Unterschriftenregelung Kontrakte
Mit dieser Regel können Sie bei Anlage oder Änderung von Einkaufskontrakten die Unterschriftenverfolgung verwalten. Wenn für ein Unternehmen die Unterschriftenregelung aktiviert ist, muss vor der Anlage von Lieferanforderungen ein Kontrakt unterzeichnet werden. Unternehmens- und standortintern wird der jeweilige Kontrakt (Verkauf) erst generiert, wenn der Einkaufskontrakt komplett unterzeichnet ist.
Durch den Einkaufsparameter APPSOC - Unterschriftenregelung Kontrakte ist die Aktivierung des Signaturkreises zu den Verkaufskontrakten definiert.
Folgende Werte sind möglich:
Nach Aktivierung des Signaturkreises:
- Ein von mindestens einem Unterzeichner signierter Einkaufskontrakt kann noch geändert werden. Existiert keine Lieferanfrage zum Auftrag, storniert die Änderung des Kontrakts den bereits eingesetzten Signaturkreis und initialisiert einen anderen.
- Die Signatur des Dokuments bleibt so lange unvollständig, bis der letzte Unterzeichner signiert hat. Die Anzahl von Unterzeichnenden in einem Signaturkreis hängt von der Anzahl von Benutzern ab, die zu den einzelnen Regelwerten erfasst wurden. Die maximale Anzahl von Unterzeichnern ist in der der Workflow-Regel zugeordneten Zuweisungsregel definiert. Lehnt ein Unterzeichner im Signaturkreis einen Einkaufskontrakt ab, so wird der Status desselben auf nicht signiert gesetzt. Dieser Status bleibt erhalten, bis der Kontrakt geändert wird. Der Signaturkreis wird dann als abgeschlossen betrachtet.
- Wird der Kontrakt erneut geändert, so wird ein neuer Signaturkreis aktiviert, der sich nach dem mit der Kontraktänderung verbundenen neuen Kontext richtet.
Der Signaturkreis wird niemals von der Auftragsänderung reinitialisiert, wenn:
- mindestens eine Lieferanfrage zum Auftrag existiert,
- der Kontrakt vor der Umsetzung der Unterschriftenverfolgung erstellt wurde.
Die Aktivierung der Obligoverwaltung hängt vom Wert des Einkaufsparameters PURCMM - Aktualisierung Bestellobligos (Kapitel ACH Gruppe CMM) ab. Bei Kontrakten werden die Obligos automatisch bei Anlage der zugeordneten Lieferanforderungen angelegt. Daher ist es bei Kontrakten nicht möglich, Signaturregeln zu parametrieren, die sich auf die Budgetüberschreitung stützen.
Flussbeschreibung
Die Signatur von Kontrakten setzt sich aus verschiedenen aufeinanderfolgenden Workflow-Regeln zusammen.
Die erste Regel, die angestoßen wird, ist: POCSIG. Diese Regel wird bei Anlage und Änderung von Einkaufskontrakten angestoßen.
Diese Regel führt kontextabhängig folgende Vorgänge aus:
- Kein Signaturanforderung auslösen (wenn die Signaturverwaltung für das Unternehmen nicht aktiviert ist).
- Eine Signaturanforderung auslösen mit Nachrichtenversand.
- Eine automatische Signatur zur Signaturanforderung auslösen, wenn kein Signaturkreis definiert ist und der Parameter APPPOC - Unterschriftenregelung Kontrakte (Kapitel ACH, Gruppe APP) dies zulässt.
- Eine Benachrichtigung per Nachrichtenversand an eine berechtigte Person auslösen, wenn kein Signaturkreis festgelegt wurde, obwohl der Parameter APPPOC - Unterschriftenregelung Kontrakte einen solchen verlangt. Der betroffene Benutzer muss dann eine neuen Wert für die Zuweisungsregel anlegen. Damit der Kontrakt erneut berücksichtigt wird, muss dieser geändert werden.
Wenn der erste Unterzeichnende entscheidet, den zu signierenden Kontrakt, welcher ihm zugewiesen wurde, zu signieren, so wird seine Aktion die Workflow-Regel POCSIGVAL - Signatur Kontrakt auslösen. Diese Regel führt kontextabhängig folgende Vorgänge aus:
- Eine Signaturanforderung beim nächsten Unterzeichnenden auslösen mit Nachrichtenversand, wenn der Signaturkreis nicht abgeschlossen ist. Diese Workflow-Regel wird im Anschluss daran bei jeder Signatur eines Unterzeichnenden im Signaturkreis erneut ausgelöst.
- Eine Aktualisierung des Kontrakts auslösen, um diesen auf den Wert vollständig signiert zu setzen, wenn es sich um den letzten Unterzeichnenden handelt. Es wird dann die Workflow-Regel POCSIGNOT - Benachrichtigung Signatur automatisch ausgelöst, um dem Einkäufer durch eine Benachrichtigung und durch eine Nachricht zu signalisieren, dass der Einkaufskontrakt vollständig signiert ist.
Wenn einer der Unterzeichnenden im Signaturkreis entscheidet, den zu signierenden Kontrakt, welcher ihm zugewiesen wurde, abzulehnen, so wird seine Aktion die Workflow-Regel -POCSIGREJ - Ablehnung Kontrakt auslösen. Es wird dann dem Einkäufer durch eine Nachricht signalisiert, dass der Kontrakt abgelehnt wurde.
Kontext und Funktionsmodus
Diese Workflow-Regel wird nur bei den folgenden Vorgängen, im Rahmen der Objektverwaltung ausgelöst :
Create
Modify
Options/Transaction
Folgendes Ereignis wird von ihr ausgelöst: :
eine Meldung.
ein Nachverfolgungsereignis.
mehrere Aktionen.
Die Zuweisungsregel POCSIG (Unterschr.reg. offene Bestell.) wird von der Workflow-Regel verwendet POCSIG.
Auslösekriterien
Die zusätzlichen Auslösekriterien sind: :
- Die Signaturverwaltung muss für das Unternehmen aktiviert sein
- Es handelt sich um einen Kontrakt: [F:POH]POHTYP=2
- Die Position wurde angelegt oder geändert: [F:POH]APPFLG=0
Mit der Zuweisungsregel POCSIG können die Kriterien definiert werden, die zur Definition der Signaturregeln verwendet werden. Diese Zuweisungsregel schlägt standardmäßig vor, Signaturkreise abhängig vom ersten Statistikcode des Lieferantendatenblatts und vom Gesamtnettobetrag des Einkaufskontrakts, umgerechnet in die Unternehmenswährung, zu definieren.
Empfänger
Die Empfängerauswahl ist auf folgende Weise definiert: :
- Wenn der erste Unterzeichnende im Signaturkreis nicht der Einkäufer oder diejenige Person ist, die den Kontrakt angelegt hat, wird dem ersten Unterzeichnenden eine Nachricht gesendet und eine Signaturanforderung zugewiesen.
- Wenn der erste Unterzeichnende im Signaturkreis der Einkäufer oder diejenige Person ist, die den Kontrakt angelegt hat,wird der Kontrakt automatisch vom ersten Unterzeichnenden signiert (siehe Aktion SIGWRK und Signaturcode VAL).
- Wenn kein Unterzeichnender gefunden wird (kein Signaturkreis), können abhängig vom Wert des Einkaufsparameters Unterschriftenregelung Kontrakte (APPPOC) zwei Fälle auftreten. Wenn die Signaturen optional sind, wird eine automatische Signaturaktion ausgelöst (siehe Aktion SIGWRKund Signaturcode AUT). Wenn die Signaturen obligatorisch sind, wird automatisch eine Benachrichtigungsaktion ausgelöst (siehe Aktion SIGWRK und Signaturcode NCR).
Auswahl Signatur
Die verschiedenen möglichen Unterschriftenauswahlen sind: :
- Ablehnung REJ : Diese Auswahl steht nur zur Verfügung, wenn ein Signaturkreis existiert. Sie kann manuell durch einen Unterzeichnenden getroffen werden. Wenn diese Auswahl getroffen wird, wird der Einkaufskontrakt auf den Wert Nicht unterzeichnet ([F:POH]APPLFG=1) gesetzt. Es kann dann ein Ablehnungsgrund vergeben werden. Die Liste der Gründe ist in der Sonstigen Tabelle Nr. 56 zu parametrieren.
- Freigabe VAL : Diese Auswahl steht nur zur Verfügung, wenn ein Signaturkreis existiert. Sie kann manuell durch einen Unterzeichnenden getroffen werden. Wenn diese Auswahl getroffen wird, wird der Einkaufskontrakt auf den Wert Teilweise unterzeichnet oder Vollständig unterzeichnet gesetzt, je nachdem, ob es sich um den letzten Unterzeichnenden handelt oder nicht ([F:POH]APPLFG=2 oder [F:POH]APPLFG=3).
- Kein Signaturkreis definiert NCR : Diese Auswahl steht nur zur Verfügung, wenn kein Signaturkreis existiert und wenn der Einkaufsparameter Unterschriftenregelung Kontrakte (APPPOC) den WertUnterschrift erforderlichhat. Sie kann nicht manuell durch einen Unterzeichnenden getroffen werden.
- Automatische Signatur AUT : Diese Auswahl steht nur zur Verfügung, wenn kein Signaturkreis existiert und wenn der Einkaufsparameter Unterschriftenregelung Kontrakte (APPPOC) den Wert Unterschrift optionalhat. Sie kann nicht manuell durch einen Unterzeichnenden getroffen werden. Wenn diese Auswahl zugewiesen wird, wird der Einkaufskontrakt auf den Wert Teilweise unterzeichnet oder Vollständig unterzeichnet gesetzt, je nachdem, ob es sich um den letzten Unterzeichnenden handelt oder nicht ([F:POH]APPLFG=2 oder [F:POH]APPLFG=3).
Vom Event ausgelöste Aktionen
Die Workflow-Regel löst die folgenden Aktionen aus :
Aktion | Auslöser |
|---|---|
SIGWRK : Workflow-Signatur | Workflow-Ende |
DIVPOHAPP1 : Akt. Signatur Auftrag auf 1 | Workflow-Ende |
DIVGENSOH : Aktualisierung Verkaufsauftrag | Während der Unterschrift |
Diese Aktionen stoßen folgende Verarbeitungen an:
Signatur-Workflow SIGWRK: Mit dieser Aktion kann automatisch eine Signatur zu einem aktuellen Workflow-Ereignis ausgelöst werden. Sie wird unter folgenden Bedingungen aufgerufen, um automatisch eine Signatur des in Verarbeitung befindlichen Kontrakts zu bewirken:
- Wenn der erste ermittelte Unterzeichnende der Einkäufer oder der Benutzer ist, der den Kontrakt angelegt hat. In diesem Fall wird die Aktion den Kontrakt mit Antwortcode VAL Freigabesignieren.
- Gibt es keinen Unterschriftenkreis und hat der Einkaufsparameter Unterschriftenregelung Kontrakte (APPPOC) den Wert Unterschrift erforderlich,signiert die Aktion den Kontrakt mit dem Antwortcode NCR Kreis nicht definiert.
- Gibt es keinen Unterschriftenkreis und hat der Einkaufsparameter Unterschriftenregelung Kontrakte (APPPOC C) den Wert Unterschrift optional, signiert die Aktion den Kontrakt mit dem Antwortcode AUT Automatische Signatur.
Aktualisierung Kontraktsignatur auf 1 DIVPOHAPP1:: Diese Aktion hat zum Ziel, den Kontrakt auf nicht signiert zu setzen. Diese Aktion wird ausgelöst, wenn keine automatische Signatur erfolgt ist und wenn ein Signaturkreis ermittelt wurde.
Verwendete Tabellen
Die folgenden Tabellen sind von der Regel betroffen: POCSIG :
Tabelle | Tabellentitel |
|---|---|
AUTILIS [AUS] | |
BPSUPPLIER [BPS] | |
PORDER [POH] |