Saldo de encomendas
Esta função permite saldar ou de anular o saldo de uma ou várias linhas de encomendas.
Os compromissos gerados pelas linhas de encomendas são, quando a função de saldo está lançada, estornada (em montantes negativos).
A operação de saldo das linhas de encomendas se efectua em duas etapas :
- Selecção das linhas de encomendas não saldadas pelo intermédio da função FUNCLEAR permitindo especificar os limites da seleção (Compras/Encomendas/Saldos das encomendas),
- Apresentação do resultado da seleção sobre um quadro que permitirá ao responsável do orçamento de decidir ou saldo ou não das linhas de encomendas não saldadas.
Quando as faturas complememntares sobre encomenda foram registados, o saldo de uma linha de encomenda tem por efeito de tomar em conta o conjunto das faturas complementares registadas sobre esta linha de encomenda. Com efeito, mesmo se a linha de encomenda foi rececionada em uma ou várias vezes e faz o objeto de uma ou várias faturas complementares, o que no momento do saldo da linha de encomenda que estas faturas são tomadas em conta e que os movimentos de pagamento de stock são efetuadas. As faturas complementares são então ventiladas por relação às quantidades rececionadas de cada uma das receções da linha de encomenda.
Etapas do encerramento orçamental
Etapas do encerramento orçamental:
- Primeira etapa Recondução das coberturas anuais,
- Segunda etapa : Saldo das linhas de pedidos de compra e das linhas de encomedas a não reportar,
- Terceira etapa : Tratamento das receções e as faturas a receber de fim de exercício,
- Quarta etapa : Transferência des pré-compromissos e de compromissos não saldados,
- Quinta etapa : Transferêcia das coberturas plurianuais.
A execução destas etapas deve seguir a ordem cronológica acima, às receções seguintes:
- Se a recondução de uma cobertura anual não foi efetuada, a relação dos compromissos e pré-compromissos procederá na criação de uma nova cobertura, mas a recondução não será mais possível.
- A transferência dos compromissos pode ser efectuada antes ou após o tratamento das facturas a receber no fim do exercício,
- A transferência das coberturas plurianuais está imperativamente a última etapa do encerramento do orçamento.
O saldo das linhas de compras (pedidos de compras e encomendas de compras) tornam-se sem objeto, se inscreve ao título da segunda etapa do encerramento do orçamento.
As linhas de encomendas, constituem um compromisso nas linhas dos orçamento que implica um consumo do montante do orçamento. Se estas linhas se tornam sem objeto, a operação de saldo destas linhas tem por objeto de desengajar a linha do orçamento do montante destas despesas previstas que não serão consumidas e então não reportadas sobre o exercício seguinte.
O saldo de uma encomenda rececionada parcialmente está interditado pelo Orçamentos operacionais, tanto que a receção não foi faturada, ou que um bom de devolução não está "Contabilizado" ou "Faturado totalmente".
Em fim de exercício, os gestores orçamentais devem então passar em revista as linhas de encomendas não faturadas ou faturadas parcialmente, para decidir se o seu saldo está a reportar ou a saldar.
Gestão do ecrã
A seleção das encomendas de compras a tratar se faz pelos critérios seguintes :
- Limites de estabelecimetos das encomendas
- Limites de datas (data de criação de encomenda)
- Limites de tipos de encomendas
- Limites sobre o número de encomenda a tratar
- Limites de fornecedores
- Limites de artigos
- % tolerância quantidade
- Encomendas a tratar
É possível de registar os diferentes critérios de seleção das linhas de encomendas e de selecionar as linhas para tratamento.
É igualmente possível, no momento do tratamento, de saldar uma linha não saldada e de anular o saldo de uma linha já saldada.
Por entre estes critérios, certos campos devem ser obrigatoriamente preenchidos :
Limites estab. de encomenda
Os estabelecimento e fim são iincializados pelo estabelecimento de compra associado ao operador conectado. Estes limites podem ser de tipo modificados em função dos privilégios do utilizador : se um único estabelecimento está autorizado, este está afixado sem possibilidade de modificação.
Encomendas a tratar
Este campo permite definir o estatuto de encomendas a tratar e logo cujo tipo de ação a efetuar. Três escolhas são propostas :
- Não saldado: a utilizar se deseja saldar as linhas de encomendas (escolha proposta por defeito)
- Saldado : a utilizar se deseja anular o saldo
- Todas : se deseja num mesmo tratamento saldar certas linhas e anular o saldo de outras linhas
Outros critérios de selecção são propostos mas não são obrigatórios, permitem afinar a seleção, é nomeadamente os limites sobre Número de encomendas, sobre fornecedores ou sobre artigos.
Por entre estes campos, certos têm no entanto uma influência sobre o tratamento :
% tolerância quantidade
Esta percentagem de tolerância permite restringir a proposição das linhas de encomendas a tratar. Com efeito,se indica uma percentagem, apenas as linhas de encomendas apresentam um remanescente por relação à quantidade inferior à percentagem registada, seja propostos em tratamento. De referir que se deixa a percentagem de tolerância a zero, apenas as encomendas a saldar que foram rececionadas totalmente (quantidade rececionada superior ou igual à quantidade encomendada) serão tratados.
Exemplos:
Percentagem registada = 10%
Uma linha de encomenda tendo Qtd encomenda = 100, Qtd recepcionada=92, Remenescente= 8, R/QC= 8%, está proposta para tratamento
Ecrã de registo
Apresentação
Tratamento
Este campo permite decidir qual tipo de tratamento você deseja efectuar sobre cada linha por entre as três propostas :
- Nenhum é a escolha proposta por defeito. A linha não será tratada no momento da validação
- Saldo : permite saldar uma linha não saldada.
- Anulação permite anular o saldo de uma linha já saldada
É igualmente possível de efectuar um tratamento global de todas as linhas do quadro. Para tal, deve posicionar o cursor sobre o número de linha, utilizar o botão contextual e escolher a opção "Tratamento global". Esta escolha pode ter efeitos diferentes sobre as linhas propostas : para as linhas não saldadas, o campo "Tratamento" toma o valor "Saldo", para as linhas já saldadas, este mesmo campo toma o valor "Anulação"
Em todos os casos, a atualização das encomendas é feita após activação do botão de validação.
Botões contextuais, acessíveis por "clique direito" e seleção na lista, permitindo :
- ordenar as linhas de encomendas por número de encomenda, por número de cobertura, por nº de entidade ou número de conta.
- Aceder à encomenda (botão "Detail") na cobertura, a linha do orçamento, à conta do orçamento e ao compromisso.
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Campos
Os seguintes campos estão presentes neste separador :
Quadro
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| Esta zona permite selecionar as linhas de encomendas a saldar, ou cujo pode anular o saldo, por assinalação unitária ou pelo tratamento global. |
| Code du site émetteur de la ligne de commande. |
| Número de encomenda, permitindo de identificar aquela de maneira única. Este número está gerado automaticamente em cada criação de encomenda segundo a parametrização do contador associado. |
| Código identificando o fornecedor ao qual está desejado de passar encomenda inicializada, no momento da criação da linha de encomenda. |
| Referência interna do artigo pedido que deve existir na tabela "Artigos", preenchida no momento da criação da linha de encomenda. |
| Indicador de encomenda : "Saldado" ou "Não saldado". |
| Quantidade encomenda para a linha de encomenda. |
| Quantidade rececionada para a linha de encomenda. |
| Quantidade faturada para a linha de encomenda. |
| Unidade de compra do artigo, definido ao nível da ficha artigo ou ligado ao fornecedor. |
| Montante fora taxas da linha de encomenda em divisas de registo, correspondente à quantidade pedida. |
| Montante fora taxas em divisa de registo, do saldo não faturado da linha de encomenda. |
| Código da divisa de registo da linha de encomenda. |
| Código da cobertura de anexação da linha de encomenda. |
| Código da entidade destinatário da linha de encomenda. |
| Código da conta orçamental de imputação da linha de encomenda. |
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Funções acessíveis por clique direito no quadro
Gestão dos objetos de base
Acesso ao ecrã de registo/consulta da encomenda.
Ação de desvio STANDARD
Seleção da totalidade das linhas de encomenda apresentados.
Ord. por nº encomenda
Ordenação das linhas de encomendas por nº de encomenda
Ord. p/cobertura
Ordenação das linhas de encomendas por nº de cobertura
Ord. p/entidade
Ordenação das linhas de encomendas por nº de destinatário
Ord. por cont. orçamental
Ordenação das linhas de encomendas por nº conta do orçamento.
Gestão dos objetos de base
Acesso ao ecrã de registo/consulta da cobertura de anexação da linha de encomenda.
Gestão dos objetos de base
Acesso ao ecrã de registo/consulta da linha do orçamento da linha de encomenda.
Gestão dos objetos de base
Acesso ao ecrã de registo/consulta da conta do orçamento da linha de encomenda.
Gestão dos objetos de base
Acesso ao ecrã de consulta de compromissp correspondente à encomemenda
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Mensagens de erro
Para além das mensagens genéricas, as seguintes mensagens de erro podem aparecer durante o reg. :
Sem ficha selecionada
Esta mensagem aparece no momento da validação das seleções quando não existe nenhuma encomenda correspondente às seleções efetuadas.
Linha já saldada, saldo impossível !
Esta mensagem aparece quando o tipo de tratamento escolhido é incompatível com um estatuto da linha de encomenda: tentativa de saldo de uma linha já saldada.
Linha não saldada, Anulação de saldo impossível !
Esta mensagem aparece quando o tipo de tratamento escolhido é incompatível com um estatuto da linha de encomenda: tentativa de anulação do saldo de uma linha não saldada.
Não se pode saldar uma encomenda que tenha uma recepção não totalmente facturada
Esta mensagem aparece quando, no quadro dos orçamentos operacionais, você tenta saldar uma encomenda comportando uma receção parcial ainda não faturada.
Não se pode saldar uma encomenda que tenha uma devolução não contabilizada
Esta mensagem aparece quando, no quadro dos orçamentos operacionais, você tenta de saldar uma encomenda tendo feito o objeto de uma devolução que não está ainda contabilizada (nota de crédito a receber não gerada) ou não totalemnte faturada (nota de crédito sobre retorno não registado).