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Bordereaux de préparation
Utilisez cette fonction pour créer, modifier, dupliquer, supprimer un bordereau de préparation de paie. Les managers opérationnels peuvent effectuer les actions suivantes :
- Sélectionner le code liste de variables de paie pour pré-charger l'écran de saisie,
- pré-charger ou non les personnes en responsabilité,
- saisir les variables de paie pour :
- leur équipe (individuellement ou en masse) pour la date de paie en cours et la date de paie future,
- autrui, dans le cas de la délégation,
- saisir un commentaire par variable,
- saisir un commentaire général,
- consulter l'historique des saisies en navigation.
Voir l'option de défilement.
La date de paie est initialisée à la date de paie correspondant au mois de paie en cours. Lorsque l'arrêté de paie est effectué, le bulletin de paie est initialisé en fonction de la date de début de la période d'activité.
Le manager opérationnel peut uniquement sélectionner la date de paie en cours (tant que l'arrêté de paie n'est pas effectué) ou une date de paie future.
Par contre, le responsable paie peut modifier manuellement toutes les données de la grille de saisie, y compris la date de paie.
Une fois la demande validée par le manager, les variables de paie ne nécessitant pas de validation hiérarchique sont initialisées par défaut à la valeur Acceptée. Seules les demandes nécessitant une validation ont le statut Demande et sont soumises au circuit de signature.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Les quatre onglets qui contiennent des tableaux pré-chargés avec la liste des salariés / contrats suivis par le manager et les variables de la liste choisie, permettent d'effectuer la saisie.
Le pré-chargement est effectué à la création d'un nouveau bordereau.
Quatre modes de saisie sont à la disposition du manager :
- la saisie croisée,
- la saisie par variable,
- la saisie par matricule,
- la saisie par éléments.
Ces modes de saisie sont accessibles à tout moment et sont dynamiques : la mise à jour d'une donnée dans un tableau entraîne sa propagation en temps réel sur tous les tableaux dans lesquels cette donnée est présente.
Les zones saisissables dans les tableaux sont :
- le montant demandé,
- le commentaire associé (uniquement si un montant est présent),
- le statut, si l'utilisateur dispose des droits sur la fonction où est le manager / chef de service du manager.
Création d'un bordereau de préparation de paie
Champs
Les champs suivants sont présents dans cette fenêtre :
Demandeur
| Ce champ affiche le matricule du manager. Par défaut, le matricule associé à l'utilisateur connecté est proposé. Le chargement du champ est effectué en fonction du paramétrage effectué dans la fonction Flux métier. |
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Critères
| Ce champ permet d'indiquer le code liste qui regroupe les salariés et les variables de paie concernés par la demande. Ce code liste est défini dans la fonction "variables préparation de paie". |
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Période
| Ce champ indique la date de demande de création du bordereau. Par défaut, il est renseigné par la date du jour, mais reste modifiable.
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| Ce champ indique la période d'application qui permet d'identifier les périodes d'activité actives et les bulletins dans lesquels sont incluses les variables de paie. Elle est initialisée automatiquement en fonction du mois de paie en cours. |
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| Ce bouton permet d'importer :
Le flux métier pris en compte en premier lieu est celui saisi dans le paramètre "Flux métier préparation paie" (Chapitre TC/ Groupe PRH/ FLXPREPAI). Si le paramètre n'est pas renseigné, le flux métier renseigné par défaut est celui défini dans la fonction "Flux métier". |
Tableau Détail
| Salarié concerné par la saisie des variables. |
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| Le numéro de contrat du salarié correspond à l'un de ses chronos contrats.
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| Ce champ indique la date de début de la période d'activité. Elle est visible lorsque la liste des salariés est importée dans la fonction. L'utilisateur a la possibilité d'affecter la demande sur la période d'activité de son choix en la sélectionnant par clic droit. |
Fermer
Pour créer un nouveau bordereau, cliquez sur Nouveau. La fenêtre Nouvelle demande s'ouvre.
En-tête
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Deux types de gestion sont possibles pour ce champ :
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| Ce champ affiche le numéro du manager, déterminé à la création du bordereau. Il n'est pas modifiable. |
| Date à laquelle la variable de paie est saisie. |
| Ce champ indique la période d'application qui permet d'identifier les périodes d'activité actives et les bulletins dans lesquels sont incluses les variables de paie. |
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| Ce champ indique la date de paie sur laquelle s'impute le bordereau. |
| Ce champ indique la période d'extraction définie pour la date de paie et la société ou le site concerné par le bordereau. Ce champ est défini dans la fonction "Périodes d'extraction". |
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Fermer
Onglet Saisie croisée
Présentation
Le tableau présente :
- en ligne : les salariés / contrats,
- en colonne : les variables d'un groupe de saisie choisi.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 3
Critères
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Tableau Valeurs
| Salarié concerné par la saisie des variables. |
| Le numéro de contrat du salarié correspond à l'un de ses chronos contrats.
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| Ce champ indique la date de début d'activité initialisée à la date de fin d'application du bordereau. Par défaut, il s'agit de la dernière période d'activité active.
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| Ce champ indique le nom du salarié pour lequel la demande est saisie. |
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Icône Actions
Salariés
Pour accéder à la fiche salarié, cliquez sur l'icône Actions située au début de chaque ligne, puis cliquez sur Salariés.
Fermer
Onglet Saisie par variable
Présentation
Le tableau présente les salariés / contrats pour une variable choisie.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères
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Tableau Valeurs
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| Salarié concerné par la saisie des variables. |
| Le numéro de contrat du salarié correspond à l'un de ses chronos contrats.
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| Ce champ indique la date de début d'activité initialisée à la date de fin d'application du bordereau. Par défaut, il s'agit de la dernière période d'activité active.
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| Ce champ indique le nom du salarié pour lequel la demande est saisie. |
| Ce champ affiche le montant pour chaque variable. |
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| Ce champ permet d'indiquer le statut de la demande pour chaque collaborateur.
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| Ce champ indique le numéro de bulletin dans lequel la variable de paie est incluse. |
Total
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Icône Actions
Salariés
Pour accéder à la fiche salarié, cliquez sur l'icône Actions située au début de chaque ligne, puis cliquez sur Salariés.
Aide métier
Pour accéder à la fonction HTML, cliquez sur l'icône Actions située au début de chaque ligne, puis cliquez sur Aide métier. La fonction HTML permet de définir les règles métiers appliquées à la variable.
Fermer
Onglet Saisie par matricule
Présentation
Le tableau présente les variables pour un salarié / contrat choisi.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères
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Tableau Valeurs
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| Ce champ affiche le montant pour chaque variable. |
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| Ce champ permet d'indiquer le statut de la demande pour chaque collaborateur.
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| Ce champ indique le numéro de bulletin dans lequel la variable de paie est incluse. |
Total
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Icône Actions
Aide métier
Pour accéder à la fonction HTML, cliquez sur l'icône Actions située au début de chaque ligne, puis cliquez sur Aide métier. La fonction HTML permet de définir les règles métiers appliquées à la variable.
Fermer
Onglet Eléments
Présentation
Le tableau présente l'intégralité des couples salariés / contrats et variables à saisir.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Valeurs
| Salarié concerné par la saisie des variables. |
| Le numéro de contrat du salarié correspond à l'un de ses chronos contrats.
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| Ce champ indique la date de début d'activité initialisée à la date de fin d'application du bordereau. Par défaut, il s'agit de la dernière période d'activité active.
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| Ce champ indique le nom du salarié pour lequel la demande est saisie. |
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| Ce champ affiche le montant pour chaque variable. |
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| Ce champ permet d'indiquer le statut de la demande pour chaque collaborateur.
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| Ce champ indique le numéro de bulletin dans lequel la variable de paie est incluse. |
Fermer
Icône Actions
Salariés
Pour accéder à la fiche salarié, cliquez sur l'icône Actions située au début de chaque ligne, puis cliquez sur Salariés.
Aide métier
Pour accéder à la fonction HTML, cliquez sur l'icône Actions située au début de chaque ligne, puis cliquez sur Aide métier. La fonction HTML permet de définir les règles métiers appliquées à la variable.
Fermer
Onglet Critères
Présentation
Cet onglet liste les critères de sélection utilisés lors de la création du bordereau.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Liste
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Commentaires
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Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
PPHFIC : Détail bordereau préparation
PPHLIS : Liste bordereaux préparation
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
Barre de menu
Commandes / Synthèse
Présentation
Utilisez cette option pour visualiser de manière synthétique le nombre de variables et le montant.
Fermer
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Variables
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| Ce champ affiche le montant pour chaque variable. |
| Ce champ affiche le nombre d'utilisation de la variable. |
| Ce champ affiche le nombre d'occurrences de la variable à l'état Brouillon. |
| Ce champ affiche le nombre de contrats pour lesquels la variable n'a pas été utilisée. |
| Ce champ affiche le nombre d'occurrences de la variable à l'état Demande. |
| Ce champ affiche le nombre d'occurrences de la variable à l'état Refusé. |
| Ce champ affiche le nombre d'occurrences de la variable à l'état Accepté, c'est-à-dire en attente de prise en compte. |
| Ce champ affiche le nombre d'occurrences de la variable à l'état Pris en compte, c'est-à-dire utilisée sur un bulletin. |
Fermer
Commandes / Arrêté de paie
Utilisez cette option pour accéder à la fonction Arrêté de paie.
Signature / Signature
Utilisez cette option pour valider automatiquement les bordereaux. Elle déclenche le processus de signature de la ligne.
Signature / Historique signatures
Utilisez cette option pour avoir un historique des signatures dans le cas où il y a plusieurs destinataires.
Signature / Circuit de signature
Utilisez cette option pour gérer les workflows.