Adiamento dos contratos
Esta função permite efetuar o reporte dos pré-compromissos e dos compromissos não saldados do exercicio que termina, sobre o exercício seguinte.
Em fim de exercício do orçamento, certos pedidos de compras não encomendadas ou encomendadas parcialmente, certas encomendas não faturadas ou faturadas parcialmente, serão encomendadas ou faturadas sobre o exercício seguinte. Os pedidos de compras e as encomendas tornadas sem objeto tendo sido saldadas previamente, estes pré-compromissos e compromissos restantes, deverão ser reportados sobre o novo exercicio para permitir :
- O registo de uma encomenda sobre um pedido de compra do exercício precedente,
- O registo de uma fatura sobre a encomenda de exercício precedente,
A operação de transferência dos pré-compromissos e compromissos não saldados se efetua em duas etapas :
- Selecção das linhas de compras a reportar.
- Apresentação do resultado da seleção sobre um quadro que permite ao responsável do orçamento de escolher os pré-compromissos e os compromissos a tratar.
Etapas do encerramento orçamental
Condições de transferência
Adiamento autorizado
O adiamento autorizado em todos os casos seguintes :
- No caso de um orçamento (BUD) existente para um montante orçamentado suficiente,
- No caso de um orçamento (BUD) existente para um montante orçamentado insuficiente : sem controlo ligado ao montante orçamentado,
- No caso de um orçamento (BUD) inexistente sobre o exercício de adiamento (sem montante orçamentado registado) e o orçamento cobrindo o exercício : sem controlo ligado à existência do orçamento sobre o exercício seguinte.
- No caso de um código orçamento (BUDGET) não cobrindo o exercício de adiamento : sem controlo sobre o código orçamento.
Relatório Recusado
O adiamento será recusado, apenas se :
- Uma ou várias secções de imputações estão fora de limite de validade : Mensagem significativa no ficheiro rasto.
Resultados da transferência
Exercício emissor :
- Criação no compromisso ou os pré-comprromissos de uma linha de saldo sobre o exercício em curso de encerramento,
Exercício receptor :
- Criação nos compromisso ou o pré-compromisso de uma linha de compromisso ou de pré-compromisso sobre o novo exercício.
Gestão do ecrã
Selecção das linhas de compras a reportar
Este tratamento é efetuado a partir de um pedido por sociedade (CMMREP) permitindo selecionar os pedidos de compras e as linhas de encomendas em curso, que não foram saldadas sobre um exercício, para os adiar sobre o exercício seguinte : Contabilidade/Orçamentos/Encerramento dos orçamentos.
As informações de cabeçalho de ecrá permitem indicar os principais critérios de seleção : Sociedade e exercício emissor cujo registo dirige as datas de início e de fim deste exercício, assim que a atualização do exercício recetor e das suas datas de início e de fim.
Critérios complementares podem ser combinados para reduzir a população dos objetos a consultar : Limites de estabelecimetos e tipos de documentos.
- Limites de estabelecimentos : Apenas os estabelecimentos anexados à sociedade registada são apresentados em seleção.
- Tipos de documentos : É possível reduzir a seleção aos pedidos de compras apenas ou às encomendas únicas. Por defeito os dois tipos de documentos respondendo aos critérios de seleção são apresentados.
A ativação da tecla "Afixar/Refrescar", tem por efeito de afixar no quadro a lista das compras e/ou encomendas correspondentes à seleção efetuada.
O número máximo de linhas autorizado por seleção é de 500. Em caso de ultrapassagem deste limite, uma mensagem "Quadro cheio" indica que a seleção ultrapassa as 500 linhas autorizadas. A resposta "OK" nesta mensagem apresenta então as 500 primeiras linhas. Para reduzir a seleção, falta utilizar os critério de seleção sobre os limites : Estabelecimentos e tipos de documentos.
Resultado da seleção
Após registo dos critérios de seleção e ativação do botão "Afixar/Refrescar" as linhas de compras selecionadas aparecem num quadro que permite ou não de lançar a sua transferência.
As colunas apresentadas são informativas (Tipo de documento, número de documento, data, compromissos, secção analítica 1, secção analítica 2, secção analítica 3, montante a reportar, divisa) e não são modifiáveis à exceção das colunas seguintes :
- Coluna "Adiamento" : Permite selecionar individualmente um pedido de compra ou uma encomenda, mas a seleção de todas as linhas de compras apresentadas pode ser efetuada numa única operação pelo botão "Tudo assinalar/Desassinalar". Esta selecção pode ser anulada pelo mesmo botão.
- Coluna "Detalhe" : A lupa permite aceder directamente ao pedido de compra ou na encomenda.
Botões contextuais, acessíveis por "clique direito" e seleção na lista, permitindo :
- Ordenar as linhas de compras por um número de documento, ou por conta do orçamento.
- Aceder à encomenda, no pedido de compra, ao pré-compromisso ou ao compromisso.
Ecrã de registo
Campos
Os seguintes campos estão presentes neste separador :
Critérios
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Acções
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Tipo de documento
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Rastro
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Quadro Cabimentação
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Fechar
Funções acessíveis por clique direito no quadro
Pac. orç.
Cabimentação
Acesso ao ecrã de registo / consulta do pré-compromisso ou do registo do último pedido de compra ou da encomenda.
Documento
Acesso ao ecrã de registo/consulta da encomenda (pedido de compra ou encomenda)..
Ord. p/nr. de doc,
Ordenação linhas compras por número de documento.
Ord. por cont. orçamental
Ordenação linhas compras por conta orçamentável
Fechar
Mensagens de erro
Para além das mensagens genéricas, as seguintes mensagens de erro podem aparecer durante o reg. :
Nada assinalado. Deseja sair sem execução ?
Esta mensagem se afixa se pretende validar (OK ou "Entrada") e que você não selecionou nenhuma cobertura a reconduzir.
O exercício orçamental receptor, não aberto ou aberto
Esta mensagem se afixa após o registo do campo "Exercício emissor" quando o exercício recetor correspondente está fechado.
O exercício seguinte (receptor) não existe / não está criado
Esta mensagem se afixa após o registo do campo "Exercício emissor" quando o exercício recetor correspondente não está criado.
Exercicio não aberto
Esta mensagem se afixa após o registo do campo "Exercício emissor" quando o exercício existe mas não está aberto.
Socied. inexistente
Esta mensagem se afixa se o código da sociedade registada não é um código existente.