Approbation des révisions
Cette fonction permet au signataire d'effectuer l'acceptation ou le refus d'approbation des demandes de révisions qui lui sont adressées, par l'intermédiaire d'un message WORKFLOW ou par accès direct à la liste des approbations qu'il doit effectuer.
A réception du message, il peut, soit signer directement à partir du message, soit accéder à la liste des demandes de révisions à approuver. Si le processus d'approbation comporte plusieurs signataires, les signatures suivantes s'effectuent selon le même processus que pour le premier signataire.
Les révisions passent en statut Approuvé après obtention de la dernière signature. Lorsqu'une demande de révision est approuvée, le Montant approuvé n'est pas actualisé sur les enregistrements liés. Pour des raisons de traçabilité, ce montant est figé à la valeur du premier montant approuvé. Pour consulter l'évolution du Montant approuvé, lancez la fonction Consultation des révisions.
En cas de refus de l'un des signataires du circuit, la révision prend le statut Refusé.
Durant tout le cycle d’approbation, vous ne pouvez pas modifier l’enveloppe, le budget, les lignes budgétaires et la demande de révision. Ce contrôle est levé dès approbation ou refus de la révision.
Après approbation, vous pouvez uniquement annuler une révision en utilisant une révision inverse.
Limites des révisions
Les révisions comportent les limites suivantes :
Révisions à la hausse
Pour une enveloppe
Pas de limite à l'augmentation. Mise à jour du montant budgété de l'enveloppe.
Pour un budget
Augmentation limitée au reste à ventiler et à la réserve de l'enveloppe. Mise à jour du montant budgété du budget, du reste à ventiler et de la réserve de l'enveloppe.
Pour une ligne budgétaire
Augmentation limitée au reste à ventiler et à la réserve du budget. Mise à jour du montant budgété de la ligne budgétaire, du reste à ventiler et de la réserve du budget.
Révisions à la baisse
Pour une enveloppe
Dans la limite du reste à ventiler de l'enveloppe. Mise à jour du montant budgété de l'enveloppe.
Pour un budget
Dans la limite du reste à ventiler du budget. Mise à jour du montant budgété du budget.
Pour une ligne budgétaire
Dans la limite du reste à engager de la ligne budgétaire. Mise à jour du montant budgété de la ligne budgétaire.
La création d'une demande de révision interdit toute modification de l'enveloppe, du budget ou de la ligne budgétaire (les champs sont grisés et il n'y a pas d'action Enregistrer), ainsi que la saisie d'une nouvelle demande de révision, tant que l'approbation ou le refus de la demande de révision n'ont pas été effectués.
Approbation et consultation des révisions
Approbation des révisions
Utilisez cette fonction pour approuver ou refuser les demandes de révision qui ont été effectuées. Ce processus d'approbation peut être assorti d'un circuit de signatures géré par workflow.
Durant tout le cycle d’approbation, vous ne pouvez pas modifier l’enveloppe, le budget, les lignes budgétaires et la demande de révision. Ce contrôle est levé dès approbation ou refus de la révision.
Les révisions passent en statut Approuvé après obtention de la dernière signature. Lorsqu'une demande de révision est approuvée, le Montant approuvé n'est pas actualisé sur les enregistrements liés. Pour des raisons de traçabilité, ce montant est figé à la valeur du premier montant approuvé. Pour consulter l'évolution du Montant approuvé, lancez la fonction Consultation des révisions.
Vous pouvez uniquement annuler une révision approuvée en utilisant une révision inverse.
En cas de refus de l'un des signataires du circuit, la révision prend le statut Refusé.
Le refus de la révision assorti d'un motif explicatif lui donne un statut Refusé, qui libère le blocage sur l'enveloppe, le budget ou la ligne en cours de révision.
Consultation des révisions
Chaque révision, acceptée ou refusée, est stockée dans la table des révisions, quel que soit l'objet concerné (enveloppe, budget et lignes), et consultable à partir de l'objet concerné, ou par le menu dédié.
Circuits de signature
Paramétrage préalable
L'approbation des enveloppes, budgets et lignes budgétaires et l'approbation des révisions budgétaires peuvent être assorties d'un circuit de signatures paramétrable. La mise en place de ces circuits de signature est liée au paramétrage des éléments suivants :
- Modèle de données BUOAPP pour le groupe de tables liées à la table BUDAPP (BOA) pour les approbations budgétaires et BUOREV pour le groupe de tables liées à la table BUDREV (BRV) pour les révisions.
- Règles de workflow BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL pour les approbations budgétaires et REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL pour les révisions.
- Règles d'affectation des utilisateurs BUOAPP pour les approbations budgétaires et BUOREV pour les révisions.
- Affectation des utilisateurs. Cette fonction permet de saisir des formules sur les champs "utilisateur" lorsque la zone "Formule/utilisateur" est sélectionnée. Cette formule sera évaluée au moment de l'exécution du Workflow. Si la valeur du champ est inférieure ou égale à cinq on considère qu'il s'agit d'un code utilisateur saisi, et ce champ ne sera pas évalué.
Formules de recherche des signataires
La recherche des signataires peut être effectuée par saisie du code du signataire ou par une formule permettant de rechercher ce signataire par l'intermédiaire des entités.
Chaque entité comporte :
- Un code utilisateur,
- Une entité responsable,
- Une entité d'approbation,
- Une entité de rattachement.
L'enveloppe, ses budgets et ses lignes comportent une entité responsable, une entité d'approbation (EA1) et une entité de rattachement (ER1). L'entité d'approbation EA1 comporte elle-même une entité d'approbation EA2, et ainsi de suite jusqu'à la dernière entité de la pyramide. Il en est de même pour l'entité de rattachement ER1 rattachée à ER2, elle-même rattachée à ER3 jusqu'à la dernière entité de la pyramide. Chaque entité comportant un code responsable, celui-ci peut être recherché par une formule remplaçant le code utilisateur saisi dans le paramétrage (Cf tableau ci-dessous).
Pyramide approbation | RES | Niveau | Pyramide rattachement | RES | Niveau |
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Entité APP = 1 | MCL9 | EA3 | Entité RAT = 1 | MCL9 | ER4 |
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Entité APP = 10 | MCL2 | EA2 | Entité RAT = 20 | MCL4 | ER2 |
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Entité APP = 103 | MCL1 | EA1 | Entité RAT = 203 | MCL3 | ER1 |
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Entité 20301 |
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| Entité 20301 |
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Le paramétrage des "Affectations Utilisateurs" peut donc s'effectuer de la manière suivante :
- Entité d'approbation = 103
- Signataire 1 = [F:ER1]USR (USR de l'entité 203, soit MCL3)
- Signataire 2 = [F:EA1]USR (USR de l'entité 103, soit MCL1)
- Signataire 3 = [F:EA2]USR (USR de l'entité 10, soit MCL2)
- Signataire 4 = [F:ER2]USR (USR de l'entité 20, soit MCL4)
- Signataire 5 = [F:EA3]USR (USR de l'entité 1, soit MCL9)
- Signataire 6 = [F:ER3]USR (USR de l'entité 1, soit MCL9)
L'utilisation des formules, permet, en cas de modification du responsable d'une entité de conserver les circuits de signatures mis en place, sans obligation de modification, cette modification étant automatiquement prise en compte lors de la modification dans l'entité.
Gestion de l'écran
L'écran se compose de deux parties : La première partie vous permet de saisir le code de la société ou du site de définition des demandes révision, la seconde de visualiser sous forme d'un tableau l'ensemble des objets comportant une demande de révision.
Le nombre maximum de lignes autorisé par sélection est de 500.
Chaque demande de révision peut être traitée individuellement en effectuant un choix dans la colonne 'Traitement' ou globalement par les actions 'Tout réviser' ou 'Tout refuser.
Onglet Écran de saisie
Présentation
Le tableau présente les demandes de révision à approuver par le signataire.
Pour une demande de révision 'Multiple', les montants ne sont pas affichés. Cliquez sur l'icône Actions puis 'Détail révision' pour afficher les demandes de révisions effectuées sur chacun des niveaux de la révision : Enveloppe, budgets, lignes.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Sélection
| Ce champ est renseigné par le code du prochain signataire du circuit d'approbation des révisions. |
| Utilisez ce champ pour saisir ou sélectionner dans la liste le code du site ou de la société. Ce code vous permet de sélectionner toutes les demandes de révision à signer par utilisateur pour la société concernée. Si l'information saisie correspond à une société, la sélection présente tous les objets définis au niveau société, y compris ceux définis au niveau des sites de cette société. Si l'information saisie correspond à un site, la sélection présente uniquement les objets budgétaires définis au niveau de ce site. |
| Ce champ indique l'intitulé associé au code du site ou de la société. |
Révision
| Cliquez sur l'action 'Tout Réviser' pour sélectionner en une seule opération tous les objets budgétaires issus de la sélection pour approbation de la demande de révision. Son utilisation a pour effet de remplacer dans la colonne 'Traitement' le statut 'Aucun' par le statut 'Réviser'. Cette action peut être annulée en cliquant à nouveau sur ce même bouton, ce qui remet la sélection en statut 'Aucun'. |
| Cliquez sur l'action 'Tout Refuser' pour sélectionner en une seule opération tous les objets budgétaires issus de la sélection pour refus. Son utilisation a pour effet de remplacer dans la colonne 'Traitement' le statut 'Aucun' par le statut 'Refuser'. Cette action peut être annulée en cliquant à nouveau sur ce même bouton, ce qui remet la sélection en statut 'Aucun'. |
Refus
Tableau Détails
| Cette colonne présente trois options : Aucun (statut par défaut des objets budgétaires sélectionnés), Réviser et Refuser. Chaque demande de révision peut être approuvée ou refusée en sélectionnant le traitement approprié de manière individuelle. Pour un traitement global de toutes les demandes de révision, utiliser le bouton 'Tout réviser' ou 'Tout refuser'. |
| Ce champ indique le code du motif de demande de révision saisi ou sélectionné dans la table diverse 349. |
| Utilisez ce champ de texte pour saisir un motif de révision détaillé. |
| Ce champ présente la désignation du niveau de l'objet présenté pour demande de révision : Enveloppe, budget exercice et ligne budgétaire. Le niveau 'Multiple' indique que la révision porte sur plusieurs objets : enveloppe, budgets, et/ou lignes. Dans ce cas, les montants ne sont pas affichés. Cliquez sur l'icône Actions sur une ligne, puis sur 'Détail révision' pour afficher les demandes de révision effectuées sur chacun des niveaux de la révision. |
| Ce champ indique le code des enveloppes budgétaires ayant fait l'objet d'une demande de révision, soumise à approbation. |
| Ce champ indique la désignation associée au code de l'enveloppe budgétaire. |
| Ce champ indique le code de l'exercice comptable, associé aux budgets par exercice. |
| Utilisez ce champ pour indiquer le compte budgétaire pour une ligne budgétaire. |
| Ce champ indique le code de la devise de gestion des enveloppes, des budgets et des lignes budgétaires, contrôlé dans la table des devises. |
| Ce champ indique le montant hors taxes budgété avant révision des enveloppes, des budgets, et des lignes budgétaires sélectionnés. Ce montant correspond au montant approuvé, augmenté ou diminué des révisions précédentes. |
| Ce champ indique le montant de la révision demandée hors taxes. Cette information n'est affichée que pour une approbation par objet ou par accès au détail d'une approbation multiple. |
| Montant hors taxes saisi dans la demande de révision, à prendre dans la réserve :
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| Montant hors taxes saisi dans la demande de révision, à prendre dans le reste à ventiler :
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| Montant hors taxes saisi dans la demande de révision, correspondant à l'augmentation demandée de l'enveloppe. |
| Ce champ indique le cumul des demandes d'achats, commandes et factures imputées sur les lignes budgétaires, les budgets et les enveloppes. Cette information n'est affichée que pour une approbation par objet ou par accès au détail d'une approbation multiple. |
| Ce champ indique le solde des lignes budgétaires, des budgets et des enveloppes correspondant au montant budgeté - le réalisé. Cette information est affichée pour une révision 'individuelle'. Pour une révision 'multiple', ce champ n'est pas renseigné. Vous devez vous reporter au tableau 'Détail'. |
| Cette colonne affiche le code de l'enveloppe, si elle est rattachée à un projet. |
| Ce champ indique l'entité responsable de la gestion de l'enveloppe, de ses budgets et de ses lignes budgétaires. |
| Ce champ indique l'entité consommatrice de la dépense. Cette information non modifiable est issue de la ligne budgétaire. |
| Ce champ indique le code d'identification du lot défini dans le projet. |
| Ce champ indique le numéro de la révision générée par le système selon le format : (REV-)(MOIS)(ANNEE)(Numéro ordre). |
Icône Actions
Enveloppe
Utilisez cette action pour accéder à la consultation de l'enveloppe de la ligne du tableau sélectionnée.
Ligne
Utilisez cette action pour accéder à la consultation de la ligne budgétaire de la ligne du tableau sélectionnée.
Détail révision
Utilisez cette action pour afficher, pour une révision de type 'Multiple', le détail par objet (enveloppe, budgets et lignes) de la révision demandée.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Vous n'avez rien coché. Souhaitez-vous quitter sans rien faire?
Ce message s'affiche lorsqu'après présentation des objets issus de la sélection, vous cliquez sur OK sans avoir effectué une seule sélection. La réponse 'Oui' à ce message vous ramène au menu ; la réponse 'Non vous laisse dans l'écran de sélection, vous permettant d'effectuer l'approbation d'une révision.
Vous n'êtes pas le signataire courant de cette demande
Ce message s'affiche lorsque vous essayez d'effectuer une approbation par l'intermédiaire de votre messagerie et que vous n'êtes pas connecté avec le code du signataire attendu pour l'approbation.
La révision n'est plus à approuver
Ce message s'affiche lorsque vous essayez d'effectuer une approbation par l'intermédiaire de votre messagerie : l'objet a déjà été approuvé par le menu dédié ou par accès au fichier lié, transmis par messagerie.
Zone obligatoire
Ce message s'affiche lorsque vous refusez l'approbation sans saisir de motif à ce refus.
Vous ne pouvez pas dépasser le montant autorisé de l'enveloppe. Veuillez d'abord réviser l'enveloppe.
Vous avez saisi un montant révisé de budget supérieur au montant révisé de l'enveloppe. Modifiez le montant révisé du budget ou le montant révisé de l'enveloppe.
Vous ne pouvez pas dépasser le montant autorisé du budget exercice. Veuillez d'abord réviser ce dernier.
Vous avez saisi un montant révisé de la ligne budgétaire supérieur au montant révisé du budget. Modifiez le montant révisé de la ligne budgétaire ou le montant révisé du budget.
Le montant disponible de l'enveloppe ne peut être inférieur au montant ventilé dans le ou les budget(s) exercice(s)
Vous avez effectué une révision à la baisse du montant de l'enveloppe, et le montant disponible de l'enveloppe est devenu insuffisant. Modifiez votre saisie, ou révisez au préalable le budget à la baisse si cette révision est possible.
La somme des montants des lignes budgétaires ne doit pas dépasser le montant disponible du budget exercice
Vous avez effectué une révision à la baisse du montant du budget, et le montant disponible du budget est devenu insuffisant. Modifiez votre saisie, ou révisez au préalable les lignes budgétaires à la baisse si cette révision est possible.
Le montant de la ligne ne peut pas être inférieur au montant réalisé
Vous avez effectué une révision à la baisse du montant de la ligne budgétaire, mais celle-ci comporte des imputations de dépenses supérieures au montant modifié de la ligne budgétaire. Modifiez votre saisie.
Le montant demandé doit être différent du montant initial
Vous avez saisi un montant révisé identique au montant initial, ce qui n'est pas une révision. Modifiez votre saisie ou abandonnez la révision.
Dépassement du montant disponible de la réserve de l'enveloppe
En révision d'un budget par exercice, vous avez saisi un montant 'Pris sur réserve de l'enveloppe' supérieur au montant de cette réserve. Si vous cliquez sur OK, le 'Pris sur la réserve de l'enveloppe' est ramené au montant maximum de cette réserve.
Part prélevée dans la réserve du niveau supérieur insuffisante. Montant minimum :
La répartition de l'augmentation entre la réserve et le reste à ventiler du niveau supérieur est incorrecte. Le montant minimum à prendre sur la réserve, affiché dans le message, est calculé en fonction du reste à ventiler, qui dans ce cas est insuffisant pour accepter la part de réserve saisie.
Dépassement du montant disponible de la réserve du budget exercice
En révision d'une ligne budgétaire, vous avez saisi un montant 'Pris sur réserve du budget' supérieur au montant de cette réserve. Si vous cliquez sur OK, le 'Pris sur la réserve de l'enveloppe' est ramené au montant maximum de cette réserve.
Vous devez d'abord saisir le nouveau montant demandé
Vous essayez de saisir un montant dans les colonnes 'Pris sur réserve', 'Pris sur non ventilé' ou 'Rallonge' avant d'avoir renseigné le montant de la révision demandée. Saisissez d'abord le montant de la révision demandée.
Le total des montants "pris sur réserve" + "pris sur non ventilé" doit être égal à l'écart de révision demandé
Ce message s'affiche lorsque la répartition entre la part prise sur la réserve et la part prise sur le reste à ventiler ne correspond pas au montant de la révision demandée. Vérifiez votre saisie et corrigez la répartition.