Ausstehende Eingangsrechnungen
Mit dieser Batchverarbeitung können auf Basis der nicht oder nur teilweise in Rechnung gestellten Retouren die ausstehenden Eingangsrechnungen (AER) verwaltet werden.
Die Bearbeitung Ausstehende Eingangsrechnungen erfolgt am Ende jedes Monats und löst die Generierung regelmäßiger ausstehender Eingangsrechnungen aus. Wurde eine am Ende des Monats N erfolgte und gebuchte Retoure im Monat N+1 immer noch nicht in Rechnung gestellt, so wird am Ende des Monats N+1 für diese Retourposition eine neue ausstehende Eingangsrechnung generiert. Berücksichtigt werden Retouren, die 1) weder gebucht noch in Rechnung gestellt wurden (keine AER vorhanden) oder 2) gebucht, aber noch nicht in Rechnung gestellt wurden und deren Gegenbuchungsdatum vor dem nächsten Generierungsdatum liegt.
Möglicherweise vorhandene Bestellungsfußzeilen werden bei der Generierung von AER zu nicht in Rechnung gestellten Retouren nicht berücksichtigt.
Eine ausstehende Eingangsrechnung kann für eine Retoure oder für ein Quadrupel Unternehmen, Standort, Lieferant, Währung generiert werden. Die Steuerung erfolgt über die in der Kopfzeile des automatischen Beleges ausgewählte Option Gruppierung:
- Ein Beleg pro Position: Generierung einer ARA pro Retoure
- Sammelbeleg: Generierung einer ARA pro Quadrupel Unternehmen, Standort, Lieferant, Währung
Es werden zwei Automatik-Belege generiert. Der erste dient der Generierung der ausstehenden Eingangsrechnungen inklusive Steuern (PNH), der zweite dient der Generierung der ausstehenden Eingangsrechnungen exklusive Steuern (PNH1).
Für die Generierung der AER wird immer der Automatik-Beleg PNH verwendet. Soll der automatischer Beleg PNH1 verwendet werden, muss der Automatik-Beleg PNH gelöscht oder umbenannt werden und der Automatik-Beleg PNH1 in PNH umbenannt werden.
Vorbedingungen
Siehe Dokumentation Umsetzung
Maskenverwaltung
Die Generierung der ausstehenden Eingangsrechnungen erfolgt in einer einzigen Maske. In dieser Maske werden alle notwendigen Bearbeitungsdaten sowie das erwartete Buchungsverfahren für die Generierung vorgegeben.
Der Status der Buchungen in der Startmaske muss "Endgültig" lauten, wenn als Belegkategorie "Produktion" gewählt wurde und es sich um ein Unternehmen handelt, das entweder:
- der französischen Rechtsordnung unterworfen ist (Parameter FRADGI/Kapitel TC/Gruppe CPT = "ja", änderbar)
- oder kein französisches Unternehmen ist, jedoch die französischen Konformitätsnormen DGI Nr. 13L-1-06 beachtet (Parameter FRADGI/Kapitel TC/Gruppe CPT = "ja", änderbar).
Erfassungsmaske
Übersicht
Die Eingabe erfolgt für die meisten Felder dieser Maske freiwillig.
Kriterien
Die Auswahl der Retouren erfolgt über folgende Kriterien:
- Unternehmen. Bei Aktivierung der Option Alle Unternehmen ist der Unternehmenscode nicht mehr änderbar, und die Verarbeitung wird für alle Unternehmen des Ordners ausgeführt.
- Standort. Bei Aktivierung der Option Alle Standorte ist der Standortcode nicht mehr änderbar, und die Bearbeitung wird für alle zuvor erfassten Standorte des Unternehmens ausgeführt. Diese Daten sind bei Aktivierung der Option Alle Unternehmen nicht aktiv.
- Ein bzw. mehrere Lieferanten (Nummernkreis).
- Ein Höchstdatum für die Auswahl der Retouren.
Generierung
Generierungstyp
Auswahl des Generierungsverfahrens des Beleges:
- Real: Ein Produktionsbuchungsbeleg kann jederzeit angezeigt und bearbeitet werden (Hauptbuch, Saldenliste etc.). Zu Produktionsbelegen muss weiterhin festgelegt werden, ob diese vorläufig oder endgültig sein sollen. Eine Retoure mit Produktionsbeleg wird als gebucht betrachtet. Eine solche Retoure kann erst wieder bearbeitet werden, wenn das Gegenbuchungsdatum überschritten ist. In diesem Fall wird zum Gegenbuchungsdatum automatisch ein Gegenbuchungsbeleg zur ausstehenden Eingangsrechnung generiert.
Ergab sich die Retoure aus einer Bestellung und ist gleichzeitig die Obligoverwaltung aktiviert, wird das Obligo zum Datum der ausstehenden Eingangsrechnung aufgelöst und zum Gegenbuchungsdatum der ausstehenden Eingangsrechnung erneut gebildet. - Aktive oder inaktive Simulation: Der Simulationsbeleg wird bei Aktivierung in die Anzeige- und Verarbeitungsmasken der Buchhaltungsausgaben aufgenommen. Er kann in einen Produktionsbeleg umgewandelt oder deaktiviert werden. Wird er deaktiviert, wird er zu einem inaktiven Simulationsbeleg (d. h. zu einem bei der Verarbeitung und in den Anzeigen der Buchhaltung unsichtbaren Beleg). Achtung: Ein Simulationsbeleg zu einer Retoure darf nicht in einen Produktionsbeleg umgewandelt werden, da sonst die Verbindung verloren gehen kann. Eine Retoure mit Simulationsbeleg wird als nicht gebucht betrachtet.
Der Beleg kann zunächst als Simulationsbeleg, nach Durchführung einer Prüfung dann als Produktionsbeleg generiert werden. In diesem Fall wird der Simulationsbeleg automatisch gelöscht und durch den Produktionsbeleg ersetzt, auf dem eventuelle neue, noch nicht in Rechnung gestellte Retouren berücksichtigt sind.
Buchungsstatus
Diese Optionen stehen ausschließlich bei produktiver Generierung zur Verfügung. Endgültige Belege können weder geändert noch gelöscht werden. Lediglich die Kostenrechnungsbelastungen bleiben aktiv.
Zu bearbeitende Artikel
Bei Aktivierung dieser Optionen werden nur bestimmte Retourpositionen berücksichtigt. Dabei kann es sich entweder um im Bestand verwaltete Artikel, oder um nicht im Bestand verwaltete Artikel oder um sämtliche Artikel und damit um alle Retourpositionen handeln (Defaultwert).
Belegtyp
Zur Generierung der ausstehenden Eingangsrechnung und ihrer Gegenbuchungen verwendeter Belegtyp. Bei produktiver Generierung wird der Belegtyp mit dem am automatischen Beleg PNH erfassten Belegtyp initialisiert. Bei einer Simulation wird der Belegtyp aus TYPACC verwendet (Ordnerwert).
Journal
Es kann festgelegt werden, in welches Journal dieser Beleg eingetragen wird (sofern kompatibel zum Belegtyp). Standardmäßig wird der Beleg bei Simulationen in das zum Belegtyp gehörige Journal eingetragen. Bei produktiven Generierungen wird das am automatischen Beleg PNH angegebene Journal verwendet. Ist dort kein Journal angegeben, wird das zum Belegtyp gehörige Journal verwendet.
Belegdatum und Gegenbuchungsdatum
Darüber hinaus werden das Datum für die ausstehende Eingangsrechnung sowie das Belegdatum der Gegenbuchung angegeben (nur bei Produktiver Generierung). Standardmäßig wird der erste Tag der nächsten Buchhaltungsperiode als Gegenbuchungsdatum angegeben. Im klassischen Benutzungsschema werden die AER zum Ende des Monats und die Gegenbuchung zum Beginn des nächsten Monats generiert. Auf diese Art erhält man zum Ende des Monats eine Übersicht über die ausstehenden Eingangsrechnungen.
Hinweis: Durch die Verarbeitung ausstehende Eingangsrechnungen werden im Produktiven Verfahren zwei Belege generiert. Die AER und ihre Gegenbuchung. Werden die Obligos zu den Bestellungen verwaltet (zusammen mit den Wareneingängen der bearbeiteten Retouren), so erfolgt zu diesen eine Gegenbuchung zum Datum der ausstehenden Rechnung. Anschließend werden sie zum Gegenbuchungsdatum erneut generiert, um für jede Buchhaltungsperiode einen Budgetausgleich sicherzustellen.
Protokolldatei
Bei Aktivierung der Option Protokolldatei wird am Ende der Verarbeitung eine Übersicht über alle generierten Belege ausgegeben. Diese wird aufgeschlüsselt nach Unternehmen, Standort und Lieferant (AER, AER-Gegenbuchungen, Belege über die Auflösung von Obligos, Gegenbuchungen zu solchen Auflösungen) und enthält darüber hinaus bestimmte Summenwerte (brutto und netto) pro Unternehmen und Standort sowie eine Bewertung jeder bearbeiteten Retourposition.
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Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Kriterien
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| Erfassen Sie ein Unternehmen für den Report. |
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| Geben Sie den Standort an, für den Sie die Verarbeitung ausführen möchten. |
| Erster Lieferant zur Auswahl der zu bearbeitenden Datensätze. |
| Letzter Lieferant zur Auswahl der zu bearbeitenden Datensätze. |
| Obere Bereichsgrenze der Wareneingangsdaten, aus denen die Datensätze ausgewählt werden. |
Generierung
| Die Kategorie ist am Belegtyp parametrisiert. Real Aktive Simulation / Inaktive Simulation |
| Bei einer echten Generierung kann der Buchungsstatus wie folgt sein:
Der Buchungsstatus für die Buchungen muss Endgültig sein, wenn der angeforderte Generierungstyp Tatsächlich ist und das Unternehmen eines der folgenden Kriterien erfüllt:
Vorläufig bleibt der Beleg für die meisten enthaltenen Informationen änderbar. Die Änderungsoptionen können abhängig von den folgenden Elementen variieren:
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| Auswahl zu bearbeitende Artikel:
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| Jedem erfassten Buchungsbeleg wird ein bestimmter Datentyp zugeordnet. Der Belegtyp entspricht der Art der erfassten Buchung: Ausgangsrechnung, Sonstige Vorgänge, Einnahmen etc. Diese Daten beziehen sich auf Verwaltungsregeln in Bezug auf USt., Mahnungen etc. Es handelt sich dabei um eines der Schlüsselelemente der Belegerfassung. Je nach Parameter des zurückgehaltenen Belegtyps kann die Übernahme auf die manuellen Buchungskreise geöffnet oder geschlossen werden.
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| Erfassung des Journalcodes (1 bis 5 alphanumerische Zeichen). |
| Dieses Datum entspricht dem Datum der generierten Buchungen. Es muss zu einem für alle Buchungskeistypen offenen Geschäftsjahr oder einer Periode gehören. |
| Dieses Datum entspricht dem Ausbuchungsdatum der erzeugten Buchungen. Es muss in einem offenen Geschäftsjahr und einer offenen Periode liegen. |
| Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Logdatei nach Ausführung der Verarbeitung zu generieren. |
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Batchaufgabe
Diese Funktion kann im Batch gestartet werden,. Zu diesem Zweck FUNPNH ist die Standardaufgabe vorgesehen.
Spezielle Buttons
Mit diesem Button können die verschiedenen eingegebenen Kriterien und Generierungsdaten unter einem bestimmten Memocode gespeichert werden. |
Mit diesem Button können die zuvor unter einem Memocode gespeicherten Kriterien und Generierungsdaten wieder abgerufen werden. |
Über diesen Button kann ein zuvor gespeicherter Memocode gelöscht werden. |
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Dieser Standort ist kein Lager!
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn ihm Aufruffenster ein Standort angegeben wurde, bei dem es sich nicht um ein Lager handelt.
Belegtyp im Modus 'Produktion' nicht zulässig
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn es sich beim ausgewählten Belegtyp nicht um einen Produktionsbelegtyp handelt, die Bearbeitung aber Produktionsbelege generiert.
Belegtyp für Simulation nicht zulässig
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn es sich beim ausgewählten Belegtyp nicht um einen Simulationsbelegtyp handelt, die Bearbeitung aber Simulationsbelege generiert.
Belegtyp für dieses Journal nicht erlaubt
Vom zuvor ausgewählten Belegtyp wird dieses Journal nicht akzeptiert.
Des Weiteren alle Meldungen, die bei der Anlage eines Buchungsbeleges ausgegeben werden können.
"Die gebuchten Belege haben für das Unternehmen den Status "endgültig"
Für ein Unternehmen mit Konformität zu DGI Nr. 13L-1_06 (d. h. der Parameter FRADGI/Kapitel TC/ Gruppe CPT weist den Wert 'Ja' auf) erhalten die von der Verarbeitung generierten Belege den Status 'Endgültig'.
"Die gebuchten Belege haben den Status "endgültig" für ein oder mehrere Unternehmen
Die Verarbeitung wird für sämtliche Unternehmen oder eine Unternehmensgruppe angestoßen, mindestens eines der verarbeiteten Unternehmen hat sich für Konformität zu DGI Nr. 13L-1_06 entschieden (d. h. der Parameter FRADGI/Kapitel TC/ Gruppe CPT weist den Wert 'Ja' auf), und die von der Verarbeitung generierten produktiven Belege erhalten den Status 'Endgültig'.