Fact. auto livraisons
Utilisez cette fonction pour générer automatiquement des factures à partir des livraisons enregistrées et validées. Il s'agit uniquement de factures dont le mode de facturation n'est pas Facturation manuelle.
Vous pouvez accéder aux factures générées et les valider unitairement par la fonction Factures. Vous pouvez également les valider massivement par la fonction de Validation des factures.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Les commandes de vente bloquées manuellement (paramètre SCDTUNL - Autorisation déblocage commande (chapitre VEN, groupe AUZ), ne peuvent pas être sélectionnées. Elles doivent être débloquées (champ Blocagede la fonction Commande).
Regroupement des livraisons
Les livraisons à facturer sont regroupées :
- selon le mode de facturation du client (mode enregistré sur la livraison) et de sa périodicité de facturation,
- en fonction des critères indiqués ci-dessous pour chacun des modes de facturation.
Une nouvelle facture est créée chaque fois que l'un des critères varie.
Etant donné que la facturation automatique porte obligatoirement sur une seule société et qu'une seule structure tarif peut être définie par société, la structure tarif constitue un critère de regroupement implicite.
Une facture par bon de livraison. Aucune des livraisons sélectionnées ayant ce mode de facturation n'est regroupée. Les livraisons sont triées par client.
Une facture par commande soldée. Cela signifie :
- que la commande doit être soldée,
- que toutes les livraisons associées à cette commande doivent être validées et qu'elles font toutes partie de la sélection de facturation automatique.
- Site de vente
- Client facturé
- Mode de facturation
- Numéro de commande
- Client commande
- Eléments de facturation dont la règle de regroupement pour le flux livraison vers facture est égale à Oui
- Code adresse client facturé
- Code entité
Une facture par commande. Cela signifie qu'une facture est générée regroupant toutes les livraisons validées de la commande au moment de l'exécution du traitement de facturation.
Critères:
- Site de vente
- Client facturé
- Mode de facturation
- Numéro de commande
- Client commande
- Eléments de facturation dont la règle de regroupement pour le flux livraison vers facture est égale à Oui
- Code adresse client facturé
- Code entité
Une facture par client livré. Cela signifie que l'on va regrouper tous les bons de livraisons concernant le même client livré sur une seule facture lors de l'exécution du traitement de facturation.
Critères:
- Site de vente
- Client facturé
- Mode de facturation
- Client commande
- Code adresse de livraison
- Devise
- Type de prix
- Code affaire PJT si GPJTSNGDOC = Oui
- Tiers payeur
- Régime de taxe
- Identification CEE
- Incoterm
- Lieu transport CEE
- Client groupe
- Condition de paiement
- Indicateur inter-sites
- Site origine
- Adresse client facturé : raison sociale
- Adresse client facturé : adresse ligne
- Adresse client facturé : code postal
- Adresse client facturé : ville de l'adresse
- Adresse client facturé : code état
- Eléments de facturation dont la règle de regroupement pour le flux livraison vers facture est égale à Oui
- Code adresse client facturé
- Code entité
Une facture par période. Les livraisons sélectionnées sont regroupées en fonction de la périodicité de facturation et des critères de regroupement ci-dessous.
Pour la périodicité facture, le critère retenu est le suivant :
- Une facture par jour : date
- Une facture par semaine : date du 1er jour de la semaine
- Une facture par décade : 01/MM/AA ou 11/MM/AA ou 21/MM/AA
- Une facture par quinzaine : 01/MM/AA ou 16/MM/AA
- Une facture par mois : 01/MM/AA
Par exemple, si la périodicité est à la semaine, toutes les livraisons de la semaine 32 (date d'expédition ou date de livraison en fonction du paramètre INVREFDAT - Date origine pour facturation) seront regroupées sur une même facture.
Critères:
- Site de vente
- Client facturé
- Mode de facturation
- Périodicité facture
- Période calculée
- Devise
- Type de prix
- Code affaire PJT si GPJTSNGDOC = Oui
- Tiers payeur
- Régime de taxe
- Identification CEE
- Incoterm
- Lieu transport CEE
- Client groupe
- Condition de paiement
- Indicateur inter-sites
- Site origine
- Adresse client facturé : raison sociale
- Adresse client facturé : adresse ligne
- Adresse client facturé : code postal
- Adresse client facturé : ville de l'adresse
- Adresse client facturé : code état
- Eléments de facturation dont la règle de regroupement pour le flux livraison vers facture est égale à Oui
- Code adresse client facturé
- Code entité
Particularité des livraisons dont la périodicité a pour valeur : 'A la demande' : ces livraisons sont regroupées ensemble pour le champ de regroupement Période calculée.
Un contrôle est effectué afin de vérifier qu'il reste des quantités à facturer sur chaque ligne de livraison : la quantité proposée pour la facturation est égale à la différence entre la quantité livrée et la quantité retournée.
Ecran de saisie
Présentation
Renseignez les différents critères de sélection.
Si vous souhaitez imprimer les factures générées, cochez l'indicateur Factureet renseignez les paramètres d'impression.
Après l'exécution de cette fonction, un fichier de trace s'affiche récapitulant toutes les opérations effectuées, les numéros de factures créées et les livraisons ayant servi à la création de ces factures.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères de selection
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| Précisez obligatoirement le site choisi pour le traitement. La création automatique des factures se fait en effet sur un seul site de vente à la fois. |
| Saisissez la date de facturation qui sera attribuée à chacune des factures créées. |
| Indiquez le type de facture utilisé pour la génération de la facture de vente. Il permet de déterminer un compteur et une pièce automatique servant à la comptabilisation des factures. |
Bloc numéro 2
| Les factures qui seront créées proviennent nécessairement de livraisons que vous pouvez sélectionner en fonction de leur date de livraison (enregistrée sur la Livraison) : seules sont sélectionnées les livraisons créées jusqu'à cette date. Renseignez dans ce champ la date de livraison. Par défaut, il est initialisé à la date du jour. En fonction du paramètre INVREFDAT - Date origine pour facturation(chapitre VEN, groupe INV), les livraisons sont filtrées soit en fonction de la date de livraison chez le client, soit en fonction de la date d'expédition. |
Périodicité
| Aide commune aux fonctions de génération des factures de vente. Le critère de périodicité s'applique lorsque le Mode de facturation a pour valeur 'Une facture par période'. Indiquez la périodicité utilisée comme critère de sélection.
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Bornes début / fin
| Utilisez ces bornes pour filtrer la sélection à un seul client facturé ou aux seuls clients facturés dont la référence est comprise dans l'intervalle défini par ces bornes. |
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| Utilisez ces champs pour sélectionner :
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Impression
| Cochez cette case pour imprimer le document (bon de préparation, bon de livraison ou facture) après génération de la livraison ou de la facture. Vous devez alors préciser :
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| Saisissez le code du document standard à imprimer. |
| Indiquez la destination du document ou de l'état. |
| Ce champ permet de définir le serveur d'impression. |
| Imprimante par défaut. |
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNAUTINVD est prévue à cet effet.
Actions spécifiques
Cliquez sur cette action pour enregistrer vos paramétrages dans un Code mémo et les utiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran.
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Cliquez sur cette action pour saisir un Code mémo et charger les paramétrages enregistrés sous ce code. |
Cliquez sur cette action pour supprimer un Code Mémo. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Fonction non autorisée
Votre profil utilisateur n'a aucun droit pour cette fonction, quel que soit le site.
Vous n'avez pas les droits sur ce site
Votre profil utilisateur n'est pas autorisé à cette fonction pour ce site.
Date incorrecte
La date de facture saisie ne correspond à aucune période ou à aucun exercice. La saisie est refusée.
Exercice non ouvert
L'exercice auquel appartient la date de facture n'est pas ouvert. La saisie est refusée.
Période non ouverte
La période à laquelle appartient la date de facture n'est pas ouverte. La saisie est refusée.
Période fermée
La période à laquelle appartient la date de facture est fermée. La saisie est refusée.
La borne fin est inférieure à la borne début
Ce message s'affiche en saisie des critères de sélection pour le numéro de livraison et le client facturé.
Modification en cours sur un autre poste
Ce message s'affiche si une livraison à facturer est verrouillée par un autre utilisateur.
Trop de ligne pour la facture
Ce message s'affiche si les lignes des livraisons à facturer ne peuvent pas tenir sur une seule facture. Vous devez alors augmenter la valeur du code activité SIH.
Tiers client non autorisé pour le compte collectif
Ce message s'affiche si le Tiers collectif client n'est pas autorisé pour le compte collectif associé au client facture (par le biais de son code comptable). La facture n'est pas créée.
Problème lors de la récupération du compteur
Ce message s'affiche s'il y a impossibilité d'attribuer un numéro de facture.
Aucune livraison traitée
Ce message s'affiche à la fin du traitement si aucune livraison n'a été facturée.
Mandat principal validé non trouvé ou invalide pour le tiers payeur. Veuillez mettre à jour la facture avant validation
Ce message s'affiche lorsque la condition de paiement est de type SDD et qu'aucune référence de mandat n'a pu être initialisée par défaut sur la facture (aucun Mandat principal de statut 'Validé' défini pour le couple [société, tiers payeur]). Or la référence du mandat est obligatoire sur la facture. La facture est tout de même créée mais sa validation sera interdite tant que la référence du mandat n'aura pas été renseignée manuellement sur la facture.