Engagements
Cette fonction permet :
- de créer et de saisir des engagements ou pré-engagements,
- de visualiser ceux générés par le module achat.
Les engagements et pré-engagements sont visibles en consultation de balance analytique. Ils permettent de prendre en compte les engagements de dépenses liés aux demandes d’achat et aux commandes pour le contrôle budgétaire.
En import d'engagements, seul l'import en création est possible (par opposition, à l’import en mise à jour).
Dans le cas d'une société disposant de plusieurs référentiels gérant les engagements, ces derniers sont générés sur l'ensemble des référentiels cochés 'Engagements'.
En génération d'engagements/pré-engagements, lorsqu'un référentiel manuel est associé à un référentiel automatique, seul le référentiel manuel est mis à jour.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Présentation
La saisie des engagements se fait sur un écran composé de deux masques : un masque d’en-tête (CMM0) et un masque de détails (CMM1). Lorsque le libellé de l’engagement indique " engagement automatique ", ce dernier a été généré par une demande d’achat ou une commande. L’extourne est également générée automatiquement lors de la commande (pour les pré-engagements) ou lors de la validation de la facture achat (pour les engagements).
En-tête de pièce
- Engagement/Pré-engagement - Dépense/Recette
- Site
- Tiers
- Date
- Devise
- Référence interne
Information lignes du Tableau
Pour chaque ligne de l'engagement vous devez préciser :
- Le site concerné,
- Le montant,
- Le ou les comptes analytiques de l'engagement,
- Une référence (facultatif),
- Les imputations analytiques,
- Le cas échéant une quantité d'unité d'oeuvre.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
En-tête
| La fiche de saisie est identique pour les engagements et pré-engagements. Ainsi, il est nécessaire de définir l’Objet de la saisie. Il en est de même pour la nature, recette ou dépense, de l’opération. Seuls des (pré) engagements de dépenses peuvent être générés automatiquement (par le module achat). La possibilité est donnée en saisie de créer des engagements ou pré-engagements de recettes. |
| Pas d'aide liée à ce champ. |
Type
| La fiche de saisie est identique pour les engagements et pré-engagements. Ainsi, il est nécessaire de définir l’Objet de la saisie. Il en est de même pour la nature, recette ou dépense, de l’opération. Seuls des (pré) engagements de dépenses peuvent être générés automatiquement (par le module achat). La possibilité est donnée en saisie de créer des engagements ou pré-engagements de recettes. |
Sens
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Cours
| Le type de cours est utilisé pour la conversion si la devise de saisie est différente de la devise de tenue des référentiels alimentés par l'engagement. |
| Indiquez la devise de saisie de l'opération. La devise dans laquelle est traité le (pré) engagement (appelée devise de transaction) est définie dans cette zone. |
| Zone permettant de renseigner le cours de convertion de l'engagement. Il est appliqué en devise de tenue du ou des référentiels d'engagement selon le mode Diviseur ou Multiplicateur. |
| Code de la devise sélectionnée pour la saisie. |
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Sélection
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| Vous pouvez renseigner le code d'un tiers lié à l'opération. Ce tiers doit avoir été enregistré dans la base. Cette zone est facultative. |
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Tableau Saisie
| Numéro de la ligne. |
| Le site doit être un site financier. Il peut être différent du site précédemment sélectionné, mais il doit appartenir à la même société. |
| Date de création de l'opération. |
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| Montant exprimé dans la devise de transaction sélectionnée. |
| Désignation.Libellé sur 30 caractères alphanumériques. |
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Indiquez dans cette zone les sections analytiques que vous voulez affecter pour la ligne d'engagement. La saisie de cette zone :
Les axes analytiques disponibles sont issus du paramétrage des référentiels rattachés au modèle comptable du site (ou société) sélectionné. Pour les engagements générés automatiquement via le module achat, l’imputation analytique est définie dans le traitement (cf. documentation Sections par défaut). Ils correspondent à l’imputation des lignes de commande. |
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| En consultation analytique, ce champ détermine l'unité d'œuvre liée au compte affiché. |
| Lors du paramétrage d’un compte (cf. documentation Comptes), on définit si ce dernier est suivi en quantité. Le cas échéant, une unité d’œuvre est associée au compte. La quantité est automatiquement calculée en divisant le montant de la ligne (converti en devise du dossier définie via le paramètre CURSHRFLD) par la valeur de l’unité d’œuvre. La quantité peut être modifiée. |
Montant
| Cette zone affiche le total des montants saisis dans la devise sélectionnée pour la saisie de l'engagement, pré-engagement. |
Devise de saisie. |
Compte
| Cette zone affiche le code compte et son libellé utilisé pour la saisie (en fonction de la ligne de saisie sur laquelle vous vous trouvez). |
Icône Actions
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
COMMITMENT : Liste des engagements
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
Dans le cas où la devise de tenue du référentiel est différente de la devise de l'engagement, ce bouton permet d'afficher le montant dans la devise de tenue du référentiel. |
Barre de menu
Commande achat
Permet de zoomer sur la commande d'achat à l'origine de la création du pré-engagement.
Commande ouverte
Permet de zoomer sur la commande ouverte à l'origine de la création du pré-engagement.
Demande d'achat
Permet de zoomer sur la demande d'achat à l'origine de la création de l'engagement.
Facture achat
Permet de zoomer sur la facture d'achat liée à l'opération.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
"Dépassement du budget ou dépassement du budget en qté"Si le contrôle budgétaire est activé pour la fonction, le budget indiqué est dépassé en montant ou en quantité. Le message peut-être bloquant en fonction du paramétrage et des droits de l'utilisateur.