Międzyfirmowe
Oprogramowanie do obsługi wielu firm: w folderze „give” możliwe jest zarządzanie wszystkimi podmiotami, które mają wspólną podksięgę artykułów i wspólnego klienta, ponieważ zarządzanie zapasami odbywa się w wyodrębnionym magazynie.
Jeśli mamy do czynienia z kilkoma firmami, może funkcjonować przepływ towarów między nimi i wówczas możliwość identyfikacji tych przepływów staje się niezbędna, aby możliwe było odpowiednie fakturowanie. Przepływy te mogą być zdefiniowane za pomocą wzajemnych zamówień lub otwartych wzajemnych zamówień. Jednak w takiej sytuacji przydatne są automatyczne mechanizmy, które istnieją w dokumencie źródłowym w jednej z firm (na przykład zamówienie zakupu z firmy X do firmy Y), aby tworzyć automatycznie dokumenty w drugiej firmie (zamówienie klienta firmy Y do firmy X).
Warto wiedzieć jak definiować taki rodzaj automatycznej wymiany pomiędzy lokalizacjami; w rzeczywistości, jeśli firma ma wiele lokalizacji, reguły mogą zależeć od poszczególnych lokalizacji.
Celem tej funkcji jest ustawienie generowania automatycznych wzajemnych dokumentów w przypadku wymiany pomiędzy firmami. Automatyczne generowanie może być również ustawione dla wymiany pomiędzy lokalizacjami. W tego typu wymianie fakturowanie jest zablokowane.
Automatyczne funkcje, które można ustawić, są następujące:
- Automatyczne tworzenie zamówienia klienta z zamówienia zakupu. Zasada jest następująca: zamówienie zakupu jest tworzone dla lokalizacji dokonującej zakupu A, które jest wysyłane do lokalizacji dokonującej sprzedaży B. Za pomocą funkcji automatycznej zamówienie klienta lokalizacji B dla lokalizacji A jest tworzone na zasadzie lustrzanego odbicia. Cykl jest następnie zamykany w sposób klasyczny: lokalizacja B zleca wysyłkę części lub całości zamówienia, a następnie lokalizacja A dokonuje przyjęcia bezpośrednio z wysyłki dokonanej przez lokalizację B.
Generowanie faktur odbywa się w lokalizacji B, lokalizacja A może następnie automatycznie wygenerować u siebie fakturę, którą można zapisać ręcznie po jej wybraniu (przeprowadzone będzie uzgodnienie faktury z dostawą), - automatyczne tworzenie faktury zakupu z faktury sprzedaży. Ta funkcja automatyczna powoduje, że zatwierdzanie faktury za pomocą faktury sprzedaży nie jest wymagane: faktura jest tworzona po zatwierdzeniu faktury sprzedaży.
Ta automatyczna funkcja działa również wówczas, kiedy faktury sprzedaży niezałączone do dostawy (faktury finansowe) tworzone są automatycznie.
W tym przypadku wybranie, jak w przypadku generowania automatycznego, powoduje utworzenie faktury zakupu, która ani nie jest załączona do zamówienia zakupu ani do wysyłki.
Dodatkowo, wybierając dokument wyjściowy, można stworzyć niektóre dokumenty. Jest tak w przypadku przyjęć od dostawcy, które są wstępnie ładowane poprzez wybieranie dostaw do klienta oraz w przypadku zwrotów od klienta, które są wstępnie ładowane poprzez wybieranie zwrotów klienta.
Wymagania wstępne
Odniesienie do dokumentacji Implementacja
Zarządzanie ekranem
Ekran wprowadzania, składający się z pojedynczej etykiety, zawiera grupę ustawień do wprowadzenia w kilku tabelach. Zatwierdzenie tego ekranu uaktualnia wprowadzone ustawienia.
Karta Ekran wpisów
Prezentacja
Pośród ustawień do przypisania znajdują się następujące informacje:
„Automatyczne przepływy”
Tabela ta definiuje funkcję automatycznego tworzenia.
Użytkownik może zdefiniować zasady dla wszystkich lokalizacji wszystkich firm bez definiowania jakiejkolwiek grupy firm z grupy lokalizacji. Oznaczenie autoryzacji wykorzystywane jest do określenia, czy automat tworzenia istnieje czy też nie dla danego typu przepływu.
Należy zwrócić uwagę, że możliwe jest zdefiniowanie zasad dla wszystkich lokalizacji w firmie, nie wymienionych wyraźnie gdzie indziej, poprzez przypisanie kodu firmy i pozostawienie kodu lokalizacji niewypełnionego a przez to, w efekcie, oznaczenie autoryzacji, z wartościami „Tak” lub „Nie”, jest wykorzystywane do zidentyfikowania, czy funkcja tworzenia automatycznego istnieje czy tez nie (umożliwia to stwierdzenie, że „wszystkie lokalizacje firmy posiadają funkcje automatyczne oprócz tych, które są wyraźnie wymienione z przypisaną wartością Nie”, lub z drugiej strony, że „żadna lokalizacja firmy nie ma funkcji automatycznych poza tymi, które są wyraźnie wymienione z przypisaną wartością Tak”).
Przepływ jest definiowany przez dokument źródłowy i dokument docelowy. Dokumentem źródłowym może być Zamówienie zakupu oraz Zamówienie klienta. Odpowiedni dokument docelowy jest wyświetlany (jest to bądź Zamówienie klienta bądź Faktura zakupu). Ustawienie to nie dotyczy zleceń do kontraktu. Zamówienie zakupu do kontraktu zawsze wygeneruje zamówienie klienta do kontraktu, bez względu na ustawienie (podobnie rzecz się ma z powiązanymi zleceniami dostaw).
Zgodność elementów fakturowania
Tabela ta definiuje powiązania pomiędzy elementami faktur sprzedaż i zakup . Elementy te muszą być tego samego rodzaju (oba albo z tego samego typu stawką bądź kwotą) i oba tego samego rodzaju (oba bądź zwiększeniebądź zmniejszenie).
Specyfika elementów fakturowania kwotami zawierającymi podatek: mogą one być powiązane z elementem fakturowania zakupu taką kwotą, jeżeli element fakturowania sprzedaży nie podlega zasadzie opodatkowania stawką artykułu. Element fakturowania na dokumentach zakupu wyrażony jest bez podatku.
Jeżeli ma nie być odchyleń, zasady opodatkowania muszą być jednolite. W ten sposób generowanie zamówienia klienta z zamówienia zakupu lub faktury zakupu z faktury sprzedaży pozwoli na uwzględnienie wszystkich elementów.
Jeżeli elementy fakturowania nie zostały powiązane tą tabelą ustawień i faktura sprzedaży wykorzystuje element fakturowania tego rodzaju (wartość inna od zera), nie będzie możliwe zatwierdzenie faktury zakupu. Konieczne będzie uwzględnienie niezbędnych elementów fakturowania w umowie.
Księgowanie rozbieżności przy zakupach
Sekcja ta używana jest do rozwiązywania problemów związanych z niedokładnym ustawieniem powiązań pomiędzy zakupami i sprzedażą. W takiej sytuacji możliwe jest pojawienie się rozbieżności na różnych poziomach bez uwzględniania podatku pomiędzy zakupami i sprzedażą, jeżeli ustawienia dotyczące VAT nie są dokładnie przeprowadzone.
Aby nie spowodować w takim przypadku zablokowania generowania, istnieje możliwość ustawienia dwóch elementów faktury zakupu , aby zapisać rozbieżności (pole dla rozbieżności dodatnich i inne pola dla rozbieżności ujemnych, które zostaną zapisane w momencie tworzenia faktury zakupu).
W ten sposób użytkownik może ręcznie zarządzać takimi rozbieżnościami i decydować o ich zaksięgowaniu podczas sprawdzania fakturowania.
„Zgodność rodzajów faktur”
Tabela ta definiuje powiązania pomiędzy fakturami sprzedaży i zakupu , aby po stronie zakupowej wygenerować odpowiedni typ konta, biorąc pod uwagę typ wygenerowanej faktury sprzedaży (przy ustawieniu automatycznej generacji). Zgodność może być definiowana pomiędzy firmami z grupy.
System weryfikuje, czy znak dowodu księgowego jest taki sam (faktura dla klienta, nota obciążająca dla klienta lub faktura proforma dla klienta może być powiązana z fakturą dostawcy lub fakturą-korektą dostawcy.
I odwrotnie, faktura-korekta klienta może być powiązana z fakturą-korektą lub notą debetową dostawcy).
Rodzaje zamówień
Sekcja ta wykorzystywana jest do definiowania, dla każdej kategorii zamówień i każdej grupy firm, który rodzaj zamówienia będzie wykorzystany w momencie tworzenia zamówienia klienta.
Po utworzeniu zamówienia zakupu nie będzie możliwe w scenariuszu międzyfirmowym powiązanie artykułów zaksięgowanych w momencie dostawy z tymi, które nie będą zaksięgowane. Jeżeli zamówienie zakupu zawiera tylko artykuły, które mogą być zaksięgowane w momencie dostawy, wówczas podczas tworzenia zamówienia klienta zamówienie będzie typu normalnego (podstawowego).
Jeżeli zamówienie zakupu zawiera tylko artykuły, które nie są zaksięgowane w momencie dostawy, wówczas podczas tworzenia zamówienia klienta, zamówienie będzie typu faktury bezpośredniej (bez dostawy).
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Tabela Przepływ automatyczny
| Określ, czy automatyczny przepływ jest typu „wewnątrzfirmowego” (w ramach tej samej firmy) czy „międzyfirmowego” (pomiędzy dwiema różnymi firmami). |
| Pole to służy do wprowadzenia nazwy firmy lub grupy firm, z których pochodzi przepływ. |
|
|
| Wybierz z rozwijanej listy dokument źródłowy dla przepływu. |
| To pole służy do wprowadzania firmy lub grupy firm, z której zarządzany będzie dokument docelowy. |
| Pole to służy do wprowadzenia lokalizacji lub grupy lokalizacji, z których będzie zarządzany dokument docelowy. |
| Pole to określa dokument docelowy, który jest automatycznie odejmowany od dokumentu pierwotnego. |
| Informacja ta służy do określenia, czy przepływ automatyczny jest możliwy. |
|
| To menu rozwijalne służy do określania, czy elementy fakturowania są pobierane z dokumentu zakupu czy sprzedaży:
|
Tabela Powiązane faktury elementów
| To pole określa element fakturowania sprzedaży, który zostanie użyty w międzyfirmowym kontekście danych. |
| To pole jest używane do określenia, czy element fakturowania jest wyrażony w procentach, czy kwotą. |
|
|
Tabela Powiązane rodzaje faktur
| Pole to służy do wprowadzenia firmy lub grupy firm, od których pochodzi typ faktury. |
|
|
| To pole wskazuje typ oryginalnej faktury sprzedaży. |
| Pole to służy do wprowadzania nazwy firmy lub grupy firm, których dotyczy przepływ. |
|
|
| Jest to typ faktury zakupu, która ma zostać zastosowana zgodnie z typem pochodzenia faktury sprzedaży, pochodzeniem grupy firm i grupą firm, dla której utworzona zostanie kontrola faktury zakupu. |
Tabela Typy zleceń do wygenerowania
| To pole wskazuje kategorię zamówienia, dla której określony jest typ zamówienia. |
| Pole to używane jest do wprowadzenia nazwy firmy lub grupy firm, dla których użytkownik chce określić typ zamówienia. |
|
|
| Jest to typ zamówienia używany podczas generowania zamówienia klienta. |
Alokacja odchyleń zakupu
| Jest to element fakturowania zakupu, który jest używany podczas sprawdzania faktury w celu naprawienia dodatnich rozbieżności. Rozbieżności te mogą być powiązane z różnicami występującymi podczas wyliczania podatku, które pochodzą z problemów dotyczących konfiguracji. |
| Jest to element fakturowania zakupu, który używany jest podczas sprawdzania zakupu, aby naprawić ujemne rozbieżności. Rozbieżności te mogą być powiązane z różnicami występującymi podczas wyliczania podatku, które pochodzą z problemów dotyczących konfiguracji. |
Zamknij
3: Załącznik
Algorytm, za pomocą którego przypisuje się elementy fakturowania na zamówieniu zakupu
PRZYPADEK 1 Inicjacja elementów faktury zakupu zgodnie z elementami zakupu
- Elementy faktury pochodzą od dostawcy i pojawiają się tylko wówczas, kiedy istnieje powiązanie ze stroną sprzedażową (elementy dotyczące klienta lub zamówienia klienta).
- Elementy faktury zakupu są inicjowane przez elementy dotyczące dostawcy. Wartości elementów faktury zakupu są przekazywane do elementów fakturowania zamówienia klienta (tylko podczas tworzenia).
PRZYPADEK 2 Inicjacja elementów faktury zakupu zgodnie z elementami sprzedaży
- Elementy faktury pochodzą od klienta i elementów zamówienia klienta i pojawiają się tylko wówczas, jeśli istnieje powiązanie (na poziomie ustawień międzyfirmowych).
- Elementy faktury zakupu są inicjowane przez elementy sprzedaży. Wartości elementów faktury zakupu nie są przekazywane do elementów fakturowania zamówienia klienta.
We wszystkich przypadkach elementy fakturowania zamówienia klienta są zawsze obecne, nawet jeśli nie istnieje powiązanie ze stroną zakupową. Jeżeli istnieją one po stronie zakupowej i jeżeli ustawienie określa, że elementy pochodzą ze strony zakupowej, wówczas ich wartość będzie taka jak na zamówieniu zakupu. We wszystkich przypadkach będzie ono inicjowane, jeśli jest to standardowe zamówienie klienta.
Wymiary analityczne.
Podczas tworzenia wzajemnych dokumentów będzie możliwość, poprzez ustawienia domyślnych wymiarów, przeniesienia pewnych wymiarów analitycznych z dokumentu wyjściowego (np. analityczne śledzenie projektu). Lista dokumentów i używanych domyślnych kodów wymiarów zdefiniowana została poniżej w tabeli:
Docelowy dokument | Dokument źródłowy | Domyślny kod wymiaru | Ustawienie |
Zamówienie klienta | Zamówienie zakupu | SOH (nagłówek) SOP (pozycja) | Dokument źródłowy |
Zwrot klienta | Zwrot dostawcy | SRD (pozycja) | Dokument źródłowy |
Przyjęcie | Dostawa | PTD (pozycja) | Dokument źródłowy |
Faktura zakupu | Faktura sprzedaży | PID (pozycja) | Dokument źródłowy |
Raporty
Z funkcją domyślnie powiązane są następujące raporty :
PRTSCR : Drukowanie ekranu
Można to zmienić w ustawieniach.
Kopiowanie
Pola
W tym oknie występują następujące pola :
Blok numer 1
|
|
|
|
Blok numer 2
| Z tego pola należy skorzystać, aby zdefiniować folder, z którego zostanie skopiowany rekord. Możliwa składnia jest opisana w dedykowanym załączniku. |
| Z tej opcji należy skorzystać, aby skopiować rekord do wszystkich folderów zdefiniowanych w słowniku (tabela ADOSSIER w bieżącym rozwiązaniu). |
| Z tego pola należy skorzystać, aby zdefiniować folder, do którego zostanie skopiowany rekord. Możliwa składnia jest opisana w dedykowanym załączniku. |
Zamknij
Przycisk ten służy do kopiowania ustawień z/do innego folderu.
Komunikaty o błędzie
Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :
To nie jest lokalizacja firmy XXX
Wprowadzono lokalizację, która nie jest lokalizacją wcześniej prowadzonej firmy.
Element zakupu i: Kwota elementu sprzedaży j: Stawka
Element zakupu i: Kwota elementu sprzedaży j: zmniejszenie
Podjęto próbę powiązania niezgodnych elementów stopek faktury.