Zatwierdzone/odrzucone
Z funkcji tej należy skorzystać w celu zaakceptowania lub odrzucenia otrzymanych wniosków o zatwierdzenie.
Wnioski te mogą być adresowane do użytkownika, jako sygnatariusza, za pośrednictwem komunikatu WORKFLOW lub bezpośrednio przy użyciu listy zatwierdzeń do przetworzenia.
Po otrzymaniu wiadomości, można dokonać zatwierdzenia bezpośrednio z poziomu skrzynki odbiorczej lub z listy obiektów budżetowych oczekujących na zatwierdzenie. Jeśli w procesie zatwierdzania istnieje wielu sygnatariuszy, kolejne podpisy przekazywane są według tego samego procesu, co pierwszy podpis.
Pula środków, budżet lub pozycja budżetu przechodzą do statusu „Zatwierdzono” wyłącznie po otrzymaniu ostatniego podpisu. Jeśli inny sygnatariusz odrzucił pulę środków, budżet lub pozycję budżetu, status przyjmuje wartość „Wprowadzono”.
Obieg podpisów
Proces zatwierdzania zawiera dwie funkcje:
Wysłanie żądania zatwierdzenia:
- Z poziomu odpowiadającego obiektu: puli środków (pasek menu), budżetu wg roku obrotowego lub pozycji budżetu
- Z poziomu ekranu wprowadzania używania do wielokrotnych żądań zatwierdzeń: pozycje budżetu, budżety i pule środków lub budżety i pule środków, w zależności od wyboru użytkownika, jego uprawnień i parametrów ogólnych określających obiekt do zatwierdzenia.
Zatwierdzenie lub odmowa zatwierdzenia:
- Zatwierdzenie lub domowa zatwierdzenia za pomocą wiadomości elektronicznych, w odpowiedzi na otrzymaną wiadomość, poprzez kliknięcie na odpowiedni odnośni lub uzyskanie dostępu do funkcji poprzez kliknięcie na powiązany plik.
- Za pomocą ekranu wprowadzania używanego do zatwierdzania lub odrzucania żądania zatwierdzenia dla wszystkich obiektów żądania wielokrotnego lub dla pojedynczego obiektu.
Zatwierdzona kwota
Status korekty jest ustawiany jako Zatwierdzono po otrzymaniu ostatniego podpisu. Po zatwierdzeniu żądania korekty Zatwierdzona kwota we wszystkich powiązanych rekordach nie jest aktualizowana. Kwota jest zamrażana przy użyciu wartości pierwszej zatwierdzonej kwoty w celach śledzenia. Aby zobaczyć, jak zmieniła się Zatwierdzona kwota należy uruchomić funkcję Zapytanie o korektę.
Jeśli jeden z sygnatariuszy w obiegu odrzuca korektę to jej status jest ustawiany jako Odrzucono.
Podczas całego obiegu zatwierdzania nie można modyfikować puli środków, budżetu, pozycji budżetu oraz żądania korekty. Ta kontrola kończy się w momencie zatwierdzenia lub odrzucenia korekty.
Korektę można anulować dopiero po zatwierdzeniu odwrotnej korekty.
Podczas zatwierdzania pojedynczego obiektu możliwa jest modyfikacja zatwierdzonej kwoty tego obiektu, do granicy zastosowanej kontroli. Na przykład: Kwota puli środków nie może być niższa niż suma jej budżetów. Kwota budżetu nie może przekroczyć kwoty puli środków i nie może być niższa niż suma jego pozycji itd.
Tylko obiekty budżetowe posiadające kwoty mogą zostać przedłożone do zatwierdzenia i zatwierdzone, za wyjątkiem tych o typie Poza budżetem, które mogą zostać przedłożone do zatwierdzenia i zatwierdzone nawet z kwotami równymi zero.
Zarządzanie zatwierdzaniem puli środków, budżetu i pozycji budżetu podlega trzem parametrom firmy używanym do zdefiniowania kontroli (Tak/Nie), które mają zostać wykonane na każdym poziomie budżetu. Brak szczególnej kontroli między różnymi wartościami.
Te parametry (rozdział GDD, grupa GDD) są używane do wskazania, czy:
- Zatwierdzanie musi zostać przetworzone na poziomie Puli środków budżetowych: GDDAPPENV – Zatwierdzanie puli środków
- Zatwierdzanie musi zostać przetworzone na poziomie Budżetu wg roku obrotowego: GDDAPPBUD – Zatwierdzanie budżetu roku obrotowego
- Zatwierdzanie musi zostać przetworzone na poziomie Pozycji budżetu: GDDAPPLIG – Zatwierdzanie pozycji budżetu
Możliwe, różne kombinacje są następujące:
Konsekwencje: | Pula środków | Budżet | Pozycja |
1. Status każdego poziomu zmienia się niezależnie. | Tak | Tak | Tak |
2. Status pozycji budżetu zmienia się w oparciu o status jej budżetu. | Tak | Tak | Nie |
3. Status budżetu zmienia się w oparciu o status jego puli środków. | Tak | Nie | Tak |
4. Status budżetu i pozycji budżetu zmienia się w oparciu o pulę środków. | Tak | Nie | Nie |
5. Zmieniają się tylko statusy budżetu i pozycji. | Nie | Tak | Tak |
6. Status pozycji budżetu zmienia się w oparciu o status jej budżetu. | Nie | Tak | Nie |
7. Zmienia się tylko status pozycji budżetu. | Nie | Nie | Tak |
Kombinacja Nie + Nie + Nie jest niedozwolona przez kontrolę zastosowaną do wpisu parametru ogólnego.
Jeśli poziom ustawiono jako Nie to podczas tworzenia do jego pola Status zostanie przypisany status wyższej jednostki. Status ten będzie kopiowany podczas aktualizacji.
W ten sposób, jeśli pozycja budżetu podlegająca zmianie jej budżetu jest tworzona po przedłożeniu budżetu to ta pozycja jest tworzona ze statusem Zatwierdzono. Jeśli jest tworzona po zatwierdzeniu jej budżetu to jest tworzona ze statusem Zatwierdzono. Odmowa zatwierdzenia obiektu przedłożonego do zatwierdzenia prowadzi do ustawienia statusów obiektów powiązanych ze zmianą ponownie na Wprowadzono. W poprzednim przykładzie, jeśli budżet podlega odrzuceniu zatwierdzenia to jego wszystkie pozycje przyjmują status „Wprowadzono”.
Te różne poziomy zatwierdzania są przetwarzane sekwencyjnie i opierają się o konkretne wzorce zatwierdzania, które można skonfigurować:
- Zatwierdzanie kaskadowe: Żądanie zatwierdzenia dla Budżetu wg roku obrotowego jest wyzwalane tylko, jeśli budżet przynależy do zatwierdzonej „Puli środków budżetowych” lub, jeśli brak zatwierdzenia zarządzanego na poziomie „Puli środków budżetowych”. Co więcej, żądanie zatwierdzenia dla „Pozycji budżetu” jest wyzwalane tylko, jeśli pozycja przynależy do zatwierdzonego „Budżetu wg roku obrotowego” lub, jeśli brak zatwierdzenia zarządzanego na poziomie „Budżetu wg roku obrotowego”.
- Zatwierdzanie wielokrotne: Można wykonać jednoczesne żądania zatwierdzania dla pozycji, budżetu i puli środków poprzez dokonanie wyboru dla najniższego poziomu. W przypadku konfiguracji wymagającej zatwierdzenia pul środków, budżetów i pozycji budżetu (Tak + Tak + Tak), wybranie pozycji budżetu automatycznie wybiera budżet i pulę środków. Jeśli zatwierdzenie pozycji budżetu nie jest konieczne to wybór dokonywany jest z poziomu budżetu, co automatycznie wybiera odpowiadającą pulę środków. Żądanie zatwierdzenia pozycji budżetu może zostać dokonane wyłącznie po zatwierdzeniu ich budżetów. Wybranie wyłącznie pozycji budżetu nie jest możliwe, jeśli nie zatwierdzono jej budżetu i puli środków.
- Odłączenie pozycji budżetu: Reguły kaskadowania mogą zostać usunięte na poziomie użytkownika (parametr ogólny) tak, aby pozwolić na wcześniejsze zatwierdzenie pozycji budżetu oraz na księgowanie zakupów do tej pozycji bez powodowania zatwierdzenia odpowiadających budżetów i pul środków.
- Dostęp ograniczony wg użytkownika: W ramach reguł wymienionych powyżej parametry użytkownika USRAPPENV, USRAPPBUD i USRAPPLIG są używane do ograniczenia zatwierdzania dla danego użytkownika tylko do pul środków, tylko budżetów, tylko pozycji bądź kombinacji tych obiektów (pule środków i budżety lub budżety i pozycje).
Te ograniczenia nie zmieniają reguł zarządzania zatwierdzeniami, a użytkownik, który jest uprawniony do zatwierdzania pozycji budżetu będzie mógł zobaczyć te pozycje budżetu, jeśli parametry zatwierdzania przewidują bezpośrednie zatwierdzanie oraz, jeśli budżety i pule środków są zatwierdzone bezpośrednio lub pośrednio. Ma to również zastosowanie do ograniczeń zatwierdzania budżetów, które wyświetlają się, jeśli ich zatwierdzenie jest bezpośrednie oraz po zatwierdzeniu puli środków.
Wdrożenie zarządzanie zatwierdzeniami zakłada następującą operację:
- Status ustawiony jako Wprowadzono dla rekordu puli środków, budżetu i pozycji
- Rozpoczęcie przepływu za pomocą przycisku Żądanie zatwierdzenia na poziomie każdego obiektu lub funkcji „Globalne żądanie zatwierdzenia”. Status jest ustawiany jako Zatwierdź.
- Odpowiedź na ten przepływ przez sygnatariuszy (w oparciu o używane obiegi podpisów). Status jest ustawiany jako Zatwierdzono lub Wprowadzono (w przypadku odmowy). To zatwierdzenie lub odmowa mają zastosowanie do danego obiektu, ale także dla obiektów niższego poziomu, które nie posiadają osobnego zarządzania zatwierdzaniem.
Zarządzanie ekranem
Ekran ten składa się z dwóch części: pierwsza umożliwia wprowadzenie kodu firmy lub lokalizacji będącej źródłem wniosku o zatwierdzenie; druga umożliwia wyświetlenie tabeli wszystkich obiektów zawierających wniosek o zatwierdzenie.
Dopuszczalna, maksymalna liczba pozycji dla wyboru to 500.
Wniosek o zatwierdzenie może zostać zainicjowany indywidualnie poprzez dokonanie wyboru w kolumnie Przetwarzanie lub globalnie, poprzez zaznaczenie pól wyboru Zatwierdź wszystko lub Odrzuć wszystko.
Karta Ekran wpisów
Prezentacja
Tabela przedstawia wnioski do zatwierdzenia przez sygnatariusza.
Dla „wielokrotnego” wniosku o zatwierdzenie, należy użyć ikony Czynność obecnej w każdej pozycji w celu wyświetlenia obiektów podlegających zatwierdzaniu (pule budżetowe, budżety i pozycje budżetu).
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Wybór
| Kod sygnatariusza zatwierdzania. |
| Kod lokalizacji lub firmy do wprowadzenia lub wybrania z listy. Kod ten umożliwia wybór wszystkich pul środków, budżetów i pozycji budżetowych o statusie „Wprowadzono” dla tej firmy, w celu przedstawienia do zatwierdzenia. Jeśli wprowadzona informacja odpowiada firmie, wybór zawiera wszystkie obiekty zdefiniowane na poziomie firmy, w tym te zdefiniowane na poziomie lokalizacji tej firmy. Jeśli wprowadzona informacja odpowiada lokalizacji, wybór zawiera wyłącznie obiekty budżetu zdefiniowane na poziomie lokalizacji. |
| Tytuł powiązany z kodem lokalizacji lub firmy. |
Zatwierdzenie
| Przycisk „Zatwierdź wszystko” umożliwia wybór przy pomocy jednej operacji wszystkich obiektów budżetu wynikających z wyboru do zatwierdzenia. Jego użycie skutkuje zamianą statusu „Brak” na status „Zatwierdź” w kolumnie „Przetwarzanie”. Ta operacja może zostać anulowane za pomocą tego samego przycisku, który przywróci status „Brak”. |
| Przycisk „Odrzuć wszystko” umożliwia wybór przy pomocy jednej operacji wszystkich obiektów budżetu wynikających z wyboru do odrzucenia. Jego użycie skutkuje zamianą statusu „Brak” na status „Odrzuć” w kolumnie „Przetwarzanie”. Ta operacja może zostać anulowane za pomocą tego samego przycisku, który przywróci status „Brak”. |
Odrzut
Tabela Szczegóły
| Kolumna ta zawiera trzy możliwości: Brak (domyślny status wybranych obiektów budżetu), Zatwierdzono i Odrzucono. Każdy wniosek budżetowy może zostać zatwierdzony lub odrzucony poprzez wybranie w sposób indywidualny odpowiedniego procesu. W celu globalnego przetworzenia wszystkich wniosków o zatwierdzenie, należy skorzystać z przycisków „Zatwierdź wszystko” lub „Odrzuć wszystko”. |
| To pole zawiera powód wskazany przez sygnatariusza, który odmówił zatwierdzenia. |
| Jeśli zatwierdzenie dotyczy obiektów na różnych poziomach, puli środków, budżetu lub pozycji, to typ zatwierdzenia to „Wielokrotne”. W takim przypadku można dokonać zapytania o szczegóły zatwierdzenia:
|
| Kod pul środków budżetowych przedłożonych do zatwierdzenia. |
| Opis powiązany z kodem puli środków. |
| Kod księgowania roku obrotowego powiązany z budżetami wg roku obrotowego. |
| Kwota budżetu, pochodząca z pozycji budżetu, której nie można zmodyfikować. |
| Kod ten umożliwia identyfikację waluty zarządzania pulami środków, budżetów i pozycji budżetów. Kontrolowany jest w tabeli walut. |
| Zabudżetowana kwota puli środków, kwota budżetu, kwota pozycji budżetu, netto. |
| Zatwierdzona, zabudżetowana kwota puli środków, kwota budżetu i kwota pozycji budżetu, netto. Na potrzeby zatwierdzania wg obiektu, ta kwota, załadowana domyślnie wg bieżącej zabudżetowanej kwoty, może zostać zwiększona lub zmniejszona w ramach limitów ustawione przez następująca, wdrożone kontrole:
|
| Kod projektu przypisania puli środków pobrany automatycznie z puli środków, jeśli jest ona powiązana z projektem. |
| Numer zatwierdzenia wygenerowany przez system zgodnie z formatem: (ZATW-)(MIESIĄC)(ROK)(Numer zamówienia). |
Zamknij
Ikona "Operacje"
Budżet
Przycisk ten umożliwia dostęp do puli środków i jej budżetów w celu ich wyświetlenia bądź zmiany.
Pozycja
Przycisk ten umożliwia dostęp do pozycji budżetu w celu jej wyświetlenia bądź zmiany.
Szczegóły
Dla zatwierdzania „wielokrotnego” dotyczącego obiektów różnych poziomów (pul środków, budżetów i pozycji budżetów), należy skorzystać z tego działania, aby wyświetlić szczegóły zatwierdzania i przyjrzeć się każdemu obiektowi osobno.
Zamknij
Ograniczenia
Można duplikować reguły przepływu BUOAPP i BUOAPPVAL lub YBUOAPP i YBUOAPPVAL odpowiednio, aby np. dodać filtry. Należy jednak zauważyć, że:
- Pierwsza reguła przekazuje przepływ do pierwszego sygnatariusza mogącego dokonać podpisu puli środków przy użyciu funkcji (Zatwierdzenie / Odmowa (BUDAPP)).
- Drugi przepływ nie wyświetla się w tej funkcji. Drugi sygnatariusz nie może więc podpisać puli środków w tej funkcji.
Jest to ograniczenie systemu.
Komunikaty o błędzie
Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :
kom(105,108,1)
Po przedstawieniu obiektów pochodzących z wyboru, komunikat ten wyświetla się, jeśli użytkownik kliknął „OK” bez dokonania wniosku o zatwierdzenie. Odpowiedź „Tak” powoduje powrót do menu, a odpowiedź „Nie” umożliwia pozostanie na ekranie wyboru i dokonanie wniosku o zatwierdzenie.
kom(221,108,1)
Komunikat ten wyświetla się podczas próby dokonania zatwierdzenia przy użyciu skrzynki odbiorczej, jeśli użytkownik nie jest połączony przy użyciu kodu sygnatariusza oczekiwanego dla zatwierdzania.
kom(114,108,1)
Komunikat ten wyświetla się podczas próby dokonania zatwierdzenia przy użyciu skrzynki odbiorczej, a obiekt został już zatwierdzony w dedykowanym menu lub w tabeli zatwierdzeń przy pomocy pliku załączonego do wiadomości e-mail.
kom(166,108,1)
Komunikat ten wyświetla się podczas zatwierdzania obiektu, jeśli zbyt obniżono zatwierdzoną kwotę puli środków w taki sposób, że dostępna kwota puli środków nie pokrywa jej budżetów.
kom(116,108,1)
Komunikat ten wyświetla się podczas zatwierdzania obiektu, jeśli zbyt zwiększono zatwierdzoną kwotę budżetu w taki sposób, że suma budżetów przekracza dostępne saldo puli środków.
kom(172,108,1)
Komunikat ten wyświetla się podczas zatwierdzania obiektu, jeśli zbyt obniżono zatwierdzoną kwotę budżetu w taki sposób, że suma pozycji budżetu przekracza dostępne saldo budżetu.
kom(133,108,1)
Komunikat ten wyświetla się podczas zatwierdzania obiektu, jeśli zbyt zwiększono zatwierdzoną kwotę pozycji budżetu w taki sposób, że suma pozycji budżetu przekracza dostępne saldo budżetu.
kom(10,123,1)
Komunikat ten wyświetla się podczas zatwierdzania wielokrotnego, jeśli dokonano odmowy zatwierdzenia bez podania powodu.