Fonction Validation relevés d'inventaire @ L.V. Expertise X3

Codes activité
Habilitations

Pré-requis

Codes activité

Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :

PHY : Eléments physiques

Habilitations

Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.

Gestion de l'écran

Cette fonction s'ouvre sur un écran de sélection permettant de renseigner :

- De façon obligatoire, la référence de l'opération d'inventaire à laquelle se rapportent les relevés à visualiser et traiter.

- De façon facultative, différents critères de sélection des relevés, portant sur :

* les différents éléments de localisation,
* le statut des relevés
* le code action des relevés

Après validation de leur saisie, l'écran de validation des relevés s'affiche, présentant sous forme de tableau, la liste des relevés correspondant aux critères de sélection renseignés.

L'utilisateur peut alors, si le code action le permet, accepter ou refuser les relevés dont le code action a pour valeur : En attente de décision. Certains codes action sont en effet purement informatifs et ne peuvent être modifiés.

Ecran de saisie

Présentation

Ecran de sélection des relevés

Opération d'inventaire : seules les opérations de statut En cours sont proposées. L'opération proposée par défaut correspond à la dernière appelée dans cette fonction au cours de la session ou, à défaut, celle dont la date de début est la plus ancienne.

Différents critères de sélection permettent de filtrer les relevés à afficher :

Société : ce champ permet de sélectionner la société sur laquelle portent les relevés d'inventaire à visualiser.
Dans le cas où le dictionnaire du Symbol PDT3100, associé à l'opération référencée, est défini pour une société donnée, ce champ affiche la référence de cette société et n'est pas modifiable.

Informations sur la localisation : les champs Site, Bâtiment, Etage et Pièce peuvent être renseignés en partie ou en totalité ; le code Localisation peut être également être renseigné.

Famille : une liste de valeurs est disponible uniquement si une table de contrôle a été associée à la rubrique Famille, au niveau du paramétrage du Symbol PDT3100.

Tous les codes action des relevés à traiter : par défaut, tous les relevés sont sélectionnés, quel que soit leur code action (seule exception : ceux ayant pour code action : Elément physiqueen phase et Relevé rejeté qui seront automatiquement traités lors de la phase de traitement des relevés validés).
Il est possible de désactiver cet indicateur afin de choisir les relevés à afficher en fonction de leur code action.

Tous les statuts: par défaut, tous les relevés sont sélectionnés, quel que soit leur statut. Il est possible de désactiver cet indicateur afin de choisir les relevés à afficher en fonction de leur statut.

Ecran de validation des relevés

Cet écran s'affiche automatiquement après validation de l'écran de sélection.
Il présente, sous forme de tableau, la liste des relevés correspondant aux critères de sélection renseignés sur le 1er écran.

Pour chaque relevé, sont affichés :

- l'ensemble des informations issues de la table des relevés des éléments physiques INVSTA, correspondant à des rubriques saisissables sur le Symbol PDT3100,
- le statut du relevé ainsi que le code action associé.

Certains codes action, détaillés ci-dessous, indiquent l'état dans lequel se trouve le relevé. Ils ne sont pas modifiables et ne peuvent donc pas être mis à jour par l'utilisateur :

Nouveau relevé : il s'agit de relevés initiaux et de contrôle ayant pour statut : 1C ou 10I : Non traité, n'ayant pas encore été pris en compte par le traitement de rapprochement. Il s'agit donc soit d'un nouveau relevé, soit d'un relevé ayant fait l'objet d'un rapprochement manuel, traitement devant obligatoirement être suivi d'un rapprochement automatique.

Elément physiquemis à jour : le code action prend cette valeur suite à la mise à jour de l'élément physique effectuée lors du Traitement des relevés validésaprès validation du relevé par l'utilisateur.

Elément physiqueen phase : le code action prend cette valeur suite au traitement de rapprochement automatique, lorsque le relevé est en phase avec l'élément physique possédant le même code à barres.

Relevé rejeté : le code action prend cette valeur :
* soit lors du traitement de rapprochement automatique, dans le cas où le relevé est plus ancien que le dernier inventaire de l'élément physique ,
* soit lors du Traitement des relevés validés, dans le cas où le relevé a été refusé par l'utilisateur.

Le code action En attente de décision se rapporte aux relevés dont le statut identifie un écart entre la situation constatée sur le terrain et la situation théorique des éléments physiques dans la base. L'utilisateur peut modifier ce code action pour indiquer l'action le traitement qu'il souhaite appliquer au relevé lors du prochain Traitement des informations validées.Il peut ainsi :

Valider le relevé afin que les informations du relevé viennent mettre à jour à jour l'élément physique dans la base Sage ERP X3lors du Traitement des informations validées. Le relevé prendra pour valeur Elément physiquemis à jour et ne sera plus modifiable.
Ce code action n'est disponible que dans la mesure où le statut de relevé le permet. Voir ci-dessous, le détail des codes action autorisés sur les relevés En attente de décision en fonction de leur statut.

Refuserle relevé. Celui-ci sera automatiquement rejeté lors du Traitement des informations validées. Il relevé prendra pour valeur Relevé rejeté et ne sera plus modifiable.

Conserver le statut En attente de décision, afin d'en différer le traitement (le temps de procéder aux vérifications nécessaires ou à la recherche d'informations).

Tant que le Traitement des informations validéesn'est pas réalisé, ces trois derniers codes action restent modifiables.

La mise à jour du code action peut s'effectuer massivement de la façon suivante :

- L'option clic droit Appliquer sur autres relevés, sélectionnée depuis un relevé, provoque le report du code action de ce relevé sur tous les relevés dont le code action est modifiable (En attentede décision, Validé, Refusé), quel que soit leur statut.

- L'option clic droit Appliquer sur mêmes statuts, sélectionnée depuis un relevé, provoque le report du code action de ce relevé sur tous les autres relevés possédant le même statut et dont le code action est modifiable (En attentede décision, Validé, Refusé).

Récapitulatif des différents codes actions possibles sur les relevés En attente de décision, en fonction de leur statut

Inventaire de contrôle

2C : Elément physique non retrouvé dans la base

Circonstance :

- Le code à barres de l'élément physique relevé est absent de la base de données Sage ERP X3(dans le cas où les codes à barre sont définis au niveau Dossier), ou
- Le code à barres de l'élément physique relevé existe dans la base de données Sage ERP X3mais dans une société différente de celle relevée (dans le cas où les codes à barre sont définis au niveau Société).

Cette situation peut se produire lorsque l'élément physique n'a pas été créé, a été créé sans code à barres ou a été créé avec un mauvais code à barres.

Valeur du code action	Action
En attente de décision	- Effectuer un rapprochement manuel (si l'élément physique a été créé sans codes à barres ou avec un mauvais code à barres) - Créer l'élément physique si celui-ci n'existe pas.
Refusé	Lors du traitement des relevés validés : le relevé prendra le statut : Relevé rejeté

3C : Elément physique déclaré sorti dans la base

Circonstance :

L'élément physique été relevé sur le terrain. Il existe dans la base mais il est déclaré Sorti.

Valeur du code action	Action
En attente de décision	- Intervenir sur l'élément physique dans la base Sage ERP X3 pour annuler manuellement la sortie, ou - Effectuer la sortie de l'élément physique sur le terrain Puis effectuer un nouveau traitement de rapprochement.
Validé (1)	Lors du traitement des relevés validés : - Annulation de sortie de l'élément physique dans la base Sage ERP X3 - Le relevé prendra le statut : Mis à jour
Refusé	Lors du traitement des relevés validés : le relevé prendra le statut : Relevé rejeté

4C : Changement d'affectation géographique

Circonstance :

L'élément physique a été relevé dans une localisation différente de celle à laquelle il est affecté dans la base Sage ERP X3.

Valeur du code action	Action
En attente de décision	- Intervenir sur l'élément physique, dans la base Sage ERP X3, pour mettre à jour sa localisation, ou - Modifier l'implantation de l'élément physique sur le terrain : déplacement, transfert. Puis effectuer un nouveau traitement de rapprochement.
Validé (2)	Lors du traitement des relevés validés : - Mise à jour sur l'élément physique dans la base Sage ERP X3, du code à barres localisation et du code localisation et le cas échéant, transfert de site financier et de site géographique - Le relevé prendra le statut : Mis à jour Remarques : dans le cas où seule la pièce a été relevée (le code à barres localisation n'a pas été relevé) et où celle-ci n'est pas unique dans la base, l'utilisateur ne peut valider le relevé qu'après avoir sélectionné la localisation parmi celles possédant le code pièce du relevé.
Refusé	Lors du traitement des relevés validés : le relevé prendra le statut : Relevé rejeté

8C :Elément physiqueinventorié dans une localisation inexistante

Circonstance :

La localisation dans laquelle l'élément physique a été relevé, ne figure pas parmi celles définies dans la base Sage ERP X3.

Valeur du code action	Action
En attente de décision	- Créer la localisation dans la base Sage ERP X3, ou - Modifier l'implantation de l'élément physique sur le terrain : déplacement, transfert. Puis effectuer un nouveau traitement de rapprochement
Refusé	Lors du traitement des relevés validés : le relevé prendra le statut : Relevé rejeté

9C : Elément physiqueinventorié dans autre société

Circonstance :

La société dans laquelle l'élément physique a été relevé, ne correspond pas à celle enregistrée dans la base Sage ERP X3.

Valeur du code action	Action
En attente de décision	- Mettre à jour la société dans la base Sage ERP X3, ou - Transférer l'élément physique Puis effectuer un nouveau traitement de rapprochement
Refusé	Lors du traitement des relevés validés : le relevé prendra le statut : Relevé rejeté

(1) L'annulation de sortie est possible uniquement si l'utilisateur possède les habilitations ; elle générera l'annulation de l'événement de sortie.

(2) Le changement d'affectation est possible uniquement :
- si le l'utilisateur possède les habilitations. L'action de transfert éventuellement induite, générera les événements correspondants si ceux-ci sont gérés.

Inventaire initial

11I : Elément physique rapproché d'un élément non immatriculé

Circonstance :

Un relevé initial possède les mêmes caractéristiques définies par les critères de rapprochement qu'un élément physique immatriculable, non immatriculé.

Valeur du code action	Action
En attente de décision	Conserver ce code action le temps d'effectuer les vérifications nécessaires.
Validé	Lors du traitement des relevés validés : - Mise à jour sur l'élément physique, dans la base, du code à barres d'immatriculation - Le relevé prendra le statut : Mis à jour
Refusé	Lors du traitement des relevés validés : le relevé prendra le statut : Relevé rejeté

12I : Elément physique rapproché d'un élément immatriculé

Circonstance :

Dans la même localisation, un relevé initial possède les mêmes caractéristiques définies par les critères de rapprochement qu'un élément physique immatriculé dans la même localisation de la base, n'ayant pas été retrouvé lors du relevé d'inventaire.
Il est probable que le relevé initial concerne le même élément physique qui aurait perdu son étiquette code à barres et qui aurait donc été ré-étiquetté.

Valeur du code action	Action
En attente de décision	Mettre à jour l'immatriculation de l'élément physique dans la base Sage ERP X3. Puis effectuer un nouveau traitement de rapprochement.
Validé	Lors du traitement des relevés validés : - Mise à jour sur l'élément physique, dans la base Sage ERP X3, du code à barres d'immatriculation - Le relevé prendra le statut : Mis à jour
Refusé	Lors du traitement des relevés validés : le relevé prendra le statut : Relevé rejeté

13I : Elément physique non rapproché d'un élément de la base

Circonstance :

L'élément physique relevé en inventaire initial n'a apparemment aucun équivalent possible au niveau de la base Sage ERP X3.

Valeur du code action	Action
En attente de décision	- Effectuer un rapprochement manuel. - Créer l'élément physique si celui-ci n'existe pas.
Refusé	Lors du traitement des relevés validés : le relevé prendra le statut : Relevé rejeté

14I : Elément physique inventorié dans localisation inexistante

Circonstance :

La localisation dans laquelle l'élément physique a été relevé, ne figure pas parmi celles définies dans la base Sage ERP X3.

Valeur du code action	Action
En attente de décision	- Créer la localisation dans la base Sage ERP X3, ou - Modifier l'implantation de l'élément physique sur le terrain : déplacement, transfert. Puis effectuer un nouveau traitement de rapprochement
Refusé	Lors du traitement des relevés validés : le relevé prendra le statut : Relevé rejeté

15I : Elément physique inventorié déjà existant en base

Circonstance :

Un élément physique déjà immatriculé dans la base Sage ERP X3a été inventorié en tant que relevé initial.

Valeur du code action	Action
En attente de décision	Conserver ce code action le temps d'effectuer les vérifications nécessaires.
Refusé	Lors du traitement des relevés validés : le relevé prendra le statut : Relevé rejeté

16I : Elément physique en base, non retrouvé lors de l'inventaire

Circonstance :

L'élément physique n'a pas été retrouvé sur le terrain alors qu'il existe dans la base Sage ERP X3, n'est pas sorti et qu'au moins un élément physique a été inventorié dans la localisation à laquelle il est affecté.
Cette situation peut se produire si l'élément physique a disparu ou a été déplacé.

Valeur du code action	Action
En attente de décision	Conserver ce code action le temps d'effectuer les vérifications nécessaires.
Refusé	Lors du traitement des relevés validés : le relevé prendra le statut : Relevé rejeté

Champs

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Tableau Relevés d'inventaire

Code action (champ IVYCODACI)

Code action du relevé.
Seuls les codes action : En attente de décision, Validé et Refusé peuvent être modifiés.

CB élément physique (champ IVYBACFAS)

Code à barres de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Code (champ IVYSTAC)

Code du statut du relevé.
Information affichée, non modifiable.

Statut relevé (champ IVYSTA)

Statut du relevé.
Information affichée, non modifiable.

Code localisation (champ IVYLOCCOD)

Code localisation de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

CB Localisation (champ IVYLOCBAC)

Code à barres de localisation de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Pièce (champ IVYROO)

Code pièce du relevé.
Information affichée, non modifiable.

Société (champ IVYCPY)

Code société du relevé.
Information affichée, non modifiable.

Famille (champ IVYFAM)

Famille de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Axe ana./Service (champ IVYCCE)

Axe analytique de l'élément physique relevé. Information affichée, non modifiable.

Etat élément physique (champ IVYSAT)

Code de l'état de l'élément physique relevé (code référencé dans la table diverse 538).
Information affichée, non modifiable.

Elément physique Base (champ IVYFASBAS)

Information affichée, non modifiable.
Référence de l'élément physique à rapprocher du relevé.
La sélection de l'élément physique à rapprocher s'effectue depuis le tableau des éléments physiques.
L'option clic droit "Délier de l'élément physique..." permet de supprimer le rapprochement.

Elément physique relevé (champ IVYFASSYM)

Référence de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Bien Physique relevé (champ IVYPHYSYM)

Référence de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Utilisateur (champ IVYUSR)

Référence de l'utilisateur sur le relevé.
Information affichée, non modifiable.

Marque (champ IVYBRA)

Marque de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Numéro série (champ IVYNUMSER)

N° de série sur l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Date libre 1 (champ IVYFLDD1)

Date libre 1 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Date libre 2 (champ IVYFLDD2)

Date libre 2 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Code libre 1 (champ IVYFLDA1)

Code libre 1 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Code libre 2 (champ IVYFLDA2)

Code libre 2 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Code libre 3 (champ IVYFLDA3)

Code libre 3 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Numérique libre 1 (champ IVYFLDN1)

Rubrique numérique libre 1 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Code Technique 1 (champ IVYFLDT1)

Code technique 1de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Code Technique 2 (champ IVYFLDT2)

Code technique 2 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Code Technique 3 (champ IVYFLDT3)

Code technique 3 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Code Technique 4 (champ IVYFLDT4)

Code technique 4 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Code Technique 5 (champ IVYFLDT5)

Code technique 5 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Code Technique 6 (champ IVYFLDT6)

Code technique 6 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Code Technique 7 (champ IVYFLDT7)

Code technique 7 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Code Technique 8 (champ IVYFLDT8)

Code technique 8 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Code Technique 9 (champ IVYFLDT9)

Code technique 9 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Code Technique 10 (champ IVYFLDT10)

Code technique 10 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Date Technique 1 (champ IVYDATT1)

Date technique 1 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Date Technique 2 (champ IVYDATT2)

Date technique 2 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Valeur Technique 1 (champ IVYNUMT1)

Valeur technique 1 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Valeur Technique 2 (champ IVYNUMT2)

Valeur technique 2 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Valeur Technique 3 (champ IVYNUMT3)

Valeur technique 3 de l'élément physique relevé.
Information affichée, non modifiable.

Bien Physique Base (champ IVYPHYBAS)

Référence de l'élément physique dans la base, correspondant au bien relevé.
Information affichée, non modifiable.

Date Inventaire (champ IVYDATIVY)

Date du relevé d'inventaire.
Information affichée, non modifiable.

Heure Inventaire (champ IVYTIMIVY)

Heure du relevé d'inventaire.
Information affichée, non modifiable.

Répertoire Fichier origine (champ IVYRPRFIL)

Nom du répertoire de stockage du fichier d'origine contenant le relevé d'inventaire.
Information affichée, non modifiable.

Nom fichier origine (champ IVYFILNAM)

Nom du fichier d'origine contenant le relevé d'inventaire.
Information affichée, non modifiable.

Quantité (champ IVYQTY)

Quantité relevée sur l'élément physique.
Information affichée, non modifiable.

Type configuration (champ IVYTYPCFI)

Type de configuration relevée.
Information affichée, non modifiable.

Code Ensemble (champ IVYCODGRU)

Code ensemble relevé.
Information affichée, non modifiable.

Téléphone (champ IVYTEL)

N° de téléphone relevé.
Information affichée, non modifiable.

Numéro inventaire (champ IVYNUMIVY)

Référence de l'opération d'inventaire.
Information affichée, non modifiable.

Statut de l'élément physique en base (champ IVYSTABAS)

Ce champ, non modifiable, affiche le statut de l'élément physique.

Ancien Statut (champ IVYOLDSTA)

Code du statut du relevé avant le dernier traitement de rapprochement.
Information affichée, non modifiable.

Libellé Ancien statut (champ IVYOLDSTAL)

Libellé du statut du relevé avant le dernier traitement de rapprochement.
Information affichée, non modifiable.

Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

Appliquer sur autres relevés

Cette option provoque le report du code action du relevé sur tous les autres relevés, quel que soit leur statut, dont le code action est modifiable : En attentede décision, Validé, Refusé.

Appliquer sur même statut

Cette option provoque le report du code action du relevé sur tous les relevés possédant le même statut et dont le code action est modifiable : En attentede décision, Validé, Refusé.

Messages génériques

Messages d'erreur

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

Tables mises en oeuvre

Les tables suivantes sont mises en oeuvre par la fonction :

Table	Intitulé Table
INVSTA [IVY]	Relevés d'inventaire