Odpowiadające

Synchronizacja kontaktów programu Outlook powoduje zapisanie nowego rekordu kontaktu programu Outlook w bazie danych.

Nagłówek służy do identyfikowania kontaktu programu Outlook w X3.

• przez przypisanie mu numeru sekwencji. Jest to unikalny klucz, który może narastać automatycznie przy użyciu licznika numeru sekwencji COR lub może być wprowadzony ręcznie, jeżeli operacja ręcznego przypisania licznika numeru sekwencji COR została autoryzowana. Uwaga: w przypadku utworzenia rozmówcy programu Outlook w wyniku procesu synchronizacji, operacja przypisania licznika numeru sekwencji COR musi zostać przeprowadzona automatycznie (w przeciwnym przypadku w liczniku numeru sekwencji wyświetli się błąd generowania. Licznik numeru sekwencji może zostać przypisany automatycznie tylko w ramach bezpośredniego generowania kontaktu programu Outlook w funkcji GESCOR.
• Przez przywołanie pełnej nazwy (
• Przez przypisanie mu, w razie potrzeby, numeru sekwencji kontaktu. Można przeprowadzić operację ręcznego przypisania. Jeżeli użytkownik systemu Sage X3 Enterprise określił kontakt programu Outlook jako kontakt X3, pojawiają się różne opcje z tuneli, dostępne z poziomu pola „Kod”. Najpierw można wybrać kontakt istniejący już w bazie danych. Otwiera się okno wyboru, w którym wyświetla się lista wszystkich powiązanych kontaktów. W ten sposób użytkownik może uzyskać bezpośredni dostęp do funkcji zarządzania kontaktami GESAIN i utworzyć nowy rekord w tabeli kontaktów. Wreszcie, użytkownik może przeprowadzić operację wyszukania kontaktów z menu identyfikacji. W takim przypadku system wykorzystuje imię i nazwisko kontaktu programu Outlook, żeby wyszukać wszystkie homonimy z bazy danych kontaktów.
• Przez automatyczne przypisanie mu typu: osoba kontaktowa lub przedstawiciel. Tej informacji nie można wprowadzić ani modyfikować. Przypadki praktyczne są następujące: kontakt programu Outlook został wygenerowany w wyniku procesu synchronizacji kontaktów programu Outlook, w takim przypadku jego typ zawsze będzie typem „osoba kontaktowa”. Druga możliwość dotyczy wygenerowania kontaktu programu Outlook ręcznie w systemie Sage X3 Enterprise. Oznacza to, że jego typ to również typ „osoba kontaktowa”. Wreszcie, spotkanie X3 można powiązać z jedną lub kilkoma stronami interweniującymi (przedstawiciele powiązani w bazie danych), nie posiadającymi skojarzonych rekordów „Kontakt programu Outlook”. Jeżeli przedstawiciel powiązany z zalogowanym użytkownikiem jest głównym organizatorem spotkania X3, przy synchronizowaniu spotkania rekordy Kontakt programu Outlook innych stron interweniujących zostaną wygenerowane z typem „Przedstawiciel”. Oznacza to, że, równolegle, strony interweniujące X3 będą współdzielić spotkanie, a kalendarz programu Outlook zostanie załadowany zgodnie z nowym zdarzeniem (jeżeli są uprawnione do użycia synchronizacji z Outlookiem). Jeżeli przedstawiciel powiązany z zalogowanym użytkownikiem jest jedynie stroną interweniującą spotkania X3, przy synchronizowaniu spotkania rekordy kontaktów programu Outlook innych stron interweniujących nie zostaną wygenerowane.

Zakładka Informacje daje użytkownikowi możliwość zarządzania własnymi komentarzami dotyczącymi kontaktów programu Outlook w X3.

W konsekwencji, użytkownik może dowolnie wprowadzać dodatkowe informacje na temat kontaktu programu Outlook w polu typu obraz-plik. Informacja ta jest później zapisywana w X3.

Praktyczne przypadki::

Kontakt z komentarzem jest tworzony w programie Outlook, a następnie synchronizowany z systemem Sage X3 Enterprise. Wtedy tworzy się rekord w tabeli kontaktów programu Outlook w systemie X3. Komentarz programu Outlook został prawidłowo zapisany w X3 w pliku graficznym. Używając bieżącego rekordu użytkownik może modyfikować tekst i dodawać kolejne komentarze, które będą przenoszone do Outlooka przy każdorazowym przeprowadzaniu synchronizacji. Ma to również zastosowanie w przypadku programu Outlook: każda modyfikacja komentarzy zostanie przeniesiona podczas synchronizacji. Taka sytuacja ma miejsce pod warunkiem, że ustawienia synchronizacji użytkownika na to pozwalają.

W przypadku systemu X3 komentarze różnych przedstawicieli, którym przypisano kontakt, są dodawane na bieżąco do tego samego pola typu obraz-plik, co oznacza, że są one współdzielone. Znacznik służy do przeglądania, który z przedstawicieli dodał komentarz.

Informacje firmowe (adres, adres e-mail, firmowy numer telefonu, firma, itp.) dotyczące osoby kontaktowej zsynchronizowane z systemem Sage X3 Enterprise są zapisywane w rekordzie kontakt programu Outlook, w zakładce Specjalistyczne.

Przypadek szczególny dotyczący kodu kontrahenta

• Tworzenie kontaktu programu Outlook z określonym kodem firmy (zapisanego w tabeli BPARTNER - Kontrahent).

Powiązanie kontaktu programu Outlook z kontrahentem oznacza współdzielenie wspólnych informacji (opis kontrahenta, itp.).

Kod firmy posiada już referencję w bazie danych X3. W takim przypadku użytkownik może, na początkowym etapie tworzenia kontaktu programu Outlook, zapisać kod firmy przy użyciu następujących składni: #COMPANYCODE# lub bezpośrednio COMPANYCODE. Ta czynność prowadzi do zaktualizowania kodu kontrahenta w lustrzanym rekordzie kontakt programu Outlook po uruchomieniu procesu synchronizacji; W ten sposób, jeżeli kontrahent/firma zostały określone zarówno w programie Outlook jak i systemie X3, kod firmy #COMPANYCODE# lub COMPANYCODE kontaktu programu Outlook staje się kodem COMPANYCODE kontrahenta kontaktu programu Outlook w X3.

Na przykład:

Załóżmy, że w bazie danych X3 istnieje kontrahent DIS00.

Tworzenie kontaktu programu Outlook Pan Jan KOWALSKI, powiązany z firmą #DIS001# lub DIS001.

Należy rozpocząć od przeprowadzenia synchronizacji kontaktów, a następnie automatycznie wygenerować lustrzany kontakt programu Outlook.

Kod kontrahenta zostaje zaktualizowany do wartości DIS001 w zakładce Specjalistyczne.

• Tworzenie kontaktu programu Outlook z kodem firmy, który nie został zidentyfikowany w bazie referencyjnej X3 (nie zapisanego w tabeli BPARTNER - Kontrahent).

Utworzony kontakt programu Outlook będzie posiadał niezidentyfikowaną firmę XYZ (firma XYZ nie istnieje w bazie referencyjnej kontrahentów X3). Po utworzeniu kontaktu programu Outlook w wyniku procesu synchronizacji w kodzie kontrahenta (BPRNUM) w zakładce Specjalistyczne nie ładuje się kod firmy XYZ, ponieważ nie istnieje on jeszcze w bazie danych. W polu BPRLIB (opis), do którego można dowolnie wprowadzać wartości, pobiera wartość kodu firmy z Outlooka, czyli XYZ.

Użytkownik może następnie ręcznie utworzyć kontrahenta firmy XYZ w bazie danych, po czym ręcznie zmodyfikować rekord kontaktu programu Outlook poprzez dodanie kodu firmy XYZ w polu kontrahent. Podczas przeprowadzania kolejnej synchronizacji kontakt programu Outlook zostanie odpowiednio zaktualizowany, a powiązany kod firmy będzie miał następującą składnię: #XYZ#.

Na przykład:

Tworzenie kontaktu programu Outlook Pan Jan KOWALSKI, powiązany z firmą XYZ, która nie ma referencji w tabeli kontrahentów w X3. Kod firmy w kontakcie programu Outlook ma składnię XYZ.

Należy rozpocząć od przeprowadzenia synchronizacji kontaktów, a następnie automatycznie wygenerować lustrzany kontakt programu Outlook.

Kod kontrahenta w zakładce Specjalistyczne jest pusty, jednak jego opis przyjmuje wartość XYZ.

• Tworzenie kontaktu programu Outlook bez określenia firmy.

W czasie synchronizacji kontaktu programu Outlook bez określonego kodu firmy, kod kontrahenta z rekordu kontaktu programu Outlook będzie pusty (pole BPRNUM). Użytkownik może następnie wybrać kod kontrahenta, który już istnieje w tabeli BPARTNER (tabela Kontrahent), na przykład DIS001. W czasie przeprowadzania nowej synchronizacji oryginalny kontakt programu Outlook zostanie zaktualizowany o kod firmy #DIS001#.

• Ręczne tworzenie kontaktu programu Outlook bezpośrednio w funkcji GESCOR.

Użytkownik może powiązać kod kontrahenta z tabeli BPARTNER, przykładowo DIS002, z kontaktem programu Outlook podczas przeprowadzania synchronizacji, wówczas równolegle tworzy się kontakt programu Outlook z kodem firmy #DIS002#.

Jeżeli użytkownik nie powiąże z nim kodu kontrahenta z tabeli BPARTNER (pole BPRNUM), a jedynie opis (dowolne pole BPRLIB), na przykład ZZ. W czasie przeprowadzania synchronizacji równolegle utworzy się kontakt programu Outlook z kodem firmy ZZ.

• Automatyczne generowanie kontaktu programu Outlook typu Przedstawiciel.

Kontakt programu Outlook typu Przedstawiciel jest zawsze generowany automatycznie w czasie przeprowadzania synchronizacji spotkania X3, w przypadku którego jedna ze stron interweniujących to przedstawiciel nie posiadający jeszcze rekordu kontaktu programu Outlook. Bieżący użytkownik (użytkownik odpowiedzialny za przeprowadzanie synchronizacji) musi również być głównym organizatorem spotkania X3, w przypadku którego przedstawiciel to „podrzędna” strona interweniująca.

Kod kontrahenta BPRNUM przejmuje następnie kod przedstawiciela (przedstawiciel X3 zapisany jako kontrahent w tabeli BPARTNER), a informacje firmowe ładują się z rekordu referencyjnego Przedstawiciel. W czasie przeprowadzania synchronizacji tworzy się lustrzany kontakt programu Outlook, który jednak nie obsługuje obiektu przedstawiciel.

Jeżeli przedstawiciel zostanie zmodyfikowany w programie Outlook, modyfikacje te nie będą uwzględnione podczas następnej synchronizacji. Aby modyfikacje danych dotyczących przedstawiciela zostały uwzględnione, muszą one zostać ręcznie dodane do systemu X3, po czym należy uruchomić nową synchronizację. Następnie zostaną one zaktualizowane w programie Outlook.

Ogólne:

Ogólnie, podczas przeprowadzania synchronizacji każda modyfikacja informacji firmowych z kontaktu programu Outlook zostanie przeniesiona do lustrzanego kontaktu programu Outlook w systemie X3, pod warunkiem, że ustawienia synchronizacji użytkownika na to pozwalają. I odwrotnie.

W ten sam sposób, data ostatniej modyfikacji (w programie Outlook lub w X3) jest wykorzystywana jako referencja do aktualizacji rekordu.

Operacja usuwania kontaktu programu Outlook w systemie X3 oznacza usunięcie kontaktu programu Outlook podczas przeprowadzania następnej synchronizacji. Operacja usuwania kontaktu programu Outlook oznacza tylko usunięcie powiązania z kodem przedstawiciela (zakładka Przypisanie), a nie usunięcie lustrzanego kontaktu programu Outlook w systemie X3. Użytkownik może przeprowadzić później operację usuwania ręcznie.

Dane osobowe związane z kontaktem programu Outlook, zsynchronizowanym z systemem Sage X3 Enterprise są zapisane w zakładce Osobiste w lustrzanym rekordzie kontaktu programu Outlook. Mogą to być dane dotyczące adresu pracownika lub numeru telefonu.

Jeżeli kontakt programu Outlook jest powiązany z rekordem osoby kontaktowej, wówczas każda modyfikacja tego rekordu w funkcji GESCOR (na przykład, dodanie daty urodzenia w odpowiadającym kontakcie programu Outlook) oznacza równoległą modyfikację w funkcji GESAIN (odświeżanie pola „Data urodzenia” w rekordzie osoby kontaktowej). Analogicznie, każda modyfikacja osoby kontaktowej związanej z kontaktem programu Outlook również oznacza modyfikację tego kontaktu programu Outlook. Te dwa poziomy są aktualizowane automatycznie.

Ogólne:

Ogólnie, podczas przeprowadzania synchronizacji każda modyfikacja informacji prywatnych z kontaktu programu Outlook zostanie przeniesiona do lustrzanego kontaktu programu Outlook w systemie X3, pod warunkiem, że ustawienia synchronizacji użytkownika na to pozwalają. I odwrotnie.

W ten sam sposób, data ostatniej modyfikacji (w programie Outlook lub w X3) jest wykorzystywana jako referencja do aktualizacji rekordu.

Informacje firmowe (adres, adres e-mail, firmowy numer telefonu, firma, itp.) dotyczące osoby kontaktowej zsynchronizowane z systemem Sage X3 Enterprise są zapisywane w rekordzie kontakt programu Outlook, w zakładce Specjalistyczne.

Przypadek szczególny dotyczący kodu kontrahenta

• Tworzenie kontaktu programu Outlook z określonym kodem firmy (zapisanego w tabeli BPARTNER - Kontrahent).

Powiązanie kontaktu programu Outlook z kontrahentem oznacza współdzielenie wspólnych informacji (opis kontrahenta, itp.).

Kod firmy posiada już referencję w bazie danych X3. W takim przypadku użytkownik może, na początkowym etapie tworzenia kontaktu programu Outlook, zapisać kod firmy przy użyciu następujących składni: #COMPANYCODE# lub bezpośrednio COMPANYCODE. Ta czynność prowadzi do zaktualizowania kodu kontrahenta w lustrzanym rekordzie kontakt programu Outlook po uruchomieniu procesu synchronizacji; W ten sposób, jeżeli kontrahent/firma zostały określone zarówno w programie Outlook jak i systemie X3, kod firmy #COMPANYCODE# lub COMPANYCODE kontaktu programu Outlook staje się kodem COMPANYCODE kontrahenta kontaktu programu Outlook w X3.

Na przykład:

Załóżmy, że w bazie danych X3 istnieje kontrahent DIS00.

Tworzenie kontaktu programu Outlook Pan Jan KOWALSKI, powiązany z firmą #DIS001# lub DIS001.

Należy rozpocząć od przeprowadzenia synchronizacji kontaktów, a następnie automatycznie wygenerować lustrzany kontakt programu Outlook.

Kod kontrahenta zostaje zaktualizowany do wartości DIS001 w zakładce Specjalistyczne.

• Tworzenie kontaktu programu Outlook z kodem firmy, który nie został zidentyfikowany w bazie referencyjnej X3 (nie zapisanego w tabeli BPARTNER - Kontrahent).

Utworzony kontakt programu Outlook będzie posiadał niezidentyfikowaną firmę XYZ (firma XYZ nie istnieje w bazie referencyjnej kontrahentów X3). Po utworzeniu kontaktu programu Outlook w wyniku procesu synchronizacji w kodzie kontrahenta (BPRNUM) w zakładce Specjalistyczne nie ładuje się kod firmy XYZ, ponieważ nie istnieje on jeszcze w bazie danych. W polu BPRLIB (opis), do którego można dowolnie wprowadzać wartości, pobiera wartość kodu firmy z Outlooka, czyli XYZ.

Użytkownik może następnie ręcznie utworzyć kontrahenta firmy XYZ w bazie danych, po czym ręcznie zmodyfikować rekord kontaktu programu Outlook poprzez dodanie kodu firmy XYZ w polu kontrahent. Podczas przeprowadzania kolejnej synchronizacji kontakt programu Outlook zostanie odpowiednio zaktualizowany, a powiązany kod firmy będzie miał następującą składnię: #XYZ#.

Na przykład:

Tworzenie kontaktu programu Outlook Pan Jan KOWALSKI, powiązany z firmą XYZ, która nie ma referencji w tabeli kontrahentów w X3. Kod firmy w kontakcie programu Outlook ma składnię XYZ.

Należy rozpocząć od przeprowadzenia synchronizacji kontaktów, a następnie automatycznie wygenerować lustrzany kontakt programu Outlook.

Kod kontrahenta w zakładce Specjalistyczne jest pusty, jednak jego opis przyjmuje wartość XYZ.

• Tworzenie kontaktu programu Outlook bez określenia firmy.

W czasie synchronizacji kontaktu programu Outlook bez określonego kodu firmy, kod kontrahenta z rekordu kontaktu programu Outlook będzie pusty (pole BPRNUM). Użytkownik może następnie wybrać kod kontrahenta, który już istnieje w tabeli BPARTNER (tabela Kontrahent), na przykład DIS001. W czasie przeprowadzania nowej synchronizacji oryginalny kontakt programu Outlook zostanie zaktualizowany o kod firmy #DIS001#.

• Ręczne tworzenie kontaktu programu Outlook bezpośrednio w funkcji GESCOR.

Użytkownik może powiązać kod kontrahenta z tabeli BPARTNER, przykładowo DIS002, z kontaktem programu Outlook podczas przeprowadzania synchronizacji, wówczas równolegle tworzy się kontakt programu Outlook z kodem firmy #DIS002#.

Jeżeli użytkownik nie powiąże z nim kodu kontrahenta z tabeli BPARTNER (pole BPRNUM), a jedynie opis (dowolne pole BPRLIB), na przykład ZZ. W czasie przeprowadzania synchronizacji równolegle utworzy się kontakt programu Outlook z kodem firmy ZZ.

• Automatyczne generowanie kontaktu programu Outlook typu Przedstawiciel.

Kontakt programu Outlook typu Przedstawiciel jest zawsze generowany automatycznie w czasie przeprowadzania synchronizacji spotkania X3, w przypadku którego jedna ze stron interweniujących to przedstawiciel nie posiadający jeszcze rekordu kontaktu programu Outlook. Bieżący użytkownik (użytkownik odpowiedzialny za przeprowadzanie synchronizacji) musi również być głównym organizatorem spotkania X3, w przypadku którego przedstawiciel to „podrzędna” strona interweniująca.

Kod kontrahenta BPRNUM przejmuje następnie kod przedstawiciela (przedstawiciel X3 zapisany jako kontrahent w tabeli BPARTNER), a informacje firmowe ładują się z rekordu referencyjnego Przedstawiciel. W czasie przeprowadzania synchronizacji tworzy się lustrzany kontakt programu Outlook, który jednak nie obsługuje obiektu przedstawiciel.

Jeżeli przedstawiciel zostanie zmodyfikowany w programie Outlook, modyfikacje te nie będą uwzględnione podczas następnej synchronizacji. Aby modyfikacje danych dotyczących przedstawiciela zostały uwzględnione, muszą one zostać ręcznie dodane do systemu X3, po czym należy uruchomić nową synchronizację. Następnie zostaną one zaktualizowane w programie Outlook.

Ogólne:

Ogólnie, podczas przeprowadzania synchronizacji każda modyfikacja informacji firmowych z kontaktu programu Outlook zostanie przeniesiona do lustrzanego kontaktu programu Outlook w systemie X3, pod warunkiem, że ustawienia synchronizacji użytkownika na to pozwalają. I odwrotnie.

W ten sam sposób, data ostatniej modyfikacji (w programie Outlook lub w X3) jest wykorzystywana jako referencja do aktualizacji rekordu.

Operacja usuwania kontaktu programu Outlook w systemie X3 oznacza usunięcie kontaktu programu Outlook podczas przeprowadzania następnej synchronizacji. Operacja usuwania kontaktu programu Outlook oznacza tylko usunięcie powiązania z kodem przedstawiciela (zakładka Przypisanie), a nie usunięcie lustrzanego kontaktu programu Outlook w systemie X3. Użytkownik może przeprowadzić później operację usuwania ręcznie.

Ta zakładka zawiera listę przedstawicieli odpowiedzialnych za kontakty programu Outlook.

Po utworzeniu kontaktu programu Outlook oraz zsynchronizowaniu go z systemem Sage X3 Enterprise, równolegle zostanie wygenerowany lustrzany rekord w tabeli kontaktów programu Outlook w systemie X3, pod warunkiem, że ustawienia synchronizacji bieżącego użytkownika na to pozwalają.

Przedstawiciel, który został załadowany na liście przypisań, domyślnie odpowiada kodowi przedstawiciela X3 powiązanego z bieżącym użytkownikiem w konfiguracji użytkownika AUSCRMF.

Innych przedstawicieli z bazy danych można dodać a posteriori. Prowadzi to do tego, że kontakt programu Outlook jest współdzielony.

Na przykład, kontaktem programu Outlook zarządza przedstawiciel REP01. Dodanie przedstawiciela REP002 do listy przypisań prowadzi do tego, że kontakt programu Outlook jest współdzielony, pod warunkiem, że ustawienia synchronizacji obu użytkowników na to pozwalają. W takim przypadku synchronizacja kontaktu programu Outlook oznacza, że ten kontakt programu Outlook zostanie wygenerowany na liście kontaktów drugiego użytkownika (powiązanego z przedstawicielem REP002).

Notatki:

W przypadku operacji usuwania kontaktu programu Outlook, na poziomie lustrzanego rekordu kontaktu programu Outlook, powiązanie z przedstawicielem jest usuwane we wszystkich przypadkach, nawet jeżeli kontakt został wcześniej wygenerowany z kontaktu programu Outlook.