Projekty
Projekty są używane do grupowania i dokumentowania zbioru prognoz kosztów inwestycyjnych lub operacyjnych.
Wprowadzone informacje pomagają właścicielowi budżetu dostosować globalną prognozę poprzez jej podział na:
- Roczne i wieloletnie pule środków budżetowych,
- Budżety wg roku obrotowego,
- Pozycje wg rodzaju budżetu i docelowych jednostek, dla których kontrolowane są zakupy.
Parametr GDDPRJENV, który może zostać zdefiniowany na poziomie firmy lub folderu, jest używany do określania, czy powiązanie puli środków z projektem jest wymagane czy opcjonalne. W tym ostatnim przypadku niektóre pule środków mogą być powiązane z projektem, a inne nie.
Poziomy definicji projektu i puli środków
Projekt może zostać zdefiniowany dla lokalizacji, firmy lub być przekrojowy, tzn. zdefiniowany dla grupy firm lub lokalizacji.
Pula środków budżetowych jest powiązana z kodem budżetu. definiuje, czy poziom śledzenia to lokalizacja czy firma. W zależności od reguły pula środków jest powiązana albo z firmą, albo z lokalizacją.
Poziom definicji projektu, budżetu i pozycji budżetu przestrzega następujących reguł zarządzania:
- Jeśli projekt jest powiązany z lokalizacją to pule środków są powiązane z tą samą lokalizacją.
- Jeśli projekt jest powiązany z firmą to pule środków są powiązane z tą samą firmą.
- Jeśli projekt jest powiązany z grupą firm to pule środków są powiązane z jedną z firm przynależących do tej grupy lub z lokalizacją jednej z tych firm z tej grupy, w zależności od cech kodu budżetu.
- Jeśli projekt jest powiązany z grupą lokalizacji to pule środków muszą być koniecznie powiązane z jedną z lokalizacji z tej grupy. Kod budżetu musi być spójny.
Dla kodu budżetu zdefiniowanego na poziomie firmy istnieją następujące możliwości definicji:
Obiekt | Przypadek 1 | Przypadek 2 | Przypadek 3 |
PROJEKT | Grupa firm | Firma | Nr projektu |
PULA ŚRODKÓW | Firma | Firma | Firma |
BUDŻET | Firma | Firma | Firma |
POZYCJE BUDŻETU | Firma | Firma | Firma |
Dla kodu budżetu zdefiniowanego na poziomie lokalizacji istnieją następujące możliwości definicji:
Obiekt | Przypadek 1 | Przypadek 2 | Przypadek 3 | Przypadek 4 | Przypadek 5 |
PROJEKT | Grupa firm | Grupa lokalizacji | Firma | Lokalizacja | Nr projektu |
PULA ŚRODKÓW | Lokalizacja | Lokalizacja | Lokalizacja | Lokalizacja | Lokalizacja |
BUDŻET | Lokalizacja | Lokalizacja | Lokalizacja | Lokalizacja | Lokalizacja |
POZYCJE BUDŻETU | Lokalizacja | Lokalizacja | Lokalizacja | Lokalizacja | Lokalizacja |
Grupy są dynamiczne i można je modyfikować. Użytkownik musi upewnić się, że jego zmiany są spójne.
Powiązania z modułem zarządzania środkami trwałymi
Projekty zawierają informacje zaplanowane do późniejszego powiązania z modułem zarządzania środkami trwałymi, które powinny być używane, z poziomu projektu inwestycyjnego, do wygenerowania wpływu na zarządzanie środkami trwałymi w kwestii przyjęć i wydań.
Te dane są opcjonalne i mają charakter informacyjny: Grupy statystyczne, podmioty finansujące, prognozy wg okresu, partie, środki trwałe.
Zarządzanie ekranem
Funkcja rejestracji modyfikacji projektów zawiera cztery karty:
- Karta „Ogólne”, na której wprowadza się informacje o projektach.
- Karta „Partia” do wykonania ewentualnego podziału na partie.
- Karta „Środek trwały” służąca do odnowienia projektów inwestycyjnych używanych do przypisania środków do zastąpienia do różnych utworzonych partii.
- Karta „Dokumenty MS Office”, na której wprowadza się lub importuje wszelkie znaczące informacje dotyczące opisu projektu, w formacie dokumentów Word, Excel lub PowerPoint.
Nagłówek
Prezentacja
Numerowanie projektów jest wykonywane za pomocą licznika funkcji przypisania używanego do personalizacji kodyfikacji projektów w oparciu o to, czy przynależą one do firmy czy do grupy. Ta funkcja jest używana do definiowania konkretnych liczników wg firmy oraz globalnego licznika, jeśli nie wprowadzono kodu firmy. Kontrole sprawdzają, czy maksymalna długość numeru sekwencji nie jest większa niż długość powiązanych danych.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
| Kod projektu wygenerowany automatycznie poprzez wywołanie licznika zdefiniowanego w alokacji liczników w module „Księgowość”. Jeśli firma definiująca projekt jest alokowana do konkretnego licznika to ten licznik jest używany do generowania kodu projektu. W przeciwnym razie używany jest ogólny licznik. Ogólny licznik musi więc zawierać kod licznika używany domyślnie. Jeśli na tym poziomie nie wskazano żadnego licznika to wyświetla się komunikat ostrzegający, informujący, że nie wskazano domyślnego kodu licznika. |
| Opis projektu Pole to służy do powiązania opisu i rekordu. Opis taki może zostać wydrukowany na raportach, wyświetlony jeżeli kod rekordu jest wpisany na ekranie, lub zostać wykorzystany przy dokonywaniu wyboru. |
Zamknij
Karta Ogólne
Prezentacja
Ta karta zawiera 4 pola opisu projektu:
- Sekcja „Identyfikacja” jest używana do wprowadzania krótkiego tytułu, do wyszukiwania kodu projektu i kodu struktury powiązania.
- Sekcja „Definicja” jest używana do określania typu, celu, kwoty i waluty zarządzania projektu oraz do definiowania zaplanowanych okresów badań i realizacji. Grupy statystyczne to dostępne pola wolnego wpisu używane w celach raportowania, a ich opis można spersonalizować. Brak powiązania i kontroli z grupami statystycznymi wygenerowanymi w pulach środków i brak konkretnej reguły zarządzania.
- Sekcja „Podmiot finansujący” jest wykorzystywana do wybrania kontrahenta oraz wprowadzenia kwoty finansowanej przez tego kontrahenta. W tej wersji te dane są używane w celach informacyjnych. Brak powiązania i kontroli między finansowanymi kwotami a kwotami projektu. Brak również powiązania z metodą finansowania partii, jeśli jest ona generowana jako „pożyczka” lub z kwotą partii. Brak powiązania i kontroli między danymi wprowadzonymi w projekcie, a danymi wprowadzonymi w puli środków.
- Sekcja „Prognoza wg okresu” jest używana do ustawienia prognoz nakładów. Te pola informacyjne są używane do wprowadzenia okresu (dat rozpoczęcia i zakończenia) oraz oczekiwanej kwoty dla określonego okresu. Brak kontroli między sumą prognozy a przewidywaną kwotą projektu.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Identyfikacja
| Opis standardowy zastępowany jest opisem skróconym, jeżeli wymagają tego ograniczenia funkcji wyświetlania lub drukowania. |
| Kod Menedżera Projektu. |
| Kod grupy firm, lokalizacja lub firma lub grupa lokalizacji z definicji projektu. Przypisanie projektu do lokalizacji lub grupy firm jest autoryzowane wyłącznie w przypadku, gdy wszystkie firmy grupy używają tej samej waluty. W zależności od wprowadzonych informacji numeracja projektów może się różnić - jeżeli sposób przydzielenia liczników przewiduje różne liczniki dla firmy. Z tego powodu po utworzeniu projektu zabrania się modyfikacji tego pola. W przypadku błędu, użytkownik musi usunąć projekt i utworzyć nowy, prawidłowo zdefiniowany (Lokalizacja lub grupa firm, lokalizacja lub firma). |
| Opis kodu wybranego dla grupy firm, grupy lokalizacji, firmy lub lokalizacji, do której przypisany jest projekt. |
| Pole tekstowe autoryzujące wprowadzenie długiego opisu projektu. |
Dostępność
| Ten kod dostępu umożliwia zabronienie dostępu do bieżącego rekordu dla niektórych użytkowników. Jeśli w polu znajdują się informacje, wyłącznie użytkownicy, którzy mają prawa odczytu dla tego kodu dostępu mogą wyświetlać rekord, a tylko użytkownicy z prawami do zapisu mogą go modyfikować. |
Informacje
| Data rozpoczęcia i data zakończenia tymczasowych badań nad projektem. Informacja opcjonalna. |
|
|
| Data rozpoczęcia i data zakończenia projektu. Wprowadzenie tych dat jest obowiązkowe. Służą one ustaleniu planowanej długości projektu i mogą pomóc w rozdzieleniu rocznych i wieloletnich zadań budżetowych. Te daty można modyfikować, jak również dostosowywać długość projektu do nieprzewidzianych zdarzeń, które mogą wystąpić przy jego ukończeniu. |
| Data zakończenia okresu prognozy wydatków. |
| Szacowana kwota dla danego projektu. Nie ma możliwości przekroczenia tej kwoty w momencie wprowadzania obiektów budżetowych: zadań budżetowych, budżetów i pozycji budżetowych. |
| Kod umożliwiający identyfikację waluty projektu. Ten kod jest kontrolowany w tabeli waluty. Zaleca się stosowanie kodowania ISO w czasie tworzenia nowej waluty. Projekt może być powiązany wyłącznie z grupą lokalizacji lub grupą firm o tej samej walucie, a waluta projektu musi być identyczna jak waluta księgi analitycznej firm, z którymi jest ona powiązana. |
Definicja
| Kod typu projektu stosowany do klasyfikacji projektów w celach statystycznych. Do zarządzania kodami służy tabela dodatkowa 346. Dostęp do tej tabeli można uzyskać w celu wypełnienia listy potencjalnych typów projektów. (Na przykład: Inwestycja w zdolności produkcyjne, budowa, produktywność, zamiana, inwestycja zagraniczna, funkcjonujący projekt, itd.). |
| Kod i tytuł celu projektu wykorzystywany do sortowania projektów w celach statystycznych. Do kontrolowania kodów „celu” i zarządzania nimi służy tabela dodatkowa 347, dostępna dla użytkowników w celu dodawania do listy potencjalnych projektów (np. amortyzacja, operacja, aktualizacja, produktywność, zamiana, itp.) |
Grupy statystyczne to wolne pola dostępne na potrzeby raportowania. Różne kody mogą być zarządzane w tabelach dodatkowych 341, 342, 343, 344 i 345, które nie są dostępne w trybie modyfikacji. Opis wyświetlany na ekranie można modyfikować poprzez dostęp do lokalnego menu nr 2695. Grupy statystyczne są wykorzystywane w PROJEKCIE i w ZADANIU BUDŻETOWYM. Po zmodyfikowaniu opisów należy zatwierdzić odpowiednie ekrany PROJEKTU i ZADANIA BUDŻETOWEGO, aby można było uwzględnić tę modyfikację. Liczba grup statystycznych wyświetlane na ekranie jest sterowana przez kod czynności wielkości STP. |
Tabela Sponsor projektu
| Sekcja „Sponsora projektu” kontrolowana w tabeli kontrahenta jest używana do wybrania kontrahenta i wprowadzenia sumy przez niego finansowanej. Nie ma łącza ani kontroli pomiędzy następującymi informacjami:
|
| Kwota projektu finansowana przez wybranego kontrahenta, wyrażona w walucie projektu. |
| Waluta kwoty finansowanej przez kontrahenta. Zainicjowana walutą projektu i niemodyfikowalna. |
Tabela Prognozy/okres
| Prognozy w podziale na okresy są wykorzystywane do ustawienia prognoz dotyczących wydatków związanych z projektem: Data rozpoczęcia, data zakończenia, kwota planowana pomiędzy tymi przedziałami dat. Kod waluty, wprowadzony domyślnie poprzez kod waluty projektu. Nie można modyfikować. Wszystkie te informacje są opcjonalne i służą jako wskazania. Nie istnieje kontrola między przewidywaną sumą a kwotą projektu. |
| Data rozpoczęcia okresu prognozy wydatków. |
| Data zakończenia okresu prognozy wydatków. |
| Szacowana kwota dla danego okresu. |
| Waluta, w której są wyrażone prognozy dotyczące wydatków. |
Zamknij
Karta Partie
Prezentacja
Projekt może zostać podzielony na partie, które są używane w celu wydania koniecznych instrukcji podziału na pule środków budżetów lub operacji. Wprowadzona suma partii nie może przekroczyć szacowanej kwoty projektu.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Tabela
| Kod identyfikacyjny partii. Wolny wpis. |
| Opcjonalne pole służące do wprowadzenia krótkiego opisu partii. |
| Najpierw użyj daty tymczasowej dla skapitalizowanej partii. |
| Szacowana kwota dla partii, bez podatku, waluta projektu. |
| Waluta zarządzania partią, wprowadzona poprzez walutę projektu. Nie można modyfikować |
| Kod metody finansowania partii, zarządzany i kontrolowany w tabeli dodatkowej 348 metod finansowania (samofinansowanie lub pożyczka). |
| Kod lokalizacji powiązanej z partią. Pole opcjonalne. W zależności od poziomu zdefiniowana projektu (grupa lokalizacji, grupa firm, fima lub lokalizacja), wprowadzona lokalizacja musi należeć do projektu. |
| Opcjonalne pole, do wprowadzenia jeżeli partia odpowiada tymczasowej kapitalizacji. |
Zamknij
Karta WNiP
Prezentacja
Karta „Środki trwałe” jest powiązana z aktywacją kodu działania „GDFAS”.
Ta karta jest używana do wprowadzania, bez żadnej kontroli, środków trwałych do odnowienia w ramach frameworku projektu i dla każdego z nich należy wskazać:
- prognozowaną kwotę odnowienia,
- odpowiadający numer partii projektu dla zastępczego środka trwałego.
Te środki trwałe zostaną przetworzone w wydaniach tymczasowych w ramach frameworku prognozy obciążenia amortyzacji dla kolejnych lat.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Tabela
| Kod środka trwałego do wyboru z listy środków trwałych z modułu zarządzania środkami trwałymi. |
| Tymczasowa zastępcza kwota wybranego bilansowego środka trwałego, która odpowiada wprowadzonej sumie partii. Nie przeprowadzono kontroli sumy partii i wprowadzonej kwoty zamiany odpowiedniego bilansowego środka trwałego. |
| Waluta środka trwałego, inicjowana walutą projektu, której nie można modyfikować. |
| Numer partii tymczasowego środka trwałego odpowiadającego środkowi trwałemu przeznaczonemu do zamiany. |
Zamknij
Karta Dokumenty MS Office
Prezentacja
Ta karta jest używana do wprowadzenia lub skopiowania opisu projektu z innego dokumenty przy użyciu dokumentów typu MS Word, MS Excel lub MS Power Point.
Typ dokumentu jest wybierany w momencie tworzenia dokumentu. Po utworzeniu dokumentu o określonym typie nie można zmienić typu dokumentu bez usunięcia oryginalnego dokumentu. W ten sposób dokument utworzony jako Word nie może zostać przekształcony w dokument typu Excel bez usunięcia dokumentu Word. Jeśli doszło do zmiany typu dokumentu komunikat informuje użytkownika o usunięciu oryginalnego dokumentu.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Tabela
| Kod środka trwałego do wyboru z listy środków trwałych z modułu zarządzania środkami trwałymi. |
| Tymczasowa zastępcza kwota wybranego bilansowego środka trwałego, która odpowiada wprowadzonej sumie partii. Nie przeprowadzono kontroli sumy partii i wprowadzonej kwoty zamiany odpowiedniego bilansowego środka trwałego. |
| Waluta środka trwałego, inicjowana walutą projektu, której nie można modyfikować. |
| Numer partii tymczasowego środka trwałego odpowiadającego środkowi trwałemu przeznaczonemu do zamiany. |
Zamknij
Pasek menu
Zapytania / Sytuacje budżetu
Karta „Ogólne” projekty zawiera pole „Opis” używane do opisu cech projektu.
Przycisk „Format” jest aktywny, jeśli kursor znajduje się w polu „Opis”. Umożliwia to wybór formatowania, które ma zostać zastosowane do wprowadzonego tekstu (czcionka, kolor, justowanie itp.).
Zapytania / Sytuacja budżetu
Jeśli projekt zawiera powiązane pule środków to ten przycisk jest używany do uzyskania dostępu do zapytania o sytuację budżetu, pule środków, budżety i pozycje budżetu projektu.
Komunikaty o błędach
Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :
Nieistniejąca grupa, firma lub lokalizacja
Wskazana lokalizacja nie istnieje: Należy zmodyfikować wpis lub utworzyć lokalizację.
Waluta głównej księgi analitycznej w tej grupie jest niekompatybilna z walutą projektu.
Ten komunikat wyświetla się podczas tworzenia projektu, jeśli kod „Waluty” projektu został zmodyfikowany, a wprowadzona firma/firmy są powiązane z główną walutą księgi analitycznej, która różni się od zmodyfikowanej waluty projektu. Odpowiedź OK na ten komunikat zastępuje wprowadzoną walutę projektu przy pomocy waluty głównej księgi analitycznej.
Waluty głównych ksiąg analitycznych niekompatybilne z różnymi firmami tej grupy.
Powiązywanie projektu z grupą zawierającą różne waluty jest zabronione. Użytkownik musi zmodyfikować powiązaną grupę lub zaktualizować grupę tak, aby zawierała ona wyłącznie firmy, które mają taką samą walutę.
Suma kwot według partii przekracza szacowaną kwotę
Użytkownik musi zmodyfikować kwotę partii lub szacowaną kwotę projektu.
Nieprawidłowa lokalizacja
Ten komunikat wyświetla się w trybie wprowadzania lokalizacji partii, jeśli wprowadzona lokalizacja nie przynależy do lokalizacji projektu. Należy wprowadzić inny kod lokalizacji lub należy go wyszukać wśród wyboru pokazującego wyłącznie dozwolone lokalizacje projektu.
Firma nie wchodzi w skład lokalizacji grupy projektowej
Ten komunikat wyświetla się w trybie wprowadzania lokalizacji partii, jeśli wprowadzona lokalizacja nie przynależy do lokalizacji projektu. Należy wprowadzić inny kod lokalizacji lub należy go wyszukać wśród wyboru pokazującego wyłącznie dozwolone lokalizacje projektu.
Jeśli zmienisz typ dokumentu aktualny dokument zostanie usunięty. Czy kontynuować?
Wyświetla się komunikat ostrzegający, kiedy projekt został utworzony np. z typem dokumentu Word, a użytkownik wybiera inny typ dokumentu, np. Excel lub PowerPoint. Odpowiedź „Tak” usuwa dokument Word, a użytkownik może utworzyć dokument innego typu. Odpowiedź „Nie” jest używana do zachowania oryginalnego dokumentu, który może zostać zmodyfikowany.
Nie zdefiniowano partii
Podczas uzupełniania pola partia na karcie „Środki trwałe” ten komunikat wskazuje, że numer partii nie został zdefiniowany na karcie „Partia”.
Wprowadzona firma nie posiada żadnej głównej lokalizacji
Należy dodać główny kod lokalizacji do firmy lub zmodyfikować kod lokalizacji.
Problem przywracania numeru sekwencji
Ten komunikat wyświetla się, jeśli kod głównego numeru sekwencji nie został wprowadzony w „Przypisaniu numerów sekwencji”.