions. |
| Code permettant d'identifier le pays d'un tiers, etc. Ce code est contrôlé dans la table des pays. |
| Nom du pays utilisé dans les adresses et dans tous les documents où le code pays est renseigné. |
| Indiquer l'adresse du lieu où doit se dérouler la formation. |
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| Code postal dont le format de saisie est défini dans la table Pays. Le code postal permet de déterminer la ville. Quand le code postal est modifié, la ville correspondant au nouveau code est affichée de façon automatique. Cas particuliers
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| Renseignez le nom de la ville. Vous pouvez également saisir le nom d'une ville manuellement : |
Commentaires
| Zone de commentaire libre relatif à l'objet courant. |
Onglet Contenu
Présentation
Utilisez cet onglet pour préciser les informations caractérisant le stage (contenu du stage et public concerné).
Les critères légaux et fiscaux sont définis :
Il est conseillé de renseigner ces caractéristiques comme valeurs par défaut, ce qui permet d'initialiser les données dans les sessions, les inscriptions et les coûts. Vous pouvez cependant modifier ces valeurs à chaque niveau.
Aucune limitation en termes de choix n’est faite au niveau stage. Le principe est le suivant :
- Les sessions d'un même stage peuvent avoir plusieurs natures fiscales.
- Les sessions d'un même stage et les collaborateurs à l'intérieur d'une même session peuvent être affectés à plusieurs dispositifs (Plan, CIF).
- Les sessions d'un même stage et les collaborateurs à l'intérieur d'une même session peuvent correspondre à plusieurs catégories d’actions.
- Les sessions d'un même stage peuvent être réalisé pendant et hors temps de travail.
L'inscription d'un salarié qui n'appartient pas à la cible visée par le stage n’est pas bloquante (un simple message d’avertissement s'affiche).
Bloc Cible
Ce bloc permet d'indiquer à quelles catégories de collaborateurs le stage est destiné. Un message d'avertissement non bloquant s'affiche lors de l'inscription s'il existe un écart entre le collaborateur et les paramètres cibles.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Définition
| Domaine du stage de formation (sélectionné dans la liste personnalisable des domaines de formation). |
| Thème principal du stage de formation (sélectionné dans la liste personnalisable des thèmes de formation). Dans cette version, les thèmes et les domaines ne sont pas liés entre eux. Il n'existe pas de contrôle de cohérence entre l'un et l'autre. |
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Classification
| Ce champ permet d'indiquer la nature fiscale par défaut définie par le stage. |
| Ce champ permet d'indiquer la catégorie d'action par défaut couverte par le stage. |
| Ce champ permet d'indiquer le dispositif par défaut utilisé pour le stage :
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| Ce champ permet d'indiquer qu'un stage est hors plan de formation. Les sessions du stage héritent de cette information mais celle-ci peut être modifiée par exception. Lors de l'élaboration du plan de formation, les demandes de formation positionnées sur des stages ou des sessions hors plan ne sont pas prises en compte. |
Cible
| Ce champ permet d'indiquer une catégorie socio-professionnelle au sens de la déclaration 2483. |
| Pour sélectionner plusieurs valeurs, cliquez sur l'icône Actions, puis cliquez sur Valeurs multiples : vous pouvez saisir un critère ou une borne de critères, ou les deux. Les champs Catégorie, Société, Site, Emploi type, Poste, Population et Habilitation sont des champs à valeurs multiples. Le champ se colore en vert s'il contient une sélection multiple. Si le champ n'a pas de valeur multiple, vous pouvez cliquer sur l'icône Sélection. Sinon, modifiez la sélection en cliquant sur Valeurs multiples. |
| Les champs Catégorie, Société, Site, Emploi type, Poste, Population et Habilitation sont des champs à valeurs multiples. Le champ se colore en vert s'il contient une sélection multiple. Si le champ n'a pas de valeur multiple, vous pouvez cliquer sur l'icône Sélection.Sinon, modifiez la sélection en cliquant sur Valeurs multiples. |
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| Les champs Catégorie, Société, Site, Emploi type, Poste, Population et Habilitation sont des champs à valeurs multiples. Le champ se colore en vert s'il contient une sélection multiple. Si le champ n'a pas de valeur multiple, vous pouvez cliquer sur l'icône Sélection.Sinon, modifiez la sélection en cliquant sur Valeurs multiples. |
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| Les champs Catégorie, Société, Site, Emploi type, Poste, Population et Habilitation sont des champs à valeurs multiples. Le champ se colore en vert s'il contient une sélection multiple. Si le champ n'a pas de valeur multiple, vous pouvez cliquer sur l'icône Sélection.Sinon, modifiez la sélection en cliquant sur Valeurs multiples. |
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| Les champs Catégorie, Société, Site, Emploi type, Poste, Population et Habilitation sont des champs à valeurs multiples. Le champ se colore en vert s'il contient une sélection multiple. Si le champ n'a pas de valeur multiple, vous pouvez cliquer sur l'icône Sélection.Sinon, modifiez la sélection en cliquant sur Valeurs multiples. |
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| Les champs Catégorie, Société, Site, Emploi type, Poste, Population et Habilitation sont des champs à valeurs multiples. Le champ se colore en vert s'il contient une sélection multiple. Si le champ n'a pas de valeur multiple, vous pouvez cliquer sur l'icône Sélection.Sinon, modifiez la sélection en cliquant sur Valeurs multiples. |
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| Les champs Catégorie, Société, Site, Emploi type, Poste, Population et Habilitation sont des champs à valeurs multiples. Le champ se colore en vert s'il contient une sélection multiple. De plus, les habilitations définies comme cibles dans le stage peuvent être mises à jour, à l'issue de la formation, dans les fiches des collaborateurs inscrits aux sessions |
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| Le nom de cette case est le code de trois caractères renseigné dans le paramètre SUS – Catalogue spécifique (chapitre FRT, groupe MIS). Si cette case est cochée, le stage est proposé en tant que formation spécifique dans le catalogue des stages : dans le portail, ces stages sont indiqués avec une icône en forme de punaise. |
| Ce champ permet de personnaliser des critères par l'intermédiaire des formules. |
Tableau Objectif formation
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Infos compétences
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Onglet Compétences
Présentation
Utilisez cet onglet pour préciser les pré-requis du stage. Les pré-requis peuvent être :
- des stages (par exemple, il faut avoir effectué le stage niveau 1 pour pouvoir suivre le stage niveau 2),
- des compétences requises.
De plus, le stage peut être caractérisé par un ou plusieurs objectifs à atteindre :
- qualification ou diplôme,
- compétence(s) induite(s).
Les compétences objectifs (induites) sont reprises par défaut dans l'onglet Compétences de la fonction Inscription. Leur validation via la fonction Validation des compétences permet de mettre à jour les compétences acquises (onglet Compétences) dans la fonction Carrières.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Prérequis
Tableau Stages
| Indiquez les pré-requis nécessaires à la participation du stage de formation. Ces pré-requis peuvent être la participation à d'autres stages, ou des compétences acquises précédemment, ou les deux. |
Tableau Compétences requises
| Indiquez les pré-requis nécessaires à la participation du stage de formation. Ces pré-requis peuvent être la participation à d'autres stages, ou des compétences acquises précédemment, ou les deux. |
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Objectifs
Diplôme
| On indique les compétences et/ou le diplôme, induits par le suivi de ce stage de formation. |
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Tableau Compétences attendues
| On indique les compétences et/ou le diplôme, induits par le suivi de ce stage de formation. |
| Niveau des compétences obtenues à l'issue du stage. |
Onglet Organisation
Présentation
Cet onglet contient :
- les caractéristiques du stage (type de stage, nombre d'heures de formation, nombre de participants),
- les coûts prévisionnels du stage.
Les frais d'hébergement imputables sont calculés automatiquement en fonction du minimum garanti. Ce minimum garanti est défini dans le paramètre général CODMG - Minimum garanti (chapitre FRT, groupe MIS). La règle de gestion est la suivante : 5 * minimum garanti * la durée en nombre de jours.
Le montant total correspond au coût dans sa globalité.
Le montant imputable correspond à la partie du coût à imputer sur la déclaration légale.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Durée
| Ce champ permet de déterminer si le stage est de type 'Stage Court' ou 'Autre stage'.
La valeur par défaut du champ en création est 'Stage court'. |
| Durée du stage en nombre de jours. |
| Durée du stage en nombre d'heures. |
Participants
| Utilisez ce champ pour indiquer le nombre minimum de participants pour le stage. La session est annulée si ce nombre est inférieur. |
| Ce champ permet d'indiquer le nombre maximum de participants pouvant suivre le stage. Il peut être différent du nombre standard. Il existe un contrôle sur ce nombre lors des inscriptions aux sessions. |
| Ce champ permet d'indiquer le nombre standard de participants au stage. Ce nombre est pris en compte lors du calcul des coûts prévisionnels pour ramener les coûts collectifs à des coûts par participant. |
Tableau Autres ressources
| Ce champ permet d'indiquer les ressources nécessaires au bon déroulement du stage. La liste des ressources est personnalisable (table diverse 455). |
Coûts prévisionnels stage (*)
| Utilisez ce champ pour sélectionner un code de répartition de coûts de formation. Les coûts saisis dans le tableau et qui correspondent au type de coût, au type de financement et à l’organisme de financement principal d’une règle de répartition sont partagés. Une deuxième ligne sera ajoutée au tableau de façon automatique pour l'organisme de financement secondaire. Le montant saisi sera partagé entre les deux organismes, comme la règle le définit. La règle s’applique à la fois aux coûts individuels et collectifs (groupés). Si vous devez apporter des modifications, vous pouvez uniquement modifier la première ligne (saisie). La deuxième ligne (créée) ne peut pas être modifiée. Si vous devez modifier le montant, saisissez le montant total, pas la contribution de l’organisme de financement principal. En effet, le système va recalculer toutes les valeurs. Si vous supprimez la première ligne (saisie) ou la deuxième ligne (créée), l'autre ligne sera supprimée de façon automatique. Si vous supprimez le code de répartition de coûts de formation après qu'il a été utilisé pour créer des lignes et répartir des coûts dans le tableau, vous serez averti que les lignes associées seront supprimées. Le système vous demande alors si vous souhaitez continuer. Si vous saisissez un coût qui ne correspond pas au type de coût, au type de financement et à l'organisme de financement principal d’une règle de distribution,aucune règle n'est appliquée et une deuxième ligne n'est pas créée. |
Tableau Coûts prévisionnels stage (*)
| Ce champ permet d'indiquer la nature des coûts prévisionnels générés par le stage. Les frais d'hébergement imputables sont calculés automatiquement en fonction du minimum garanti. Ce minimum garanti est défini dans le paramètre général MG. La règle de gestion est la suivante : 5 * minimum garanti * durée en nombre de jours. Le montant total correspond au coût dans sa globalité. Les natures de coûts relatives aux charges salariales et patronales des participants sont interdites ici. Le montant individuel correspond au coût d'un participant tandis que le montant collectif correspond au coût de tous les participants. Les natures de coûts relatives aux charges salariales et patronales des participants sont interdites à ce niveau puisque le système gère uniquement les coûts génériques du stage. |
| Le type de financement est défini pour chaque nature de coût. |
| L'organisme de financement est défini pour chaque nature de coût. |
| Un coût est collectif lorsque le montant total est fixe pour la session. Ce coût collectif prévisionnel est divisé par le nombre standard de participants de la session pour valoriser le coût individuel prévisionnel. Le montant individuel correspond au coût d'un participant tandis que le montant collectif correspond au coût de tous les participants. Le coût collectif n’est pas autorisé si un coût individuel a été saisi. |
| Un coût prévisionnel est individuel lorsqu’un coût fixe est imputé pour chaque participant, quel que soit leur nombre. |
| Il est possible d'ajouter des natures de coûts supplémentaires ou d'en supprimer. Les coûts prévisionnels affichés ou saisis ne comportent pas les coûts salariaux des participants et du formateur interne. Les frais d'hébergement imputables sont calculés automatiquement en fonction du minimum garanti. Ce minimum garanti est défini dans le paramètre général MG. Règle de gestion : 5 * minimum garanti * durée en nombre de jours. Le montant total correspond au coût dans sa globalité, tandis que le montant imputable correspond à la partie du coût à imputer sur la déclaration légale. Le coût imputable collectif est interdit si un coût imputable individuel a été saisi. Le coût imputable collectif est initialisé par le coût collectif par défaut. Le coût imputable collectif ne peut pas être supérieur au coût collectif. |
| Si un coût imputable collectif a été saisi, le coût imputable individuel est calculé (coût collectif imputable / par le nombre de participant standard) et n’est pas modifiable. Si le type de coût est calculable pour les formateurs internes et si un formateur interne a été saisi, le coût imputable individuel est calculé (taux horaire* le nombre d’heures imputables). Si le type de coût est HEB (Hébergement), le coût est valorisé en fonction du minimum garanti (défini dans le paramètre CODMG - Minimum garanti, chapitre FRT, groupe MIS) : 5*minimum garanti*nombre de jours. Si le résultat obtenu est supérieur au coût individuel, le coût individuel est pris en compte. Sinon, le résultat obtenu est pris en compte. Le coût imputable individuelest initialisé par le coût individuel par défaut. Le coût imputable individuel ne peut pas être supérieur au coût individuel. Si le type de coût est HEB (Hébergement), le coût imputable individuel ne peut pas être supérieur au minimum garanti (5*minimum garanti* nombre de jours). |
Synthèse coûts individuels (*)
| Le total des coûts (hors coûts salariaux) est affiché et est rapporté au nombre de participants standard de la session. |
| Le total des coûts imputables au sens de la déclaration légale (hors coûts salariaux) est affiché et est rapporté au nombre de participants standard de la session. |
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Synthèse coûts par session (*)
| Total des coûts de la session (hors coûts salariaux). |
| Total des coûts imputables de la session (hors coûts salariaux). |
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Icône Actions
Onglet Sessions
Présentation
Cet onglet contient l’ensemble des sessions du stage à venir. Seules les sessions à venir par rapport à la date du jour sont visibles dans cet écran. Vous pouvez créer de nouvelles sessions à partir de cet écran.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Sessions à venir
| On indique les dates, les horaires et le temps de pause (en nombre d'heures) de la session. La saisie de ces zones permet l'initialisation du calendrier de la session. |
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| Le code de la session est affiché. Ce champ n'est pas saisissable. |
| L'intitulé de la session est affiché. Ce champ n'est pas saisissable. |
Icône Actions
Session
Pour accéder directement aux sessions déjà créées, cliquez sur l'icône Actions située au début de chaque ligne, puis cliquez sur Sessions.
Onglet Portail
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Afficher portail
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Bénéficiaire
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Objectifs
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États
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
FICSTG : Fiche de stage
LISTSTG : Liste des stages
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Heure incorrecte
L'heure de fin est inférieure à l'heure de début.
Date en dehors de la période de la session
Lorsque vous modifiez les dates de validité du stage, le système contrôle si les dates des sessions entrent dans la nouvelle période de validité du stage.
Valeur incorrecte
Le stage pré requis ne peut pas être le stage en cours de saisie.
Stage pré requis invalide
Le stage pré requis contient dans sa fiche stage, le stage courant en stage pré requis. Si STAGE1 est un stage pré requis de STAGE2, STAGE2 ne peut pas être un stage pré requis de STAGE1.
Nombre de participant invalide
Le nombre minimum de participants saisi est supérieur au nombre maximum de participants.
Date en dehors de la période de validité du stage
La session doit se dérouler durant la période de validité du stage.
Date en dehors d'une année civile
Les dates de début et de fin de la session doivent être sur la même année civile.
Temps de pause supérieur ou égal à la durée de la session
Le temps de pause ne doit pas excéder la durée de la session.