Corrispondenti

Una sincronizzazione di un contatto Outlook comporta la registrazione di una nuova scheda corrispondente nel database.

La testata permette di identificare il contatto Outlook in Sage X3:

• Assegnandole un numero di crono. Si tratta di una chiave univoca, che può essere incrementata automaticamente a partire dal contatore COR o inserita manualmente se è autorizzata l'attribuzione manuale del contatore COR. Osservazione: in fase di creazione di un corrispondente tramite sincronizzazione, l'attribuzione del contatore COR deve essere automatica (viceversa generazione di un errore sul contatore). Il contatore può essere attribuito automaticamente solo nell'ambito della creazione diretta di un corrispondente nella funzione GESCOR.
• Ricordando il suo nome completo (stato civile, titolo, cognome e nome), informazione proveniente direttamente dalla sua scheda contatto speculare creata in Outlook.
• Attribuendogli eventualemente un numero di crono interlocutore. Può trattarsi di una associazione manuale. Quando un utente di Sage X3 ha identificato il contatto Outlook in qualità di interlocutore Sage X3, gli sono offerte più possibilità a partire dai tunnel accessibili dal campo "Codice". Può selezionare inizialmente un interlocutore già esistente nel database. Si apre allora una finestra di selezione che elenca tutti gli interlocutori già referenziati. L'utente può anche accedere direttamente alla funzione di gestione degli interlocutori e creare un nuovo record nella tabella degli interlocutori. L'utente può infine fare una ricerca di interlocutori a partire dal menù di identificazione. In quest'ultimo caso, il sistema ricerca a partire dal nome e cognome del corrispondente l'insieme degli omonimi esistenti nel database interlocutori.
• Attribuendogli automaticamentun un tipo: interlocutore o agente. Questa informazione non è inseribile, nè modificabile. I casi pratici sono i seguenti: un corrispondente è generato dalla sincronizzazione di un contatto Outlook, caso in cui il suo tipo sarà sempre "interlocutore". Un'altra possibilità è che il corrispondente venga creato manualmente in Sage X3. Ciò implica che si tratti anche di un corrispondente di tipo "Interlocutore". Un appuntamento in Sage X3 può avere uno o più partecipanti (degli agenti presenti nel database) senza ancora schede Corrispondenti associate. Se l'agente associato all'utente connesso è l'organizzatore principale dell'appuntamento X3, alla sincronizzazione dell'appuntamento le schede Corrispondenti degli altri partecipanti saranno allora generate e qualificate come "Agenti". Ciò implica contemporaneamente che i partecipanti X3 condivideranno l'appuntamento e che il loro calendario Outlook sarà alimentato di conseguenza con un nuovo evento (se sono abilitati ad utilizzare la sincronizzazione Outlook). Se l'agente associato all'utente connesso è solo partecipante all'appuntamento X3, alla sincronizzazione dell'appuntamento le schede Corrispondenti degli altri partecipanti non saranno generate.

Il folder Informazioni permette all'utente di gestire personalmente i propri commenti su un corrispondente in Sage X3.

In effetti si tratta di un campo di tipo Clob dove l'utente può inserire liberamente delle informazioni complementari sul suo contatto Outlook. Queste informazioni vengono allora memorizzate in Sage X3.

Casi pratici:

Un contatto con un commento viene creato in Outlook, poi sincronizzato con Sage X3. Un record nella tabella dei corrispondenti è allora creato in Sage X3. Il commento Outlook è stato salvato in Sage X3 come Clob. A partire da questo record corrente, l'utente può modificare il testo o aggiungere dei commenti successivi, i quali saranno trasmessi in Outlook ad ogni sincronizzazione. Ciò è anche valido lato Outlook: ogni modifica di commento si rifletterà durante una sincronizzazione. Ciò è valido a condizione che i parametri di sincronizzazione dell'utente lo autorizzino.

Versante Sage X3, i commenti dei diversi agenti, ai quali è attribuito il contatto, sono successivamente aggiunti nello stesso campo di tipo Clob, il che implica che sono condivisi. Un tag permette di sapere nel tempo quale agente ha aggiunto dei commenti.

Le informazioni professionali (indirizzo, email, telefono aziendale, società...) di un contatto Outlook sincronizzato con Sage X3 sono memorizzati nella scheda Correspondenti, Folder Professionale.

Caso particolare del codice Terzo

• Creazione di un Contatto Outlook avente un codice società conosciuto (già registrato nella tabella BPARTNER - Terzi).

Per richiamo, un correspondente collegato ad un terzo implica la condivisione delle informazioni comuni (descrizione del terzo...)

Il codice società è già esistente nel database dei terzi X3. In questo caso, l'utente all'origine della creazione del contatto Outlook può registrare il codice società con le seguenti sintassi: #CODICESOCIETA# o direttamente CODICESOCIETA. Ciò ha l'effetto di aggiornare il codice terzo nella scheda Corrispondente speculare una volta lanciata la sincronizzazione. Così, quando un terzo/società è conosciuto contemporaneamente in Outlook e X3, la società #CODICESOCIETA# o CODICESOCIETA del Contatto Outlook diventa il terzo CODICESOCIETA del Corrispondente X3.

Esempio:

Terzo DIS001 esistente nel database X3.
Creazione di un contatto Outlook Sig. Paolo DURANTE, collegato alla società #DIS001# o DIS001.
Lancio della sincronizzazione del contatto, poi generazione automatica del corrispondente speculare.
Nel folder Professionale, il codice Terzo viene di conseguenza aggiornato con il valore DIS001.

• Creazione di un contatto Outlook avente un codice società non identificato nell'anagrafica X3 (nessun record nella tabella BPARTNER - Terzi).

Un contatto Outlook è creato con una società XYZ non identificata (XYZ non esiste nell'anagrafica terzi X3). Una volta creato il corrispondente tramite sincronizzazione, il codice terzo (BPRNUM) del folder Professionale non è alimentato con il codice XYZpoichè quest'ultimo non esiste ancora nel database. Invece il campo BPRLIB (descrizione) che è in inserimento libero prende il valore del codice in Outlook, ovvero XYZ.

L'utente potrà in seguito creare manualmente il terzo XYZ nel database, poi modificare manualmente la scheda del corrispondente aggiungendo il codice XYZ nel campo terzo. Alla sincronizzazione successiva, il contatto Outlook sarà aggiornato di conseguenza ed il codice società collegato avrà come sintassi  #XYZ#.

Esempio:

Creazione di un contatto Outlook M. Paolo DURANTE, collegato alla società XYZ senza riferimento nella tabella Terzi X3. La sintassi del codice società sul contatto Outlook è XYZ.
Lancio della sincronizzazione del contatto, poi generazione automatica del corrispondente speculare.
Nel folder Professionale, il Codice Terzo è a blank, ma la sua descrizione assume valore XYZ.

• Creazione di un contatto Outlook senza indicazione società.

Alla sincronizzazione del contatto Outlook senza codice società, il codice terzo della scheda Corrispondente sarà a blank (campo BPRNUM). L'utente potrà allora scegliere un codice terzo già esistente in BPARTNER (tabella dei terzi), per esempio DIS001. Durante una nuova sincronizzazione, il contatto Outlook di origine sarà aggiornato con un codice Società #DIS001#.

• Creazione manuale di un Corrispondente direttamente dalla funzione GESCOR.

L'utente può associare a tale corrispondente un codice terzo di BPARTNER, per esempio DIS002. Alla sincronizzazione, un contatto Outlook è quindi creato in parallelo, con un codice società #DIS002#.

Se l'utente non gli associa un codice terzo di BPARTNER (campo BPRNUM), ma soltanto una descrizione (campo BPRLIB, non controllato), per esempio ZZ. Alla sincronizzazione, un contatto Outlook sarà creato in parallelo, con un codice Società ZZ.

• Generazione automatica di un Corrispondente tipo Agente.

Per richiamo, un corrispondente di tipo agente è sempre generato automaticamente durante la sincronizzazione di un appuntamento X3 per il quale uno dei partecipanti è un agente che non ha ancora una scheda Corrispondente. L'utente corrente (utente in carico della sincronizzazione) deve anche essere l'organizzatore principale dell'appuntamento X3 per il quale l'agente è inserito come partecipante "secondario".

Il codice terzo BPRNUM assume allora il codice dell'agente (un agente X3 che è stato registrato in qualità di terzo nella tabella BPARTNER) e le informazioni professionali sono caricate a partire dalla scheda Agente di riferimento. Alla sincronizzazione, viene creato un contatto Outlook speculare ma senza la nozione di agente.

Da notare anche che se un agente è modificato in Outlook, queste modifiche non saranno prese in conto durante la sincronizzazione. Per considerare le modifiche di dati collegati ad un agente, occorre aggiungerli manualmente in Sage X3 per poi lanciare una nuova sincronizzazione. Allora sono aggiornate in Outlook.

Generalità:

In maniera più generale, tutte le modifiche delle informazioni professionali di un contatto Outlook si riflettono sul corrispondente Sage X3 speculare, durante una sincronizzazione, a condizione che i parametri di sincronizzazione dell'utente lo permettano. E viceversa.

Inoltre, la data dell'ultima modifica (in Outlook o in Sage X3) sarà quella di riferimento per l'aggiornamento di un record.

La cancellazione di un corrispondente Sage X3 comporta l'eliminazione del Contatto Outlook alla sincronizzazione successiva. L'eliminazione di un contatto Outlook comporta solo l'eliminazione del collegamento con il codice agente (folder Attribuzione) e non quella del corrispondente speculare Sage X3. L'utente potrà effettuare manualmente questa ulteriore cancellazione.

Le informazioni di ordine personale, relative ad un contatto Outlook che è stato sincronizzato con Sage X3, sono memorizzate nel folder "Personale" della scheda Corrispondente speculare. Può trattarsi di un indirizzo personale oppure di un numero di telefono.

Bisogna notare che se un corrispondente ha una scheda interlocutore associata, allora ogni modifica di questo record in questa funzione (per esempio, aggiunta di una data di nascita nella scheda corrispondente) comporta in parallelo la modifica nella tabella degli Interlocutori (refresh del campo "Data di nascita" della scheda interlocutore). E nello stesso modo, ogni modifica dell'interlocutore collegata ad un corrispondente implica anche la modifica del corrispondente. Questo aggiornamento a due livelli avviene automaticamente.

Generalità:

In maniera più generale, tutte le modifiche delle informazioni personali di un contatto Outlook si riflettono sul corrispondente Sage X3 speculare, durante una sincronizzazione, a condizione che i parametri di sincronizzazione dell'utente lo permettano. E inversamente.

Inoltre, la data dell'ultima modifica (in Outlook o in Sage X3) sarà quella di riferimento per l'aggiornamento di un record.

Le informazioni professionali (indirizzo, email, telefono aziendale, società...) di un contatto Outlook sincronizzato con Sage X3 sono memorizzate nella scheda Correspondente, Folder "Professionale".

La cancellazione di un corrispondente Sage X3 comporta l'eliminazione del Contatto Outlook alla sincronizzazione successiva. L'eliminazione di un contatto Outlook comporta solo l'eliminazione del collegamento con il codice agente (folder Attribuzione) e non quella del corrispondente speculare X3. L'utente potrà effettuare manualmente questa ulteriore cancellazione.

Caso particolare del codice Terzo

• Creazione di un Contatto Outlook avente un codice società conosciuto (già registrato nella tabella BPARTNER - Terzi).

Per richiamo, un corrispondente collegato ad un terzo implica la condivisione delle informazioni comuni (descrizione del terzo...)

Il codice società è già esistente nel database dei terzi Sage X3. In questo caso, l'utente all'origine della creazione del contatto Outlook può registrare il codice società con le seguenti sintassi: #CODICESOCIETA# o direttamente CODICESOCIETA. Ciò ha l'effetto di aggiornare il codice terzo nella scheda Corrispondente speculare una volta lanciata la sincronizzazione. Così, quando un terzo/società è conosciuto contemporaneamente in Outlook e Sage X3, la società #CODICESOCIETA# o CODICESOCIETA del Contatto Outlook diventa il terzo CODICESOCIETA del Corrispondente Sage X3.

Esempio:

Terzo DIS001 esistente nel database X3.
Creazione di un contatto Outlook Sig. Paolo DURANTE, collegato alla società #DIS001# o DIS001.
Lancio della sincronizzazione del contatto, poi generazione automatica del corrispondente speculare.
Nel folder "Professionale", il codice Terzo viene di conseguenza aggiornato con il valore DIS001.

• Creazione di un contatto Outlook avente un codice società non identificato nell'anagrafica Sage X3 (nessun record nella tabella BPARTNER - Terzi).

Un contatto Outlook è creato con una società XYZ non identificata (XYZ non esiste nell'anagrafica terzi X3). Una volta creato il corrispondente tramite sincronizzazione, il codice terzo (BPRNUM) del folder "Professionale" non è alimentato con il codice XYZpoichè quest'ultimo non esiste ancora nel database. Invece il campo BPRLIB (descrizione) che è in inserimento libero prende il valore del codice in Outlook, ovvero XYZ.

L'utente potrà in seguito creare manualmente il terzo XYZ nel database, poi modificare manualmente la scheda del corrispondente aggiungendo il codice XYZ nel campo terzo. Alla sincronizzazione successiva, il contatto Outlook sarà aggiornato di conseguenza ed il codice società collegato avrà come sintassi  #XYZ#.

Esempio:

Creazione di un contatto Outlook M. Paolo DURANTE, collegato alla società XYZ senza riferimento nella tabella Terzi X3. La sintassi del codice società sul contatto Outlook è XYZ.
Lancio della sincronizzazione del contatto, poi generazione automatica del corrispondente speculare.
Nel folder Professionale, il Codice Terzo è a blank, ma la sua descrizione assume valore XYZ.

• Creazione di un contatto Outlook senza indicazione società.

Alla sincronizzazione del contatto Outlook senza codice società, il codice terzo della scheda Corrispondente sarà a blank (campo BPRNUM). L'utente potrà allora scegliere un codice terzo già esistente in BPARTNER (tabella dei terzi), per esempio DIS001. Durante una nuova sincronizzazione, il contatto Outlook di origine sarà aggiornato con un codice Società #DIS001#.

• Creazione manuale di un Corrispondente direttamente dalla funzione GESCOR.

L'utente può associare a tale corrispondente un codice terzo di BPARTNER, per esempio DIS002. Alla sincronizzazione, un contatto Outlook è quindi creato in parallelo, con un codice società #DIS002#.

Se l'utente non gli associa un codice terzo di BPARTNER (campo BPRNUM), ma soltanto una descrizione (campo BPRLIB, non controllato), per esempio ZZ. Alla sincronizzazione, un contatto Outlook sarà creato in parallelo, con un codice Società ZZ.

• Generazione automatica di un Corrispondente tipo Agente.

Per richiamo, un corrispondente di tipo agente è sempre generato automaticamente durante la sincronizzazione di un appuntamento X3 per il quale uno dei partecipanti è un agente che non ha ancora una scheda Corrispondente. L'utente corrente (utente in carico della sincronizzazione) deve anche essere l'organizzatore principale dell'appuntamento X3 per il quale l'agente è inserito come partecipante "secondario".

Il codice terzo BPRNUM assume allora il codice dell'agente (un agente Sage X3 che è stato registrato in qualità di terzo nella tabella BPARTNER) e le informazioni professionali sono caricate a partire dalla scheda Agente di riferimento. Alla sincronizzazione, viene creato un contatto Outlook speculare ma senza la nozione di agente.

Da notare anche che se un agente è modificato in Outlook, queste modifiche non saranno prese in conto durante la sincronizzazione. Per considerare le modifiche di dati collegati ad un agente, occorre aggiungerli manualmente in X3 per poi lanciare una nuova sincronizzazione. Vengono quindi aggiornate in Outlook.

Questo folder presenta l'elenco del o degli agenti in carico del corrispondente.

Una volta creato un contatto Outlook, poi sincronizzato con Sage X3, viene generato in parallelo un record speculare nella tabella dei corrispondenti X3, se i parametri di sincronizzazione dell'utente corrente lo autorizzano.

Di default, l'agnte caricato nell'elenco di assegnazione corrisponde al codice agente X3 associato all'utente corrente nel parametro utente AUSCRMF -Agente (capitolo CRM, gruppo COL).

E' comunque possibile aggiungere altri agenti nel database a posteriori. Ciò ha l'effetto di condividere uno stesso corrispondente.

Per esempio, un corrispondente è gestito dall'agente REP01. Aggiungendo l'agente REP02 nell'elenco di assegnazione, ciò ha l'effetto di condividere il corrispondente e quindi il contatto Outlook se i parametri di sincronizzazione dei due utenti lo prevedono. In caso affermativo, la sincronizzazione del corrispondente implica che il contatto Outlook sarà generato nell'elenco dei contatti del secondo utente (relativo all'agente REP02).

 Relativamente all'eliminazione di un contatto Outlook, a livello della scheda corrispondente speculare, il collegamento con l'agente è cancellato e questo, in tutti i casi, anche se l'interlocutore è stato generato in precedenza dal corrispondente.