Presentación para aprobación
Esta función permite al responsable del presupuesto solicitar la aprobación de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias en estado "Introducido" de los que es responsable. Una vez que se genera la solicitud, el estado de estos objetos pasa a "Por aprobar".
Esta solicitud se puede enviar al firmante a través de un mensaje WORKFLOW. Al recibir este mensaje, el firmante puede firmar directamente a partir de su mensajería o acceder a la lista de los objetos presupuestarios que debe aprobar.
Las solicitudes de aprobación pueden ir acompañadas de un circuito de firmas controlado por WORKFLOW.
Si en el proceso de aprobación hay varios firmantes, el proceso para el primer firmante se aplica también las firmas siguientes.
Los estados de la partida, el presupuesto o la línea presupuestaria solo pasan a "Aprobado" después de la última firma. Si una de las firmas del circuito se rechaza, el estado cambia a "Introducido".
Aprobación de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias
El proceso de aprobación contiene dos funciones:
Presentación para aprobación:
- A partir del objeto correspondiente: partida (barra de menú), presupuesto por ejercicio (icono Acciones en la línea de la tabla) o línea presupuestaria (icono Acciones en la línea presupuestaria).
- A partir de una pantalla de presentación que permite realizar una solicitud de aprobación múltiple: líneas presupuestarias, presupuestos y partidas o presupuestos y partidas, en función de la selección del usuario, de sus derechos y de los parámetros generales que determinan los objetos que hay que aprobar.
Validación o rechazo de aprobación:
- Validación o rechazo de la aprobación por medio de la mensajería en respuesta a un mensaje recibido, haciendo clic en el vínculo correspondiente o accediendo a la función seleccionando el fichero vinculado,
- A partir de una pantalla de presentación que permite validar o rechazar la solicitud de un único objeto o de todos los objetos de una solicitud múltiple.
Si se aprueba un único objeto, se puede modificar el importe aprobado de dicho objeto dentro de los límites de los controles establecidos: Ejemplo: el importe de la partida no puede ser inferior al total de sus presupuestos. El importe del presupuesto no puede superar el importe de la partida y debe ser inferior al total de sus líneas presupuestarias, etc.
Solo se pueden presentar para aprobación y aprobar los objetos presupuestarios con importes, a excepción de los objetos de tipo "Fuera presupuesto", que se pueden presentar para aprobación y aprobar con un importe igual a cero.
La gestión de las aprobaciones de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias se rige por tres parámetros de sociedad que permiten definir los controles (Sí/No) que se van a realizar en cada nivel presupuestario. No hay ningún control particular de coherencia entre los distintos valores.
Estos parámetros permiten indicar si:
- Una aprobación se procesa a nivel de la "Partida presupuestaria", parámetro GDDAPPENV,
- Una aprobación se procesa a nivel del "Presupuesto por ejercicio", parámetro GDDAPPBUD,
- Una aprobación se procesa a nivel de la "Línea presupuestaria", parámetro GDDAPPLIG.
Las distintas combinaciones posibles son las siguientes:
Consecuencias | Partida | Presupuesto | Línea |
1 El estado de cada nivel evoluciona de forma independiente | SÍ | SÍ | SÍ |
2 El estado de la línea evoluciona en función del estado de su presupuesto | SÍ | SÍ | NO |
3 El estado del presupuesto evoluciona en función del estado de su partida | SÍ | NO | SÍ |
4 El estado del presupuesto y de las líneas evoluciona en función de la partida | SÍ | NO | NO |
5 Solo evolucionan los estados del presupuesto y de las líneas | NO | SÍ | SÍ |
6 El estado de la línea evoluciona en función de su presupuesto | NO | SÍ | NO |
7 Solo evoluciona el estado de la línea | NO | NO | SÍ |
El control que se realiza en la entrada de los parámetros generales prohíbe la opción NO, NO, NO.
Si el valor de un nivel es "NO", su campo "estado" se alimentará con el estado de la entidad superior en la creación y mantendrá dicho estado en las actualizaciones.
Por lo tanto, si una línea presupuestaria sujeta a la evolución de su presupuesto se crea después de presentar el presupuesto, esta se crea en estado "Para aprobar", mientras que si se crea después de aprobar el presupuesto, se crea en estado "Aprobado". Si se rechaza la aprobación de un objeto presentado para aprobación, los objetos vinculados a su evolución vuelven al estado "Introducido". En el ejemplo anterior, si se rechaza la aprobación del presupuesto, todas sus líneas vuelven al estado "Introducido".
Estos niveles de aprobación se procesan de forma secuencial y según distintos circuitos de aprobación parametrizables:
- Aprobación en cascada: la solicitud de aprobación de un "Presupuesto por ejercicio" solo se origina cuando el presupuesto pertenece a una "Partida presupuestaria" aprobada o cuando no se gestiona ninguna aprobación a nivel de la "Partida presupuestaria". Del mismo modo, la solicitud de aprobación de una "Línea presupuestaria" solo se origina cuando la línea pertenece a un "Presupuesto por ejercicio" aprobado o cuando no se gestiona ninguna aprobación a nivel del "Presupuesto por ejercicio".
- Aprobación múltiple: la aplicación permite realizar solicitudes de aprobación conjuntas de una línea, un presupuesto y una partida realizando la selección mediante el nivel inferior. En una configuración en la que se solicita la aprobación de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias (SÍ, SÍ, SÍ), la selección de una línea presupuestaria selecciona automáticamente el presupuesto y la partida. Si no se quiere solicitar la aprobación de las líneas presupuestarias, la selección se realiza a partir del presupuesto, que selecciona automáticamente la partida correspondiente. La solicitud de aprobación de las líneas presupuestarias solo se puede realizar una vez que se aprueban sus presupuestos. No se puede seleccionar únicamente la línea presupuestaria si no se han aprobado su presupuesto y su partida.
- Desconexión de las líneas presupuestarias: estas reglas en cascada se pueden suprimir a nivel del usuario (parámetro general) para permitir la aprobación de una línea presupuestaria por anticipado y autorizar las compras en estas líneas sin provocar la aprobación de los presupuestos y las partidas correspondientes.
- Acceso limitado por usuario: con respecto a las reglas anteriores, los parámetros de usuario USRAPPENV, USRAPPBUD y USRAPPLIG permiten limitar a un usuario determinado la aprobación de las partidas, los presupuestos, las líneas o una combinación de estos objetos (partidas y presupuestos o presupuestos y líneas)
Estas restricciones no cambian las reglas de gestión de las aprobaciones, y un usuario autorizado a aprobar las líneas presupuestarias verá dichas líneas si los parámetros de aprobación establecen la aprobación directa y los presupuestos y las partidas están aprobados directa o indirectamente. Lo mismo ocurre cuando se limita la aprobación de los presupuestos, que se muestran después de aprobar las partidas si su aprobación es directa.
El establecimiento de una gestión de aprobaciones implica la siguiente operación:
- El estado pasa a "Introducido" al registrar la partida, el presupuesto y la línea,
- A nivel de cada objeto y/o de la función de "Solicitud de aprobación global", se activa un workflow mediante el botón "Solicitud de aprobación". El estado pasa a "Para aprobar".
- Respuesta a este workflow por el o los firmantes (según los circuitos de firma establecidos). El estado pasa a "Aprobado" o "Introducido" en caso de rechazo. La aprobación o el rechazo no solo afecta al objeto correspondiente, sino también a los objetos de un nivel inferior, que no contienen ninguna gestión de aprobaciones.
Circuitos de firmas
Parametrización previa
La aprobación de las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias y la aprobación de las revisiones presupuestarias pueden ir acompañadas de un circuito de firmas parametrizable. La implementación de estos circuitos de firmas está vinculada a la parametrización de los siguientes elementos:
- Modelo de datos BUOAPP para el grupo de tablas vinculadas a la tabla BUDAPP (BOA) para las aprobaciones presupuestarias y BUOREV para el grupo de tablas vinculadas a la tabla BUDREV (BRV) para las revisiones.
- Normas de workflow BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL para las aprobaciones presupuestarias y REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL para las revisiones.
- Normas de asignación de los usuarios BUOAPP para las aprobaciones presupuestarias y BUOREV para las revisiones.
- Asignación de los usuarios. Esta función permite introducir fórmulas en los campos "usuario" cuando se selecciona el campo "Fórmula/usuario". Esta fórmula se evaluará al ejecutar el workflow. Si el valor del campo es inferior o igual a cinco, se considera que se trata de un código de usuario introducido y este campo no se evalúa.
Fórmulas de búsqueda de los firmantes
Los firmantes se pueden buscar a través de su código o de una fórmula que lo busca mediante las entidades.
Cada entidad consta de:
- un código de usuario
- una entidad responsable
- una entidad de aprobación
- una entidad de dependencia
La partida, sus presupuestos y líneas tienen una entidad responsable, una entidad de aprobación (EA1) y una entidad de dependencia (ER1). La propia entidad de aprobación EA1 consta de una entidad de aprobación EA2, y así sucesivamente, hasta la última entidad de la pirámide. Lo mismo ocurre con la entidad de dependencia ER1 asociada a ER2, a su vez asociada a ER3, hasta la última entidad de la pirámide. Cada entidad consta de un código de responsable que puede buscarse mediante una fórmula que sustituye al código de usuario introducido en la parametrización (ver tabla más abajo).
Pirámide de aprobación | RES | Nivel | Pirámide de dependencia | RES | Nivel |
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Entidad APP = 1 | MCL9 | EA3 | Entidad RAT = 1 | MCL9 | ER4 |
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Entidad APP = 10 | MCL2 | EA2 | Entidad RAT = 20 | MCL4 | ER2 |
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Entidad APP = 103 | MCL1 | EA1 | Entidad RAT = 203 | MCL3 | ER1 |
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Entidad 20301 |
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| Entidad 20301 |
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Por lo tanto, se puede realizar la parametrización de las asignaciones de los usuarios de la siguiente manera:
- Entidad de aprobación = 103
- Firmante 1 = [F:ER1]USR (USR de la entidad 203, o sea MCL3)
- Firmante 2 = [F:EA1]USR (USR de la entidad 103, o sea MCL1)
- Firmante 3 = [F:EA2]USR (USR de la entidad 10, o sea MCL2)
- Firmante 4 = [F:ER2]USR (USR de la entidad 20, o sea MCL4)
- Firmante 5 = [F:EA3]USR (USR de la entidad 1, o sea MCL9)
- Firmante 6 = [F:ER3]USR (USR de la entidad 1, o sea MCL9)
En caso de modificación del responsable de una entidad, el uso de fórmulas permite conservar los circuitos de firmas implementados sin necesidad de cambiarlos, pues esta modificación se tiene en cuenta automáticamente al cambiar la entidad.
Gestión de pantalla
La pantalla consta de dos partes: la primera permite definir una serie de criterios de selección; la segunda permite visualizar, en una tabla, el conjunto de los objetos que cumplen los criterios introducidos.
El número máximo de líneas autorizado por selección es de 500. En el caso de superar este límite, aparecerá el mensaje de error "Tabla completa". Al hacer clic en "OK" en este mensaje, se mostrarán las primeras 500 líneas. Para restringir los resultados, aplica los criterios de selección: proyecto, rango de entidades responsables, rangos de entidades de aprobación y rangos partidas presupuestarias.
El icono junto a "Marcar/desmarcar todo" permite seleccionar, de una sola vez, todos los objetos presupuestarios obtenidos de la selección. Para anular esta acción, vuelve a hacer clic en el mismo botón.
Pestaña Pantalla de entrada
Presentación
Los datos de la cabecera permiten definir los criterios de selección principales para la consulta en cuestión: sociedad/planta y periodo en el que se encuentran los objetos seleccionados.
También se pueden aplicar criterios complementarios para reducir el número de resultados: proyecto, rango de entidades responsables, rangos de entidades de aprobación y rangos partidas presupuestarias.
Al hacer clic en el icono junto a "Mostrar/actualizar", en la tabla aparecerán la lista de las partidas presupuestarias y la de sus presupuestos y líneas según la selección definida.
Si no hay ninguna partida presupuestaria que cumpla los criterios introducidos, aparecerá el mensaje "Ninguna partida pptaria. fuera de ppto. se corresponde con estos criterios de selección" y el usuario deberá modificar los criterios de selección.
Cerrar
Campos
Los campos siguientes están presentes en esta pestaña :
Selección
| Código de la planta o sociedad que hay que introducir o seleccionar en la lista. Con este código se puede seleccionar el conjunto de partidas, presupuestos y líneas presupuestarias en estado "Introducido" de esta sociedad que haya que aprobar. Si la información introducida corresponde a una sociedad, la selección presenta todos los objetos definidos a nivel de sociedad y de sus plantas. Si la información introducida corresponde a una planta, la selección presenta únicamente los objetos presupuestarios definidos a nivel de esta planta. |
| Título asociado al código de la planta o sociedad. |
Criterios
| Los rangos de fechas indicados permiten filtrar los objetos presupuestarios cuya fecha de inicio esté incluida en este intervalo (la fecha de inicio posterior o igual a la fecha de inicio del periodo y anterior o igual a la fecha de fin del periodo). Por defecto, el campo de la fecha de inicio se completa con la fecha de inicio del último ejercicio abierto, aunque se puede modificar. Las partidas presupuestarias anuales que forman parte de un periodo son aquellas cuya fecha de inicio se encuentra dentro del periodo introducido. Las partidas presupuestarias plurianuales que forman parte de un periodo son aquellas que tienen un presupuesto cuya fecha de inicio está dentro del periodo introducido.
Después de introducir los criterios de selección y hacer clic en el icono junto a "Mostrar/actualizar", aparecen en la tabla las partidas, las líneas presupuestarias y los presupuestos (total o parcialmente) aprobados que corresponden a la sociedad o planta seleccionada y que se encuentran dentro del periodo definido. |
| Por defecto, la fecha de fin se inicializa con la fecha de fin del último ejercicio abierto (modificable). |
| Criterio de selección que permite afinar la búsqueda. Solo se extraerán los proyectos que tengan asociada al menos una partida y que estén relacionados con la sociedad indicada, tanto de forma directa como a través de su planta, grupo de sociedades o grupo de plantas. Solo se presentan para su aprobación las partidas, los presupuestos y las líneas de este proyecto que no se hayan aprobado. Después de introducir los criterios de selección y hacer clic en el icono junto a "Mostrar/actualizar", aparecen en la tabla las partidas, las líneas presupuestarias y los presupuestos sin aprobar que están asociados al proyecto seleccionado. |
| Criterio de selección que permite afinar la búsqueda en un rango de entidades responsables. Mientras que el primer campo permite seleccionar o introducir el código de la primera entidad responsable del rango, en el segundo se selecciona o introduce el código de la última entidad de aprobación responsable. En la selección solo se muestran las entidades cuyo código de sociedad coincida con el introducido previamente y las entidades sin código de sociedad. Después de introducir los criterios de selección y hacer clic en el icono junto a "Mostrar/actualizar", aparecen en la tabla las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias (total o parcialmente) sin aprobar que coinciden con los criterios definidos.
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| Este campo permite introducir o seleccionar la última entidad responsable del rango. |
| Criterio de selección que permite afinar la búsqueda en un rango de entidades de aprobación. Mientras que el primer campo permite seleccionar o introducir el código de la primera entidad de aprobación del rango, en el segundo se selecciona o introduce el código de la última entidad de aprobación del rango. En la selección solo se muestran las entidades cuyo código de sociedad coincida con el introducido previamente y las entidades sin código de sociedad. Después de introducir los criterios de selección y hacer clic en el icono junto a "Mostrar/actualizar", aparecen en la tabla las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias (total o parcialmente) sin aprobar que coinciden con los criterios definidos.
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| Este campo permite introducir o seleccionar la última entidad de aprobación del rango. |
| Criterio de selección que permite afinar la búsqueda en un rango de partidas. Mientras que el primer campo permite seleccionar o introducir el código de la primera partida del rango, en el segundo se selecciona o introduce el código de la última partida del rango. Solo se muestran las partidas con, al menos, un objeto por aprobar (partida, presupuesto o línea presupuestaria). Después de introducir los criterios de selección y hacer clic en el icono junto a "Mostrar/actualizar", aparecen en la tabla las partidas, los presupuestos y las líneas presupuestarias (total o parcialmente) sin aprobar que coinciden con los criterios definidos.
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| Este campo permite introducir o seleccionar la última partida presupuestaria del rango. |
Bloque Número 3
| Después de la entrada del código de sociedad/planta o de los criterios de selección, este botón permite activar la presentación de las partidas, de los presupuestos y de las líneas de estado "Entrado" que cumplen con los criterios de selección. |
| El icono junto a "Marcar/desmarcar todo" permite seleccionar, de una sola vez, todos los objetos presupuestarios obtenidos de la selección. Para anular esta acción, vuelve a hacer clic en el mismo botón. |
Tabla Detalles
| Descripción del nivel del objeto asignado para aprobación: Partida, presupuesto ejercicio y línea presupuestaria. |
| Importe presupuestado de la partida, del presupuesto, de la línea presupuestaria, expresado sin impuestos. |
| Este código permite identificar la divisa de gestión de las partidas, de los presupuestos y de las líneas presupuestarias. Se controla en la tabla de divisas. |
| Columna que permite marcar un objeto en "SÍ" para lanzar su solicitud de aprobación. |
| Código de la partida presupuestaria objeto de la aprobación. |
| Descripción asociada al código de la partida presupuestaria. |
| Campo indicado para las líneas presupuestarias y los presupuestos por ejercicio: código y descripción del ejercicio del presupuesto. |
| Código del proyecto de dependencia de la partida, que procede automáticamente de la partida cuando está asociada a un proyecto. |
| Entidad que gestiona la partida, sus presupuestos y líneas presupuestarias. |
| Entidad consumidora del gasto. Información no modificable procedente de la línea presupuestaria. |
| Cuenta presupuestaria, procedente de la línea presupuestaria, no modificable. |
| Código de identificación del lote definido en el proyecto. |
Cerrar
Icono Acciones
Partida presupuestaria
Este botón permite consultar o modificar la partida y sus presupuestos.
Entrada línea
Este botón permite consultar o modificar la línea presupuestaria.
Cerrar
Mensajes de error
Además de los mensajes genéricos, los mensajes siguientes de error pueden aparecer durante la captura :
No has marcado ninguna opción. ¿Quieres salir de todas formas?
Este mensaje aparece cuando, tras la presentación de los objetos de la selección, se hace clic en "OK" sin haber solicitado la aprobación. Una respuesta afirmativa conlleva volver al menú, mientras que una negativa permite permanecer en la pantalla y solicitar la aprobación.
Ningún objeto se corresponde con estos criterios de selección
Este mensaje aparece tras introducir los criterios de selección y hacer clic en el icono junto a "Mostrar/actualizar". Los criterios introducidos no coinciden con ningún objeto. Esto puede deberse a que la partida no se haya definido en la sociedad introducida, a que no esté asociada al proyecto o a que haya una discordancia entre las entidades con respecto a la partida, etc. Suprime alguno de los criterios para ampliar la búsqueda.
Partida pptaria. no definida en esta sociedad/planta
Este mensaje aparece tras introducir el código de sociedad y el código de la partida y hacer clic en el icono junto a "Mostrar/actualizar". La partida introducida como criterio de selección no pertenece a la sociedad introducida. Modifica el código de la partida o el código de la sociedad.
La aprobación del presupuesto de ejercicio no puede realizarse con esta parametrización
En la aprobación por objeto, este mensaje aparece cuando se intenta asignar un presupuesto a la aprobación (mediante el icono Acciones del presupuesto en la pantalla de introducción de la partida) y la parametrización no se ha definido para que el presupuesto se apruebe directamente (GDDAPPBUD = NO).
La partida pptaria. debe aprobarse para aprobar este presupuesto de ejercicio
En la aprobación por objeto, al intentar asignar un presupuesto a la aprobación (mediante el icono Acciones del presupuesto en la pantalla de introducción de la partida), este mensaje aparece si su partida no está aprobada y la parametrización impone la aprobación previa de la partida (GDDAPPENV = Sí).
La aprobación de la línea pptaria. no puede realizarse con esta parametrización
En la aprobación por objeto, este mensaje aparece cuando se intenta asignar una línea presupuestaria a la aprobación (mediante el icono Acciones de la línea presupuestaria) y la parametrización no se ha definido para que la línea se apruebe directamente (GDDAPPLIG = NO).
El presupuesto de ejercicio debe aprobarse para aprobar la línea pptaria.
En la aprobación por objeto, al intentar asignar una línea presupuestaria a la aprobación (mediante el icono Acciones de la línea presupuestaria), este mensaje aparece si su presupuesto no está aprobado y la parametrización impone la aprobación previa del presupuesto (GDDAPPBUD = Sí).