Księgowość > Zadania na zamknięcie okresu > Memoriały (wysyłki niefakturowane) 

To przetwarzanie automatyczne umożliwia automatyczne księgowanie niewystawionych faktur na podstawie zatwierdzonych i niezafakturowanych wysyłek do klienta. Wysyłki, które nie są uwzględniane, to wysyłki między lokalizacjami, wysyłki kooperacji, wysyłki wypożyczeń, których data zwrotu nie została przekroczona oraz wysyłki całkowicie zwrócone.

Funkcja niewystawionych faktur uruchamiana jest na koniec miesiąca i umożliwia zarządzanie okresowymi, niewystawionymi fakturami. Jeśli wysyłka została zaksięgowana na koniec miesiąca N, a nie została cały czas zafakturowana dla miesiąca N+1, na koniec miesiąca N+1 zostanie wygenerowana nowa, niewystawiona faktura dla tej wysyłki. To przetwarzanie uwzględnia wysyłki niezaksięgowane (nie będące przedmiotem niewystawionej faktury) i niezafakturowane, bądź wysyłki zaksięgowane i niezafakturowane, których data storna powiązanej, niewystawionej faktury jest wcześniejsza niż data nowego wygenerowania.

Należy zauważyć, że niewystawione faktury wygenerowane na podstawie niezafakturowanych wysyłek uwzględniają ewentualne elementy fakturowania, a grupowanie wysyłek w ramach tych dokumentów podąża za tymi samymi regułami grupowania, co grupowanie wysyłek na fakturach z kilkoma wyjątkami.

  • Jedna faktura dla każdej wysyłki lub fakturowanie ręczne. Jedna niewystawiona faktura zostanie utworzona dla każdej wysyłki.
  • Jedna faktura dla każdego zamkniętego zamówienia lub jedna faktura dla każdego zamówienia. Jedna niewystawiona faktura zostanie utworzona dla każdego zamówienia grupując wszystkie wysyłki zamówienia.
  • Jedna faktura na każdego klienta. Jedna niewystawiona faktura zostanie utworzona dla wszystkich wysyłek dotyczących danego klienta.
  • Jedna faktura na okres – Jedna niewystawiona faktura zostanie utworzona dla wszystkich wysyłek przestrzegających następujących kryteriów grupowania, niezależnie od ich częstotliwości fakturowania.

Lokalizacja sprzedaży

Klient fakturowany

Metoda fakturowania

Waluta

Typ ceny

Kod projektu

Płatnik

System podatkowy

 

Klient grupowy

Warunek płatności

Pierwsza linia nazwy klienta fakturowanego

Pierwsza linia adresu fakturowania

Kod pocztowy adresu fakturowania

Miejscowość adresu fakturowania

Stan adresu fakturowania

Księgowanie niewystawionych faktur jest możliwe za pomocą dwóch automatów księgowych:

  • Automat księgowy SDH uwzględnia VAT i elementy fakturowania. Automat księgowy SDH jest automatem proponowanym domyślnie do księgowania niewystawionych faktur.
  • Automat księgowy SDH1 nie uwzględnia VAT, ale uwzględnia elementy fakturowania.

    Warunek

    SEEREFERTTO Odniesienie do dokumentacji Implementacja

    Zarządzanie ekranem

    Do wygenerowania niewystawionych faktur konieczny jest jeden ekran. Umożliwia uzupełnienie kryteriów dotyczących wysyłek do przetwarzania oraz wskazanie oczekiwanego trybu generowania księgowego.

    Status dowodu na ekranie rozpoczynania to obowiązkowo „Ostateczny”, jeśli wybrana kategoria dokumentu to „Rzeczywista”, a firma to:

    • Firma legislacji francuskiej (wartość parametru FRADGI/rozdział TC/grupa CPT to „Tak”, nie podlega zmianie),
    • bądź firma niefrancuska stosująca francuskie zasady zgodności z przepisami DGI nr 13L-1-06 (wartość parametru FRADGI (rozdział TC, grupa CPT) to „Tak” i podlega zmianom).

    Karta Ekran wpisów

    Prezentacja

    Większość pól na tym ekranie jest nieobowiązkowa.

    Kryteria

    Wybór wysyłek do klienta odbywa się w oparciu o kilka kryteriów:

    • Firma, której wysyłka dotyczy. Jeśli pole wyboru Wszystkie firmy jest aktywne, kod firmy nie jest dostępny, a przetworzenie zostanie wykonane dla wszystkich firm folderu.
    • Lokalizacja, której wysyłka dotyczy. Jeśli pole wyboru Wszystkie lokalizacje jest aktywne, kod lokalizacji nie jest dostępny, a przetworzenie zostanie wykonane dla wszystkich uzupełnionych wcześniej lokalizacji sprzedaży firmy. Te informacje nie są dostępne, jeśli opcja Wszystkie firmy została wcześniej zaznaczona.
    • Data maksymalna wyboru wysyłek. W zależności od parametru sprzedaży INVREFDAT, uwzględnianą datą będzie data dostawy lub data wysyłki.
    • Jeden lub wielu klientów (zakresy).

    Generowanie

    Typ generowania

    Na poziomie samego przetwarzania, istnieje możliwość wyboru, czy dokument zostanie wygenerowany:

    • rzeczywisty – rzeczywisty dokument księgowy jest dokumentem, który można zawsze przeglądać i edytować (księga główna, saldo itp.). Jeśli ten wybór jest utrzymany, można zadecydować, czy dokument rzeczywisty ma status tymczasowy czy ostateczny. Wysyłka przetworzona przez dokument rzeczywisty uznawana jest za zaksięgowaną. Można ją uwzględnić ponownie wyłącznie od daty stwierdzenia dla niej storna. W takim przypadku, dokument storna niewystawionej faktury zostanie automatycznie wygenerowany dla daty storna.
    • symulacja aktywna lub symulacja nieaktywna – dokument w symulacji, po jego aktywacji, jest również zintegrowany na ekranach przeglądania oraz w wydrukach księgowych. Dokument symulacji może zostać przetworzony w dokument rzeczywisty bądź dezaktywowany, aby stać się dokumentem w symulacji nieaktywnej (tzn. dokumentem ukrytym, niewidocznym w trybie edycji bądź przeglądania). Uwaga, aby zapewnić spójność nie należy przekształcać dokumentu w symulacji wystawionego na podstawie wysyłki w dokument rzeczywisty, ponieważ nie ma pewności utworzenia połączenia. Wysyłka przetworzona przez dokument w symulacji nie jest uznawana za zaksięgowaną.

    Istnieje możliwość wygenerowania za pierwszym razem dokumentu w trybie symulacji, a następnie, po jego sprawdzeniu, ponownego wygenerowania w trybie rzeczywistym. W takim przypadku, dokument w symulacji jest automatycznie usuwany i zastępowany przez dokument rzeczywisty, który w takim przypadku uwzględnia nowe, niezafakturowane wysyłki.

    Status dowodów

    Te pola wyboru są dostępne wyłącznie, jeśli tryb generowania jest rzeczywisty. Dokument ostateczny nie może być zmieniony lub usunięty. Dostępne pozostają wyłącznie wpisy analityczne.

    Kod automatu księgowego

    Jest to automat księgowy, który zostanie użyty do wygenerowania niewystawionych faktur. Domyślnie system proponuje automat księgowy SDH.

    Typ zapisu

    Jest to typ zapisu księgowego, który zostanie użyty do wygenerowania niewystawionych faktur i ich storn. Typ zapisu jest inicjalizowany przez typ zapisu uzupełniony w automacie księgowym wskazanym, jeśli tryb generowania jest rzeczywisty. Jeśli jest to symulacja, typ użytego dokumentu wynikał będzie z parametru TYPACC (dla wartości Folder).

    Dziennik

    Można zadecydować, w którym z dzienników ten dokument zostanie zapisany (z zastrzeżeniem, że dotyczy to tylko typów dokumentów akceptowanych przez dany dziennik). Domyślnie, dla generowania w symulacji, zapis zostanie zapisany w dzienniku powiązanym z tym typem zapisu. Jeśli generowanie odbywa się w trybie rzeczywistym, użyty zostanie dziennik zapisany we wskazanym automacie księgowym lub, jeśli nie został podany, w dzienniku powiązanym z tym typem zapisu.

    Data dokumentu i data storna

    Należy dodatkowo wyszczególnić datę zapisu wygenerowanej, niewystawionej faktury, jak również datę zapisu jej storna (jeśli wybrany typ generowania jest wyłącznie w trybie Rzeczywistym). Domyślnie proponowana data storna to pierwszy dzień następnego okresu księgowego. W klasycznym schemacie użycia, niewystawione faktury są generowane na koniec miesiąca i stornowane na początku następnego miesiąca tak, aby na koniec miesiąca mieć wgląd w jeszcze niezafakturowane wysyłki.

    Należy zauważyć, że przetwarzanie niewystawionych faktur generuje dwa dokumenty w trybie Rzeczywistym. Niewystawiona faktura i jej strono.

    Log

    Zaznaczenie pola Log umożliwia otrzymanie podsumowania, po zakończeniu przetwarzania, wszystkich wygenerowanych dokumentów, wg Firmy, Lokalizacji oraz Dostawcy (niewystawione faktury, storna niewystawionych faktur), jak również różne sumy netto bądź brutto wg Firmy i Lokalizacji z waloryzacją netto każdej pozycji przetworzonej wysyłki.

    Zamknij

     

    Pola

    Na tej karcie występują następujące pola :

    Kryteria wyboru

    • Wszystkie firmy (pole ALLCPY)

    To pole wyboru należy zaznaczyć w celu przetwarzania dla wszystkich firm. W przeciwnym razie należy wskazać firmę.

    Przypadek szczególny

    W środowisku wielolegislacyjnym, to pole wyboru nie jest dostępne. Przetwarzania można dokonać wyłącznie dla pojedynczych firm, ponieważ typ dokumentu oraz dziennik użyte dla księgowości dotyczą zazwyczaj jednej legislacji.

    Należy wprowadzić firmę na potrzeby raportu.

     

    • Wszystkie lok. (pole ALLFCY)

    Jeśli to pole wyboru jest zaznaczone, wskazuje, że przetwarzane są wszystkie lokalizacje.

    Należy wskazać lokalizację, dla której ma zostać wykonane przetworzenie.

    Blok numer 2

    • Wysyłki do (pole SHIDAT)

    Należy wprowadzić datę wysyłki umożliwiającą wybór elementów do przetworzenia:

    • Pozycje zamówienia do dostarczenia
    • Dokumenty wysyłki lub pobrania dla pobrania, zatwierdzenia lub fakturowania obciążenia.

    Uwzględniane są wszystkie elementy zawierające datę wysyłki równą lub wcześniejszą niż bieżący dzień.

    Zakres od - do

    Z tego zakresu należy skorzystać, aby odfiltrować wybór do pojedynczego klienta fakturowanego lub tylko do klientów fakturowanych, których numer referencyjny zawiera się w zdefiniowanym zakresie.

     

    Generowanie

    • Typ generowania (pole TYP)

    Kategoria konfigurowana jest w typie dziennika.
    Kategoria dziennika księgowego może przyjąć jedna z następujących wartości:

    Wprowadzony:
    Wprowadzony dziennik można także podejrzeć i wydrukować (Księga Główna, Saldo, itp.). Dokument jest integrowany z saldem, jeżeli dokument ten zostaje zapisany.

    Symulacja aktywna/ Symulacja nieaktywna:
    Od momentu uruchomienia, zapis symulacyjny jest również zintegrowany z zapytaniami i wydrukami. Może on zostać przekonwertowany na wprowadzony dziennik, lub zdezaktywowany by pozostał nieaktywnym zapisem symulacyjnym (oznacza to, że pozostaje niewidoczny dla zapytań i wydruków, np. księgowanie inwentaryzacji zapasów).
    SEEWARNINGOkres dla danego typu księgi nie może zostać zamknięty dopóki księgowania symulacyjne nie zostaną anulowane lub przekonwertowane na księgowania wprowadzone. Status zapisów symulacyjnych zmienia się używając funkcji przetwarzania modułu Rachunkowość.

    • Status podziału (pole STA)

    W przypadku generowania rzeczywistego, status zapisu może być następujący:

    • Tymczasowy
    • Ostateczny

    Wymagany status zapisu księgowego to ostateczny, kiedy wnioskowany typ generowania to rzeczywiste, a firma odpowiada następującym kryteriom:

    SEEINFOTen status określa możliwość edycji lub nie dokumentu. Po ustawieniu statusu ostatecznego, zmiany nanoszone na dokument mają charakter informacyjny bądź dotyczą księgowania analitycznego. Data, kwoty, konta, kod VAT i inne informacje stricte księgowe nie mogą być modyfikowane.

    W statusie tymczasowym, dokument podlega zmianom dla większości informacji, które zawiera. Opcje modyfikacji mogą się różnić w zależności od:

    • Rodzaju i pochodzenia dokumentu księgowego:
      • Tymczasowy dokument rozliczenia – nie można usunąć pozycji bankowej
      • Dokument faktury zakupu – nie można usunąć pozycji kontrahenta, nie można zmodyfikować konta zakupu i VAT
    • Zdarzenia zarządzania mają wpływ na dokument księgowy:
      • Konto obciążenia z zadeklarowaną kwotą VAT
      • Uzgodnione bądź nie konto VAT.

    Każdy wprowadzony zapis księgowy pozwiązywany jest z typem danych. Typ zapisu odpowiada rodzajowi wprowadzonego zapisu: faktura klienta, inne operacje, rozliczenie itp.

    Te dane dostarczają reguły zarządzania dotyczącymi VAT, monitami itp. Jest to jeden z kluczowych elementów wprowadzania zapisu księgowego.

    W zależności od ustawień typu zapisu, można umożliwić lub zapobiec propagacji do ksiąg ręcznych.

    SEEWARNINGTyp zapisu zezwala lub przerywa przekazanie do innych ksiąg firmy lub lokalizacji wprowadzania.

    Wprowadź kod dziennika (1 do 5 znaków alfanumerycznych).
    Dziennik księgowy może być zainicjowany domyślnie w zależności od wybranego typu dziennika. Koresponduje on z dziennikiem księgowym, w którym dokonany zostanie zapis.
    SEEINFOWprowadzanie nieautoryzowanego kodu dziennika na poziomie typu dziennika nie jest możliwe.

    • Data dokumentu (pole INVDAT)

    Należy wprowadzić datę, która zostanie użyta dla każdej utworzonej faktury.
    Ta data jest inicjalizowana przez bieżącą datę. Podlega ona kontroli obecności w tabeli okresów oraz w tabeli lat obrotowych. Rok obrotowy i okres muszą być otwarte.

    Ta data jest również używana do odfiltrowania rozrachunków wybranych faktur.
    Zob. pomoc dla pola Wymagalności faktur do.

    • Data storna (pole EXTOURNE)

    Ta data odpowiada dacie strona w księgowaniu wygenerowanych zapisów w dzienniku. Musi ona należeć do roku obrotowego i okresu, które są nierozliczone.

    • Log (pole TRACE)

    To pole wyboru należy zaznaczyć, aby wygenerować log po wykonaniu procesu.

    Zamknij

     

    Zadanie przetwarzania w tle

    Tę funkcję można wykonać w trybie wsadowym,, ale brak dedykowanego zadania standardowego do jej wykonania.

    Przyciski określone

    Umożliwia zapamiętanie bieżących ustawień.

    Umożliwia przywołanie zapamiętanych wcześniej ustawień.

    Umożliwia usunięcie zapamiętanych ustawień.

    Komunikaty o błędach

    Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :

    Rok obrotowy nie jest otwarty

    Ten komunikat wyświetla się, gdy data wprowadzonego dokumentu dotyczy nieotwartego roku obrotowego.

    Okres nie jest otwarty

    Ten komunikat wyświetla się, gdy data wprowadzonego dokumentu dotyczy nieotwartego okresu.

    Okres zamknięty

    Ten komunikat wyświetla się, gdy data wprowadzonego dokumentu dotyczy zamkniętego okresu.

    Tabela wyzwalająca nie jest SINVOICEV.

    Ten komunikat wyświetla się, jeśli wybrany automat księgowy nie działa w oparciu o tabelę SINVOICEV. Aby umożliwić funkcjonowanie, przetwarzanie niewystawionych faktur opiera się na tymczasowych rekordach tabel faktur.

    Typ dokumentu księgowania niedozwolony w operacji rzeczywistej

    Ten komunikat wyświetla się, jeśli wybrany typ dokumentu nie jest dokumentem rzeczywistym, a przetwarzanie wygeneruje dokumenty rzeczywiste.

    Typ dokumentu księgowania niedozwolony w symulacji

    Ten komunikat wyświetla się, jeśli wybrany typ dokumentu nie jest dokumentem rzeczywistym, a przetwarzanie wygeneruje dokumenty w symulacji.

    Nieautoryzowany dziennik w wybranym typie dokumentów księgowania

    Wybrany uprzednio typ dokumentu nie dopuszcza tego dziennika.

    Jak również wszystkie komunikaty dotyczące ewentualnych problemów tworzenia dokumentu księgowego.

    Dzienniki otrzymają status ostatecznie zaksięgowanych dla firmy

    Jeśli przetwarzanie zostało uruchomione dla firmy, a ta firma stosuje zgodność z przepisami DGI nr 13L-1-06 (tzn. wartość parametru FRADGI (rozdział TC, grupa CTP) to „Tak”), dokumenty rzeczywiste wygenerowane przez przetworzenie będą miały status „Ostateczny”.

    Dzienniki otrzymają status ostatecznie zaksięgowanych dla jednej lub wielu firm

    Jeśli przetwarzanie zostało rozpoczęte dla wszystkich firm lub grupy firm, a przynajmniej jedna firma podlega zgodności DGI nr 13L-1-06 (tzn. jeśli wartość parametru FRADGI (rozdział TC, grupa CPT) to „Tak”), dokumenty rzeczywiste wygenerowane przez przetwarzanie będą miały status „Ostateczny”.

    Użyte tabele

    SEEREFERTTO Odniesienie do dokumentacji Implementacja