Validation des factures
Cette fonction sert à valider en masse les factures préalablement créées. Une pièce comptable est générée pour chaque facture.
C'est l'ultime traitement de la facture qui la rend non modifiable et déclenche les traitements définitifs de mise à jour:
- Mise à jour des stocks, s'il existe des articles gérés en stock sur la facture et qu'un mouvement de stock doit être effectué. C'est le cas notamment des factures directes avec mouvement de stock, des factures concernant des commandes à facturation directe ou des factures ayant pour origine des commandes à facturation directe ou des livraisons lors de l'ajout de lignes d'articles gérés en stock. Lorsqu'il s'agit d'avoirs avec mouvement de stock ceux-ci sont déjà effectués à la création ou lors de la modification de l'avoir
- Mise à jour de la comptabilité. Génération de la pièce comptable associée.
- Mise à jour des cumuls (client, article, commission, statistique, etc ...)
Les factures, une fois validées, ne pourront plus être modifiées. Seule la création d'un avoir, lié à une facture, permettra d'extourner totalement ou partiellement la facture.
Si les factures ou les avoirs validés sont de type inter-sociétés et en fonction du paramétrage général de l'inter-sociétés, un contrôle facture achat réciproque pourra être généré pour chaque facture de ce type sur le site de la société cliente.
Sign. électroniques françaises pour fac. de vente et pièces
Conformément aux exigences légales imposées par les lois anti-fraude française et portugaise, et dans une volonté de garantir la sécurité des données, les signatures électroniques sont générées automatiquement quand une facture client ou une pièce comptable est comptabilisée, ou qu'elle prend le statut Définitif. Après génération de la signature électronique, il est facile de détecter les modifications apportées aux champs suivants.
Vous pouvez utiliser la fonction Contrôle signatures électroniques (FRADSICTL) pour contrôler la signature électronique courante et mettre en évidence les potentielles incohérences.
Se reporter aux livres blancs "Signature électronique française" et "Certification SVAT pour la législation portugaise" disponibles sur le Centre d'aide en ligne pour plus de détails sur la mise en œuvre de cette fonctionnalité. Ce document s'adresse aux administrateurs et consultants qui maintiennent et mettent à jour Sage X3.
Exceptions
Les données de factures ou de pièces comptabilisées avant l'activation de la fonctionnalité des signatures électroniques ne sont pas ajoutées à la table DKSDATAFRA. Dans ce contexte, aucune signature électronique n'est générée.
Les législations autres que française et portugaise ne permettent pas de générer des signatures électroniques.
Une signature électronique est un enregistrement, contenu dans la table des signatures électroniques (DKSDATAFRA), qui contient des données issues des champs des tables Factures de vente (SINVOICE) et Pièces comptables (GACCENTRY) ci-dessous :
Code du champ | Description | Source de données : SINVOICE | Source de données : GACCENTRY |
ORIDOC | Origine du document | 1 | 2 |
DOCTYP | Journal | SINVOICE.SIVTYP | GACCENTRY.TYP |
DOCNUM | Intitulé journal | SINVOICE.NUM | GACCENTRY.NUM |
TOTTAX(9) | Cumul par taux taxe | SIH.AMTTAX(i) + SIH.BASTAX(i) | |
AMTATI | Montant facture avec TVA | SIH.AMTATI | |
DATTIM | Date et heure de la signature | Datetime$ | |
INVSNS | Type de pièce | Evaluer SIH.SNS | |
CPYNAM | Raison sociale | CPY.CPYNAM | |
POSCOD | Code postal société | BPA.POSCOD | |
CPYEECNUM | Numéro TVA société | CPY.EECNUM | |
BPRNAM | Nom client | SIH.BPRNAM(0) | BPARTNER.BPRNAM |
BPREECNUM | Code postal client | SIH.POSCOD | |
JOU | Code du journal | GACCENTRY.JOU | |
DESTRA | Intitulé journal | GACCENTRY.DESTRA | |
FNLPSTNUM | Numéro définitif | GACCENTRY.FNLPSTNUM | |
ACCDAT | Date comptable | SINVOICE.ACCDAT | GACCENTRY.ACCDAT |
ACC | Code compte | GACCENTRYD.ACC | |
BPR | Tiers | SINVOICE.BPR | GACCENTRYD.BPR |
LIN | Ligne de pièce | GACCENTRYD.LIN | |
LINDES | Libellé ligne | string$([F:DAE]DES<>"", |
Gestion de l'écran
La validation en masse se fait par sélection des factures à traiter.
Onglet Écran de saisie
Présentation
Les bornes de sélections proposées sont :
Toutes les sociétés ou une société
Si la case à cocher Toutes sociétés est sélectionnée, le champ Société n'est pas accessible et la validation de facture s'applique à toutes les sociétés du groupe. La case à cocher est sélectionnée par défaut.
Tous sites ou un site
Il s'agit des sites de vente concernés par la facturation. Si la case à cocher Tous sites est sélectionnée, le champ Site n'est pas accessible et la validation de facture s'applique à tous les sites de vente de la/les société(s) sélectionnée(s) au préalable. La case à cocher est sélectionnée par défaut.
Tous utilisateurs ou un utilisateur
Si la case à cocher Tous utilisateurs est sélectionnée, le champ Utilisateur n'est pas accessible et la validation de facture s'applique à toutes les factures pour tous les utilisateurs. La case à cocher n'est pas sélectionnée par défaut et le code utilisateur correspond à l'utilisateur qui va exécuter la fonction.
Lorsqu'un utilisateur est choisi, les factures sont sélectionnées de la manière suivante. Si la facture n'a pas été modifiée, on choisira l'utilisateur ayant créé la facture sinon on choisira l'utilisateur ayant modifié la facture.
Tous les types ou un type de facture
Si la case à cocher Tous types est sélectionnée, le champ Type n'est plus accessible et la validation de facture s'applique à tous les types de facture. La case à cocher est sélectionnée par défaut.
Bornes début / fin
Date facture
On peut limiter la sélection des factures à une borne de dates de facture.
Numéro facture
On peut limiter la sélection à un ensemble de factures par leur numéros.
Contrôles
Pour chaque ligne qui nécessite une mise à jour de stock, on contrôle que :
Le statut de la période où est effectuée le mouvement autorise la mise à jour des stocks (Statut = Direct cf. documentation Périodes).
L'article n'est pas bloqué.
Il n'y a pas de quantités en ruptures pour les articles n'autorisant pas le stock négatif.
Le contrôle qualité doit être effectué pour toutes les lignes de stock à sortir disposant d'une demande d'analyse.
Les statuts de stock des lignes de stock à sortir doivent être autorisés par la règle de sortie (cf. Règles de sorties générales et par catégorie d'articles). Ces règles de sorties peuvent dépendre de la transaction de facture qui a été utilisée pour créer la facture.
La date de péremption des articles soumis à péremption ne doit pas être dépassée
Si l'utilisateur exécutant la fonction est Administrateur stock (voir paramètre STOADMIN), le contrôle sur Statuts de stock non autorisés en sortie et sur date de péremption dépassée ne seront pas bloquant. Ils seront malgré tout signalés dans le fichier de trace.
L'état du crédit du client n'est pas bloqué.
Le crédit du client n'est pas en dépassement d'en-cours, ou l'opérateur ayant lancé l'expédition automatique a l'autorisation de sortir du stock lorsque l'en-cours du client est dépassé.
Un fichier de trace récapitulant les factures validées et les anomalies est systématiquement généré en fin de validation.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères
| Validation de facture --------------------------------------- |
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Bornes début / fin
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| Validation de facture --------------------------------------- |
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Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNCFMINV est prévue à cet effet.
Actions spécifiques
Cliquez sur cette action pour enregistrer vos paramétrages dans un Code mémo et les utiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran.
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Cliquez sur cette action pour saisir un Code mémo et charger les paramétrages enregistrés sous ce code. |
Cliquez sur cette action pour supprimer un Code Mémo. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Ce site est dans la société XXXX
Le site sélectionné n'est pas un site de la société sélectionnée.
Date incorrecte
Il y a incohérence entre la date début et la date de fin.
Aucune pièce à traiter
En fin de traitement, ce message apparaît si aucune facture ne répond à la sélection.
Période indéfinie ou traitement interdit à cette date
Ce message apparaît si la date de facture est supérieure à la date du jour, ou si le statut de la période correspondant à cette date est différent de Direct.
Article bloqué pour inventaire
Ce message apparaît si l'article est bloqué pour inventaire.
Quantité en rupture
Ce message apparaît si l'existe des quantités en rupture sur cette facture pour des articles n'autorisant pas le stock négatif.
Messages d'erreur lors de la mise à jour en Comptabilité
Cf. documentation Pièces automatiques, pour l'explication des messages susceptibles d'apparaître.
Messages obtenus dans le fichier de trace associé à la validation
Référence mandat non renseignée sur les échéances de la facture
Ce message s'affiche lorsqu'une condition de paiement est de type SDD et qu'il manque une référence de mandat sur au moins une échéance ayant un mode de règlement de type SDD.
Référence mandat non validée
Ce message s'affiche lorsqu'une condition de paiement est de type SDD et qu'un mandat non validé est référencé sur au moins une échéance ayant un mode de règlement de type SDD.