Inventaire
Utilisez cette fonction pour reprendre une à une les listes d'inventaire générées pour une session et procéder au comptage du stock sélectionné. La liste de sélection présente l'ensemble des sessions d'inventaire et leurs listes respectives.
Cette fonction s'appuie sur un paramétrage de transactions d'inventaire qui vous permet, entre autres, de choisir si vous souhaitez réaliser un comptage détaillé du stock ou un comptage « agrégé » pour tous les lots, sous lot, numéros de série d'un article par exemple (voir la documentation Paramétrage des transactions d'inventaire).
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Présentation
Généralités
A l'entrée dans la fonction d'inventaire, choisissez une transaction d'inventaire parmi celles paramétrées. C'est par le biais du paramétrage des transactions d'inventaire que vous indiquez si vous souhaitez réaliser :
- un comptage détaillé du stock,
- un comptage « agrégé » pour tous les lots, sous lots, numéros de série d'un article par exemple.
Reportez-vous à la documentation Paramétrage des transactions d'inventaire.
En fonction de ce paramétrage, le système présente dans le bordereau d'inventaire les lignes d'inventaire regroupées ou non, sachant qu'une ligne d'inventaire est le reflet d'une ligne de stock, ou bien d'une ligne article pour les articles de la sélection dont le stock est nul.
Une liste d'inventaire est rattachée à une session d'inventaire. Choisissez une liste d'une session donnée dans le volet de sélection afin de procéder au comptage informatique du stock sélectionné.
En fonction du paramétrage de la session d'inventaire, le comptage peut s'effectuer sous forme d'un multi-comptage. Les modalités de fonctionnement sont décrites ci-après.
Une liste d'inventaire concerne un site et une session. Elle peut être dans l'un des statuts :
A compter : la liste a été générée, mais elle n'a pas encore fait l'objet d'un comptage ou n'est que partiellement comptée
Validée partielle ou validée : le comptage de tout ou partie des lignes d'inventaire a été fait et validé. Les mouvements d'écart d'inventaire ont été passés, donc les lignes validées ne sont plus modifiables, par contre, vous pouvez encore ajouter de nouvelles lignes d'inventaire à la liste.
Clôturée : le comptage est terminé, toutes les lignes d'inventaire ont été validées. Cliquez sur Clôture pour clore la liste d'inventaire. L'ajout de toute nouvelle ligne d'inventaire est, de fait, interdit. Dans le cas où des lignes d'inventaires n'auraient pas été préalablement validées au moment de la clôture, ces lignes deviennent alors abandonnées : si un comptage avait été saisi mais non validé, il est perdu.
Comptage d'une ligne
Vous pouvez effectuer le comptage d'une ligne d'inventaire (saisie de la quantité comptée) :
- directement au niveau de la ligne de bordereau (ou encore ligne de regroupement si la transaction d'inventaire présente certaines lignes regroupées),
- ou en détail. Cliquez sur Comptage détail depuis l'icône Actions disponible à la ligne de regroupement, pour ouvrir la fenêtre de détail.
Vous pouvez alors saisir la quantité comptée pour une ligne, soit en unité de conditionnement, soit en unité de stock.
La saisie d'un stock nul se fait en sélectionnant la valeur Oui dans la colonne Stock nul de la ligne concernée. Toutes les lignes concernant le regroupement sont typées stock nul dans ce cas.
Si la ligne présentée est un regroupement de plusieurs lignes d'inventaire et que la quantité comptée pour ce regroupement est différente de la quantité théorique en stock, alors le système ouvre la fenêtre de saisie détaillée du comptage dans laquelle est présenté le détail des lignes d'inventaire objet du regroupement. Vous pouvez alors répartir la quantité comptée sur les lignes d'inventaire. Si la ventilation de cette quantité comptée est différente de la quantité saisie au niveau du regroupement, le système émet un avertissement.
Dans la fenêtre de saisie détaillée apparaissent toutes les lignes correspondant au regroupement ou à la liste. Seules les lignes non validées sont modifiables.
En fonction du mode de gestion de l'article concerné, les champs Lot, Sous lot, Version majeure (la version mineure, non discriminante, n'est pas présentée car non enregistrée dans la table des stocks) Série, Emplacement, Numéro contenantsont activées ou non dans cette fenêtre de détail.
Que la saisie soit effectuée au niveau de la ligne de bordereau ou dans la fenêtre de saisie détaillée :
- si la gestion des numéros de série de l'article n'est pas globale, la quantité de chaque ligne d'inventaire est positionnée obligatoirement à 1 et n'est pas modifiable. Seule la case à cocher Stock nul permet d'intervenir sur la quantité. Ainsi, si un numéro de série n'existe pas physiquement, vous le cochez en Stock nul et vous créez éventuellement un nouvelle ligne pour ajouter le bon numéro de série.
- si la gestion des numéros de série de l'article est globale et que la quantité comptée est différente de la quantité sur la ligne, la fenêtre N° de saisie à inventorier s'ouvre automatiquement pour vous permettre de saisir le(s) numéro(s) de série à entrer ou de sélectionner le(s) numéro(s) de série à sortir.
Multi-comptage
Lorsque la session d'inventaires prévoit un multi-comptage (trois comptages au total, dont un définitif), des colonnes supplémentaires sont affichées dans le bordereau d'inventaire. Il s'agit :
- des colonnes pour saisir les quantités comptées lors du premier et du deuxième comptage.
Si le préchargement est demandé au niveau de la transaction de saisie utilisée, les quantités théoriques de stock sont proposées par défaut pour le premier et le deuxième comptage. Elles restent modifiables. Une fois enregistrées, ces quantités ne sont plus modifiables (si nécessaire, vous pouvez toutefois supprimer le dernier comptage effectué en cliquant sur l'option Raz comptage(s) dans le volet d'actions).
Lorsque la quantité comptée lors du deuxième comptage est identique à celle du premier comptage, cette quantité est initialisée automatiquement sur le comptage définitif, mais reste modifiable. Une fois la quantité du comptage définitif enregistré, le statut de la ligne passe automatiquement à : Comptée. - une colonne intitulée *. Elle présente l'évolution des comptages :
- + : indique que la liste fait l'objet d'un multi-comptage. Le comptage n'a pas encore commencé.
- +1 : indique que le premier comptage a commencé, +2 que le deuxième comptage a commencé, et +3 que le comptage définitif a commencé.
- *1 : indique que le premier comptage est terminé, *2 que le deuxième comptage est terminé. La ligne conserve le statut : A compter.
- le champ est vide lorsque les trois comptages sont terminés. Le statut de ligne prend alors pour valeur : Comptée.
Ajout de ligne
Lors de l'inventaire, il est possible de trouver physiquement un article, ou un lot, ou un sous lot, etc... inexistant dans le stock théorique. Le système permet d'enregistrer le comptage de ce stock par ajout de ligne sur la liste d'inventaire. L'ajout de ligne peut se faire à différents niveaux :
Soit par saisie d'une nouvelle ligne lors d'un comptage sur la fenêtre de détail : sur cette nouvelle ligne sont préchargées les caractéristiques de stock communes aux lignes déjà présentes dans ce détail, caractéristiques non saisissables.
Soit en cliquant sur Ajout ligne(s) depuis l'icône Actions sur une ligne de regroupement : la fenêtre de saisie détaillée vide s'ouvre, l'activation du raccourci clavier F2 permet d'entrer en saisie dans le tableau directement sur la première zone saisissable : sur cette nouvelle ligne sont préchargées les caractéristiques de stock communes aux lignes que regroupe la ligne de regroupement dont on est parti.
Soit par saisie d'une nouvelle ligne directement au niveau de l'écran de regroupement.
Si vous ajoutez une nouvelle ligne concernant un lot inexistant, le système ouvre la fenêtre de saisie du détail lot : renseignez alors les caractéristiques du nouveau lot.
Valorisation des lignes et des mouvements d'écart
Les lignes d'inventaire sont valorisées suivant la règle retenue pour les valorisations de sortie de l'article.
Les mouvements d'écart d'inventaire sont valorisés selon la règle retenue sur la méthode de valorisation de l'article : il est possible de paramétrer une règle pour valoriser les mouvements d'écart négatif, ainsi qu'une valeur de repli et une règle pour valoriser les mouvements d'écart positif, ainsi qu'une valeur de repli. (voir la documentation relative au paramétrage des méthodes de valorisation article).
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
| Saisissez ou sélectionnez un site de stockage sur lequel l'article est actif. L'icône de Sélection (loupe) propose uniquement les articles référencés dans la table des articles-sites. |
| Numéro de la session inventaire. |
| Référence permettant d'identifier la session d'inventaire. |
| Indiquez si l'inventaire s'effectue :
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Bloc numéro 2
| Numéro de la dernière liste inventaire. |
| Ce champ, non saisissable, affiche le statut de la session :
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| Ce champ désigne le nombre de lignes maximum du tableau. |
Bloc numéro 3
| Saisissez une désignation libre qui sera inscrite dans tous les mouvements de stock associés à la ligne de livraison. |
| Si un code utilisateur est saisi dans ce champ, le traitement est lancé uniquement sur les pièces comptables saisies par l'utilisateur. Si ce champ est laissé vide, seules les pièces comptables de l'utilisateur courant sont incluses. |
| Ce champ indique la date de création (saisie) de l'objet. |
| Il s'agit de la date qui est utilisée pour enregistrer les mouvements et écarts de stock constatés lors de la validation de la liste d'inventaire. Par défaut, cette date prend pour valeur la date de création de la session d'inventaire dont dépend la liste. Elle peut néanmoins être modifiée par l'utilisateur si la transaction de saisie utilisée le permet et si la liste d'inventaire est en cours de comptage. Si tout ou partie de l'inventaire a déjà été validé, cette date ne peut être modifiée.
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| Ce champ vous permet d'indiquer le nom de l'inventoriste. Sur des champs traduisibles tels que celui-ci, vous pouvez saisir un intitulé dans d'autres langues que la langue de connexion courante : cliquez sur Traductions en ligne, depuis l'icône Actions. |
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| Ce champ indique la référence de l'article à traiter. |
| Il s'agit de la désignation saisie sur la fiche article. Cette désignation est transférée de la facture de vente à la facture d’achat dans le cas d’une facturation inter-sociétés. Lorsque la facture est issue d'une autre pièce, la désignation standard est héritée de la ligne d'origine. |
| La présence de ce champ est soumise au code activité WRH. Ce champ n’est pas affiché lorsqu’il est paramétré comme étant ‘Invisible’ au niveau de la transaction de saisie utilisée : il constitue ainsi un critère de regroupement. Pour visualiser la ventilation de la ligne d’inventaire sur les différents dépôts, cliquez sur Comptage détail depuis l’icône Actions. |
| Ce champ est soumis au code activité LPN - Gestion des contenants internes. Il s'agit du numéro de contenant sur lequel porte la ligne d'inventaire. Ce champ n’est pas affiché lorsqu’il est paramétré comme étant ‘Invisible’ au niveau de la transaction de saisie utilisée : il constitue ainsi un critère de regroupement. |
| Référence de l'emplacement à traiter. Ce champ n’est pas affiché lorsqu’il est paramétré comme étant ‘Invisible’ au niveau de la transaction de saisie utilisée : il constitue ainsi un critère de regroupement. |
| Ce champ indique le lot associé à ce mouvement de stock. Ce champ n’est pas affiché lorsqu’il est paramétré comme étant ‘Invisible’ au niveau de la transaction de saisie utilisée : il constitue ainsi un critère de regroupement. |
| Il s'agit du sous-lot sur lequel porte le mouvement de stock. Ce champ n’est pas affiché lorsqu’il est paramétré comme étant ‘Invisible’ au niveau de la transaction de saisie utilisée : il constitue ainsi un critère de regroupement. |
| Unité de stockage ou de conditionnement sur lequel porte l'allocation détaillée. |
| Le statut de stock permet de définir si un article est :
Un sous-statut de deux caractères alphanumériques permet de qualifier le statut plus finement. Exemple :
Les statuts et sous-statuts autorisés dans une transaction de stock peuvent dépendre :
Les cumuls de stocks d’un article sont mis à jour selon le statut saisi dans les mouvements :
Ce champ n’est pas affiché lorsqu’il est paramétré comme étant ‘Invisible’ au niveau de la transaction de saisie utilisée : il constitue ainsi un critère de regroupement. |
| Quantité en unité de conditionnement allouée sur la ligne de document. |
| Coefficient de conversion permettant de calculer la quantité en unité de stock, à partir d'une quantité saisie en unité de conditionnement : Qté US = Qté UC * coeff. conversion Ce coefficient est accessible si une Unité de conditionnement (champ PCU) a été saisie, à une valeur différente de l'Unité de stock (champ STU). Il est initialisé à partir de la table des coefficients de conversion si la combinaison existe. |
| Unité de stockage de l'article. |
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| Stock compté en unité de conditionnement |
| Coefficient de conversion permettant de calculer la quantité en unité de stock, à partir d'une quantité saisie en unité de conditionnement : Qté US = Qté UC * coeff. conversion Ce coefficient est accessible si une Unité de conditionnement (champ PCU) a été saisie, à une valeur différente de l'Unité de stock (champ STU). Il est initialisé à partir de la table des coefficients de conversion si la combinaison existe. |
| Stock compté en unité de stock |
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| Stock compté en unité de conditionnement |
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| Stock compté en unité de stock |
| Dans le cas d'une quantité comptée nulle indiquer "OUI" . |
| Il s'agit du numéro de série de l'article. Ce champ n’est pas affiché lorsqu’il est paramétré comme étant ‘Invisible’ au niveau de la transaction de saisie utilisée : il constitue ainsi un critère de regroupement. Pour visualiser la ventilation de la ligne d’inventaire sur les différents emplacements, cliquez sur Comptage détail depuis l’icône Actions. |
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| Indique la classe de l'article. |
| Il s'agit de l'écart entre la quantité théorique et la quantité comptée. |
| Il s'agit de l'écart en pourcentage entre la quantité théorique et la quantité comptée. |
| Il s'agit de la valeur unitaire issue de la méthode de valorisation de sortie de l'article. |
| Il s'agit de la valeur théorique : valeur unitaire x quantité théorique (Stock US). |
| Il s'agit de la valeur comptée : valeur unitaire x quantité comptée (Stock UC compté). |
| Prise en compte des emplacements en cours d'inventaire. |
| Saisissez vos observations. |
Icône Actions
Déblocage
Cette action, comparable à celle disponible dans le volet d'actions, vous permet de libérer la ou les lignes de stock correspondant à la ligne d'inventaire pointée.
Comptage détail
Cliquez sur cette action pour ouvrir la saisie détaillée du comptage pour la ligne pointée.
Ajout ligne(s)
Cliquez sur cette action, disponible depuis l'icône Actionssur une ligne de regroupement, pour ouvrir la fenêtre vide de saisie détaillée.
Sections analytiques
Les sections analytiques portées par la ligne d'inventaire peuvent être consultées ou modifiées en cliquant sur Sections Analytiques depuis l'icône Actions disponible sur chaque ligne d'inventaire, ou en cliquant sur l'option Sections analytiques dans le volet d'actions de la fenêtre de détail d'une ligne d'inventaire.
Les sections analytiques d'une ligne d'inventaire sont alimentées à la création de la liste par le code section par défaut STKINVD. La modification de ces sections est possible quel que soit l'état de la liste (validée, clôturée ...).
Les sections analytiques portées par les mouvements d'inventaire (table STOJOU) sont, elles, non modifiables et alimentées par le code section STJINV.
Suppression ligne(s)
Cliquez sur cette action pour supprimer les lignes du regroupement sélectionné.
Cette action n'est pas accessible si l'inventaire est global (champ Global de la session d'inventaire coché), ou si une quantité a été comptée sur la ligne de regroupement.
Suppression article
Cliquez sur cette action pour supprimer l'ensemble des lignes d'inventaire d'un article sur une liste. Ce bouton n'est pas accessible si une quantité a été comptée sur une ligne de regroupement de l'article.
No série à inventorier
Cliquez sur cette action pour ouvrir la fenêtre des numéros de série à inventorier.
Cette fenêtre s'ouvre également automatiquement lorsque l'article est géré en numéro de série (Entrée et sortie globale) et que la quantité comptée est différente de la quantité sur la ligne :
Cette fenêtre rappelle les caractéristiques de la ligne d'inventaire. Un tableau en bas de la fenêtre vous permet :
- de sélectionner le ou les numéros de série à sortir si la quantité comptée est inférieure à la quantité en stock. Vous pouvez les sélectionner unitairement ou par plages de numéros. Cliquez sur l'icône Actions depuis le champ Série Début, pour afficher la fenêtre de sélection des numéros de série disponibles sur la ligne de stock.
- de saisir le ou les numéros de série à entrer, lorsque la quantité comptée est supérieure à la quantité en stock. Vous pouvez les saisir unitairement, ou massivement en indiquant les plages de numéros concernés.
Afin de vous aider dans cette saisie, deux listes de numéros de série vous sont proposées depuis l'icône Actions : - une liste des numéros de série existant pour la ligne de stock,
- une liste globale de l'ensemble des numéros de série de l'article, indépendamment de la ligne de stock.
Ce mécanisme est activé que le comptage soit effectué au niveau de la ligne de bordereau ou dans la fenêtre de saisie détaillée.
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
INVBOR : Bordereau inventaire
INVBORA : Bordereau inventaire regroupé
INVBORCOM : Bordereau inventaire compté
INVBORCOMA : Bord. inventaire agrégé compté
INVBORECA : Bordereau inventaire écart
INVBORECAA : Bord. inventaire agrégé écart
INVBORVAL : Bordereau inventaire valorisé
INVBORVALA : Bord. invent. agrégé valorisé
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Actions spécifiques
Dès qu'une liste est générée, le stock à compter de cette liste est bloqué, c'est à dire qu'il n'est plus possible de faire le moindre mouvement sur ce stock. Le stock est libéré :
Il est alors possible de reprendre les mouvements sur le stock encore en cours de comptage informatique. Les éventuels mouvements d'écart d'inventaire générés lors de la validation de la liste viendront s'insérer dans le journal des stocks avant les mouvements repris lors du déblocage du stock (voir le détail de la création des mouvements de stock dans la documentation Structure du Journal des Stocks). |
Menu d'actions
Options / Transaction
Cliquez pour visualiser le paramétrage de la transaction d'inventaire utilisée pour le comptage en cours.
Options / Sections analytiques
Les sections par défaut rattachées à l'en tête de la liste d'inventaire sont alimentées à la création de la liste sur la base du code section par défaut STKINVH.
Pour visualiser et modifier ces sections :
- cliquez sur Options > Sections analytiques. La modification de ces sections est permise quel que soit le statut de la liste (validée, clôturée ...).
Pour rappel, pour consulter ou modifier les sections analytiques portées par la ligne d'inventaire :
- cliquez sur Sections Analytiques depuis l'icône Actions disponible sur chaque ligne d'inventaire,
- ou cliquez dans le volet d'actions sur Options > Sections analytiques,depuis la fenêtre de détail d'une ligne d'inventaire.
Les sections analytiques d'une ligne d'inventaire sont alimentées à la création de la liste par le code section par défaut STKINVD. La modification de ces sections est possible quel que soit l'état de la liste (validée, clôturée ...)
Les sections analytiques portées par les mouvements d'inventaire (table STOJOU) sont elles non modifiables et alimentées par le code section STJINV.
Options / Raz comptage(s)
Cette action peut s'avérer utile en cas de multi-comptage. En effet, une fois saisies et enregistrées, les quantités du premier et du deuxième comptage ne sont plus modifiables. Vous pouvez ainsi, grâce à cette action, supprimer le dernier comptage effectué.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
L'article est en statut non utilisable, périmé ou non renouvelé
Il n'est pas possible d'ajouter à une liste d'inventaire le comptage d'un article marqué comme inutilisable ou périmé ou non renouvelé si la session ne le prévoit pas explicitement.
Mise à jour impossible : la quantité comptée est inférieure à la quantité allouée
Il n'est pas possible de compter en stock une quantité inférieure à la quantité totale allouée de ce stock. Si un tel cas se présente il convient de revoir les allocations préalablement au comptage.
La quantité totale a été modifiée. Confirmation ?
Ce message survient dans le cas où une quantité comptée est saisie au niveau d'une ligne de regroupement et que finalement, lors de la saisie du comptage détaillé de cette ligne, le cumul des quantités saisies au niveau du détail est différent de la quantité comptée sur le regroupement.
Liste d'inventaire pleine
Le nombre total de lignes pour une liste prévu au niveau de la session est atteint, on ne peut plus ajouter de nouvelle ligne sur la liste.