Session inventaire
Utilisez cette fonction pour effectuer une session d'inventaire :
- sélectionnez les articles et / ou les emplacements à inventorier,
- générez simultanément plusieurs listes d'inventaire pour une campagne donnée, dans un souci de répartition du travail auprès des différents magasiniers affectés au comptage.
Pré-requis
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Gestion de l'écran
Une session d'inventaire se compose de trois onglets :
- les onglets Paramètres et Sélections servent à préciser l'ensemble des critères permettant de sélectionner les lignes de stock à compter pour la campagne d'inventaire en cours,
- l'onglet Listes rassemble les listes d'inventaires rattachées à la session.
En-tête
Présentation
L'en-tête contient les informations d'identification de la session d'inventaire, notamment le site concerné ainsi que son statut.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Saisissez ou sélectionnez un site de stockage sur lequel l'article est actif. L'icône de Sélection (loupe) propose uniquement les articles référencés dans la table des articles-sites. |
| Numéro de la session inventaire. |
| Référence permettant d'identifier la session d'inventaire. |
| Ce champ, non saisissable, affiche le statut de la session :
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Onglet Paramètres
Présentation
Dans cet onglet, saisissez les modalités d'inventaire :
- par article ou par emplacement,
- la base sur laquelle doit se faire la sélection des articles à inventorier : sélection manuelle, inventaire annuel ou inventaire tournant,
- le critère de tri des listes,
- le type de traitement : global ou non (à partir d'une sélection s'appuyant sur des critères autres que ceux propres aux articles et saisis sur l'onglet Sélections),
- pour les articles en inventaire tournant : le nombre d'articles de chaque classe à inventorier,
- les informations de dimensionnement des listes d'inventaire. Le travail de comptage d'une session peut, en effet, être distribué en parallèle à plusieurs opérateurs de comptage à qui on souhaite confier une ou plusieurs listes d'inventaire. Il faut donc préciser au système comment répartir en listes d'inventaire l'ensemble des comptages d'une session. On utilise pour cela les informations de dimensionnement sur le nombre de lignes d'une liste, le nombre d'articles dans une liste ou le nombre d'emplacements dans une liste.
- le choix d'effectuer un multi-comptage, c'est-à-dire jusqu'à 3 comptages différents pour la même liste d'inventaire.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Type inventaire
| Indiquez si l'inventaire s'effectue :
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Mode inventaire
| Indiquez sur quelle base doit se faire la sélection des articles à inventorier :
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Tri inventaire
| Indiquez le critère majeur de tri des listes d'inventaire générées : article ou emplacement. |
Traitement
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| Cochez cette case pour faire apparaître les articles ayant un stock informatique nul. |
| Cette case à cocher est soumise au code activité WRH. |
Listes inventaires
| Nombre total de lignes autorisées par liste d'inventaire. Ce nombre est alimenté par défaut par la valeur du code activité INV, il reste modifiable sans être supérieur à INV. |
| Ce champ non saisissable affiche le nombre maximum de lignes pouvant être alimentées par le système. Il est calculé par application du pourcentage limite saisi, au nombre total de lignes autorisées par liste d'inventaire. |
| Saisissez le pourcentage maximum de remplissage par le système, des listes d'inventaire. Le nombre de lignes ainsi calculées est affiché dans le champ précédent. La différence avec le nombre total de lignes autorisées permet de déduire le nombre de lignes qu'il est possible d'ajouter manuellement dans la liste. |
| Champ accessible uniquement si le type d'inventaire est par Article. Il permet de préciser le nombre d'articles maximum par liste d'inventaire. Il est par défaut positionné à la valeur maximum, soit 9999. |
| Cochez cette case pour reporter un même article à inventorier sur plusieurs listes, dans le cas par exemple, d'un inventaire par emplacement. |
| Indiquez la position, dans le code emplacement, du caractère sur lequel une rupture est générée dans les listes d'inventaire. |
| Cochez cet indicateur si vous souhaitez que les listes d'inventaire fassent l'objet d'un multi-comptage (jusqu'à 3 comptages par 3 inventoristes différents). |
Divers
| Cette date, non modifiable, prend pour valeur la date du jour à la création de la session et des listes d'inventaire. |
Classe ABCD
| Cochez pour traiter la classe A, B, C, D. |
| Pour les articles en inventaire tournant, un nombre de comptages (nombre d'articles de chaque classe à inventorier) est proposé en fonction :
Il convient de confirmer ce nombre ou recomposer une autre valeur. |
| Champ non modifiable affichant le nombre d'articles sélectionnés pour la classe. |
| Cochez pour traiter la classe A, B, C, D. |
| Pour les articles en inventaire tournant, un nombre de comptages (nombre d'articles de chaque classe à inventorier) est proposé en fonction :
Il convient de confirmer ce nombre ou recomposer une autre valeur. |
| Champ non modifiable affichant le nombre d'articles sélectionnés pour la classe. |
| Cochez pour traiter la classe A, B, C, D. |
| Pour les articles en inventaire tournant, un nombre de comptages (nombre d'articles de chaque classe à inventorier) est proposé en fonction :
Il convient de confirmer ce nombre ou recomposer une autre valeur. |
| Champ non modifiable affichant le nombre d'articles sélectionnés pour la classe. |
| Cochez pour traiter la classe A, B, C, D. |
| Pour les articles en inventaire tournant, un nombre de comptages (nombre d'articles de chaque classe à inventorier) est proposé en fonction :
Il convient de confirmer ce nombre ou recomposer une autre valeur. |
| Champ non modifiable affichant le nombre d'articles sélectionnés pour la classe. |
Icône Actions
Onglet Sélections
Présentation
Dans cet onglet, saisissez l'ensemble des critères de sélection des articles à inventorier pour la session.
Vous pouvez :
- filtrer les articles :
- par plage d'articles (la saisie des premiers caractères seuls d'un code article est possible),
- par plage de lots,
- par plage de catégories articles,
- par plage d'acheteurs,
- par famille statistique,
- préciser une formule pour filtrer la sélection au niveau :
- de l'article,
- des cumuls,
- des stocks,
- des emplacements,
- des dépôts si le traitement porte sur les articles-dépôts.
- réaliser des filtres par types d'emplacement et emplacement, et par tiers, dans le cas où vous souhaitez inventorier le stock confié à des tiers (stock prêté, ou stock sous-traitant). Les inventaires de stocks tiers (de type sous-traitant ou client) se font par des sessions non cochées Articles-dépôts.
Si l'inventaire est de type Article, vous pouvez effectuez une sélection sur :
- les éléments du bloc Articles, du bloc Familles statistiques et du bloc Emplacements si Globalest décoché,
- la borne articles si Globalest coché
- les éléments du bloc Dépôtssi Articles-dépôts est coché.
Si l'inventaire est de type Emplacement, vous pouvez effectuez une sélection sur une formule et les éléments du bloc Emplacements.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bornes début / fin
| La sélection du stock à inventorier, s'effectue en saisissant une formule dans les champs Formule article, Formule cumul article, Formule stock, Formule emplacement ou Formule dépôt en fonction du besoin. Saisissez, sélectionnez ou composez avec l'éditeur de formule une expression de calcul au format Enterprise Management.
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| Renseignez ce champ pour sélectionner un article ou une plage d'articles. Indiquez la référence de l'article correspondant à la borne de début de la sélection. |
| Article fin permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
| Cocher si les articles 'Non utilisables' doivent être sélectionnés . |
| Saisissez la première catégorie permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
| Saisissez la dernière catégorie permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
| Filtrez les résultats sur une borne d'acheteurs définie. Pour un acheteur unique, renseignez le même code dans les deux champs Acheteur début et Acheteur fin. Ces champs ne sont pas saisissables quand la case à cocher Date comptable est sélectionnée et que le champ Mode valorisation a pour valeur Méthode de sortie principale ou Méthode de sortie secondaire. |
| Saisissez l'acheteur de fin permettant de sélectionner les éléments à traiter. Cette option n'est pas disponible quand la case à cocher Date comptable est activée et que la Méthode de valorisation est Méthode de sortie principale ou Méthode de sortie secondaire. |
Filtrez les résultats sur une borne de familles statistiques définie. Pour une unique famille statistique, saisissez le même code dans les bornes de début et de fin dans les champs Stat. 1 article ou Stat. 2 article ou Stat. 3 article. Ces champs ne sont pas saisissables quand la case à cocher Date comptable est sélectionnée et que le champ Mode valorisation a pour valeur Méthode de sortie principale ou Méthode de sortie secondaire. |
Saisissez la dernière famille statistique permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. Cette option n'est pas disponible quand la case à cocher Date comptable est activée et que la Méthode de valorisation est Méthode de sortie principale ou Méthode de sortie secondaire. |
Stocks
| La sélection du stock à inventorier, s'effectue en saisissant une formule dans les champs Formule article, Formule cumul article, Formule stock, Formule emplacement ou Formule dépôt en fonction du besoin. Saisissez, sélectionnez ou composez avec l'éditeur de formule une expression de calcul au format Enterprise Management.
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| Lot début permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
| Lot fin permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
Emplacements
| La sélection du stock à inventorier, s'effectue en saisissant une formule dans les champs Formule article, Formule cumul article, Formule stock, Formule emplacement ou Formule dépôt en fonction du besoin. Saisissez, sélectionnez ou composez avec l'éditeur de formule une expression de calcul au format Enterprise Management.
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| Type emplacement début permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
| Type emplacement fin permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
| Saisissez l'emplacement début permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
| Saisissez l'emplacement fin permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
| Tiers pour les enregistrements à traiter. |
| Tiers fin permettant de sélectionner les enregistrements à traiter. |
Dépôts
| La sélection du stock à inventorier, s'effectue en saisissant une formule dans les champs Formule article, Formule cumul article, Formule stock, Formule emplacement ou Formule dépôt en fonction du besoin. Saisissez, sélectionnez ou composez avec l'éditeur de formule une expression de calcul au format Enterprise Management.
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| La présence de ce champ est soumise au code activité WRH. |
| La présence de ce champ est soumise au code activité WRH. |
Onglet Listes
Présentation
Une fois la session définie au travers des saisies faites sur les onglets Paramètres et Sélections, vous pouvez :
- soit créer immédiatement la session,
- soit simuler la session en cliquant sur Simulation pour calculer et afficher :
- le nombre de listes et de lignes d'inventaire par liste à générer,
- le nombre d'articles qui seront ainsi inventoriés,
- le nombre de lignes de stock qui seront concernées par la session.
En fonction des résultats de cette simulation, vous pouvez modifier les filtres définis sur la session afin d'ajuster au mieux les articles à inventorier.
Quand tous les filtres de la session sont définis, cliquez sur Génération pour générer la ou les listes d'inventaires pour la session en cours. Ces listes viennent se positionner dans le tableau de l'onglet Listes de la session.
Dès que les listes sont générées,vous ne pouvez plus apporter de modifications aux filtres de la session, l'ensemble des actions sont inactives (en dehors de Supprimer et Fin).
Par contre, vous pouvez supprimer l'ensemble des listes générées (tant qu'elles ne sont pas en cours de comptage) : cliquez sur Supprimer Listes. Les critères de sélection sont alors à nouveau actifs.
Pour chaque liste, sont indiqués notamment : le nombre de lignes de la liste, le statut de la liste (à compter, annulée, validée partielle, validée, clôturée), l'état de blocage du stock à compter dans chaque liste.
Remarque sur l'état de blocage du stock : dès qu'une liste est générée, le stock à compter de cette liste est bloqué, c'est à dire qu'il n'est plus possible de faire le moindre mouvement sur ce stock. Le stock est libéré soit après validation du comptage d'une liste (la validation partielle d'une liste est possible), soit par action volontaire de déblocage du stock (en cliquant sur Déblocage depuis l'icône Actions sur les listes d'inventaire) : cette action volontaire pourra être faite par exemple quand le comptage physique du stock d'une liste a été réalisé, afin de pouvoir reprendre une activité normale pendant la saisie informatique du comptage.
Pour chaque liste de l'onglet Listes, vous pouvez :
- visualiser le détail de la liste. Cliquez sur Visu Liste depuis l'icône Actions,
- accéder au comptage de la liste. Cliquez sur Comptage liste depuis l'icône Actions.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau
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Icône Actions
Comptage liste
Cliquez sur cette action pour accéder directement à la fonction d'inventaires.
Visu liste
Cliquez sur cette action pour visualiser les listes d'inventaires générées ainsi que leur statut.
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
PRTSCR : Impression écran
INVSES : Session inventaire
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Actions spécifiques
Cliquez sur cette action pour supprimer l'ensemble des listes générées (tant qu'elles ne sont pas en cours de comptage). Les critères de sélection sont alors à nouveau actifs. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Sont répertoriés ci-dessous les principaux messages susceptibles d'intervenir au cours de la saisie ou du traitement :
Suppression interdite session close
Une session en statut 'clôturée' ne peut plus être supprimée.
Suppression interdite, Liste(s) en cours
Il est impossible de supprimer une session si on a commencé le comptage d'une des listes de la session.
Maximum lignes calculé insuffisant
Il est possible que le nombre maximum de lignes d'inventaire paramétré pour chaque liste (champ Maximum de ligne de l'onglet Paramètresde la session) ne soit pas suffisant au regard de l'ensemble du stock à inventorier.
Liste d'inventaire pleine
Le nombre de lignes d'une liste est supérieur à la valeur fixée par le code activité INV.
Quantité ligne de stock différente du nombre de série présents.
Ce message s'affiche lorsque l'inventaire est effectué en Traitement global et qu'une ligne de stock est désynchronisée, c'est-à-dire lorsque la quantité sur cette ligne est différente du nombre de numéros de série enregistré. Pour remédier à cette situation, soit vous effectuez un traitement de Resynchronisationavant de relancer un traitement global, soit vous effectuez un inventaire non global : la liste sera créée mais les lignes de stock désynchronisées seront ignorées.