Inscriptions
L’inscription à une session de formation d’un stage émane d’une demande nominative faite préalablement et acceptée ou d’une saisie directe pour un salarié.
Les inscriptions sont saisies ou générées automatiquement suivant une sélection de critères.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Règles de workflow
Lors d'une nouvelle inscription, un mail avec convocation est envoyé au participant et à son manager.
Le message envoyé contient les informations suivantes :
- le stage,
- les dates de la session,
- l'adresse.
La règle de workflow est INSSTG, le modèle de données associé est INSSTG et le plan de travail associé INS.
En-tête
Présentation
Il est possible de renseigner directement la session sans passer par le champ Stage.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Inscription
| Indiquer le code du stage rattaché à l'inscription. |
| Indiquer le code de la session rattachée à l'inscription. |
| Indiquez le matricule rattaché à l'inscription. |
| Le numéro de contrat du salarié correspond à l'un de ses chronos contrats. |
Statut
| Ce champ, non modifiable, prend les valeurs suivantes issues de la mise à jour du circuit de validation :
|
Fermer
Onglet Coûts
Présentation
Les critères de classifications ('Nature ficale', 'Catégories d'action') sont :
- hérités de la session s'ils y sont définis de façon unique,
- à compléter au niveau inscription dans le cas contraire.
Les coûts autres que les coûts salariaux sont hérités de la session et modifiables par exception.
Les coûts salariaux proviennent des rubriques du plan de paie qui sont paramétrées dans TXHRPATTXHRPAT2TXHRSALTXHRSAL2.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Généralités
| Si l'inscription a été générée automatiquement depuis les demandes de formation, cette zone contient le numéro de la demande initiale. Un tunnel sur cette demande est disponible en clic droit. |
| Catégorie à laquelle est rattaché le salarié. Cette catégorie est utilisée dans la déclaration 2483 "Participation des employeurs au développement de la formation professionnelle continue" et par le module formation lors de la génération des demandes de formation, du plan prévisionnel et dans le calcul des coûts prévisionnels des actions. |
|
|
| Ce champ contient le dispositif de formation de la demande de formation (lorsqu’elle est renseignée). |
|
Classification
| Indiquer la nature fiscale couverte par l'inscription. Elle est renseignée par défaut ce qui a été défini dans la demande ou, si elle n'est pas renseignée, de la session de stage. Cette zone reste modifiable. |
| Indiquer la catégorie d'action couverte par l'inscription. |
Tableau Coûts réels individuels
| On indique la nature des coûts réels individuels générés par l'inscription. Par défaut, ces natures sont initialisées par celles définies au niveau de la session. Les valeurs des champs sont modifiables. Il est possible également d’ajouter des natures de coûts supplémentaires. Les coûts salariaux et patronaux du participant, sont calculés automatiquement en fonction du taux horaire du matricule inscrit. En présence du module de paie, ce taux horaire correspond aux rubriques définies dans les paramètres généraux. En l'absence de ce module paie, ce taux horaire correspond aux taux définis dans la catégorie 2483 du matricule inscrit. Règle de gestion : taux horaire * la durée en nombre d'heures. il existe deux options de calcul définies dans le paramètre MODCAL (chapitre FRT, groupe MIS).
Telles que prédéfinies, elles renvoient les taux horaires réels du participant ou du formateur (coûts mensuels rapportés au nombre réel d’heures travaillées dans le mois). Les frais d'hébergement imputables, sont calculés automatiquement en fonction du minimum garanti. Ce minimum garanti est défini dans le paramètre général MG. Règle de gestion : 5 * minimum garanti * la durée en nombre de jours. |
|
|
|
|
| Indiquer le dispositif utilisé pour l'inscription :
Le dispositif est renseigné par défaut, mais il est possible de le modifier. |
| Type de financement de la nature de coût. |
| Organisme de financement. L'organisme financeur saisi doit être actif. Cliquez sur l'icône Sélection pour ouvrir la liste des organismes actifs. |
Synthèse coûts individuels
|
|
|
|
Fermer
Onglet Présence
Présentation
Cet onglet est initialisé suivant le calendrier de la session à laquelle se réfère l’inscription.
Par défaut, on retient que le collaborateur était présent à l’ensemble des temps de formation. Pour préciser qu’un collaborateur a été absent tout ou partie du temps prévu, il faut déclarer les absences dans l’onglet "Absence". L’onglet "Présences" sera automatiquement mis à jour.*
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Liste des jours
|
|
|
|
|
|
| Horaires et temps de pause effectués par le participant, sur le jour de formation courant. |
|
|
|
|
| Ce champ indique le nombre d'heures prévues initialement pour la session. Il n'est pas saisissable. |
| Par défaut cette zone est initialisée au nombre d'heures de présence théorique, défini au niveau du calendrier de la session. |
| Par défaut cette zone est initialisée au nombre de jours de présence théorique, défini au niveau du calendrier de la session. |
| Indiquer le nombre d'heures de présence effectuées par le salarié en dehors de son temps de travail. |
| Nombre de jours de présence en dehors du temps de travail. |
| Indiquer le dispositif utilisé pour l'inscription :
Le dispositif est renseigné par défaut, mais il est possible de le modifier. |
Présence
|
|
|
|
|
|
| Le nombre de jours prévus hors temps de travail est initialisé. |
Arrêté formation
| Ce champ, non saisissable, permet d'indiquer s'il y a eu transfert dans la gestion des temps. Ceci concerne les heures de formation qui se sont déroulées sur le temps de travail dans le cadre d’un stage de type 'Stage court'. |
| Ce champ, non saisissable, permet d'indiquer s'il y a eu transfert dans la gestion des temps. Ceci concerne les heures de formation qui se sont déroulées sur le temps de travail dans le cadre d’un stage de type 'Autre stage'. |
| Ce champ indique s’il y a eu génération d’un bordereau de préparation de paie pour les heures qui se sont déroulées hors temps de travail. |
| Ce champ non saisissable indique la référence du bordereau de préparation, lorsque le transfert des heures de formation a été effectué. Ceci concerne les heures de formation qui se sont déroulées hors temps de travail quel que soit le type de stage. |
Fermer
Onglet Absences
Présentation
Pour un 'stage court' : les jours et/ou les heures d'absences sur une journée sont saisis. A la validation :
- si l'absence porte sur la totalité de la journée, le jour d'absence est supprimé du tableau des jours de présence ;
- si l'absence porte uniquement sur une partie de la journée, la journée est laissée dans le tableau des présences et le nombre d'heures et de jours d'absences sont décrémentés sur cette ligne ;
- dans les deux cas, les informations du bloc "Présence" sont recalculées ;
- en supprimant une journée d'absence, la journée est remise en état dans le tableau des présences et les compteurs sont recalculés.
Pour un 'Autre stage', sont saisis :
- la date de l'absence (cette information n'est pas obligatoire) ;
- le nombre d'heures d'absence ;
- les compteurs sont recalculés dans l'onglet "Présence" (dans le tableau "Liste des jours" et dans le bloc "Présence") ;
- en supprimant la journée d'absence, les compteurs sont recalculés dans l'onglet "Présence".
Pour tous types de stage, un motif peut être saisi pour l'absence.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Liste des jours
|
|
|
|
| Horaires et temps de pause effectués par le participant, sur le jour de formation courant. |
|
|
| Indiquer le nombre d'heures d’absence. L’onglet des présences sera mis à jour automatiquement. |
| Indiquer le nombre d'heures d’absence. L’onglet des présences sera mis à jour automatiquement. |
|
|
|
|
|
|
Fermer
Onglet Compétences
Présentation
Les compétences et leurs niveaux sont hérités des Compétences objectifs définies dans l'onglet Compétences de la fonction Stage. Elles sont modifiables par exception.
Ensuite, la fonction Validation des compétences ou le bouton [Validation] permet d'intégrer ces compétences acquises dans la fiche Carrière du salarié.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Compétences validées
|
|
Tableau Liste des compétences
| Liste des compétences induites par le suivi du stage de formation. |
|
|
Fermer
Onglet Habilitations
Présentation
A la création d'une inscription, le tableau des habilitations est initialisé avec les habilitations cibles définies dans le stage de l'inscription. Seules des habilitations cible du stage peuvent être saisies.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Habilitations validées
|
|
Tableau Liste des habilitations
| Liste des compétences induites par le suivi du stage de formation. |
| La date d'obtention est celle de fin du stage par défaut, mais reste modifiable. |
| Ce champ a la valeur 'Oui' par défaut, mais reste modifiable. Il permet d’indiquer si le stage est à renouveler à échéance. |
Fermer
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
ATTSTG : Attestation de stage
CONFINS : Confirmation d'inscription
CONVINS : Convocation de formation
FICINS : Fiche d'inscription
FPRESENCE : Feuille de présence
LISTINS : Suivi des inscriptions
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton : Tableau
Fermer Ce bouton permet de transformer les demandes de formation acceptées en inscription. La sélection des demandes peut se faire sur plusieurs critères. |
Ce bouton permet de mettre à jour la fiche Carrière du salarié avec les compétences acquises à la suite de la formation. Ces compétences sont saisissables dans l'onglet Compétences. |
Barre de menu
Fonction / Arrêté formation
Cette fonction offre un accès rapide vers la fonction Arrêté de formation.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Création impossible, nb de participants max atteint pour la session
Le nombre maximum de participants à la session est atteint. Aucun autre participant ne peut être inscrit.
Cette session est clôturée
Aucun participant ne peut s'inscrire à cette session car elle est clôturée.
Taux horaire total non défini
Taux horaire imputable non défini
La rubrique du plan de paie, qui valorise le taux horaire, est nulle pour ce salarié. Voir paramètres TXHRPAT, TXHRSAL, TXHRPAT2, TXHRSAL2.
Cette session ne dépend pas du stage
L'inscription à cette session qui ne forme pas au stage inscrit dans l'en-tête.
Il faut au moins saisir une nature fiscale
La nature fiscale "non définie" ne peut pas être saisie.
Il faut au moins saisir une catégorie d'action
La catégorie "non définie" ne peut pas être saisie.
Type de coût non autorisé au niveau Inscription
Les coûts du formateur interne doivent être saisis au niveau de la session.
Il faut au moins saisir un dispositif
Le dispositif "non défini" ne peut pas être saisi.
Coût imputable supérieur au coût total
On ne peut imputer plus que le coût total.
Coût imputable supérieur au minimum garanti
Le coût d'hébergement ne doit pas dépasser cinq fois le minimum garanti.
Date en dehors de la période de session
La date saisie dans le calendrier n'entre pas dans la période de la session.
Temps de pause supérieur ou égal à la durée de la session
Le temps de pause ne doit pas dépasser le temps de formation.
Nombre d'heures en dehors de l'horaire de la session
Le nombre d'heures ne correspond pas à la durée de la session.
Pas plus de 1 jour par journée calendaire
Le nombre de jour ne peut pas excéder 1.
Des heures ont été saisies
Il faut saisir un nombre du jour si un nombre d'heures a été saisi.
Modification impossible, ces compétences ont déjà été validées
L'onglet Carrière du salarié a déjà été mis à jour des compétences. Pour les modifier, il faut aller dans la fonction Carrière.
Compétence non définie dans le stage
Si le stage est mentionné dans l'inscription, il faut que les compétences acquises au cours de la formation soient des compétences définies au niveau du stage.
Messages d’avertissement
Le salarié n'appartient pas à la cible visée par le stage
Nature fiscale incompatible avec la demande
Nature fiscale incompatible avec la session
Catégorie d'action incompatible avec la demande
Catégorie d'action incompatible avec la session
Dispositif incompatible avec la demande
Dispositif incompatible avec la session