Campagnes de relances
Utilisez cette fonction pour gérer des campagnes de relance et :
- sélectionner des échéances non soldées, les modifier, les valider ;
- générer des lettres et envoyer des e-mails au moyen du workflow FUP ;
- créer des tâches dans le module CRM.
Toutes les étapes d'une campagne peuvent être lancées en batch : sélection des échéances, validation de la campagne, envoi de lettres ou e-mails.
Devises des lettres de relance
La devise utilisée est déterminée par les champs Relance par devise de transaction et Solde en devise de transaction dans la fonction Groupes de relances.
Indemnité forfaitaire française
Les lettres de relance doivent inclure un avertissement légal et une indemnité de 40€* pour chaque retard de paiement, dans les conditions suivantes :
- Le tiers payeur ou facturé est une société juridique française, et non un individu
- Un code escompte/agios est présent en en-tête de la facture de l'échéance relancée
- La relance concerne une facture, et non un avoir.
- Ce montant ne varie pas en fonction du niveau de relance.
Utilisez l'état FUP - Gestion des relances pour ajouter un avertissement légal et une indemnité forfaitaire à l'état.
*Remarque : 40€ est le montant minimum exigé par la loi française.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Entête
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Rappel du numéro de campagne. |
| Zone de commentaire libre relatif à l'objet courant. |
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| Ce champ indique la date de création (saisie) de l'objet. |
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| Ce champ indique la date de la dernière modification saisie sur l'objet. |
| Saisissez le code de l'écran permettant de visualiser les échéances. Cet écran est modifiable. |
| Une campagne validée ne peut plus être modifiée. |
Onglet Saisie des critères principaux
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
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| Sélectionnez cette case à cocher pour inclure tous les sites pour la société sélectionnée. |
| Lorsque ce champ est renseigné par un code site, la consultation est filtrée pour ne laisser apparaître que les données concernant le site choisi. |
| Si cette case est cochée, le traitement est lancé pour tous les comptes collectifs (sinon, on spécifiera lequel). |
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| Saisissez le numéro de client début pour sélectionner les enregistrements à traiter. |
| Saisissez le numéro de client de fin pour sélectionner les enregistrements à traiter. |
| Lorsque cette case est cochée, toutes les échéances sont concernées, quel que soit l'utilisateur qui les a créées. |
| Utilisateur responsable de la création des échéances. |
| Ce champ permet de lancer la campagne sur tous les modes de règlement. |
| Seules les échéances du mode de règlement saisi seront sélectionnées. |
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| Utilisez ce champ pour lancer une campagne sur un ensemble de clients facturés gérés par les mêmes règles. |
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Onglet Saisie des critères secondaires
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
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| Code du client groupe. |
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| Code du client risque utilisé pour restreindre la campagne de relance à un tiers risque ou borne de tiers risque. |
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Utilisez ce champ pour lancer une campagne de relance sur un ensemble de clients facturés associés au même représentant. |
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| Ce champ permet de lancer une campagne de relances sur un ensemble de clients facturés appartenat à la même catégorie. |
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| Sélectionnez cette case à cocher pour lancer le calcul des agios pour une échéance contenant un code d'escompte/agios.
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| Activez cette case à cocher pour inclure dans la sélection les échéances dont l'indicateur de relance est à 'Non', mais dont le client est à relancer. |
Onglet Liste des tiers à relancer
Cet écran s'affiche quand vous cliquez sur OK. Il présente un résumé des soldes de relance pour chaque combinaison Tiers/Société/Site. Les informations affichées, comme le Tiers payeur ou le Tiers facturé, dépendent de vos critères de sélection.
Le contenu de cet écran est disponible à l'affichage uniquement. Vous ne pouvez pas le modifier.
Les montants sont exprimés en devise de tenue de la société.
L'état FUPSIM est rattaché à cet écran. Il récapitule dans un seul document par combinaison Tiers/Société/Site les échéances à relancer.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 5
| Rappel du numéro de campagne. |
A émettre
| Ce champ indique le nombre de lettres ou d'e-mails à générer pour la campagne sélectionnée. Ces calculs tiennent compte du nombre de copies demandé sur les Groupes de relance. |
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Tableau Liste des tiers à relancer
| Ce champ indique le nombre d'échéances sélectionnées à relancer.
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| Le tiers est l'objet des relances pour la campagne sélectionnée. |
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| Relance de la/des société(s) concernée(s) par la campagne en cours. |
| Rappel du/des site(s) concerné(s) par la campagne en cours. |
| Type de relance du client. |
| Ce champ en saisie libre correspond à la combinaison Client/Société/Site. |
| Ce champ indique le montant total de la relance en fonction des échéances sélectionnées pour le client. Vous pouvez visualiser la liste des échéances en sélectionnant l'option Echéances client dans le menu Actions disponible sur chaque ligne. |
| Ce champ indique le montant total qui n'est pas inclus dans la relance en fonction des échéances non sélectionnées. Vous pouvez visualiser la liste des échéances en sélectionnant l'option Echéances client dans le menu Actions disponible sur chaque ligne. |
| Ce champ affiche le montant calculé sur la base du code escompte/agios associé aux échéances si la case à cocher Calcul agios est activée. |
| Ce champ affiche le total du solde à relancer et des agios. |
| Ce champ affiche l'ensemble des échéances échues pour le client (solde à relancer + solde à ne pas relancer). |
Totaux
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| Ce champ indique le montant d'agios calculé en fonction des escompte/agios associés aux échéances. |
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Commentaire
| Ce champ de commentaire, limité à 1022 caractères, est lié à la combinaison Tiers/Société/Site. Ce champ reste disponible tant que la campagne existe. |
Icône Actions
Échéances
Champs
Les champs suivants sont présents dans cette fenêtre :
Tiers
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Ce champ affiche la devise du seuil de relance en fonction de la valeur du paramètre CURSHRFLD - Devise zones communes. |
Contact
| Ce champ automatique indique le contact par défaut du client facturé, avec son titre et son numéro de téléphone. |
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| Premiers caractères du commentaire associé à l'échéance (si applicable). |
| Ce champ indique la date d'échéance. Si la date d'échéance est modifiée et si le code HDU est actif, la table d'historisation des échéances est mise à jour. |
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| Code utilisé par défaut pour le tiers courant permettant d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios (jusqu'à 12) à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance. |
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| L'adresse du tiers payeur dépend du paramètre FUPADD - Adresse relance tiers (chapitre TRS, groupe FUP), qui peut correspondre à une adresse de tiers payeur ou à l'adresse par défaut du tiers payeur. |
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| Code langue du tiers payeur. |
| Mode de relance associé au groupe de relance. |
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| E-mail associé à l'adresse. |
A relancer
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Commentaire
| Ce champ de commentaires, limité à 1022 caractères, est rattachée à l'échéance. Elle est visualisable tant qu'une campagne existe. |
Cliquez sur Echéances pour visualiser la liste des échéances sélectionnées selon les critères de la campagne, pour une combinaison Tiers/Société/Site.
Détail campagnes de relance
Les échéances sont incluses dans la campagne si la case à cocher de la première colonne est activée.
Dans cet écran, vous pouvez :
- saisir ou modifier un commentaire ; Ce texte est lié à l'échéance et s'affiche sur la relance suivante.
- modifier la date d'échéance et le niveau de relance ;
- modifier le code agios et le code litige ;
- modifier le code de l'adresse des lettres, et le mode de relance.
Options du menu Actions sur chaque ligne :
- Facture client : Visualiser la facture associée.
- Gestion des échéances : Accéder au détail des échéances.
- Sélectionner tout / Désélectionner tout ou Inverser la sélection : Ces actions s'appliquent à toutes les lignes de la table.
- Mettre à jour les taux d'escompte/agios : Mettre à jour la colonne Code agios à partir de la ligne sélectionnée. Si la ligne n'a pas de code agios, le code agios des lignes suivantes sera effacé.
Fiche client
Cliquez sur cette action pour accéder à la ficher Client.
Situation Tiers
Cliquez sur cette action pour accéder à la Situation client et visualiser le solde des paiements de facture en attente par période.
Tâche CRM
Pour les campagnes validées, cliquez sur cette action pour afficher les Tâches CRM associées.
Se reporter à la documentation sur le paramètre Lien entre relances et CRM (chapitre TRS, groupe FUP) pour plus d'informations.
États
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
FUPSIM : Tiers à relancer
FUPRC : Gestion des relances
FUP : Gestion des relances
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
FUP - Gestion des relances : Utilisez cet état pour générer les lettres de relance qui incluent des agios, ainsi que l'avertissement légal et les 40€ d'indemnité forfaitaire pour les sociétés françaises. La génération est automatique quand une des échéances répond aux conditions décrites ci-dessus. L'état ne gère pas les intervalles.
- Référence de saisie
- Montant de l'échéance
- Date d'échéance
- Le montant du document est exprimé dans la devise de transaction ou de société selon le paramétrage du champ Relance par devise de transaction dans la fonction Groupes de relance.
- Le solde de l'échéance est exprimé en devise de transaction ou de société selon le paramétrage ci-dessus.
- Montant en devise de société
- Agios si applicables
- Avertissement légal : "Tout retard de paiement entraîne l'exigibilité d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros" (pour les sociétés françaises), si applicable.
- Totaux en cours par page, incluant le montant des échéances, les agios, et l'indemnité de 40€ si applicable
- Totaux incluant le montant des échéances, les agios, et l'indemnité de 40€ si applicable, avec une ligne pour chaque échéance et un total global.
Cet état est le seul état qui inclut le montant de l'indemnité et l'avertissement légal pour les sociétés françaises.
FUPRC – Gestion des relances : Cet état vous permet de générer des lettres de relance qui prennent en compte les agios. Il prend également en charge la gestion des intervalles si le Type de fréquence des relances est défini sur Intervalle.
Cet état n'inclut pas le montant de l'indemnité et l'avertissement légal pour les sociétés françaises.
Etats pour les campagnes de relance tiers
Les états dédiés aux tiers listés ci-dessous ne permettent pas de générer des lettres de relance et n'incluent pas le montant de l'indemnité et l'avertissement légal prévus pour les sociétés françaises. Ces états sont uniquement accessibles depuis la fonction Campagne de relance. Pour imprimer ces états pour la campagne sélectionnée, cliquez sur OK : la Liste des tiers à relancer s'affiche dans la campagne dans l'écran Liste des tiers. Depuis cet écran, cliquez sur l'icône Impression. L'état affiche ainsi la liste des échéances à relancer sélectionnées dans la campagne, pour chaque client de la campagne.
FUPSIM – Tiers à relancer : Cet état imprime toutes les échéances de la campagne de relance, mais ne génère pas une lettre de relance. Pour chaque société, l'état inclut un total qui prend en compte les agios de chaque échéance, et les éléments suivants :
- Référence de saisie
- Tiers facturé
- Tiers payeur
- Date d'échéance
- Niveau - Niveau de sévérité en fonction de la fréquence de relance
- Montant en devise de société
- Montant en EUR
- Pourcentage et montant d'agios
FUPSIML - Tiers à relancer (détaillé) : Cet état édite les détails de chaque échéance, les totaux, et les commentaires. Les données commencent sur une nouvelle page pour chaque tiers.
FUPSIMP - Tiers à relancer (portrait) : Cet état édite les totaux des tiers de la campagne. Les totaux commencent sur une nouvelle page pour chaque tiers.
Boutons spécifiques
Cliquez sur cette action pour réimprimer les lettres ou e-mails pour une campagne validée. |
Cliquez sur cette action pour retourner à l'écran précédent. |
Après avoir sélectionné ou créé un numéro de campagne de relance, cliquez sur OK pour ouvrir l'écran Liste des tiers qui vous présente un récapitulatif des informations de la campagne sélectionnée. |
Limites
Pour les échéances non verrouillées : Si une échéance est modifiée entre le moment de la sélection et le moment de la validation de la campagne (exemple : modification de la date de l'échéance), la modification n'est pas prise en compte.
Au lancement d'une campagne de relance, seuls les tiers payeurs ou tiers facturés avec un rôle Client peuvent être inclus dans la campagne. D'autres rôles tiers, par exemple Tiers divers, ne sont pas pris en charge.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
"Aucune échéance ne correspond aux critères choisis, vérifiez vos critères"
"Tableau plein"
La dimension du tableau, 3000 lignes à la livraison, a été dépassée. La taille maximale des tableaux ne peut excéder 32767 lignes.