Przeniesienie wieloletnich pul środków
Dla wieloletnich pul środków ta funkcja jest używana do zamknięcia budżetu roku obrotowego oczekującego na zamknięcie oraz jego pozycji. Jest ona również używana do przenoszenia kwot bilansów na budżety i pozycje budżetu kolejnego roku obrotowego.
Przeniesienie wieloletnich pul środków musi zostać wykonane po operacjach zamknięcia lub przeniesienia dla wniosków zakupowych i zamówień, ponieważ te operacje mają wpływ na zabudżetowaną kwotę, która zostanie przeniesiona na kolejny rok obrotowy.
Proces przeniesienia odbywa się na niezamkniętych budżetach i pozycjach budżetu, przypisanych do wieloletniej puli środków, która zawiera saldo do podziału.
To przeniesienie nie modyfikuje kwot wieloletniej puli środków. Po przeniesieniu wieloletnie pule środków zachowują tę samą kwotę, rezerwę i „kwotę pozostałą do podziału”.
Wybór wieloletnich pul środków do przeniesienia
Przeniesienie wykonywane jest na postawie żądania wyboru (BUOREP) istniejących pul środków o statusie „Wprowadzono”, „Do zatwierdzenia” lub „Zatwierdzone” z niezamkniętymi, wybranymi pozycjami budżetu i budżetami roku obrotowego, które zawierają kwoty sald do podziału i są przypisane do wieloletniej puli środków. (Budżety operacyjne/Zamknięcie budżetu/Przeniesienie wieloletnich pul środków)
Wybór jest używany do określenia wydającego roku obrotowego i otrzymującego roku obrotowego. Następnie nakładane są filtry na podstawie kryteriów wyświetlanych w żądaniu: lokalizacje, jednostki, projekty, pule środków. Po przeniesieniu te pule środków nie wyświetlają się już na liście wyboru.
Wyniki wyboru
Po wprowadzeniu kryteriów wyboru i aktywacji przycisku „Wyświetl/Aktualizuj”, wybrane wieloletnie pule środków wyświetlają się w tabeli używanej do rozpoczęcia (lub nie) ich odnowienia.
Kolumny wyświetlają się w celach informacyjnych (Poziom, Pula środków, Opis, Waluta, Kwota, Rezerwa i Konto) i nie mogą zostać zmodyfikowane, za wyjątkiem kolumny „Przeniesienie”.
Odnowienie wieloletnich pul środków to piąty i ostatni etap operacji zamknięcia budżetu.
Warunki przeniesienia
Przeniesienie podlega szczególnym kontrolom, raportowanym w logu, które zabraniają dokonania przeniesienia budżetu z pozycjami, który:
- Zawiera niezamknięte zobowiązania i wstępne zobowiązania: W takim przypadku komunikat w logu wskazuje, że te pozycje muszą zostać zamknięte lub przeniesione przed pulami środków.
- Ustawiony status „Do zatwierdzenia”: W takim przypadku komunikat w logu wskazuje, że zatwierdzenie musi być zaakceptowane lub odrzucone przed umożliwieniem użytkownikowi przeniesienia pul środków.
- W trakcie sprawdzania: W takim przypadku komunikat w logu wskazuje, że korekta musi zostać zaakceptowana lub odrzucona przed umożliwieniem użytkownikowi przeniesienia pul środków.
Wyniki przeniesienia
Aktualizacje przeniesienia:
W wydającej puli środków:
- Pozycja budżetu jest zamknięta: Jej kwota (AMT(0)) jest cofana do poziomu sumy kosztów. Jej saldo to zero. Saldo pozycji budżetu zwiększa budżet pozostały do podziału.
- Budżet przenoszonego roku obrotowego jest „Zamykany”. Jego kwota jest cofana do poziomu sumy pozycji budżetu: Kwota budżetu (AMTBUDFIY) – Kwota pozostała do podziału (powiększona o kwotę salda pozycji budżetu) – Rezerwa (AMTRESFIY) = Nowa kwota budżetu (AMTBUDFIY). Jej saldo to zero.
W jednostce przyjmującej:
- Istniejące pule środków, budżety i pozycje budżetu zachowują swój status. Budżety i pozycje budżetów utworzone przez przeniesienie mają status „Wprowadzono”.
- Pozycje budżetu przeniesione na pozycje budżetu w następnym roku obrotowym mają status docelowej pozycji budżetu.
- Jeśli istnieje pozycja budżetu o tych samych cechach to przeniesienie dodaje kwotę pozycji budżetu przeniesioną z pierwotnego roku obrotowego do kwoty tej pozycji budżetu. Pozycje budżetu kolejnego roku obrotowego, zmodyfikowane przez proces przeniesienia, zachowują swój status (Wprowadzono, Do zatwierdzenia lub Zatwierdzone), niezależnie od statusu przeniesionej pozycji budżetu poprzedniego roku obrotowego, z następującymi aktualizacjami:
- Jeśli pozycja budżetu nie istnieje to przeniesienie tworzy pozycję w nowym roku obrotowym z kwotą przeniesienia pozycji budżetu z pierwotnego roku obrotowego. Pozycja otrzyma status „wprowadzono”.
- Jeśli budżet kolejnego roku obrotowego istnieje to przeniesienie dodaje kwotę pozostałą do podziału i rezerwę kwoty przeniesienia do tego budżetu.
- Jeśli budżet kolejnego roku obrotowego nie istnieje, data zakończenia wieloletniej puli środków znajduje się w poprzednim roku obrotowym. Przed przeniesieniem należy więc koniecznie sprawdzić wieloletnie pule środków i przesunąć datę zakończenia pul środków, które mają zostać przeniesione. Ta operacja utworzy budżet kolejnego roku obrotowego, który zostanie zaktualizowany przez przeniesienie.
Jeśli nie dokonywana jest uprzednia aktualizacja to przeniesienie dokona utworzenia budżetu kolejnego roku obrotowego ze statusem „wprowadzono”, jeśli parametr GDDAPPBUD ustawiono jako TAK. W przeciwnym razie jego status będzie taki sam, jak status puli środków, a data zakończenia puli środków zostanie rozszerzona na datę zakończenia nowego roku obrotowego.
Status przeniesionej pozycji budżetu | Status aktualizacji pozycji budżetu | Aktualizuj |
Do zatwierdzenia |
| Zabronione przeniesienie: Poprzednie zatwierdzenie lub odmowa autoryzacji |
Wprowadzono | Zatwierdzono | Zabudżetowana kwota jest powiększana o kwotę przeniesienia. Zatwierdzona kwota to kwota zaktualizowanej pozycji. |
Wprowadzono | Do zatwierdzenia | Zabudżetowana kwota jest powiększana o kwotę przeniesienia. Kwota przeniesienia jest dodawana do kwoty „do zatwierdzenia”. |
Wprowadzono | Wprowadzono | Zabudżetowana kwota jest powiększana o kwotę przeniesienia. |
Wprowadzono | Brak pozycji | Tworzenie pozycji o statusie „wprowadzono” dla kwoty przeniesienia |
Zatwierdzono | Zatwierdzono | Zabudżetowana kwota jest powiększana o kwotę przeniesienia. Zatwierdzona kwota pozycji przeniesienia jest dodawana do zatwierdzonej kwoty. |
Zatwierdzono | Do zatwierdzenia | Zabudżetowana kwota jest powiększana o kwotę przeniesienia. Kwota przeniesienia jest dodawana do kwoty „do zatwierdzenia”. |
Zatwierdzono | Wprowadzono | Zabudżetowana kwota jest powiększana o kwotę przeniesienia. |
Zatwierdzono | Brak pozycji | Tworzenie pozycji o statusie „wprowadzono” dla kwoty przeniesienia |
Zarządzanie ekranem
Przeniesienie wieloletniej puli środków wykonywane jest na jednym ekranie. Górna sekcja jest używana do wprowadzania kryteriów wyboru, a dolna sekcja wyświetla wyniki tego wyboru.
Dopuszczalna, maksymalna liczba pozycji dla wyboru to 500. Powyżej tego limitu wyświetli się komunikat „Pełna tabela” wskazujący, że wybór przekroczył dopuszczalny limit 500 pozycji. Kliknięcie „OK” powoduje wyświetlenie pierwszych 500 pozycji. W celu zmniejszenia wyboru można użyć następujących kryteriów wyboru: Lokalizacje, odpowiedzialne jednostki, projekty, pule środków.
Karta Ekran wpisów
Prezentacja
Informacja w nagłówku ekranu jest wykorzystywana do wskazania głównych kryteriów wyboru dla używanego zapytania: kod firmy i wydający rok obrotowy.
Można powiązać dodatkowe kryteria w celu zmniejszenia populacji obiektów stanowiących przedmiot zapytania: lokalizacja, odpowiedzialna jednostka, projekt i pula środków.
Aktywacja klucza „Wyświetl/Odśwież” wyświetla listę budżetowych pul środków, które odpowiadają wyborowi w tabeli.
Jeśli wprowadzone kryteria nie znajdują żadnej informacji to wyświetla się komunikat „Brak rekordu dla danego wyboru”, który informuje użytkownika o konieczności zmiany kryteriów wyboru.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Wybór
| Kod firmy, której dotyczy odroczenie wieloletnich pul środków. Wybór wyświetla wszystkie obiekty zdefiniowane dla firmy, uwzględniając te zdefiniowane dla lokalizacji tej firmy. |
| Kod roku obrotowego firmy, z którego salda i pozycje budżetu mają zostać odroczone. Wprowadzenie kodu wydającego roku obrotowego jest używane do wyświetlenia dat rozpoczęcia i zakończenia danego roku obrotowego. Kod otrzymującego roku obrotowego jest używany do wyświetlenia jego dat rozpoczęcia i zakończenia. Modyfikacja okresu wyboru może zostać wykonana tylko przez modyfikację kodu wydającego roku obrotowego. Domyślnie ten kod jest wprowadzany przez bieżący rok obrotowy. |
| Okres obrachunkowy wydającego roku obrotowego. Wydający rok obrotowy to rok obrotowy, dla którego wybrano pule środków, budżety i pozycje budżetu do odnowienia lub odroczenia. |
| Data rozpoczęcia wydającego roku obrotowego pul środków, budżetów i pozycji do odnowienia lub odroczenia, określana przez wprowadzony kod roku obrotowego. |
| Data zakończenia wydającego roku obrotowego pul środków, budżetów i pozycji do odnowienia lub odroczenia, określana przez wprowadzony kod roku obrotowego. |
| Kod roku obrotowego firmy, dla którego salda i pozycje budżetu mają zostać odroczone. |
| Okres obrachunkowy przyjmującego roku obrotowego. Przyjmujący rok obrotowy to rok obrotowy, w którym salda budżetu i pozycje budżetu muszą zostać odroczone. |
| Data rozpoczęcia roku obrotowego, dla którego należy odroczyć pule środków, budżety i pozycje. Określana przez wprowadzony kod otrzymującego roku obrotowego. |
| Data zakończenia roku obrotowego, dla którego należy odroczyć pule środków, budżety i pozycje. Określana przez wprowadzony kod otrzymującego roku obrotowego. |
Kryteria
|
|
| Kod lokalizacji wprowadzony lub wybrany z listy, jeśli nie zaznaczono opcji „Wszystkie lokalizacje”. |
|
|
| Kod jednostki wprowadzony lub wybrany z listy, jeśli nie zaznaczono opcji „Wszystkie jednostki”. |
|
|
| Kod projektu wprowadzony lub wybrany z listy, jeśli nie zaznaczono opcji „Wszystkie projekty”. |
| Jeśli to pole zostało zaznaczone to wybierane są wszystkie pule środków zdefiniowane dla firmy. Jeśli to pole jest odznaczone, to zostanie ono użyte do zawężenia wyszukiwania puli środków.
|
| Kod zadania budżetowego wprowadzony lub wybrany z listy w przypadku, gdy nie zaznaczono kryteriów „Wszystkie zadania budżetowe”. |
Blok numer 3
| Jeśli to pole zostało zaznaczone to raport wyświetlający listę przetworzonych pul środków jest generowany na końcu przetwarzania. W przeciwnym razie na końcu procesu nie jest generowany żaden log.
|
| Ten przycisk jest używany do uwzględnienia wprowadzonych kryteriów i uruchomienia wyboru. Należy go użyć po każdej zmianie kryteriów. |
| Ten przycisk jest używany do wybrania lub usunięcia wyboru wszystkich pul środków wyświetlanych w wynikach wyboru. |
Tabela Wieloletnie budżety
| Wybór pul środków do rozróżnienia może zostać wykonany pojedynczo lub zbiorczo:
|
| Ta kolumna wskazuje budżet lub pozycję budżetu, dla każdej puli środków, jeśli pozycja tabeli jest umieszczona w puli środków. |
| Kod puli środków do odnowienia lub odroczenia. |
| Tytuł „roku obrotowego”. |
| Waluta zarządzania puli środków, budżetu i pozycji budżetu. |
| Zabudżetowana kwota budżetu i pozycji pul środków podczas odroczenia lub odnowienia. |
| Zabudżetowana kwota rezerwy puli środków i budżetu w momencie odroczenia lub odnowienia. |
| Odroczone kwoty budżetu i pozycji, dodane do kwot budżetu i pozycji nowego roku obrotowego. |
| Odroczona kwota rezerwy budżetowej, dodawana do kwoty rezerwy budżetowej nowego roku obrotowego. |
| Kod konta budżetu używany do księgowania kosztów występujących w pozycji budżetu. |
Zamknij
Ikona "Operacje"
Budżet
Ten przycisk jest używany do uzyskania dostępu do zapytania o pulę środków, jej budżety i pozycje.
Pozycja
Ten przycisk jest używany do uzyskania bezpośredniego dostępu do zapytania o pozycję budżetu.
Zamknij
Komunikaty o błędach
Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :
Nie zaznaczono niczego. Czy chcesz wyjść bez podejmowania jakichkolwiek czynności?
Ten komunikat wyświetla się, jeśli użytkownik dokonał zatwierdzenia (OK lub „Enter”), jeśli nie ma żadnych pul środków do przeniesienia.
Rok obrotowy otrzymujący budżet musi być otwarty lub nie być otwarty
Ten komunikat wyświetla się po uzupełnieniu pola „Wydający rok obrotowy”, jeśli odpowiadający odbierający rok obrotowy jest zamknięty.
Kolejny (otrzymujący) rok obrotowy nie istnieje/nie został utworzony
Ten komunikat wyświetla się po uzupełnieniu pola „Wydający rok obrotowy”, jeśli odpowiadający odbierający rok obrotowy nie został utworzony.
Rok obrotowy nie jest otwarty
Ten komunikat wyświetla się po uzupełnieniu pola „Wydający rok obrotowy”, jeśli odpowiadający rok obrotowy istnieje, ale nie jest otwarty.
Brak aktualnego roku obrotowego dla tej firmy w głównej analitycznej księdze.
Ten komunikat wyświetla się po uzupełnieniu pola „Wydający rok obrotowy”, jeśli odpowiadający odbierający rok obrotowy istnieje, ale nie został utworzony.
Pole obowiązkowe
Ten komunikat wyświetla się, jeśli pola „Wszystkie lokalizacje”, „Wszystkie jednostki”, „Wszystkie pule środków” są odznaczone i jeśli nie wybrano, ani nie wprowadzono żadnej jednostki, projektu ani puli środków w kryteriach.
Zadanie budżetowe nie jest połączona z projektem
Ten komunikat wyświetla się, jeśli pola „Wszystkie projekty” i „Wszystkie pule środków” są odznaczone i jeśli wskazana pula środków nie jest przypisana do wprowadzonego lub wybranego projektu w kryteriach.
Nie zdefiniowano zadania budżetowego dla tej firmy/lokalizacji
Ten komunikat wyświetla się, jeśli pola „Wszystkie pule środków” są odznaczone i jeśli wprowadzona pula środków nie jest przypisana do firmy wprowadzonej w kryteriach.
Brak rekordu dla danego wyboru
Ten komunikat wyświetla się, jeśli pole „Wszystkie pule środków” jest odznaczone i jeśli wprowadzono pulę środków odpowiadającą puli środków, która została już przeniesiona i nie odpowiada kryteriom umożliwiającym przeniesienie.
Function zarezerwowana dla wieloletnich budżetów
Ten komunikat wyświetla się, jeśli pola „Wszystkie pule środków” są odznaczone i jeśli wprowadzona pula środków odpowiada rocznej puli środków.