Traçabilité pièces achats
Utilisez cette fonction pour visualiser la trace d'une pièce achat en restituant :
- dans le sens amont, le flux qui conduit aux pièces d'origine (demandes d'achat, commandes d'achat, etc.),
- dans le sens aval, le flux des pièces :
- jusqu'au règlement total de la facture (acomptes, règlements, échéances, etc.),
- jusqu'aux dépenses et biens comptables si le module Immobilisations est actif,
- jusqu'aux différentes pièces liées aux actions commerciales et/ou aux actions du support client, si le module Gestion de la relation client est actif.
La représentation de la traçabilité affiche également le statut de chacune des pièces. Vous pouvez accéder à l'écran de gestion du document via l'icône Actions.
Lafonction Traçabilité pièces achats est également accessible directement depuis chaque fonction de gestion des pièces achats.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
En-tête
Présentation
L’en-tête de la consultation est utilisé uniquement pour la sélection de la pièce achat à tracer.
Une fois la pièce sélectionnée, son ou ses différents statuts, le code et le nom du fournisseur ainsi que la devise société et celle du dossier sont affichés pour information.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Choisir le sens de la recherche |
| Ce champ, non modifiable, affiche la devise de la société. |
| Ce champ, non modifiable, affiche la devise du dossier. |
| Renseignez un type de pièce si vous souhaitez filtrer la consultation et la limiter à ce type de pièce. |
| Saisissez la référence du numéro de document à consulter, dépendant du type de pièce choisi. |
| Numéro de ligne de la pièce à consulter |
| Aide commune aux différentes consultations de Traçabilité des pièces (achats, ventes, CRM, comptabilité tiers et immobilisations). |
| Aide commune aux différentes consultations de Traçabilité des pièces (achats, ventes, CRM, comptabilité tiers et immobilisations). Par exemple :
|
| Aide commune aux différentes consultations de Traçabilité des pièces (achats, ventes, CRM, comptabilité tiers et immobilisations). Exemples :
|
Onglet Traçabilité
Présentation
La traçabilité des différents documents est représentée sous forme d'arborescence et de tableau, avec l'indication du statut de chaque pièce.
Exemples de représentations arborescentes de flux :
Exemple 1 d'une représentation Aval du flux d'une Demande d'achat :
Demande d'achat |
|
|
|
|
| Soldée : Oui | |
| Commande d'achat |
|
|
|
|
| Facturée : Totalement |
|
| Acompte |
|
|
| Relance : Non | |
|
|
| Règlement |
|
|
| En banque |
|
| Réception achat |
|
|
|
| Facturée : Totalement |
|
|
| Facture achat |
|
|
| Etat facture : Validée |
|
|
|
| Pièce comptable |
|
|
|
|
|
|
| Echéance |
|
| Relance : Non |
|
|
|
| Avoir achat |
|
| Etat avoir : En attente |
|
|
|
|
| Echéance |
| Relance : Non |
|
|
|
| Tâche |
|
| Effectuée : Non |
|
|
|
| Appel |
|
| Effectué : Oui |
|
|
|
| Facture complémentaire achat |
|
| Etat facture : Validée |
|
|
|
|
| Avoir achat |
| Etat avoir : En attente |
|
|
|
|
| Pièce comptable |
|
|
|
|
|
|
| Echéance |
| Relance : Non |
|
|
|
|
|
| Règlement | En banque |
|
|
|
|
| Echéance |
| Relance : Non |
|
|
|
|
| Rendez-vous |
| Effectué : Oui |
|
|
|
| Avoir achat |
|
| Etat avoir : Validé |
|
|
|
|
| Echéance |
| Relance : Non |
|
|
|
| Retour achat |
|
| Facturée : Totalement |
Exemple 2 d'une représentation Aval du flux d'une Demande d'achat :
Demande d'achat |
| Soldée : Oui | |
| Commande ouverte d'achat |
| Facturée : Non |
|
| Réception achat | Facturée : Non |
Exemple d'une représentation Aval du flux d'une Facture d'achat :
Facture achat | Etat facture : Validée | ||
| Pièce comptable |
|
|
Echéance | Relance : Non | ||
Dépense | Immobilisée : Oui | ||
Bien comptable | Immo en service |
Exemple d'une représentation Aval du flux d'un Appel d'offre :
Appel d'offre |
|
| Date limite dépassée : Oui |
| Demande d'achat |
| Soldée : Oui |
|
| Commande d'achat
| Facturée : Non |
Remarques :
- Particularité liée aux factures complémentaires :
Contrairement aux factures classiques affichées sous les commandes ou réceptions, les factures complémentaires sont présentées sous les factures d'origine avec en aval, le cas échéant, leurs propres avoirs, échéances, règlements, etc... - Particularité liée aux commandes :
Il est possible de recevoir la facture avant la réception et de la lier à la commande avant la réception. dans ce cas, la facture est liée à la commande et non à la réception.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
XSL
| Aide commune aux différentes consultations de Traçabilité des pièces (achats, ventes, CRM, comptabilité tiers et immobilisations). Exemple d'une facture de vente avec une traçabilité en amont : Un même niveau peut se retrouver autant de fois qu'il y aura de niveaux pour cette facture. Par exemple, le niveau de de livraison sera présent autant de fois qu'il y aura de livraisons pour cette facture. |
| Type du document. |
| Le type, le numéro et le numéro de ligne de la pièce servent à identifier son origine. |
| Date d'imputation de la pièce. |
| Site à l'origine du document. |
| Ce champ indique le code identifiant du tiers. |
| Il s'agit de la raison sociale du fournisseur choisi. Cette information n'est pas accessible. |
| Ce champ est renseigné uniquement si la ligne est comptabilisée et une pièce comptable générée. |
| Aide commune aux différentes consultations de Traçabilité des pièces (achats, ventes, CRM, comptabilité tiers et immobilisations). |
Icône Actions
Pièce
Utilisez ce bouton pour accéder au document de la ligne.
Traçabilité amont
Utilisez ce bouton pour consulter la traçabilité en amont du document de la ligne.
Traçabilité aval
Utilisez ce bouton pour consulter la traçabilité en aval du document de la ligne.
Boutons spécifiques
Utilisez ce bouton pour accéder aux informations complémentaires du document affiché, notamment les montants dans la devise de la pièce, dans la devise société et dans la devise du dossier. |
Limites
Cette fonction n’est pas opérationnelle pour les pièces de type 'Factures tiers fournisseur' ou 'Factures inter-société fournisseurs' : si vous sélectionnez ce type de pièce et renseignez le numéro de pièce, seules les informations de cette même pièce s'affichent, et ce, quel que soit le sens de la recherche.
Pour accéder aux pièces générées, utilisez les actions du menu Zoom, depuis les fonctions de Factures tiers fournisseur et Factures inter-société fournisseur.