Groupes de relances

• Code groupe (champ GRP)

Indiquez le code du groupe de relance associé à un ensemble de règles de gestion appliquées dans la campagne de relance.

• Intitulé (champ DESTRA)

• Intitulé court (champ SHOTRA)

L'intitulé court remplace l'intitulé classique lorsque les contraintes d'affichage ou d'édition l'exigent.

Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur.
Vous pouvez les traduire dans une autre langue par l'intermédiaire de la fonction Traduction :

• Cliquez sur Traduction depuis l'icône Actions dans le champ concerné.
• Dans la fenêtre Traduction, ajoutez un nouveau code langue et la traduction dans cette langue.

Un utilisateur qui se connecte dans cette langue disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion si la traduction a été effectuée. Sinon, les intitulés seront disponibles dans la langue du dossier.

 La langue de connexion doit être définie comme langue par défaut dudossier.

• Type de relance (champ FUPTYP)

Utilisez ce champ pour sélectionner le type de relance lors de la création de la fiche utilisateur et des textes de relance. Le type de relance utilisé sur l'état de la relance est celui de la fiche client, et non celui du groupe.

Sélectionnez un des types de relance suivants :
Par facture

Le client reçoit autant de lettres de relance que de factures en retard de paiement.

Globale

Une seule lettre de relance est adressée au client pour l'ensemble des factures en retard.

Globale par niveau

Les échéances sont regroupées par niveau identique, et le client reçoit au plus une lettre de relance par niveau. Chaque lettre de relance contient l'ensemble des échéances échues pour un niveau donné.

Globale par délai

Les échéances sont regroupées par plage de retard (ex : toutes les échéances qui sont échues depuis 30 à 60 jours).

Le type de relance Globale par délai et le Type de fréquence de relance Intervalle s'excluent mutuellement.

• Contrôle seuil par échéance (champ FUPCTL)

Saisissez un montant minimum à relancer pour chaque fiche client.

En fonction de la valeur renseignée, ce seuil est contrôlé par échéance ou par rapport au total des échéances à relancer pour le client.

• Montant minimum relance (champ FUPMINAMT)

Saisissez le montant minimum à relancer dans la devise définie par le paramètre CURSHRFLD - Devise zones communes(chapitre TC, groupe CUR).

Cette valeur n'est qu'une valeur par défaut, utilisée pour la création d'une fiche client.

• Niveau maximum de relance (champ FUPMAX)

Saisissez une valeur de 1 à 5 pour limiter le nombre de niveaux à gérer pour le groupe de relance courant.

• Mode de relance par défaut (champ FUPMOD)

Sélectionnez le mode de relance par défaut du groupe. Cette méthode sera utilisée par défaut lors de la création de campagnes de relance pour ce groupe.

Lettre

E-mail

Téléphone

Fax

• Nombre d'exemplaire(s) (champ NBRCOP)

Saisissez le nombre de copies de lettres de relance à imprimer.

• Relance par devise de transaction (champ FUPCUR)

Dans le cas de relances sur des factures individuelles, sélectionnez cette case à cocher pour envoyer des relances dans la devise de l'échéance. Une lettre est envoyée pour chaque devise, incluant toutes les factures exprimée dans cette devise. Une fois cette case sélectionnée, la case à cocher Solde en devise de transaction devient disponible.

Si cette case à cocher n'est pas sélectionnée, la relance d'une société avec plusieurs échéances dans diverses devises se traduit par l'envoi d'une unique lettre en devise de société, selon le paramétrage de TYPCURSHR - Type de cours zones communes (chapitre TC, groupe CUR).

Elle n'est pas disponible dans la fonction des Campagnes de relances ou dans les états liés à la gestion des relances, notamment :

• FUP
• FUPSIM (état préparatoire)
• FUPSIML (état préparatoire)
• FUMPSIMP (état préparatoire)

Se reporter à la fonction Etats pour plus d'informations sur les états de relance et les pénalités de retard appliquées pour les sociétés de législation française.

• Solde en devise de transaction (champ FUPBALTRS)

• Relance par site (champ FUPFCY)

Désactivez cette case à cocher pour créer des relances par société lorsque vous utilisez le mode d'impression Pré-visualisation.

Les relances sont toujours créées par site (que cette case soit activée ou non), lorsque l'impression est automatique, directe (vers une imprimante), ou que les relances sont envoyées par e-mail.

• Prise en compte crédit (champ FUPCDT)

Sélectionnez cette case à cocher pour inclure les transactions de crédit dans les relances (ex. : avoirs).

• Fréquence de relance (champ FUPFRY)

Sélectionnez une option pour indiquer à quel moment les relances sont envoyées.

Intervalle

L'envoi des relances s'appuie sur la date de relance de l'échéance. Chaque intervalle représente un nombre de jours avant la date à laquelle une échéance peut être utilisée dans une relance et sur une lettre de relance. Vous pouvez attribuer des Frais de relance à chaque intervalle.

Remarque : Le montant des frais de relance est indiqué dans l'état FUPRC - Gestion des relances si le paramètre RPTCODFUP - Code état relance (chapitre TRS, groupe FUP) a pour valeur FUPRC.

Seuil

L'envoi des relances s'appuie sur la date butoir de l'échéance. Un seuil est défini par un certain nombre de jours après la date d'échéance, et par un niveau de sévérité associé au texte de relance. Par exemple, si le premier seuil est de 10 jours, et le deuxième seuil de 20 jours, une échéance ayant 21 jours de retard sera relancée avec un niveau de sévérité de 2.

Les seuils ne peuvent pas être associés à des frais de relance. Le champ Frais de relance est désactivé et aucun frais de relance n'est présent sur l'état FUPRC - Gestion des relances.

Pour les types de relance :

Relance Par facture, Globale, Globale par niveau : L'échéance ne peut pas être associée à un niveau de sévérité supérieur au seuil correspondant. Cette sécurité permet, par exemple, d'empêcher l'envoi d'une même facture deux fois entre deux seuils. Si aucun seuil n'est défini, cette sécurité ne s'applique pas.

Globale par délai : Cette sécurité de s'applique pas. A chaque fois qu'une relance est envoyée, le niveau de sévérité augmente pour chaque campagne de relance validée.

Tous les types de relance : A chaque fois qu'une relance est envoyée, le niveau de sévérité augmente de 1 pour chaque campagne de relance validée. Une fois le niveau de relance maximum atteint, les échéances ne sont plus incluses dans une campagne de relance.

Détermination du niveau de sévérité

Le niveau de sévérité augmente de 1 dès qu'une échéance est ajoutée à une campagne de relance validée. Quand le niveau maximum est atteint, l'échéance n'est plus incluse dans les prochaines campagnes de relance.

Contenu des lettres ou e-mails de relance

Pour les relances de type Par facture, Globale, et Globale par niveau, le contenu correspond au niveau de sévérité.

Pour les relances de type Globale par délai, le contenu correspond au seuil.

Exemple illustrant l'application de ces règles dans une série de campagnes de relance

Quatre clients sont associés à 4 types de relance, mais tous les clients ont une date d'échéance au 30 décembre 2016.

Les 3 mêmes seuils s'appliquent à tous les types de relances du groupe : Seuil 1 : 1 jour / Seuil 2 : 10 jours / Seuil 3 : 20 jours

• La première campagne de relance est envoyée le 15 janvier 2017, soit pour 16 jours de retard correspondant au seuil 2.

Client 1 : Relance par facture, niveau de sévérité 1, texte 1

Client 2 : Globale par délai, niveau de sévérité 1, texte 2

Client 3 : Globale, niveau de sévérité 1, texte 1

Client 4 : Globale par niveau, niveau de sévérité 1, texte 1

• La deuxième campagne de relance est également envoyée le 15 janvier 2017, pour 16 jours de retard, seuil 2.

Client 1 : Relance par facture, niveau de sévérité 2, texte 2

Client 2 : Globale par délai, niveau de sévérité 2, texte 2

Client 3 : Globale, niveau de sévérité 2, texte 2

Client 4 : Globale par niveau, niveau de sévérité 2, texte 2

• La troisième campagne de relance est encore envoyée le 15 janvier 2017, soit pour 16 jours de retard correspondant au seuil 2.

Client 2 : Globale par délai, niveau de sévérité 3, texte 2

Clients 1, 3 et 4 : non inclus dans cette campagne car les niveaux de sévérité ont atteint le même niveau que les seuils (2) dans la campagne précédente. Pour ces types de relance, le niveau de sévérité ne peut pas être supérieur au seuil.

• La quatrième campagne de relance est envoyée le 25 janvier 2017, soit pour 26 jours de retard, seuil 3.

Client 1 : Relance par facture, niveau de sévérité 3, texte 3

Client 2 : Ce client n'est pas inclus car le seuil maximum de 3 a été atteint dans la campagne de relance précédente.

Client 3 : Globale, niveau de sévérité 3, texte 3

Client 4 : Globale par niveau, niveau de sévérité 3, texte 3

Aucun des clients du groupe relance ne peut être inclus dans une cinquième campagne car le niveau maximum de ce groupe de relance est de 3.

• champ SEUILS

Saisissez jusqu’à cinq seuils pour les délais exprimés en nombre de jours.
Ces champs sont disponibles quand le Type de fréquence de relance est Seuil et que le Type de relance est Globale par délai.

Exemple
Si le premier seuil est 10 jours et le deuxième 20 jours, une relance pour une échéance en retard de 21 jours sera envoyée avec un niveau de sévérité de 2.

• champ FUPINTERVA

• champ FUPCRG

• champ CURFUPCRG