Zatwierdzanie faktur
Funkcja ta służy do masowego zatwierdzania uprzednio utworzonych faktur. Dla każdej faktury zostanie wygenerowany zapis w dzienniku.
Jest to ostateczny proces dla faktur, który powoduje, że ich dalsza modyfikacja jest niemożliwa oraz wyzwala procesy aktualizacji końcowej:
- Aktualizację zapasów, jeżeli na fakturze znajduje się artykuł zarządzany w magazynie oraz przeprowadzenie transakcji magazynowej. Odnosi się to do faktur z transakcjami magazynowymi, faktur dotyczących zamówień z fakturowaniem bezpośrednie lub faktur, u źródła których leżą zamówienia z bezpośrednim fakturowanie lub wysyłki, gdy istnieje dodanie pozycji dla artykułów zarządzanych w magazynie. Jeżeli istnieją faktury-korekty odnoszące się do transakcji magazynowych są one dokonywane już na etapie tworzenia lub podczas modyfikacji korekty.
- Aktualizacja modułu „Księgowość”. Generowanie powiązanego dowodu księgowego.
- Aktualizacja całości (odbiorca, artykuł, prowizja, statystyki itd.)
Od momentu zatwierdzenia, faktury nie mogą być modyfikowane. Całkowite lub częściowe storno faktury może być dokonane wyłącznie poprzez utworzenie korekty powiązanej z tą fakturą.
Jeżeli zatwierdzone faktury lub korekty dotyczą transakcji międzyfirmowych, przy zastosowaniu funkcjonalności parametru ogólnego transakcji międzyfirmowych, dla każdej faktury tego typu możliwe jest wygenerowanie kontroli faktury zakupów wzajemnych w lokalizacji firmy odbiorcy.
Warunek
Odniesienie do dokumentacji Implementacja
Zarządzanie ekranem
Zatwierdzenie zbiorcze jest dokonywane przez wybór faktur do przetworzenia.
Karta Ekran wpisów
Prezentacja
Proponowane są następujące zakresy wyboru:
Wszystkie firmy lub pojedyncza firma
Jeśli zaznaczono pole wyboru Wszystkie firmy , pole Firma nie będzie dostępne, a zatwierdzenie faktur dotyczyć będzie wszystkich firm z grupy. Domyślnie pole to jest zaznaczone.
Wszystkie lokalizacje lub pojedyncza lokalizacja.
Odnosi się to do lokalizacji sprzedaży, których dotyczy fakturowanie. Jeśli zaznaczono pole wyboru Wszystkie lokalizacje , pole Lokalizacja nie będzie dostępne, a zatwierdzenie faktur dotyczyć będzie wszystkich lokalizacji sprzedaży uprzednio wybranych firm lub firmy. Domyślnie pole to jest zaznaczone.
Wszyscy użytkownicy lub pojedynczy użytkownik
Jeśli zaznaczono pole wyboru Wszyscy użytkownicy , pole Użytkownik nie będzie dostępne, a zatwierdzenie faktur dotyczyć będzie wszystkich faktur wszystkich użytkowników. Domyślnie pole to nie jest zaznaczone, a proponowany użytkownik to kod użytkownika, który ma wykonać tę funkcję.
Po wyborze użytkownika, faktury wybierane są w następujący sposób. Jeżeli faktura nie była modyfikowana, wybrany zostanie użytkownik, który ją utworzył, w przeciwnym razie wybrany zostanie użytkownik, który ją zmodyfikował.
Wszystkie typy lub pojedynczy typ faktury
Jeśli zaznaczono pole wyboru Wszystkie typy , pole Typ nie będzie dostępne, a zatwierdzenie faktur dotyczyć będzie wszystkich typów faktur. Domyślnie pole to jest zaznaczone.
Początek/koniec zakresu
Data faktury
Istnieje możliwość ograniczenia wyboru faktur do określonego zakresu dat.
Numer faktury
Istnieje możliwość ograniczenia wyboru do grupy faktur w oparciu o ich numery.
Kontrola i sprawdzanie
Dla każdej pozycji wymagającej aktualizacji zapasów, sprawdzane jest czy:
Status okresu, w którym będą przeprowadzone transakcje magazynowe dopuszcza aktualizację zapasów (Status = Bezpośredni. patrz: dokumentacja Okresy).
Artykuł nie jest zablokowany.
Nie występują niedobory artykułu, które nie dopuszczają ujemnego stanu zapasów.
Kontrola jakości musi zostać przeprowadzona dla wszystkich pozycji magazynowych do wydania, które mają wystawione polecenia KJ.
Statusy stanów pozycji magazynowych do wydania muszą być autoryzowane przez regułę wydawania (zobacz ogólne reguły wydawania i reguły według kategorii artykułów). Zasady wydawania mogą zależeć od transakcji faktury, której użyto do utworzenia faktury.
Data ważności dla artykułów zarządzanych za pomocą dat ważności nie może zostać przekroczona.
Jeżeli użytkownikiem wykonującym tę funkcję jest Administrator Magazynu (patrz konfiguracja STOADMIN) kontrola/sprawdzenie niedopuszczalnych dla wydania Statusów stanów magazynowych lub przekroczeń daty ważności nie blokuje przetwarzania. W takim przypadku będą one widoczne w pliku log.
Status kredytowy odbiorcy nie jest zablokowany.
Status kredytowy odbiorcy nie przekracza limitu kredytowego lub operator, który rozpoczął proces automatycznej wysyłki ma uprawnienia do wysyłki zamówień, jeżeli limit kredytowy odbiorcy został przekroczony.
Plik log podsumowujący wszystkie zatwierdzone faktury oraz jakiekolwiek nieprawidłowości generowany jest systematycznie na koniec procesu zatwierdzania.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Kryteria
| Zatwierdzanie faktury |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Zakres od - do
|
|
|
|
| Zatwierdzanie faktury |
|
|
Zamknij
Zadanie przetwarzania w tle
Tę funkcję można wykonać w trybie wsadowym,. W tym celu przewidziano FUNCFMINV zadanie standardowe.
Komunikaty o błędzie
Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :
Lokalizacja należy do firmy XXX.
Zaznaczona lokalizacja nie należy do wybranej firmy.
Nieprawidłowa data
Istnieje niespójność między datą rozpoczęcia i zakończenia.
Brak pozycji do przetworzenia
Komunikat ten pojawia się na końcu przetwarzania, jeżeli żadna faktura nie odpowiada zadanym kryteriom wyboru.
Nie określono okresu lub działanie jest niedozwolone dla tej daty
Komunikat ten pojawia się, jeśli wprowadzona data faktury jest późniejsza niż data bieżąca lub status okresu odpowiadającego tej fakturze jest inny niż Bezpośredni.
Artykuł zablokowany do inwentaryzacji
Ten komunikat pojawia się, jeżeli artykuł jest zablokowany do inwentaryzacji.
Niedobór ilościowy
Ten komunikat pojawia się, jeżeli dla danej faktury zaistniał niedobór ilościowy dotyczący artykułu, dla którego nie dopuszcza się ujemnych stanów magazynowych.
Komunikaty o błędach podczas aktualizacji Księgowości
W celu uzyskania objaśnień komunikatów, które mogą się pojawić, patrz: dokumentacja automaty księgujące.