Lettrage
Utilisez cette fonction pour gérer le lettrage manuel, qui aligne les écritures comptables afin de faciliter l'analyse d'un solde de compte à une date donnée.
Exemple : associer une facture et un règlement
Les transactions enregistrées dans le module Comptabilité tiers pour des comptes client et fournisseur font l'objet d'un lettrage automatique. Les règlements sont imputés directement aux factures ou écritures auxquelles ils sont liés.
La fonction de lettrage du module Comptabilité est utilisée pour lettrer des comptes généraux.
Prérequis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Le lettrage des comptes se fait sur un onglet général, qui permet de sélectionner le compte à lettrer, de mettre à jour les critères de lettrage et de procéder au lettrage manuel ou automatique du compte.
Onglet Écran de saisie
Présentation
Lettrage
Le lettrage est réalisé sur le compte et éventuellement le tiers et le site renseignés en en-tête. Dans le cas de larges volumes, vous pouvez saisir une date de début et/ou une date de fin pour limiter la sélection. Cliquez sur Rechercher pour alimenter le tableau.
Écritures lettrées :
Ces écritures sont identifiables par un code en lettres majuscules.
Une ligne automatique d'écriture est générée : elle affiche l'écart de change calculé quand la devise de la facture est différente de la devise du règlement.
Écritures non lettrées ou partiellement lettrées :
Les écritures qui s'affichent sont des écritures non lettrées ou ayant fait l'objet d'un lettrage partiel, identifiables par un code de lettrage en lettres minuscules.
Aucune ligne automatique d'écriture indiquant l'écart de change n'est générée. Cependant, si vous positionnez le paramètre LOWMTCGEN - Écart de change/Lettrage min (chapitre CPT, groupe MTC) sur Oui, l'écart de change est calculé et génère automatiquement une ligne d'écriture. Ceci s'applique uniquement aux lettrages partiels, une fois le paramétrage effectué. Il est ainsi possible que des règlements partiels ne soient pas associés à un écart de change avant paramétrage, mais que les règlements imputés après paramétrage soient quant à eux associés à une ligne d'écriture pour le calcul de conversion de devises.
Lettrage manuel
Les lettrages possibles s'affichent dans le tableau. Pour chaque ligne, vous disposez des options suivantes :
- Consulter la pièce d'origine, l'échéance ou la facture (tiers, achats ou ventes)
- Sélectionner le montant pour lettrage
- Rechercher un montant (le cas échéant, la valeur et le sens proposés par défaut soldent le groupe de lettrage en cours)
- Rechercher une ligne d'écriture par son numéro de pièce (en utilisant éventuellement un modèle)
- Sélectionner les X montants qui correspondent au solde d'un compte et inverser la sélection pour lettrer ensemble toutes les autres écritures du compte
- Lancer le lettrage automatique sur le compte sélectionné
Lettrage automatique
Vous pouvez définir des critères de lettrage automatique et une priorité à appliquer ces critères de la façon suivante :
- Le nombre maximum d'écritures à rapprocher pour la méthode de lettrage par analyse des montants en devise comptable, locale ou de reporting
- Le nombre de caractères identiques à associer pour un lettrage par analyse de libellé et/ou de référence et pour spécifier si le lettrage partiel est autorisé
- Le nombre maximum d'écritures pouvant composer le solde du compte dans le cadre de la méthode de lettrage par recherche du solde.
Dans la méthode de lettrage par recherche du solde, le traitement recherche une ou plusieurs écritures dont la somme soit égale au solde du compte.
La méthode de lettrage par passage au solde consiste à parcourir le compte et lettrer toutes les écritures parcourues dès que leur solde est égal à zéro.
Les méthodes de lettrage par passage au solde ou recherche du solde sont moins précises que le lettrage par les montants ou les libellés. Elles ne sont préconisées que pour des comptes difficilement lettrables et non lettrées depuis longtemps.
Enfin, vous pouvez limiter les écritures à lettrer en fonction de la date de saisie.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères
| Ce champ indique le site sur lequel porte le lettrage, celui-ci ne pouvant se faire qu'à l'intérieur d'un même site. |
| Sélectionnez le référentiel dans lequel les opérations de lettrage et de délettrage seront effectuées. |
| Renseignez le compte à lettrer. Pour un compte individuel, renseignez ici le code ou le numéro de compte du collectif concerné. |
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| Un compte collectif a été sélectionné, il faut renseigner le code du tiers à lettrer. |
| Seuls les documents ayant une date comptable comprise entre les dates saisies ici seront lettrés. |
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Bloc numéro 2
Soldes
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Tableau Détails
| Double-cliquez dans la colonne "Sél" pour sélectionner la ligne courante. Une coche apparait et la ligne se colorise en rose. Lorsque les écritures sélectionnées sont équilibrées, elles se colorisent en vert. Lorsque plusieurs lignes sont sélectionnées et que le bouton "Lettrage" est activé, X3 procède à un lettrage partiel (lettre minuscule) ou complet (lettre majuscule) des lignes sélectionnées. |
| Cette date correspond à la date comptable de la transaction d'origine. |
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| Numéro de pièce de l'enregistrement. |
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| Ce champ indique le statut de l'article (A, Q, R).
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| Saisissez ici le code journal composé de un à cinq caractères alphanumériques.
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| C'est la réf��rence du paramétrage. |
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| Ce code vous permet d'identifier la devise d'un site, d'un tiers, etc. Il est contrôlé dans la table des devises.
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| Si la devise de sélection est renseignée, le total des mouvements débiteurs dans la devise sélectionnée pour l'ensemble des périodes consultées est indiqué dans ce champ. |
| Si la devise de sélection est renseignée, le total des mouvements créditeurs dans la devise sélectionnée pour l'ensemble des périodes consultées est indiqué dans ce champ. |
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Icône Actions
Pièce
Permet d'accéder à la pièce comptable de l'écriture affichée. L'accès à cette fonction s'effectue en visualisation mais également en création et modification.
Sélection
Sélectionnez la case de la colonne Sél.pour sélectionner la ligne courante. La ligne devient rose. Lorsque les écritures sélectionnées sont équilibrées, elles se colorisent en vert. Quand plusieurs lignes sont sélectionnées et que le bouton Lettrage est actif, X3 effectue un lettrage partiel (minuscule) ou un lettrage complet (majuscule) sur les lignes sélectionnées.
Délettrage
Permet de sélectionner la ligne courante et de procéder au délettrage du groupe.
Compte
Accès à la consultation de compte.
Échéances
Accès à la consultation d'échéances.
Facture
Accès à la facture d'origine achat / vente / compta.
Boutons spécifiques
Utilisez ce bouton pour lancer la recherche des écritures et charger le tableau. |
Activez ce bouton pour valider la sélection manuelle des montants à rapprocher pour attribution par le logiciel d'un code de lettrage. |
Utilisez ce bouton pour afficher l'écran suivant. |
Utilisez ce bouton pour afficher l'écran précédent. |
Barre de menu
Fonctions / Lettrage automatique
Utilisez ce bouton pour lancer le lettrage automatique du compte interrogé.
Fonctions / Critères
Utilisez cette option pour rappeler l'ordre de priorité des critères de lettrage en lettrage automatique.
Fonctions / Recherche par montant
Utilisez cette option pour effectuer une recherche rapide d'écriture, par montant ou par numéro de pièce.
Fonctions / Inversion
Utilisez cette option pour inverser la sélection en cours : les éléments sélectionnés sont désélectionnés et les éléments non sélectionnés sont pris en compte.
Limites
Le lettrage, en mode batch, ne peut être effectué sur un lot de plus de 100 échéances. Si le lettrage est effectué sur un lot de plus de 100 échéances, un contrôle bloquant intervient.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Le compte est défini sur Reports à nouveau en devises
Ce message bloquant apparaît lorsqu'un compte est paramétré avec la prise en compte des reports à nouveaux en devise et que le lettrage des lignes en devise est demandé.
Trop de lignes d’écritures à lettrer
Ce message d'erreur s'affiche quand le nombre de lignes à lettrer dépasse le nombre maximum de lignes défini par le code activité MTC - Nombre de lignes lettrage.