Przeniesienie zobowiązań
Ta funkcja jest używana w celu odroczenia niezamkniętych zobowiązań i wstępnych zobowiązań kończącego się roku obrotowego na kolejny rok obrotowy.
W momencie zakończenia RO niektóre wnioski zakupowe (niezamówione lub zamówione częściowo) i niektóre niezafakturowane lub częściowo zafakturowane zamówienia zostaną zamówione lub zafakturowane dla kolejnego RO. Wnioski zakupowe i zamówienia, które stały się bezcelowe i które zostały uprzednio zamknięte, pozostałe zobowiązania i wstępne zobowiązania, jak również większość odpowiadającego budżetu zostaną odroczone na nowy RO, aby umożliwić:
- Wprowadzenie zamówienia do wniosku zakupowego z poprzedniego RO.
- Wprowadzenie faktury do zamówienia z poprzedniego RO.
Załadowanie odpowiadającego budżetu w pozycjach budżetu nowego RO.
Operacja przeniesienia niezamkniętych zobowiązań i wstępnych zobowiązań składa się z dwóch etapów:
- Należy wybrać pozycje zakupów do przeniesienia za pomocą funkcji BUOCMMREP (Budżety operacyjne/Zamykanie budżetu/Przeniesienia zobowiązań),
- Należy wyświetlić wyniki w tabeli, która umożliwi kierownikowi budżetu wybranie zobowiązań i wstępnych zobowiązań do przetworzenia.
Odroczenie zobowiązań i wstępnych zobowiązań to trzeci i czwarty etap zamykania budżetu (proces końca roku obrotowego dla GRNI może zostać wykonany przed lub po odroczeniu niezamkniętych zobowiązań i wstępnych zobowiązań).
Warunki przeniesienia
Istniejąca pozycja przyjmująca
- Odroczenie zobowiązań i wstępnych zobowiązań może zostać wykonane tylko, jeśli istniejąca, przyjmująca pozycja budżetu ma status: „ZATWIERDZONO”
- Podczas procesu nastąpi odmowa, jeśli istniejąca, przyjmująca pozycja budżetu ma status „WPROWADZONO” lub „DO ZATWIERDZENIA”.
Nieistniejąca pozycja przyjmująca
- W tym przypadku odroczenie utworzy pozycję budżetu o statusie „ZATWIERDZONO”, a każde kolejne przeniesienie dla tej pozycji budżetu zwiększy zatwierdzoną kwotę tę pozycji.
- Jeśli budżet roku obrotowego nie istnieje to odroczenie utworzy zatwierdzoną kwotę pozycji budżetu. Budżet przyjmie status „WPROWADZONO”.
- Jeśli budżet roku obrotowego istnieje to kwota nowej pozycji budżetu zwiększy jego kwotę bez modyfikacji jego statusu.
- Jeśli pula środków nie istnieje to odroczenie utworzy ją dla kwoty budżetu. Ta pula środków przyjmie następujący status: „WPROWADZONO”.
- Jeśli pula środków istnieje to kwota nowej pozycji budżetu zwiększy jej kwotę bez modyfikacji jej statusu.
Wyniki przeniesienia
Wydający RO:
Częste aktualizacje dla rocznych i wieloletnich pul środków:
- Odjęcie odroczonej kwoty od zabudżetowanej kwoty pozycji budżetu, budżetu RO i pierwotnej puli środków.
- Odjęcie odroczonej kwoty, kwoty zobowiązania lub wstępnego zobowiązania od pozycji budżetu.
- Utworzenie pozycji zamknięcia w zobowiązaniu lub wstępnym zobowiązaniu zamykanego RO.
- Podczas ostatniego odroczenia (pozycja budżetu zobowiązania lub wstępnego zobowiązania = zero) pierwotna pozycja budżetu otrzymuje status „ODROCZONO” w celu uniemożliwienia dokonywania wpisów zakupów dla tego roku obrotowego.
Konkretne aktualizacje rocznych pul środków:
- Jeśli pula środków, budżet lub pozycja budżetu zostały utworzone przez odroczenie to w pierwotnej puli środków należy zaktualizować numer puli środków utworzony dla kolejnego RO. Komunikat „Zobowiązania odroczone do (numer nowej puli środków) dnia xx.xx.xxxx”. Kontrola uniemożliwia odnowienie rocznej puli środków, jeśli została ona utworzona poprzez odroczenie.
Przyjmujący RO:
Częste aktualizacje dla rocznych i wieloletnich pul środków:
- Dodanie odroczonej kwoty do zabudżetowanej kwoty pozycji budżetu, budżetu RO i przyjmującej puli środków.
- Dodanie odroczonej kwoty, kwoty zobowiązania lub wstępnego zobowiązania do pozycji budżetu.
- Dodanie odroczonej kwoty do kwoty zobowiązania lub wstępnego zobowiązania pozycji budżetu.
- Utworzenie pozycji zobowiązania lub wstępnego zobowiązania w nowym roku obrotowym
Konkretne aktualizacje rocznych pul środków
- Tworzenie pozycji zobowiązania lub wstępnego zobowiązania w nowym roku obrotowym z numerem nowej puli środków.
- Jeśli pula środków, budżet lub pozycja budżetu zostały utworzone przez odroczenie to w nowej puli środków należy zaktualizować numer pierwotnej puli środków. Komunikat „Zobowiązania odroczone z (numer pierwotnej puli środków) dnia xx.xx.xxxx”.
- Aktualizacja numeru nowej puli środków we wnioskach zakupowych, zamówieniach i odroczonych przyjęciach.
Zarządzanie ekranem
Wybór pozycji zakupu do odroczenia
Ten proces jest wykonywany z poziomu zapytania wg firmy (BUOCMMREP) używanego do wybrania wniosku zakupowego i pozycji zamówień w toku, które nie zostały zbilansowane w roku obrotowym do przeniesienia ich do nowego roku obrotowego: Budżety operacyjne/Zamykanie budżetu/Odraczanie zobowiązań.
Informacje w nagłówku ekranu pozwalają uściślić główne kryteria wyboru: Firma i wydający rok obrotowy, dla których wpis zarządza datami rozpoczęcia i zakończenia tego roku obrotowego, jak również aktualizacją przyjmującego roku obrotowego i jego datami rozpoczęcia i zakończenia.
Można powiązać dodatkowe kryteria w celu zmniejszenia populacji obiektów stanowiących przedmiot zapytania: Zakres lokalizacji i typy dokumentów.
- Zakres lokalizacji: Tylko lokalizacje przypisane do wprowadzonej firmy wyświetlają się w wyborze.
- Typ dokumentu: Możliwe jest zawężenie wyboru tylko do zamówień zakupu lub tylko do zamówień. Domyślnie wyświetlają się dwa dokumenty odpowiadające kryteriom wyboru.
Aktywacja klucza „Wyświetl/Odśwież” wyświetla listę budżetowych pul środków, które odpowiadają wyborowi w tabeli.
Dopuszczalna, maksymalna liczba pozycji dla wyboru to 500. W przypadku przekroczenia limitu wyświetla się komunikat o „pełnej tabeli” informujący, że przekroczono limit 500 dozwolonych pozycji. Kliknięcie „OK” powoduje wyświetlenie pierwszych 500 pozycji. W celu zmniejszenia wyboru można użyć następujących kryteriów wyboru: Lokalizacje i typy dokumentów.
Wyniki wyboru
Po wprowadzeniu kryteriów wyboru i aktywacji przycisku „Wyświetl/Aktualizuj”, wybrane pozycje zakupu wyświetlają się w tabeli używanej do rozpoczęcia (lub nie) ich przeniesienia.
Kolumny wyświetlają się w celach informacyjnych (typ dokumentu, nr dokumentu, data, zobowiązania, pula środków, jednostka, konto, kwota do odroczenia, waluta i budżet) i nie można ich zmodyfikować za wyjątkiem następujących kolumn:
- Kolumna „Odrocz”: Wybór wszystkich wyświetlonych pozycji zakupu może zostać wykonany za pomocą pojedynczej operacji poprzez kliknięcie na „Zaznacz/Odznacz wszystko”. Ten wybór można anulować przy pomocy tego samego przycisku.
- Kolumna „Szczegóły”: Lupa jest używana do bezpośredniego dostępu do wniosku zakupowego lub zamówienia.
Przyciski kontekstowe, dostępne po kliknięciu prawym przyciskiem myszy lub wybraniu z listy, są używane do:
- Sortowania pozycji zakupu wg numeru dokumentu, numeru puli środków, jednostki i budżetu konta.
- Uzyskania dostępu do zamówienia, puli środków, zobowiązań lub wstępnych zobowiązań.
Ekran wprowadzania
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Wybór
| Kod firmy przypisania firmy dziennika zakupu, w którym znajdują się wyszukiwane informacje. Wybór wyświetla wszystkie obiekty zdefiniowane dla firmy, uwzględniając te zdefiniowane dla lokalizacji danej firmy. |
| Kod wydającego roku obrotowego, dla którego ma zostać dokonany wybór. Wprowadzenie kodu wydającego roku obrotowego jest używane do wyświetlenia dat rozpoczęcia i zakończenia danego roku obrotowego. Kod otrzymującego roku obrotowego jest używany do wyświetlenia jego dat rozpoczęcia i zakończenia. Modyfikacja okresu wyboru może zostać wykonana tylko przez modyfikację kodu wydającego roku obrotowego. Domyślnie ten kod jest wprowadzany przez bieżący rok obrotowy. |
| Okres obrachunkowy wydającego roku obrotowego. |
| Data rozpoczęcia wydającego roku obrotowego. Ta data jest aktualizowana przez modyfikację wydającego roku obrotowego. |
| Data zakończenia wydającego roku obrotowego. Ta data jest aktualizowana przez modyfikację wydającego roku obrotowego. |
| Kod przyjmującego roku obrotowego. Ten kod jest aktualizowany przez modyfikację wydającego roku obrotowego. |
| Okres obrachunkowy przyjmującego roku obrotowego. |
| Data rozpoczęcia przyjmującego roku obrotowego. Ta data jest aktualizowana przez modyfikację wydającego roku obrotowego. |
| Data zakończenia przyjmującego roku obrotowego. Ta data jest aktualizowana przez modyfikację wydającego roku obrotowego. |
| To pole jest używane do zawężenia wyszukiwania dla lokalizacji lub zakresu lokalizacji. Odpowiada ono pierwszej lokalizacji w wyborze. Tylko lokalizacje przypisane do wprowadzonej firmy wyświetlają się w wyborze. |
| To pole jest używane do zawężenia wyszukiwania dla lokalizacji lub zakresu lokalizacji. Odpowiada ono ostatniej lokalizacji w wyborze. Tylko lokalizacje przypisane do wprowadzonej firmy wyświetlają się w wyborze. |
Blok numer 2
| Ten przycisk jest używany do wyświetlania pozycji zakupów odpowiadających zapytaniu. Należy go użyć po każdej zmianie kryteriów. |
| Używane do zaznaczenia lub odznaczenia wszystkich wyświetlonych pozycji zakupu. |
Typ dokumentu
| Możliwe jest zmniejszenie wyboru tylko do zamówień zakupu lub tylko do zamówień. Domyślnie wyświetlają się dwa dokumenty odpowiadające kryteriom wyboru. |
Log
| Jeśli to pole jest zaznaczone to przetwarzanie generuje log dzienników, które zostały przeniesione. |
Tabela Zamówienia
| Jeśli to pole zostało zaznaczone to pozycja zakupu zostanie przeniesiona. |
| To narzędzie przybliżenia jest używane do uzyskania dostępu do ekranu wpisu/zapytania wniosku zakupowego lub zamówienia. |
| Ta kolumna wyświetla się, jeśli wyświetlony dokument to zamówienie lub wniosek zakupowy. |
| Pojedynczy numer identyfikacyjny wniosku zakupowego lub zamówienia, wygenerowany podczas jego tworzenia. |
| Data utworzenia wniosku zakupowego lub zamówienia. |
| Identyfikator zobowiązań i wstępnych zobowiązań przypisany do dziennika zakupów. |
| Kod przypisania puli środków dokumentu zakupu. |
| Kod jednostki przypisania dokumentu zakupu. |
| Kod konta księgowania budżetu pozycji zakupu. |
| Kwota w walucie wpisu salda do przeniesienia pozycji zakupu. |
| Kod firmy przypisania firmy dziennika zakupu, w którym znajdują się wyszukiwane informacje. Wybór wyświetla wszystkie obiekty zdefiniowane dla firmy, uwzględniając te zdefiniowane dla lokalizacji danej firmy. |
| Kod budżetu pozycji zakupu. Dla budżetów operacyjnych pule środków budżetowych są powiązane z kodem budżetu. Ten kod budżetu definiuje poziom śledzenia (Lokalizacja lub Firma). W zależności od reguły pula środków jest powiązana albo z firmą, albo z lokalizacją. Wszystkie niższe poziomy (rok obrotowy, pozycja) dziedziczą kod firmy lub kod lokalizacji powiązany z pulą środków. Plan kont budżetu musi być taki sam, jak plan kont głównej księgi analitycznej firmy. W przeciwnym razie utworzenie puli środków jest zabronione. Ten kod budżetu musi być zarezerwowany dla budżetów operacyjnych. Alokacja jest możliwa poprzez ustawienie flagi „Budżet operacyjny” w kodzie budżetu. W takim przypadku wpis budżetów analitycznych za pomocą standardowych funkcji jest zabroniony w danym kodzie budżetu. Zarządzanie budżetami operacyjnymi jest wyzwalane, a pule środków, budżety wg roku obrotowego i pozycje budżetów są powiązywane z danym kodem budżetu. |
Zamknij
Ikona "Operacje"
Budżet
Dostęp do ekranu wprowadzania/zapytania o budżetowe pule środków dla wniosku zakupowego lub zamówienia.
Zobowiązanie
Dostęp do ekranu wprowadzania/zapytania o zobowiązanie lub wstępne zobowiązanie dla wniosku zakupowego lub zamówienia.
Dostęp do ekranu wprowadzania/zapytania o dokument (wniosek zakupowy lub zamówienie).
Sortow. po nr dok.
Sortuje pozycje zakupu wg numeru dokumentu.
Sortowanie po puli środków
Sortuje pozycje zakupu wg numeru puli środków.
Sortow. po jedn.
Sortuje pozycje zakupu wg numeru jednostki.
Sortow. po koncie budżetu
Sortuje pozycje zakupu wg budżetu konta.
Zamknij
Komunikaty o błędach
Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :
Nie zaznaczono niczego. Czy chcesz wyjść bez podejmowania jakichkolwiek czynności?
Ten komunikat wyświetla się, jeśli użytkownik dokonał zatwierdzenia (OK lub „Enter”), jeśli nie ma żadnych pul środków do odnowienia.
Rok obrotowy otrzymujący budżet musi być otwarty lub nie być otwarty
Ten komunikat wyświetla się po uzupełnieniu pola „Wydający rok obrotowy”, jeśli odpowiadający odbierający rok obrotowy jest zamknięty.
Kolejny (otrzymujący) rok obrotowy nie istnieje/nie został utworzony
Ten komunikat wyświetla się po uzupełnieniu pola „Wydający rok obrotowy”, jeśli odpowiadający odbierający rok obrotowy nie został utworzony.
Rok obrotowy nie jest otwarty
Ten komunikat wyświetla się po uzupełnieniu pola „Wydający rok obrotowy”, jeśli odpowiadający rok obrotowy istnieje, ale nie jest otwarty.
Nieistniejąca firma
Ten komunikat wyświetla się, jeśli kod firmy nie istnieje.