Aprobación/Rechazo

Aprobación de las partidas, de los presupuestos y de las líneas pr

El proceso de aprobación contiene dos funciones:

Presentación para aprobación:

• A partir del objeto correspondiente: partida (barra de menú), presupuesto por ejercicio (icono Acciones en la línea de la tabla) o línea presupuestaria (icono Acciones en la línea presupuestaria).
• A partir de una pantalla de presentación que permite realizar una solicitud de aprobación múltiple: líneas presupuestarias, presupuestos y partidas o presupuestos y partidas, en función de la selección del usuario, de sus derechos y de los parámetros generales que determinan los objetos que hay que aprobar.

Validación o rechazo de aprobación:

• Validación o rechazo de la aprobación por medio de la mensajería en respuesta a un mensaje recibido, haciendo clic en el vínculo correspondiente o accediendo a la función seleccionando el fichero vinculado,
• A partir de una pantalla de presentación que permite validar o rechazar la solicitud de un único objeto o de todos los objetos de una solicitud múltiple.

Si se aprueba un único objeto, se puede modificar el importe aprobado de dicho objeto dentro de los límites de los controles establecidos: Ejemplo: el importe de la partida no puede ser inferior al total de sus presupuestos. El importe del presupuesto no puede superar el importe de la partida y debe ser inferior al total de sus líneas presupuestarias, etc.

Solo se pueden presentar para aprobación y aprobar los objetos presupuestarios con importes, a excepción de los objetos de tipo "Fuera presupuesto", que se pueden presentar para aprobación y aprobar con un importe igual a cero.

La gestión de las aprobaciones de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias se rige por tres parámetros de sociedad que permiten definir los controles (Sí/No) que se van a realizar en cada nivel presupuestario. No hay ningún control particular de coherencia entre los distintos valores.

Estos parámetros permiten indicar si: 

• Una aprobación se procesa a nivel de la "Partida presupuestaria", parámetro GDDAPPENV,
• Una aprobación se procesa a nivel del "Presupuesto por ejercicio", parámetro GDDAPPBUD,
• Una aprobación se procesa a nivel de la "Línea presupuestaria", parámetro GDDAPPLIG.

Las distintas combinaciones posibles son las siguientes:

El control que se realiza en la entrada de los parámetros generales prohíbe la opción NO, NO, NO.

Si el valor de un nivel es "NO", su campo "estado" se alimentará con el estado de la entidad superior en la creación y mantendrá dicho estado en las actualizaciones.

Por lo tanto, si una línea presupuestaria sujeta a la evolución de su presupuesto se crea después de presentar el presupuesto, esta se crea en estado "Para aprobar", mientras que si se crea después de aprobar el presupuesto, se crea en estado "Aprobado". Si se rechaza la aprobación de un objeto presentado para aprobación, los objetos vinculados a su evolución vuelven al estado "Introducido". En el ejemplo anterior, si se rechaza la aprobación del presupuesto, todas sus líneas vuelven al estado "Introducido".

Estos niveles de aprobación se procesan de forma secuencial y según distintos circuitos de aprobación parametrizables:

• Aprobación en cascada: la solicitud de aprobación de un "Presupuesto por ejercicio" solo se origina cuando el presupuesto pertenece a una "Partida presupuestaria" aprobada o cuando no se gestiona ninguna aprobación a nivel de la "Partida presupuestaria". Del mismo modo, la solicitud de aprobación de una "Línea presupuestaria" solo se origina cuando la línea pertenece a un "Presupuesto por ejercicio" aprobado o cuando no se gestiona ninguna aprobación a nivel del "Presupuesto por ejercicio".
• Aprobación múltiple: la aplicación permite realizar solicitudes de aprobación conjuntas de una línea, un presupuesto y una partida realizando la selección mediante el nivel inferior. En una configuración en la que se solicita la aprobación de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias (SÍ, SÍ, SÍ), la selección de una línea presupuestaria selecciona automáticamente el presupuesto y la partida. Si no se quiere solicitar la aprobación de las líneas presupuestarias, la selección se realiza a partir del presupuesto, que selecciona automáticamente la partida correspondiente. La solicitud de aprobación de las líneas presupuestarias solo se puede realizar una vez que se aprueban sus presupuestos. No se puede seleccionar únicamente la línea presupuestaria si no se han aprobado su presupuesto y su partida.
• Desconexión de las líneas presupuestarias: estas reglas en cascada se pueden suprimir a nivel del usuario (parámetro general) para permitir la aprobación de una línea presupuestaria por anticipado y autorizar las compras en estas líneas sin provocar la aprobación de los presupuestos y las partidas correspondientes. 
• Acceso limitado por usuario: con respecto a las reglas anteriores, los parámetros de usuario USRAPPENV, USRAPPBUD y USRAPPLIG permiten limitar a un usuario determinado la aprobación de las partidas, los presupuestos, las líneas o una combinación de estos objetos (partidas y presupuestos o presupuestos y líneas)
  
  Estas restricciones no cambian las reglas de gestión de las aprobaciones, y un usuario autorizado a aprobar las líneas presupuestarias verá dichas líneas si los parámetros de aprobación establecen la aprobación directa y los presupuestos y las partidas están aprobados directa o indirectamente. Lo mismo ocurre cuando se limita la aprobación de los presupuestos, que se muestran después de aprobar las partidas si su aprobación es directa.

El establecimiento de una gestión de aprobaciones implica la siguiente operación:

• El estado pasa a "Introducido" al registrar la partida, el presupuesto y la línea,
• A nivel de cada objeto y/o de la función de "Solicitud de aprobación global", se activa un workflow mediante el botón "Solicitud de aprobación". El estado pasa a "Para aprobar".
• Respuesta a este workflow por el o los firmantes (según los circuitos de firma establecidos). El estado pasa a "Aprobado" o "Introducido" en caso de rechazo. La aprobación o el rechazo no solo afecta al objeto correspondiente, sino también a los objetos de un nivel inferior, que no contienen ninguna gestión de aprobaciones.

Circuitos de firmas

Parametrización previa

La aprobación de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias y la aprobación de las revisiones presupuestarias pueden ir acompañadas de un circuito de firmas parametrizable. La implementación de estos circuitos de firmas está vinculada a la parametrización de los siguientes elementos:

• Modelo de datos BUOAPP para el grupo de tablas vinculadas a la tabla BUDAPP (BOA) para las aprobaciones presupuestarias y BUOREV para el grupo de tablas vinculadas a la tabla BUDREV (BRV) para las revisiones.
• Normas de workflow BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL para las aprobaciones presupuestarias y REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL para las revisiones.
• Normas de asignación de los usuarios BUOAPP para las aprobaciones presupuestarias y BUOREV para las revisiones.
• Asignación de los usuarios. Esta función permite introducir fórmulas en los campos "usuario" cuando se selecciona el campo "Fórmula/usuario". Esta fórmula se evaluará al ejecutar el workflow. Si el valor del campo es inferior o igual a cinco, se considera que se trata de un código de usuario introducido y este campo no se evalúa.

Fórmulas de búsqueda de los firmantes

Los firmantes se pueden buscar a través de su código o de una fórmula que lo busca mediante las entidades.

Cada entidad consta de:

• un código de usuario
• una entidad responsable
• una entidad de aprobación
• una entidad de dependencia

La partida, sus presupuestos y líneas tienen una entidad responsable, una entidad de aprobación (EA1) y una entidad de dependencia (ER1). La propia entidad de aprobación EA1 consta de una entidad de aprobación EA2, y así sucesivamente, hasta la última entidad de la pirámide. Lo mismo ocurre con la entidad de dependencia ER1 asociada a ER2, a su vez asociada a ER3, hasta la última entidad de la pirámide. Cada entidad consta de un código de responsable que puede buscarse mediante una fórmula que sustituye al código de usuario introducido en la parametrización (ver tabla más abajo).

Por lo tanto, se puede realizar la parametrización de las asignaciones de los usuarios de la siguiente manera:

• Entidad de aprobación = 103
• Firmante 1 = [F:ER1]USR (USR de la entidad 203, o sea MCL3)
• Firmante 2 = [F:EA1]USR (USR de la entidad 103, o sea MCL1)
• Firmante 3 = [F:EA2]USR (USR de la entidad 10, o sea MCL2)
• Firmante 4 = [F:ER2]USR (USR de la entidad 20, o sea MCL4)
• Firmante 5 = [F:EA3]USR (USR de la entidad 1, o sea MCL9)
• Firmante 6 = [F:ER3]USR (USR de la entidad 1, o sea MCL9)

En caso de modificación del responsable de una entidad, el uso de fórmulas permite conservar los circuitos de firmas implementados sin necesidad de cambiarlos, pues esta modificación se tiene en cuenta automáticamente al cambiar la entidad.

Requisitos

Consulta la documentación de Puesta en marcha

Gestión de Pantalla

Pantalla de captura

Mensajes de Error

Además de los mensajes genéricos, los mensajes siguientes de error pueden aparecer durante la captura :

mens(105,108,1)

Este mensaje aparece cuando tras la presentación de los objetos de la selección, se hace clic en OK sin haber solicitado la aprobación. La respuesta "SÍ" a este mensaje tiene como efecto volver al menú, la respuesta "No" tiene como efecto permanecer en la pantalla, lo que permite solicitar la aprobación.

mens(221,108,1)

Este mensaje aparece cuando se intenta realizar una aprobación por medio de la mensajería y que no se está conectado con el código del firmante esperado para la aprobación.

mens(184,108,1)

Este mensaje aparece cuando se intenta realizar una aprobación por medio de la mensajería y que el objeto ya ha sido aprobado mediante el menú dedicado o mediante el acceso a la tabla de aprobaciones por medio del fichero vinculado transmitido por la mensajería.

mens(166,108,1)

Este mensaje aparece, en la aprobación por objeto, cuando se ha disminuido demasiado el importe aprobado de una partida, de manera que el importe disponible de la partida ya no cubre la suma de sus presupuestos.

mens(116,108,1)

Este mensaje aparece, en la aprobación por objeto, cuando se ha aumentado demasiado el importe aprobado de un presupuesto, de manera que la suma de los presupuestos supera el saldo disponible de la partida.

mens(172,108,1)

Este mensaje aparece, en la aprobación por objeto, cuando se ha disminuido demasiado el importe aprobado de un presupuesto, de manera que la suma de las líneas presupuestarias supera el saldo disponible del presupuesto.

mens(133,108,1)

Este mensaje aparece, en la aprobación por objeto, cuando se ha aumentado demasiado el importe aprobado de una línea presupuestaria, de manera que la suma de las líneas presupuestarias supera el saldo disponible del presupuesto.

mens(10,123,1)

Este mensaje aparece, en la aprobación múltiple, cuando se rechaza la aprobación sin introducir el motivo del rechazo.

Tablas utilizadas

Consulta la documentación de Puesta en marcha