Sincronizzazione Sage X3 - Microsoft Outlook

Avvio

Installazione del modulo Add In Outlook

Per realizzare l'installazione del modulo Add In Outlook, procedere come segue:

1. Selezionare la directory corretta sul CD e lanciare il programma 'Setup.exe'.
2. Installare la postazione client e richiedere una installazione personalizzata.
3. Contrassegnare l'opzione 'Addin Outlook' Nella videata di selezione .

Parametrizzazione del modulo CRM Sage X3

Durante l'installazione o l'aggiornamento del Client, è obbligatorio contrassegnare la casella X3 Sincronizzazione Outlook.
Per installare questa funzionalità:

• chiudere Sage X3 e Outlook,
• aprire il menù di Windows 'Start/Pannello di controllo/Installazione programmi/Sage X3 Client/bottone [Modifica]'.
• fare scorrere le videate fino alla finestra di selezione delle funzionalità.

 Prima di ogni tentativo di sincronizzazione, è indispensabile avere compilato la funzione Parametri sincronizzazione. La funzione Forzatura sincronizzazione sarà utilizzata se necessario.

La funzione Dati sincronizzazione ('Parametrizzazione/CRM/Sincronizzazione Outlook') permette di consultare tutto ciò che è stato creato da Outlook e sincronizzato.

La Gestione delle anomalie ('Parametrizzazioni/CRM/Sincronizzazione Outlook') elenca gli sfasamenti che possono verificarsi tra Sage X3 e Outlook.

Primo utilizzo

Al primo lancio di Outlook, il messaggio "Primo utilizzo-Inizializzazione del file dei parametri di AddIn" e la barra di sincronizzazione di CRM Sage X3 (bottone [Sincronizzazione] + bottone [Opzioni]) appaiono nell'interfaccia Outlook.

Definizione della parametrizzazione Outlook

Attivando il bottone [Opzioni], si definiscono le opzioni di sincronizzazione tra Outlook ed il modulo CRM Sage X3.

Folder 'Archivio'

Il folder "Archivio" permette di parametrizzare la casella postale di Outlook:

• Sotto-folder 'Generale': in questo folder si accetta la sincronizzazione e si specificano le cartelle gestite dalla sincronizzazione.
   Può essere utile creare delle cartelle personali (Contatti, Appuntamenti e attività) in Outlook per evitare sovraccarichi e confusione con le cartelle classiche. Queste cartelle devono essere posizionate al livello più dettagliato, cioè direttamente nella mailbox.
• Sotto-folder "Cartelle di default": indicare obbligatoriamente per ogni tipo di cartella (attività, appuntamenti e contatti) le cartelle Outlook in cui saranno memorizzati i nuovi elementi derivati dalla sincronizzazione con X3.
• Sotto-folder 'Connessione remota': integrare gli elementi di accesso al dossier ed al server di elaborazione. Si tratta dei parametri identici ai parametri usati nel box di connessione ad un dossier X3. Bisogna indicare il nome dell'applicazione, il codice lingua, il codice del server remoto, il numero di porta ed il nome dell'utente

Il bottone [Test connessione] permette la verifica del buon funzionamento della connessione Sage CRM X3 ed Outlook.
 Questo test è vivamente raccomandato. Una stampa segnala tutti i malfunzionamenti.

• Sotto-folder 'Diversi': lasciare i valori di default. Questi valori permettono al programma di non scorrere tutto il database durante sincronizzazioni supplementari.

Il bottone [Salvataggio] permette la registrazione di tutto ciò che è stato indicato nei vari folder. Dopo la registrazione, viene emessa una stampa in caso di malfunzionamento.

Folder 'Opzioni generali'

Nel folder 'Opzioni generali' si effettua il cambio di casella postale nel caso in cui più caselle postali fossero gestite con Outlook.

Principi di sincronizzazione

Una sincronizzazione può essere lanciata in Outlook a partire da una modifica avvenuta:

• sul server del modulo CRM Sage X3,
• su Outlook.

Nell'applicazione Outlook, gli elementi sono memorizzati in cartelle cha appartengono ad un contenitore chiamato ‘archivio’. Questi archivi sono generalmente gestiti in locale ma possono essere anche gestiti da un server Microsoft Outlook Exchange.

Per definire una sincronizzazione tra Outlook e il modulo CRM X3, è necessario definire il collegamento (Definizione della parametrizzazione in Outlook) tra un archivio Outlook e un dossier Sage X3. Per evitare conflitti di sincronizzazione, l’utente deve assicurarsi dell'univocità della relazione tra le due applicazioni.

Prima di procedere ad ogni sincronizzazione, realizzare le seguenti manipolazioni:

1. Nella funzione 'Parametrizzazione/Parametri generali/Valori dei parametri/CRM Azione commerciale', aprire l'opzione 'Dettaglio' del menù contestuale del gruppo Sincronizzazione. Metterere i valori a 'Si' per i parametri (tutti, attività, telefonate, corrispondenti, appuntamenti) per cui si desidera una sincronizzazione. 

2. L'utente connesso deve esercitare una funzione commerciale (AUSCRMA) e avere un codice agente (AUSCRMF).
3. Creare la parametrizzazione di ogni utente nella funzione 'Parametrizzazione/CRM/Sincronizzazione Outlook/Parametri Sincronizzazione.

Principio

 Prima di lanciare ogni sincronizzazione, bisogna chiudere le varie finestre aperte in Outlook.

La sincronizzazione attivata da Outlook, è valida in client/server e in web. E' trasparente per l'utente ed implica le seguenti fasi:

• Connessione al server remoto di CRM X3,
• Costruzione di una vista degli articoli presenti in Outlook per le cartelle definite da controllare (bottone [Opzioni]/Folder "Generale" in Outlook),
• Per determinare gli aggiornamenti da inviare al server remoto, analisi delle differenze tra la vista attuale e la vista dell'ultima sincronizzazione riuscita,
• Invio degli aggiornamenti al server remoto,
• Ricevimento degli aggiornamenti richiesti dal server remoto,
• Registrazione della vista della sincronizzazione e chiusura della connessione.

 Prima di ogni sincronizzazione, è obbligatorio contrassegnare le opzioni necessarie nella funzioneParametri Sincronizzazione ('Parametrizzazione/CRM/Sincronizzazione Outlook') ed aver validato l'opzione 'Addin Outlook' nell'installazione del client 'Start/Pannello di controllo/Installazione programmi/Sage X3 Client/bottone [Modifica]'.

Sincronizzazione a partire da una modifica in Sage X3

1. Inserire, per esempio, un'attività nel modulo CRM.
2. Il lancio della sincronizzazione è effettuato con l'aiuto del bottone [Sincro] della barra degli strumenti della finestra Outlook.
3. Nel folder 'Archivi' della videata di sincronizzazione, cliccare sul bottone [Sincronizzazione]. Appare un messaggio di conferma di fine elaborazione. E' possibile consultare il log.
4. Aprire, in questo esempio, la cartella Attività in Outook. La cartella viene aggiornata con la nuova attività da effettuare. Il crono visualizzato è identico a quello del modulo CRM Sage X3.

Sincronizzazione a partire da una modifica in Outlook

1. Inserire, ad esempio, un'attività in Outlook. Cliccare su [Salva e Chiudi]. La nuova attività deve apparire nell'elenco delle attività.
2. Il lancio della sincronizzazione è effettuato con l'aiuto del bottone [Sincro] della barra degli strumenti della finestra Outlook.
3. Nel folder 'Archivi' della videata di sincronizzazione, cliccare sul bottone [Sincronizzazione]. Appare un messaggio di conferma di fine elaborazione. E' possibile consultare il log.
4. Aprire, in questo esempio, la funzione Attività in Sage X3 (CRM/Azione commerciale). La lista di selezione Attività da effettuare viene aggiornata con la nuova attività.

Folder "Log"

Alla fine della sincronizzazione, il folder 'Log' visualizza la traccia di sincronizzazione e permette di ritrovare gli eventi elaborati. E' possibile copiare questo rendiconto negli Appunti con l'aiuto del clic destro. Esempio di evento contenuto nel log: alcuni controlli sono realizzati in Sage X3 ma non in Outlook, ad esempio due appuntamenti che si accavallano verranno segnalati come errore nel log, mentre Sage X3 non prende in carico questa opzione.

Il log outlook contiene il codice della traccia X3 sotto la forma:

- - - Codice della traccia sul server remoto: F364233 - - -

Gli errori del server si traducono con un messaggio standard di tipo "Messaggio server remoto: Errore durante la creazione di una nuova attività", la cui causa può essere ritrovata nella traccia server.

Nel log, gli appuntamenti riconosciuti in Outlook vengono contabilizzati in:

• appuntamenti gestiti: appuntamenti e riunioni,
• appuntamenti non gestiti: si tratta di riferimenti propri di Outlook che permettono di gestire le risposte ad una riunione,
• Riunione annullata (olMeetingCancelled),
• Richiesta riunione (olMeetingReceived).

Specificità sui contatti

Il modulo CRM Sage X3 dispone di un solo campo per indicare un interlocutore. A livello dei contatti, le conseguenze sono le seguenti:

• Sincronizzazione da Outlook a CRM Sage X3
  Questo campo è alimentato dal primo contatto dell'elenco dei contatti dell'attività Outlook.
  Se questo primo contatto non corrisponde ad un contatto sincronizzato con il modulo CRM, la sincronizzazione conserva il contatto presente in Sage X3.
• Sincronizzazione da CRM Sage X3 a Outlook
  L'elenco Outlook è alimentato dal contatto dell'attività Sage X3. Gli altri contatti eventualmente inseriti vengono eliminati.

Sincronizzazione con un archivio gestito in locale

Questo tipo di archivio è adattato ad un utilizzo mobile e presenta dei vantaggi in termini di affidabilità durante la sincronizzazione. Questa affidabilità è dovuta soprattutto alla presenza di un identificativo interno stabile su ogni elemento.

Questa soluzione è quindi indicata per l'attuazione di una sincronizzazione con il modulo CRM X3.

Tra due sincronizzazioni...

 Si raccomanda di non duplicare un elemento se questo è stato ripristinato dopo l'ultima sincronizzazione.

Sincronizzazione con un archivio gestito da un server Microsoft Exchange

Nel caso di un archivio accessibile tramite un server Microsoft Exchange, il processo di sincronizzazione non dispone di informazioni stabili a livello dell'elemento.

Per esempio, il trasferimento di un elemento da una cartella verso un'altra cartella implica una modifica del suo identificativo interno e della sua data di aggiornamento.

Per ritrovare un elemento, la sincronizzazione utilizza un identificativo interno del modulo CRM Sage X3.

 E' importante non attivare la modalità 'Utilizza modo Exchange in cache" ('Proprietà/Avanzate dell'archivio'). Questa modalità provoca una sincronizzazione permanente di tutti gli elementi che può essere molto lunga a seconda del volume. Infatti, quando si esegue, il processo di cache è simile ad una sincronizzazione che aggiorna la data di modifica. Questo aggiornamento rientra allora in conflitto con la logica della sincronizzazione Sage X3.

 Si raccomanda di:

• non duplicare un elemento se questo è stato ripristinato o cambiato di cartella dall'ultima sincronizzazione,
• non eliminare un elemento servito ad una duplicazione dall'ultima sincronizzazione.

Parametrizzazioni

Parametri generali

Tutte le modifiche di un contatto, di una attività, di un appuntamento in Outlook possono trasferirsi su un record speculare in Sage X3 a condizione che i parametri di sincronizzazione lo prevedano.
Il principio è identico in caso di eliminazione e di creazione.

 Solo gli eventi CRM Sage X3 assegnati all'utente connesso sono sincronizzati.

La data dell'ultima modifica (in Outlook o in Sage X3) è il riferimento d'ufficio per l'aggiornamento di un record, se è contrassegnata l'opzione in Parametri sincronizzazione.
Una eliminazione in Sage X3 implica l'eliminazione in Outlook alla sincronizzazione successiva.
Una eliminazione in Outlook implica l'eliminazione in Sage X3 eccetto per i corrispondenti in cui è eliminata solo l'assegnazione all'agente.
Solo gli eventi Outlook contrassegnati privati non sono generati in Sage X3.

Personalizzazione dei campi

Per personalizzare in Outlook i campi coinvolti dalla sincronizzazione, bisogna aver creato in anticipo delle registrazioni in Sage X3 ed aver lanciato una sincronizzazione.
In Outlook, selezionare in seguito la cartella da personalizzare (Attività, Calendario o Contatti) ed aprire la funzione Personalizza visualizzazione corrente...
Cliccare sul bottone [Campi] della finestra "Elenco semplificato" e scegliere l'opzione Campi definiti dall'utente nella cartella nel campo nella lista a tendina.
Aggiungere o eliminare i campi da visualizzare in Outlook (per esempio il campo Crono) poi validare.

 Riferirsi ai § qui in basso per il dettaglio delle corrispondenze dei campi.

Parametrizzazione dei contatti

Per parametrizzare una società, inserire in Sage X3 il codice della società nella seguente maniera: #codicedellasocietà#.
Se il codice della società è già noto in Outlook, ciò implica che il suo equivalente esiste in X3. Una "società" Outlook corrisponde ad un "terzo" nel database X3. Se si crea un nuovo contatto nell'archivio Outlook e se il codice società è inserito con la sintassi #nomedellasocietà#, ciò sortisce l'effetto di creare durante la sincronizzazione un nuovo record speculare in Sage X3, nella tabella dei corrispondenti. Poiché la società è memorizzata nella tabella BPARTNER, si ritroverà questo codice cliente sul corrispondente (folder Professionale, campo Terzo).

Elenco dei contatti

Per un appuntamento della prima categoria, gli agenti citati nell'elenco riceveranno un aggiornamento di quest'ultimo alla successiva richiesta di sincronizzazione.

 Gli agenti non hanno la possibilità di modificare il contenuto nel modulo CRM.

Parametrizzazione del calendario

Seguendo l'esempio dei contatti, se si crea un appuntamento in Sage X3 con un codice terzo, alla sincronizzazione verrà creato un record speculare in Outlook, nella cartella appuntamenti. Il codice terzo Sage X3 servirà ad alimentare il codice società Outlook con la sintassi #nomedellasocietà# per riprendere l'esempio.
Creazione a partire da Outlook: un controllo Sage X3 verifica che il codice esista in qualità di terzo in Sage X3. Può trattarsi di un cliente o di un agente. In caso di errore, consultare l'attività X3.

Il calendario generato da Outlook è da ordinare secondo due categorie:

• gli appuntamenti (o appointment in Outlook) in cui l'elenco dei partecipanti non è indicato e che sono semplicemente registrati per essere posizionati nel calendario,
• le riunioni (o meeting/riunioni in Outlook) di cui Outlook assicura la diffusione e la sincronizzazione con i partecipanti.

I processi di sincronizzazione assicurano:

• la diffusione di un appuntamento Outlook appartenente alla prima categoria verso gli agenti indicati nell'elenco dei contatti,
• la diffusione di un appuntamento creato nel modulo CRM verso l'organizzatore ed i collaboratori,
• la risalita verso il modulo CRM delle due categorie (solo delle entità) che sono organizzate dall'agente connesso.

Campi coinvolti dalla sincronizzazione degli appuntamenti:

Parametrizzazione delle attività

In Sage X3, viene gestito un unico codice interlocutore/corrispondente nella testata dell'attività. Di conseguenza, la sincronizzazione di una attività Outlook a contatti multipli ha l'effetto di assegnare all'attività X3 speculare il primo contatto dell'elenco definito sull'attività Outlook.

Caso di una attività creata a partire da Outlook:
Se il contatto Outlook non è già conosciuto come Corrispondente in X3, alla sincronizzazione, la sua scheda corrispondente viene creata in parallelo in Sage X3. L'attività X3 speculare viene allora generata unicamente con questo numero di corrispondente (nessun codice interlocutore collegato). Gli agenti non hanno la possibilità di modificare il contenuto nei modulo CRM.

 Tutte le telefonate sono generate nella cartella Attività. Le attività sono differenziate dal loro crono: tutte le telefonate iniziano con CLL, le attività con TSK.

Campi interessati dalla sincronizzazione delle attività:
 

Campi coinvolti dalla sincronizzazione delle telefonate:

Forzare una sincronizzazione

La sincronizzazione può essere forzata:

• a partire dal server del modulo CMR X3,
• a partire da Outlook,
• a partire da due origini.

Sincronizzazione forzata a partire dal modulo CRM Sage X3

A partire dagli elementi disponibili sul server (attività, contatti..), la prossima sincronizzazione invierà ad Outlook tutti questi elementi.

Per attivare la sincronizzazione, utilizzare la funzione Forzatura sincronizzazione ('Parametrizzazione/CRM/Sincronizzazione outlook').

 Forzare la sincronizzazione consiste nel trasferire gli interlocutori:

• presenti sulla scheda cliente (Terzo di tipo cliente/ folder contatto) se l'agente connesso è dichiarato come agente su questo cliente (2 agenti folder Commerciali),
• quelli ottenuti dalla copia delle attività e del calendario.

Sincronizzazione forzata a partire da Microsoft Outlook

A partire dagli elementi disponibili su Outlook (attività, contatti e calendario), la sincronizzazione successiva invierà al server del modulo CRM X3 tutti gli elementi la cui data di modifica è successiva alla data dell'ultima sincronizzazione riuscita.

La sincronizzazione si fa seguendo la seguente procedura:

1. Aprire il bottone [Opzioni]/folder 'Diversi'.
2. Indicare la data a partire dalla quale gli elementi saranno inviati al server, modificando la data dell'ultima modifica riuscita.
3. Cliccare sul bottone [RiSincronizzazione] confermando la scelta nel box di dialogo che appare.
4. Cliccare sul bottone [Salvataggio].

  La sincronizzazione termina con un avviso che indica che il file dell'ultima sincronizzazione non è stato trovato.
Si tratta di un messaggio senza importanza in questo contesto poiché questo file è stato eliminato durante l'attivazione del bottone RiSincronizzazione.
Questo processo non trasferisce le eliminazioni degli elementi che sono potute avvenire in Outlook dopo l'ultima sincronizzazione riuscita.

Osservazioni funzionali

Prestazioni

Il tempo di sincronizzazione dipende principalmente dal numero di elementi presenti nelle cartelle sincronizzate e dal numero di elementi coinvolti dalla sincronizzazione.

Affinché i tempi di sincronizzazione rimangano ragionevoli, si prendono in considerazione due soluzioni:

• basarsi dalla funzione di archiviazione (o di auto archiviazione) per limitare il numero di elementi nelle cartelle sincronizzate,

 Riferirsi al capitolo Utilizzo dell'archiviazione ed auto-archiviazione di Outlook.

• reinizializzare le cartelle sincronizzate.

 Questo metodo ricrea gli elementi nelle cartelle di creazione di default e non mantiene quindi la classificazione fatta dall'utente.

Per utilizzarlo occorre:

• salvare e poi svuotare le cartelle sincronizzate,
• ricaricare gli elementi in Outlook utilizzando la funzione Forza sincronizzazione sul server e su Outlook.

Utilizzo dell'archiviazione e dell'auto-archiviazione

In Outlook, è possibile realizzare una archiviazione degli elementi per cartella, per limitare la dimensione delle cartelle ed ottimizzare i tempi di risposta. Questa funzione può essere attivata:

• manualmente: Archiviazione,
• automaticamente: Auto-archiviazione.

Per permette uno svolgimento corretto della sincronizzazione,

1. Indicare sul server Sage X3 il lasso di tempo durante il quale un elemento può essere realmente eliminato sul server.
Questo parametro permette, a livello del server, di differenziare un annullamento fatto dall'utente da un annullamento fatto dal processo di archiviazione, per eliminare correttamente l'elemento.
Buona regola è prendere il margine di un mese tra la scadenza dell'archiviazione e questa scadenza.

Esempio:
Quattro mesi di archiviazione su Outlook dà un termine di tre mesi sul server Sage Entreprise.

2. Non archiviare le cartelle contenenti i contatti, ciò potrebbe indurre a degli errori durante le future sincronizazioni.

Avviso di sicurezza Outlook – Versione 2000 e XP

Durante la sincronizzazione, l’AddIn accede agli elementi sensibili del database di Outlook, per esempio, l'indirizzo EMail di un contatto.

In seguito ai problemi di sicurezza riscontrati da Microsoft, la gestione della sicurezza è evoluta a seconda delle versioni di Outlook:

• Outlook 2000 aggiornato con patch e Outlook XP (2002): l'Addin non è riconosciuto come elemento "sicuro" e Outlook richiede una conferma per l'accesso agli indirizzi elettronici. Si deve autorizzare l'azione con il timeout massimo.
• Outlook 2003 e prime versioni di Outlook 2000: l’Addin viene riconosciuto come ‘sicuro’ e nessun messaggio di sicurezza condiziona la sincronizzazione.