Sage X3 Enterprise - Synchronizacja z programem pocztowym Microsof

Parametryzacja uruchomieniowa

Instalacja modułu Outlook Add-In

Aby zainstalować moduł Outlook Add-In, wykonaj poniższe czynności:

1. Wybierz odpowiedni katalog na płycie CD i uruchom program „Setup.exe”
2. Zainstaluj stację roboczą-klient i wybierz sposób instalacji dopasowany do własnych preferencji.
3. Na ekranie wyboru zaznacz opcję „Outlook Add-In”.

Konfigurowanie modułu CRM systemu Sage

Podczas instalacji lub aktualizacji klienta na ekranie wyboru funkcji należy zaznaczyć pole wyboru synchronizacji Outlook X3.
Aby zainstalować wybrane funkcje:

• zamknij system Sage X3 i program Outlook,
• następnie otwórz menu „Start/Ustawienia/Pasek konfiguracyjny/Dodaj/Usuń oprogramowanie/Klient Sage X3” i naciśnij przycisk [Modyfikuj].
• przewiń ekrany, aż nastąpi wyświetlenie okna wyboru funkcji.

Przed podjęciem próby wykonania operacji synchronizacji, konieczne jest przypisanie funkcji „Ustawienie synchronizacji”. W razie konieczność użyta zostanie funkcja „Wymuszona synchronizacja”.

Funkcja „Dane dla synchronizacji” (Ustawienia/CRM/Synchronizacja Outlook) służy do przeglądania wszystkich danych, które zostały utworzone w programie Outlook i dla których dokonana została synchronizacja.

Funkcja „Zarządzanie anomaliami” (Ustawienia/CRM/Synchronizacja Outlook) służy do zlokalizowania dowolnych zmian, jakie występują między systemem Sage X3 a programem Outlook.

Pierwsze użycie

Przy pierwszym uruchomieniu programu Outlook w interfejsie programu Outlook wyświetlany jest komunikat „Pierwsze użycie - inicjalizacja pliku ustawienia Add-In” i pojawia się pasek synchronizacji modułu CRM systemu Sage X3 (przycisk [Synchronizacja] + przycisk [Opcje].

Definiowanie ustawień programu Outlook

Aktywacja przycisku [Opcje] umożliwia definiowanie opcji synchronizacji między programem Outlook a modułem CRM systemu Sage X3.

Zakładka „Schowek”

Zakładka „Schowek” służy do konfiguracji skrzynki pocztowej programu Outlook:

• Podzakładka „Ogólne”: na tej karcie jest akceptowana synchronizacja i wyszczególnione są foldery obsługiwane przez synchronizację.
  Może to się okazać interesujące, aby tworzyć foldery osobiste (Kontakty, Spotkania i Zadania) w programie Outlook, aby unikać przeciążenia i dezorganizacji folderów tradycyjnych. Foldery te należy tworzyć na najlepszym poziomie, tzn. w skrzynce pocztowej.
• Podzakładka „Folder domyślny: dla każdego typu folderu (zadania, spotkania i kontakty), konieczne jest określenie folderów programu Outlook, gdzie zapisane zostaną nowe elementy uzyskane podczas synchronizacji z systemem X3.
• Podzakładka „Połączenie zdalne”: wprowadź dostępne elementy, aby uzyskać dostęp do folderu i serwera przetwarzania. Są to podobne ustawienia do tych, które używane są w oknie połączenia z folderem X3. Należy wspomnieć o nazwie aplikacji, kodzie języka, kodzie serwera zdalnego, numerze portu oraz nazwie użytkownika.

Przycisk [Testowanie połączenia] służy do sprawdzania, czy połączenie pomiędzy modułem CRM systemu Sage X3 a programem Outlook działa prawidłowo.
Zalecane jest wymywanie tego testu. Raport ostrzega o ewentualnych zakłóceniach.

• Podzakładka „Pozostałe”: pozostaw wartości domyślne. Wartości te zapewniają, że program nie musi skanować całej bazy danych w trakcie wykonywania przyszłych synchronizacji.

Przycisk [Zapisz] służy do zapisywania wszystkich tych elementów, które wprowadzane są na różnych zakładkach. Po zapisaniu generowany jest raport w przypadku wystąpienia zakłóceń.

Zakładka „Opcje ogólne”

Zmiana skrzynki pocztowej jest wykonywana na karcie „Opcje ogólne” w przypadku, gdy wiele skrzynek pocztowych obsługiwanych jest przez program Outlook.

Zasady synchronizacji

Synchronizacja może być uruchamiania w programie Outlook za pomocą modyfikacji wykonywanej:

• na serwerze modułu CRM systemu Sage X3,
• w programie Outlook.

W programie Outlook elementy przechowywane są w tych folderach, które należą do kontenera, nazywanego „schowkiem”. Te schowki są zazwyczaj obsługiwane lokalnie, ale mogą być one również obsługiwane przez serwer Microsoft Outlook Exchange.

Aby określić synchronizację między programem Outlook a modułem CRM systemu X3, należy zdefiniować powiązanie (Definiowanie ustawienia w programie Outlook) między schowkiem Outlook a folderem systemu Sage X3. Aby uniknąć konfliktów podczas synchronizacji, użytkownik musi zapewnić, że pomiędzy tymi dwiema aplikacjami występuje tylko jedna relacja.

Przed wykonaniem synchronizacji należy wykonać poniższe operacje:

1. W funkcji „Ustawienia/Parametr ogólny/Wartości ustawienia/Czynności CRM” otwórz opcję „Szczegóły” menu kontekstowego „Grupa synchronizacji”. Wprowadź wartość „Tak” dla wszystkich ustawień (wszystkie, zadania, rozmowy, kontakty Outlook, spotkania), dla których wymagana jest synchronizacja.

2. Podłączony użytkownik musi wykonać działanie handlowe (AUSCRMA) i posiadać kod reprezentanta (AUSCRMF).
3. Utwórz ustawienie dla każdego użytkownika funkcji „Ustawienia/CRM/Synchronizacja Outlook/Ustawienia synchronizacji.

Zasada

Przed uruchomieniem synchronizacji należy zamknąć różne okna, które otwarte są w programie Outlook.

Synchronizacja uruchomiona w programie Outlook ma zastosowanie zarówno w trybie Klient/serwer jaki i trybie internetowym. Jest on niewidoczna dla użytkownika i podzielona na kilka etapów:

• Połączenie z serwerem zdalnym CRM X3,
• Omówienie widoku tych elementów, które występują w programie Outlook dla folderów objętych kontrolą (przycisk [Opcje]/zakładka „Ogólne| w programie Outlook),
• Aby określić aktualizacje, które mają być wysłane do serwera zdalnego, analizę różnic między aktualnym widokiem a ostatnią pomyślne wykonaną synchronizacją,
• Transmisja aktualizacji do serwera zdalnego,
• Odbiór aktualizacji wymaganych przez serwer zdalny,
• Zapisywanie widoku synchronizacji i zamknięcie połączenia.

Przed wykonaniem dowolnej synchronizacji, wymagane opcje należy sprawdzić w funkcji„Ustawienia synchronizacji” (Ustawienia/CRM/Synchronizacja Outlook) oraz opcja „Outlook Add-In” musi być zatwierdzona podczas instalacji klienta (Start/Ustawienia/Panel konfiguracyjny/Dodaj/Usuń oprogramowanie/Klient Sage X3/przycisk [Modyfikuj]”.

Synchronizacja z modyfikacji w systemie Sage X3

1. Na przykład, wprowadź zadanie w module CRM.
2. Synchronizacja jest uruchamiana za pomocą przycisku [Synchronizacja] na pasku narzędzi okna Outlook.
3. Na karcie „Schowki” ekranu synchronizacji kliknij przycisk [Synchronizacja]. Wyświetlany jest komunikat potwierdzający zakończenie procesu. Możliwe jest przeglądanie dziennika.
4. W naszym przykładzie, otwórz folder „Zadania” w programie Outlook. Folder jest aktualizowany za pomocą nowego zadania, które ma być wykonane. Wyświetlany numer kolejny jest podobny do tego, jaki obowiązuje w module CRM systemu Sage X3.

Synchronizacja z modyfikacji w programie Outlook

1. Na przykład, wprowadź zadanie w programie Outlook. Kliknij przycisk [Zamknij i Zapisz]. Nowe zadanie musi pojawić się na liście zadań.
2. Synchronizacja jest uruchamiana za pomocą przycisku [Synchronizacja] na pasku narzędzi okna Outlook.
3. Na karcie „Schowki” ekranu synchronizacji kliknij przycisk [Synchronizacja]. Wyświetlany jest komunikat potwierdzający zakończenie procesu. Możliwe jest przeglądanie dziennika.
4. W naszym przykładzie, otwórz funkcję „Zadania” w programie systemie Sage X3 (CRM/ Czynności CRM). Lista zadań do wykonania jest aktualizowana za pomocą nowego zadania.

Zakładka „Log”

Pod koniec synchronizacji na karcie „Dziennik” wyświetlany jest plik dziennika synchronizacji i wyszczególniane przetworzone działania. Raport ten może być kopiowany do notatnika poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy. Przykład zdarzenia zawarty w dzienniku: niektóre kontrole są wykonywane w systemie Sage X3 a nie w programie Outlook, np. dwa nakładające się na siebie spotkania będą odnotowane w dzienniku jako błąd, ponieważ system Sage X3 nie obsługuje tego typu opcji.

Plik log programu Outlook zawiera kod pliku w następującej postaci:

- - - Kod pliku log na serwerze zdalnym: F364233 - - -

Błędy serwera powodują generowanie standardowego komunikatu typu „Komunikat serwera zdalnego”: Błąd występujący podczas tworzenia nowego zadania, którego źródło można znaleźć w pliku log serwera.

W pliku log, spotkania rozpoznawane w programie Outlook są uważane za:

• spotkania obsługiwane: spotkania i zebrania,
• spotkania nieobsługiwane: obejmuje to referencje szczególne dla programu Outlook, które używane są do obsługi odpowiedzi w sprawie danego zebrania,
• Spotkanie odwołane (olMeetingCancelled),
• Prośba o spotkanie (olMeetingReceived).

Szczególne funkcje obejmujące kontakty

Moduł CRM systemu Sage X3 zawiera tylko jeden nagłówek dla określonego kontaktu. Na poziomie kontaktu skutki są następujące:

• Synchronizacja programu Outlook z systemem Sage X3 CRM
  Ten nagłówek jest wypełniany pierwszym kontaktem na liście kontaktów zadania programu Outlook.
  Jeżeli pierwszy kontakt nie odpowiada kontaktowi zsynchronizowanemu z modułem CRM, synchronizacja pozostawia kontakt występujący w systemie Sage X3.
• Synchronizacja systemem CRM Sage X3 z programem Outlook
  Lista Outlook jest wypełniana kontaktem zadania systemu Sage X3. Pozostałe kontakty, które mogły zostać wprowadzone, są usuwane.

Synchronizacja z lokalnie obsługiwanym schowkiem

Ten typ schowka przeznaczony jest do używania roamingu i oferuje pewne korzyści w zakresie niezawodności podczas synchronizacji. Ta niezawodności w szczególności wynika z występowania stabilnego identyfikatora wewnętrznego dla każdego elementu.

W konsekwencji, rozwiązanie to jest zalecane do wdrożenia w module CRM X3.

Pomiędzy dwiema synchronizacjami...

Zalecane jest, aby dany element nie był duplikowany, jeżeli został on przywrócony podczas ostatnio wykonanej synchronizacji.

Synchronizacja ze schowkiem obsługiwanym przez serwer Microsoft Exchange

W przypadku schowka, do którego możliwy jest dostęp za pomocą serwera Microsoft Exchange, proces synchronizacji nie może opierać się na stabilnych informacjach na poziomie danego elementu.

Przykładowo, przesunięcie elementu z jednego folderu do innego powoduje, że modyfikacji ulega jego identyfikator i data aktualizacji.

Aby ponownie wyszukać dany element, synchronizacja używa wewnętrznego identyfikatora modułu CRM systemu Sage X3,

Ważne jest, aby nie aktywować trybu „Użyj tryb buforowanej wymiany” („Właściwości/Właściwości zaawansowane schowka”). Tryb ten uruchamia stałą synchronizację wszystkich elementów, które mogą być długo przetwarzane w zależności od wielkości. W rezultacie, gdy występuje ten buforowany proces , jest on podobny do synchronizacji, która powoduje aktualizację daty modyfikacji. Wtedy ta aktualizacja koliduje z logiką synchronizacji systemu Sage X3.

Zalecane jest:

• unikanie duplikowania artykułu, jeżeli został on przywrócony lub doprowadził do przeniesienia folderu podczas ostatnio wykonanej synchronizacji,
• nie usuwanie artykułu, który został użyty ma potrzeby duplikacji podczas ostatnio wykonanej synchronizacji.

Ustawienia

Parametry ogólne

Wszystkie modyfikacje kontaktu, zadania lub spotkania w programie Outlook mogą być przenoszone do powielonego zapisu w systemie Sage X3, pod warunkiem, że zapewnione są ustawienia synchronizacji.
Zasada ta jest identyczna w przypadku usuwania oraz tworzenia.

Synchronizowane są jedynie te zdarzenia systemu Sage X3 CRM, które przypisane są do podłączonego użytkownika.

Data ostatniej modyfikacji (w programie Outlook lub w systemie Sage X3) może być używana jako odniesienie do aktualizacji zapisu, z zastrzeżeniem, że opcja ta została zaznaczona w „Ustawienia synchronizacji”.
Usuwanie w systemie Sage X3 doprowadza do usuwania w programie Outlook podczas kolejnej synchronizacji.
Usuwanie w programie Outlook doprowadza do usuwania w systemie Sage X3, z wyjątkiem usuwania kontaktów Outlook, w przypadku których usuwane jest tylko przypisanie do reprezentanta.
Jedynie zdarzenia Outlook z zaznaczoną flagą „osobiste” nie są generowane w systemie Sage X3.

Personalizacja pól

W programie Outlook, aby spersonalizować pola, na które wpływ ma synchronizacja, należy uprzednio utworzyć zapisy w systemie Sage X3 i uruchomić synchronizację.
W programie Outlook wybierz folder, który ma być spersonalizowany (Zadania, Kalendarz lub Kontakty) oraz otwórz funkcję „Spersonalizuj bieżące wyświetlenie”.
Kliknij przycisk [Pole] w oknie „Prosta lista” i wybierz opcję „Pola”, zdefiniowaną przez użytkownika w folderze na rozwijalnej liście.
Dodaj lub usuń pola, które mają być wyświetlane w programie „Outlook” (np. pole „Numer sekwencji”), a następnie je zatwierdź.

Przejdź do paragrafu poniżej w celu uzyskania szczegółowych informacji na temat uzgadniania pól.

Ustawienia kontaktu

Aby ustawić firmę, wprowadź kod firmy w systemie Sage X3 w następującej postaci: #kodfirmy#.
Jeżeli kod firmy występuje już w programie Outlook, oznacza to, że jego odpowiednik istnieje już w systemie X3. Pole „Firma” w programie Outlook odnosi się do pola „Kontrahent” w bazie danych systemu X3. Jeżeli nowy kontakt jest tworzony w schowku Outlook, a kod firmy jest wprowadzany przy użyciu składni #kodfirmy#, spowoduje to utworzenie nowego powielonego zapisu w systemie Sage X3 podczas synchronizacji w tabeli „Kontakty Outlook”. Gdy dana firma jest zapisana w tabeli BPARTNER, kod klienta może być wyszukany w kontaktach Outlook (zakładka „Zawód”, pole „Kontrahent”).

Lista kontaktów

W przypadku spotkania pierwszej kategorii, reprezentanci wymienieni na liście otrzymają aktualizację na temat przedmiotowego spotkania przy kolejnym żądaniu synchronizacji.

Reprezentanci nie mają możliwości modyfikowania treści w module CRM.

Ustawienie kalendarza

Podobnie jak w przypadku kontaktów, jeśli spotkanie jest tworzone w systemie Sage X3 z kodem kontrahenta, zostanie utworzony powielony zapis w programie Outlook w folderze spotkań podczas wykonywania synchronizacji. Kod kontrahenta z systemu Sage X3 zostanie użyty do wypełnienia kodu firmy w programie Outlook w postaci składni #kodfirmy#, aby uzyskać przykład.
Tworzenie z programu Outlook: w ramach kontroli wykonywanej przez system Sage X3 sprawdzane jest, czy w systemie kod istnieje jako kontrahent. Może to być klient albo reprezentant. W przypadku wystąpienia błędu, sprawdź zadanie X3.

Kalendarz pochodzący z programu Outlook powinien być sklasyfikowany zgodnie z dwiema kategoriami:

• spotkania, dla których lista uczestników nie jest wprowadzana i które są zapisywane tylko w celu ich umieszczenia w kalendarzu,
• spotkania (lub zebrania w programie Outlook), w przypadku których rozsyłanie i synchronizacja z uczestnikami jest wykonywana przez program Outlook.

Procesy synchronizacji są zapewnione w przypadku:

• rozsyłania spotkania Outlook należącego do pierwszej kategorii do reprezentantów wyszczególnionych na liście kontaktów,
• rozsyłania spotkania utworzonego w module CRM do osoby organizującej spotkanie i jej współpracowników,
• informacji zwrotnej do modułu CRM w ramach tych dwóch kategorii (tylko jednostki), które są uporządkowane według połączonego reprezentanta.

Pola, na które wpływa synchronizacja spotkań:

Ustawienie zadania

Pojedynczy kontakt/ kod kontaktu Outlook jest obsługiwany w systemie Sage X3 w nagłówku zadania. Wskutek tego, synchronizacja zadania Outlook z wieloma kontaktami przypisuje pierwszy kontakt na liście, który określony jest w zadaniu Outlook, do powielonego zadania X3.

Przypadek tworzenia w programie Outlook:
Jeżeli kontakt Outlook jeszcze nie jest znany w systemie X3, tworzony jest równolegle odpowiadający mu rekord w systemie Sage X3 podczas synchronizacji. Powielone zadanie X3 jest następnie generowane w sposób unikatowy za pomocą numeru kontaktu Outlook (brak powiązanego kodu kontaktu). Reprezentanci nie mają możliwości modyfikowania treści w module CRM.

Wszystkie rozmowy są generowane w folderze „Zadania”. Różnić się one od zadań numerami sekwencji: wszystkie rozmowy rozpoczynają się od CLL, podczas gdy zadania rozpoczynają się od TSK.

Pola, na które wpływa synchronizacja zadań:

Pola, na które wpływa synchronizacja rozmów:

Wymuś synchronizację

Synchronizacja ta może być wymuszona:

• z serwera modułu CRM X3,
• z programu Outlook,
• z dwóch źródeł.

Wymuszona synchronizacja z modułu CRM systemu Sage X3

Z tych elementów dostępnych na serwerze (zadania, kontakty, itd.) kolejna synchronizacja spowoduje wysłanie wszystkich tych elementów do programu Outlook.

Aby uaktywnić synchronizację, użyj funkcji „Wymuszona synchronizacja” („Ustawienia/CRM/Synchronizacja Outlook”).

Wymuszenie synchronizacji oznacza wysłanie kontaktów:

• zarejestrowanych dla rekordu „Klient” (kontakt na karcie „Kontrahent typu klient”), jeśli połączony reprezentant jest zadeklarowany jako reprezentant tego klienta (dwóch reprezentantów, zakładka „Sprzedaż”),
• uzyskanych poprzez skanowanie zadań i kalendarza.

Wymuszona synchronizacja w programie Microsoft Outlook

Z tych dostępnych elementów w programie Outlook (zadania, kontakty i kalendarz), kolejna synchronizacja spowoduje wysłanie wszystkich tych elementów do serwera modułu CRM X3, dla których data modyfikacji jest późniejsza od ostatniej daty pomyślnego wykonania synchronizacji.

Synchronizacja przebiega według określonej procedury:

1. Kliknij przycisk [Opcje] / zakładka „Inne”.
2. Określ datę, od której elementy będą wysyłane do serwera poprzez zmianę daty ostatniej pomyślnie wykonanej modyfikacji.
3. Kliknij przycisk [Ponowna synchronizacja] i potwierdź dokonany wybór w wyświetlanym oknie dialogowym.
4. Kliknij przycisk [Zapisz].

Synchronizacja kończy się komunikatem, który ostrzega, że plik ostatniej synchronizacji nie mógł być znaleziony.
Komunikat ten nie ma żadnego znaczenia w tym kontekście, ponieważ ten plik został usunięty po naciśnięciu przycisku „Ponowna synchronizacja”.
Proces ten nie powoduje wysłania usunięć elementów, które mogły mieć miejsce w programie Outlook od ostatniej pomyślnie wykonanej synchronizacji.

Uwagi funkcjonalne

Wydajność

Czas synchronizacji w głównej mierze zależy od liczby elementów zawartych w folderach synchronizacji i od liczby elementów, na które wpływa synchronizacja.

Aby czas synchronizacji mieścił się w rozsądnych granicach, dostępne są dwa rozwiązania:

• użyj funkcji archiwizacji (lub autoarchiwizacji), aby ograniczyć liczbę elementów w synchronizowanych folderach,

Przejdź do rozdziału „Outlook” na temat sposobu używania archiwizacji i autoarchiwizacji.

• Ponowne inicjowanie synchronizowanych folderów.

Metoda ta umożliwia ponowne tworzenie elementów w domyślnych folderach tworzenia i dlatego nie zachowuje ona klasyfikacji użytkownika.

Aby możliwe było zastosowanie tej metody:

• wymagane jest zapisanie, a następnie oczyszczenie zsynchronizowanych folderów,
• ponowne wczytanie elementów w programie Outlook za pomocą funkcji „Wymuś synchronizację” na serwerze i w programie Outlook.

Za pomocą archiwizacji i autoarchiwizacji

w programie Outlook, możliwe jest archiwizowanie elementów dla danego folderu, aby ograniczyć rozmiar folderów i zoptymalizować czas reakcji. Funkcja ta może być wywoływana:

• ręcznie: Archiwizacja,
• automatycznie: Autoarchiwizacja.

Aby zapewnić prawidłowy przebieg synchronizacji,

1. Określ dla serwera Sage X3 limit czasu, w ciągu którego element może być skutecznie usunięty z serwera.
To ustawienie jest używane na poziomie serwera w celu wyznaczenia różnicy między usunięciem wykonanym przez użytkownika a usunięciem dokonanym przez proces archiwizacji w celu usunięcia danego elementu w terminie.
Jednomiesięczny limit pomiędzy czasem archiwizacji a tym czasem „usunięcia” jest uznawany za odpowiednie ustawienie.

Na przykład:
Czteromiesięczna archiwizacja zapewnia trzymiesięczny okres na serwerze Sage Enterprise.

2. Nie archiwizuj folderów, które zawierają kontakty. Może to spowodować wystąpienie błędów podczas wykonywania kolejnych synchronizacji.

Ostrzeżenie o bezpieczeństwie w programie Outlook – wersja 2000 i XP

Podczas synchronizacji, „Add-In” uzyskuje dostęp do wrażliwych elementów bazy danych Outlook, np. adresu e-mail kontaktu.

W odpowiedzi na występujące problemy bezpieczeństwa, z jakimi zetknęła się firma Microsoft, zarządzanie bezpieczeństwem zostało poprawione w różnych wersjach programu Outlook:

• Outlook 2000 zaktualizowany za pomocą poprawek i Outlook XP (2002): Add-in nie jest rozpoznawany jako element „bezpieczny” i program Outlook wymaga potwierdzenia adresów elektronicznych. Czynność musi autoryzowana z maksymalnym czasem.
• Outlook 2003 i wcześniejsze wersje Outlook 2000: Add-in jest rozpoznawany jako element „bezpieczny” i komunikat o bezpieczeństwie warunkuje wykonanie synchronizacji.