Ventes > Factures > Génération factures services 

Utilisez cette fonction pour générer automatiquement et massivement des factures à partir des demandes de service créées dans la fonction demandes de service.

Pour pouvoir être facturée, une demande de service ne doit pas avoir déjà été facturée. Elle doit être clôturée et facturable (au moins une ligne de consommation de la demande de service doit être facturable).
Aucun regroupement n'est effectué pour facturer les demandes de service. Une facture concerne toujours une et une seule demande de service.

Les factures générées sont visibles par la fonction de Factures. Vous pouvez alors les valider une à une par cette fonction, ou en masse par la fonction de Validation des factures.

Une demande de service pourra également être facturée manuellement par l'intermédiaire de la liste de picking présente en gestion des factures. 

    Pré-requis

    SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

    Gestion de l'écran

    Saisissez, dans cet écran, les différentes informations nécessaires à la sélection des demandes de service à facturer.

    Deux paramètres généraux influent sur l'agrégation des lignes de consommations à facturer :

     INVSREMOD - Mode de facturation des demandes de service permet d'agréger les lignes de consommation par article et par axes analytiques identiques si ce paramètre a pour valeur  'Avec agrégation'.

     INVSREUOM - Unité de facturation des demandes de service permet d'agréger sur une facture de vente les lignes de consommations après conversion en unité de vente de l'article si ce paramètre a pour valeur valeur 'En unité de vente'. Dans le cas contraire, les lignes de consommation seront facturées par unité de consommation.

    Points particuliers concernant le regroupement des lignes de consommations des demandes de service :

     Les lignes de consommations ne seront pas regroupées dès lors qu'un texte existe sur une ligne de consommation. Ce texte sera d'ailleurs repris sur la ligne de facture.

     Les lignes de consommations disposant de sections analytiques différentes ne seront jamais regroupées. Les sections analytiques seront reprises sur la ligne de facture.

    Toutes les informations utiles à la création d'une facture (condition de paiement, éléments de facturation, prix des consommations…) seront héritées des informations de facturation de la demande de service.

    Ecran de saisie

    Présentation

    Renseignez les critères de sélection nécessaires à la génération automatique des factures.

    Vous avez ensuite la possibilité d'imprimer les factures générées.

    1/ Sélectionnez la case Facture.

    2/ Précisez :

      • l'état à utiliser (par défaut, il s'agit du code de l'état associé à l'objet),
      • le serveur d'impression éventuel,
      • l'imprimante en charge de l'impression.

    Après l'exécution du traitement, un fichier de trace s'affiche :

    • récapitulant toutes les opérations effectuées,
    • présentant les numéros de factures créées et les demandes de service ayant servi à la création de ces factures.

    Lorsque la condition de paiement est de type SDD, la référence du mandat est obligatoire sur la facture. Or, si aucun Mandat principal de statut 'Validé' n'a été défini pour le couple [société, tiers payeur], aucune référence de mandat n'a pu être initialisée par défaut sur la facture.
    Un message le signale dans la trace. La facture est tout de même créée mais sa validation sera interdite tant que la référence du mandat n'aura pas été renseignée manuellement sur la facture.

     

    Champs

    Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

    Critères de selection

     

    La création automatique des factures se fait sur un seul site de vente à la fois. 
    Vous devez obligatoirement préciser le site choisi pour le traitement.
    Par défaut, il s'agit du site de vente associé à votre profil utilisateur. 

    • Facturation jusqu'au (champ NEXSHIINV)

    Renseignez cette date pour sélectionner uniquement les contrats dont les caractéristiques sont les suivantes :

    • ils sont encore valides à cette date (la date de fin de contrat doit être inférieure ou égale à cette date),
    • ils ont une échéance à facturer,
    • la date de prochain envoi de facture est également inférieure à cette date.

    Cette date est initialisé, par défaut, avec la date du jour.

    Cette information est obligatoire.

    Le type de facture proposé par défaut est issu du paramètre SIVTYP - Type facture utilisateur. Vous pouvez le modifier si nécessaire en choisissant un type de facture dans la liste des types de factures définis.
    Le type de facture client :

    • Est utilisé par les factures de Ventes et Tiers clients.
    • Identifie une catégorie de facture (facture, avoir..) ainsi qu'un schéma d'écriture pour la validation des factures.
    • Est associé à un type de pièce sur lequel est défini un compteur (manuel ou automatique). 
      SEEINFO Remarques :
      • Si aucun compteur n'est indiqué dans le type de pièce et si aucun numéro de pièce n'est précisé manuellement en saisie de facture, le programme attribuera un numéro de pièce en fonction du compteur paramétré dans la table d'affectation des compteurs.
      • Lorsque aucun type de pièce n'est associé au type de facture, c'est le type de pièce défini sur la pièce automatique qui est exploité (y compris le compteur associé).

    En saisie de facture, seul peut être renseigné un type de facture dont la législation et le groupe de sociétés sont cohérents avec ceux de la société du site de vente.
    SEEREFERTTO Pour plus d'informations, cliquez ici.

    Date des factures

    • Date de référence (champ INVDATFLG)

    Sélectionnez la date de facturation qui sera associée à chacune des factures générées :

    • Date de référence.
      La date de facturation sera la date de référence saisie. La date de référence est initialisée par la date du jour. Elle reste modifiable. La date saisie doit appartenir à une période ouverte (un contrôle est effectué).
    • Date de clôture de la demande.
      La date de facturation sera égale à la date de clôture de la demande de service associée à chaque facture.
    • champ INVDATINV

    Saisissez la date qui sera attribuée à chacune des factures créées.
    Cette date est initialisée à la date du jour. Elle est soumise au contrôle d'existence dans la table des périodes et dans la table des exercices. L'exercice et la période doivent être ouverts.

    Cette date est utilisée également pour filtrer les échéances de facturation sélectionnées.
    Reportez-vous à l'aide sur le champ Échéances factures jusqu'au.

    Bornes début / fin

    • Client facture début (champ BPCINVDEB)

    Utilisez ces bornes pour filtrer la sélection à un seul client facturé ou aux seuls clients facturés dont la référence est comprise dans l'intervalle défini par ces bornes.

    • Client facture fin (champ BPCINVFIN)

     

    • N° demande début (champ SRENUMDEB)

    Vous pouvez préciser, dans ces deux champs, les bornes début et fin des numéros de demandes de service.
    Ces bornes vous permettent de filtrer la sélection aux seules demandes de service dont les numéros sont compris dans cet intervalle.

    • N° demande fin (champ SRENUMFIN)

     

    Impression

    • Facture (champ PRNFLG)

    Cochez cette case pour imprimer le document (bon de préparation, bon de livraison ou facture) après génération de la livraison ou de la facture.

    Vous devez alors préciser :

    • Le document : par défaut, c'est le code état lié à l'objet qui est utilisé
    • Le serveur d'impression, si applicable
    • L'imprimante, si applicable.

    Saisissez le code du document standard à imprimer.

    Indiquez la destination du document ou de l'état.
    La destination doit exister dans la table Destinations où sont définies toutes ses caractéristiques (type de sortie, imprimante, serveur, etc).

    • Serveur (champ PRNSRV)

    Ce champ permet de définir le serveur d'impression.
    Ce paramètre est envoyé à la demande d'édition d'un état Crystal Reports.

    • Imprimante (champ PRNIMP)

    Imprimante par défaut.



     

    Tâche batch

    Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNAUTINVS est prévue à cet effet.

    Actions spécifiques

    Cliquez sur cette action pour enregistrer vos paramétrages dans un Code mémo et les utiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran.

    Le code mémo STD associé à l'écran s'affiche lorsque vous ouvrez la fonction.

    Pour plus d'informations sur l'utilisation avancée de l'action Mémo, reportez-vous à la documentation Ergonomie générale des progiciels SAFE X3.

    Cliquez sur cette action pour saisir un Code mémo et charger les paramétrages enregistrés sous ce code.

    Cliquez sur cette action pour supprimer un Code Mémo.

    Messages d'erreur

    Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

    Fonction non autorisée

    Le profil utilisateur n'a aucun droit pour cette fonction, quel que soit le site.

    Vous n'avez pas les droits sur ce site

    Le profil utilisateur n'est pas autorisé à utiliser cette fonction pour ce site.

    Date incorrecte

    La date de facture saisie ne correspond à aucune période ou aucun exercice. La saisie est refusée.

    Exercice non ouvert

    L'exercice auquel appartient la date de facture n'est pas ouvert. La saisie est refusée.

    Période non ouverte

    La période à laquelle appartient la date de facture n'est pas ouverte. La saisie est refusée.

    Période fermée

    La période à laquelle appartient la date de facture est fermée. La saisie est refusée.

    La borne fin est inférieure à la borne début

    Ce message apparaît en saisie des critères de sélection pour le numéro de demande de service et le client facturé.

    Modification en cours sur un autre poste

    Ce message apparaît si une demande de service est verrouillée par un autre utilisateur.

    Tiers client non autorisé pour le compte collectif

    Ce message apparaît si le Tiers collectif client n'est pas autorisé pour le compte collectif associé au client facture (par le biais de son code comptable). La facture n'est pas créée.

    Problème lors de la récupération du compteur

    Ce message apparaît s'il y a impossibilité d'attribuer un numéro de facture.

    Aucune demande de service traitée

    Ce message apparaît à la fin du traitement si aucune demande de service n'a été facturée.

    Tables mises en oeuvre

    SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre