Żądania korekt
Z tej funkcji należy skorzystać, aby wykonać żądania korekt zabudżetowanych kwot pul środków, dla zatwierdzonych budżetów i pozycji budżetu w trybie „indywidualnym” (tylko jeden obiekt do skorygowania) lub „wielokrotnym” (wiele obiektów do skorygowania w ramach tej samej puli środków i jednego żądania).
Ponieważ zatwierdzanie obiektów budżetu podlega wdrożonym parametrom zatwierdzania, to skorygować można wszystkie zatwierdzone obiekty, w tym te, które zostały zatwierdzone pośrednio. W ten sposób budżety nie podlegające bezpośredniemu zatwierdzeniu (parametr GDDAPPBUD = NIE), ale zatwierdzone za pomocą ich pul środków (parametr GDDAPPENV = TAK) są zatwierdzane i muszą zostać skorygowane, jeśli użytkownik chce zmienić ich kwotę.
Żądanie korekty umożliwia wnioskującemu wprowadzenie żądanej kwoty korekty oraz wskazanie powodu korekty i podziału, które mogą wynikać z:
- Dla pul środków, „rozszerzenia” składającego się ze zwiększenia kwoty puli środków,
- Dla budżetów, kwoty pozostałej do podziału oraz rezerwy puli środków,
- Dla pozycji budżetów: kwoty pozostałej do podziału i i rezerwy puli środków.
Obiegi podpisów
Wcześniejsze ustawienia
Zatwierdzanie pul środków, budżetów i pozycji budżetów oraz zatwierdzanie korekt budżetów może być powiązane z obiegiem podpisów, który można ustawić. Zastosowanie obiegu podpisów jest powiązane z następującymi ustawieniami:
- Model danych BUOAPP dla grupy tabel powiązanych z tabelą BUOAPP (BOA) dla zatwierdzeń budżetów i BUOREV dla grupy tabel powiązanych z tabelą BUDREV (BRW) dla korekt.
- Reguły przepływu BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL dla zatwierdzeń budżetów i REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL dla korekt.
- Reguły przypisania użytkowników BUOAPP dla zatwierdzeń budżetów i dla korekt.
- Przypisanie użytkowników Funkcja ta umożliwia wprowadzenie formuł w polach „użytkownik”, jeśli zaznaczono pole „Formuła/użytkownik”. Formuła ta zostanie obliczona w momencie wykonania przepływu. Jeśli wartość pola jest niższa lub równa pięć, uznaje się, że kod użytkownika został wprowadzony i pole to nie zostanie przeliczone.
Formuły wyszukiwania sygnatariuszy
Wyszukiwania sygnatariuszy można dokonać poprzez wprowadzenie kodu sygnatariusza lub za pomocą formuły umożliwiającej wyszukiwanie tego sygnatariusza za pośrednictwem jednostek.
Każda jednostka posiada:
- Kod użytkownika,
- Jednostkę odpowiedzialną,
- Jednostkę zatwierdzającą,
- Jednostkę przypisania.
Pula środków, jej budżety i pozycje posiadają jednostkę odpowiedzialną, jednostkę zatwierdzającą (EA1) i jednostkę przypisania (ER1). Jednostka zatwierdzająca EA1 posiada ze swojej strony jednostkę zatwierdzającą EA2 i tak dalej, aż do ostatniej jednostki hierarchii. Tak samo wygląda sytuacja dla jednostki przypisania ER1, przypisanej do ER2, która ze swojej strony jest przypisana do ER3 i tak dalej, aż do ostatniej jednostki hierarchii. Każda jednostka posiada kod osoby odpowiedzialnej, który może być wyszukiwany przy pomocy formuły zastępującej kod użytkownika wprowadzony w ustawieniach (zob. poniższa tabela).
Hierarchia zatwierdzania | RES | Poziom | Hierarchia powiązania | RES | Poziom |
|
Jednostka APP = 1 | MCL9 | EA3 | Jednostka RAT = 1 | MCL9 | ER4 |
|
Jednostka APP = 10 | MCL2 | EA2 | Jednostka RAT = 20 | MCL4 | ER2 |
|
Jednostka APP = 103 | MCL1 | EA1 | Jednostka RAT = 203 | MCL3 | ER1 |
|
Jednostka 20301 |
|
| Jednostka 20301 |
|
|
|
Ustawienia „Przypisania użytkowników” można więc dokonać w następujący sposób:
- Jednostka zatwierdzająca = 103
- Sygnatariusz 1 = [F:ER1]USR (Użyt. jednostki 203, lub MCL3)
- Sygnatariusz 2 = [F:EA1]USR (Użyt. jednostki 103, lub MCL1)
- Sygnatariusz 3 = [F:EA2]USR (Użyt. jednostki 10, lub MCL2)
- Sygnatariusz 4 = [F:ER2]USR (Użyt. jednostki 20, lub MCL4)
- Sygnatariusz 5 = [F:EA3]USR (Użyt. jednostki 1, lub MCL9)
- Sygnatariusz 6 = [F:ER3]USR (Użyt. jednostki 1, lub MCL9)
Użycie formuł umożliwia w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za jednostkę zachowanie zastosowanego obiegu podpisów, bez obowiązku zmiany. Zmiana ta jest automatycznie uwzględniana podczas zmiany jednostki.
Zarządzanie ekranem
Ten ekran składa się z dwóch części: Pierwsza część umożliwia dostęp do zestawu kryteriów wyboru; druga część jest używana do wyświetlenia w tabeli wszystkich wybranych obiektów przestrzegających wprowadzonych kryteriów. Ta tabela jest używana do wprowadzenia żądań korekt oraz ich przesunięć do zatwierdzenia.
Dopuszczalna, maksymalna liczba pozycji dla wyboru to 500. W przypadku przekroczenia limitu wyświetla się komunikat o „pełnej tabeli” informujący, że przekroczono limit 500 dozwolonych pozycji. Kliknięcie „OK” powoduje wyświetlenie pierwszych 500 pozycji. Aby zawęzić wybór należy użyć następujących kryteriów wyboru: Projekt, zakresy odpowiedzialnych jednostek, zakresy jednostek zatwierdzających, zakresy pul środków.
Ekran wprowadzania
Prezentacja
Informacja w nagłówku ekranu jest wykorzystywana do wskazania głównych kryteriów wyboru dla używanego zapytania: Firma / lokalizacja lub okres, w którym ulokowane są wybrane obiekty.
Można powiązać dodatkowe kryteria w celu zmniejszenia populacji obiektów stanowiących przedmiot zapytania: Projekt, zakresy odpowiedzialnych jednostek, zakresy jednostek zatwierdzających, zakresy pul środków.
Aktywacja klucza „Wyświetl/Odśwież” wyświetla listę budżetowych pul środków, które odpowiadają wyborowi w tabeli.
Jeśli wprowadzone kryteria nie znajdują żadnej informacji to wyświetla się komunikat „Brak rekordu dla danego wyboru”, który informuje użytkownika o konieczności zmiany kryteriów wyboru.
Zamknij
Pola
Na tej karcie występują następujące pola :
Wybór
|
Kod lokalizacji lub firmy, do wprowadzenia lub wybrania z listy. Ten kod umożliwia wybranie wszystkich pul środków, budżetów i pozycji budżetu, które mają status „Zatwierdzono” dla firmy lub lokalizacji w celu przedłożenia ich do żądania korekty. Jeśli wprowadzona informacja odpowiada firmie, to wybór wyświetla wszystkie obiekty zdefiniowane dla firmy, uwzględniając te zdefiniowane dla lokalizacji tej firmy. Jeśli wprowadzona informacja odpowiada lokalizacji, to wybór wyświetla tylko obiekty budżetu zdefiniowane dla tej lokalizacji. |
|
Tytuł powiązany z kodem lokalizacji lub firmy. |
Kryteria
|
Zakresy wprowadzonych dat umożliwiają filtrowanie obiektów budżetu z datą rozpoczęcia w ramach interwału (data rozpoczęcia jest taka sama, jak data zakończenia okresu lub późniejsza). Domyślnie data rozpoczęcia jest uzupełniana przy użyciu daty rozpoczęcia ostatniego, otwartego roku obrotowego (można ją zmodyfikować). Roczne pule środków umiejscowione w okresie to te, których data rozpoczęcia wypada we wprowadzonym okresie. Wieloletnie pule środków umiejscowione w okresie to te, których jeden z budżetów zawiera datę rozpoczęcia uwzględnioną we wprowadzonym okresie.
Po wprowadzeniu kryteriów wyboru, jeśli aktywowano przycisk „Wyświetl/odśwież”, w tabeli wyświetlają się (zsumowane i częściowe) zatwierdzone pule środków, budżety i pozycje budżetu, które odpowiadają firmie lub lokalizacji i są uwzględnione w określonym okresie. |
|
Domyślnie data zakończenia jest uzupełniana przy użyciu daty zakończenia ostatniego, otwartego roku obrotowego (można ją zmodyfikować). |
|
Kryteria używane do ograniczenia wyboru pul środków, budżetów i pozycji o statusie „zatwierdzono” powiązanych z wprowadzonym projektem. Tylko projekty zawierające przynajmniej jedną powiązaną pulę środków, powiązane z wprowadzoną firmą (bezpośrednio za pomocą ich lokalizacji, grupy firm bądź ich grupy lokalizacji) są wyświetlane w wyborze. Po wprowadzeniu tych kryteriów, jeśli aktywowano przycisk „Wyświetl/odśwież”, w tabeli wyświetlają się zatwierdzone pule środków, budżety i pozycje budżetu powiązane z określonym projektem. |
|
Kryteria wyboru umożliwiające zawężenie wyszukania w zakresie odpowiedzialnych jednostek. Pierwsze pole jest używane do wybrania lub wprowadzenia pierwszego kodu „odpowiedzialnej jednostki” z zakresu, a drugie pole służy do wybrania lub wprowadzenia ostatniego kodu „odpowiedzialnej jednostki” z zakresu. W wyborze wyświetlają się tylko jednostki, których kod firmy odpowiada uprzednio wprowadzonemu kodowi firmy, jak również te, które nie posiadają żadnego kodu firmy. Po wprowadzeniu kryteriów wyboru, jeśli aktywowano przycisk „Wyświetl/odśwież”, w tabeli wyświetlają się (zsumowane i częściowe) zatwierdzone pule środków, budżet i pozycje budżetu, które odpowiadają kryteriom:
|
|
Pole używane do wprowadzania lub wybrania ostatniej odpowiedzialnej jednostki zakresu. |
|
Kryteria wyboru umożliwiające zawężenie wyszukania w zakresie zatwierdzonych jednostek. Pierwsze pole jest używane do wybrania lub wprowadzenia pierwszego kodu „jednostki zatwierdzającej” z zakresu, a drugie pole służy do wybrania lub wprowadzenia ostatniego kodu „jednostki zatwierdzającej” z zakresu. W wyborze wyświetlają się tylko jednostki, których kod firmy odpowiada uprzednio wprowadzonemu kodowi firmy, jak również te, które nie posiadają żadnego kodu firmy. Po wprowadzeniu tych kryteriów, jeśli aktywowano przycisk „Wyświetl/odśwież”, w tabeli wyświetlają się pule środków, budżety i pozycje budżetu, które zawierają przynajmniej jeden zatwierdzony obiekt i które zostały zdefiniowane w jednostkach zatwierdzających określonego zakresu.
|
|
Pole używane do wprowadzania lub wybrania ostatniej jednostki zatwierdzającej zakresu. |
|
Kryteria wyboru umożliwiające zawężenie wyszukania zakresu pul środków. Pierwsze pole jest używane do wybrania lub wprowadzenia pierwszego kodu „puli środków” z zakresu, a drugie pole służy do wybrania lub wprowadzenia ostatniego kodu „puli środków” z zakresu. Tylko pule środków, które mają zatwierdzony przynajmniej jeden obiekt (pulę środków, budżet lub pozycję budżetu) są możliwe do wyboru. Po wprowadzeniu kryteriów wyboru, jeśli aktywowano przycisk „Wyświetl/odśwież”, w tabeli wyświetlają się (zsumowane i częściowe) zatwierdzone pule środków, budżet i pozycje budżetu, które odpowiadają kryteriom:
|
|
Pole używane do wprowadzania lub wybrania ostatniej puli środków zakresu. |
Blok numer 3
|
Po wprowadzeniu kodu firmy/lokalizacji lub kryteriów wyboru ten przycisk jest używany do wywołania wyświetlenia pul środków, budżetów i pozycji o statusie „zatwierdzone” spełniających kryteria. |
Tabela Szczegóły
| |||
Opis poziomu obiektu przedłożonego do zatwierdzenia: Pula środków, rok obrotowy budżetu i pozycja budżetu. | |||
| |||
Kod pul środków budżetowych spełniający kryteria wyboru. Na liście obecne są tylko pule środków o statusie „zatwierdzone”. Tej informacji nie można modyfikować. | |||
| |||
Opis powiązany z kodem puli środków budżetowych. | |||
| |||
Kod i opis dla budżetów wg roku obrotowego i pozycji budżetu. | |||
| |||
Kod waluty używany do zarządzania pulami środków, budżetami i pozycjami budżetu, kontrolowany w tabeli walut. | |||
| |||
Budżetowana kwota przed korektami (bez VAT) wybranych zadań budżetowych, budżetów i pozycji budżetów. Kwota ta odpowiada zatwierdzonej kwocie powiększonej lub pomniejszonej w wyniku uprzednich korekt. | |||
| |||
Budżetowana kwota rezerwy w zadaniach budżetowych i budżetach (bez VAT). Rezerwa odpowiada odnośnemu zapisowi w zadaniach i budżetach. Nie można jej używać w ramach wniosków o korekty. W zapytaniu kwota korekty może pochodzić z rezerwy lub kwoty pozostałej do podziału:
| |||
| |||
Pozostałe do dystrybucji (netto). Wykonane obliczenia odpowiadają:
| |||
| |||
Kwota do wprowadzenia po korektach (bez VAT). W tym samym czasie można dokonywać korekt zadania budżetowego, jego budżetu i pozycji budżetu. W taki przypadku kontrola wykonalności korekt odbywa się dla wnioskowanej kwoty w folderze na wyższym poziomie, a nie dla kwoty przed korektą. | |||
| |||
W tej kolumnie należy podać kwotę, która będzie pobierana z pola „Pozostało do rozdziału” w ustawieniach zadania budżetowego w przypadku korekty budżetu lub z budżetu w przypadku korekty pozycji budżetu. | |||
| |||
W tej kolumnie należy podać kwotę, która będzie pobierana z pola „Pozostało do rozdziału” w ustawieniach zadania budżetowego w przypadku korekty budżetu lub z pola „Pozostało do rozdziału” w ustawieniach budżetu w przypadku korekty pozycji budżetu. | |||
| |||
W przypadku korekt zadań budżetowych w tej kolumnie jest automatycznie wpisywana różnica między kwotą zadania a kwotą żądaną. Za jego pomocą nie można korygować budżetów i pozycji budżetów, ponieważ korekta polega na zabraniu części kwoty pozostałej do rozdziału albo rezerwy zadania budżetowego lub budżetu. | |||
| |||
Kolumna służąca do inicjowania wniosku o korektę. W tym celu w przewijanym menu należy zaznaczyć opcję „tak”. | |||
| |||
Kod powodu żądania korekty wprowadzony lub wybrany w tabeli dodatkowej 349. | |||
| |||
Pole tekstowe używane do wprowadzania szczegółowej przyczyny korekty. | |||
| |||
Suma wniosków zakupowych, zamówień, faktur zaksięgowanych w pozycjach budżetu, budżetów i pul środków. Ta informacja wyświetla się tylko dla zatwierdzenia wg obiektu lub za pomocą szczegółu wielokrotnego zatwierdzenia. | |||
| |||
Saldo pozycji budżetu, budżetów i pul środków odpowiadające zabudżetowanej kwocie – rzeczywista kwota. Ta informacja wyświetla się dla „pojedynczej” korekty. Dla „wielokrotnej korekty” to pole nie jest uzupełniane i należy sprawdzić tabelę „Szczegóły”. | |||
| |||
Kwota budżetu wprowadzona w pozycji budżetu. | |||
| |||
Jednostka odpowiedzialna za zarządzanie pulą środków, jej budżetami i pozycjami budżetu. | |||
| |||
Jednostka powodująca koszty. Ta niemożliwa do zmiany informacja jest pobierana z pozycji budżetu. | |||
| |||
Jeśli pula środków jest powiązana z projektem to jej kod zostanie wyświetlony w tej kolumnie. | |||
| |||
Kod identyfikacyjny partii zdefiniowanej w projekcie. |
Zamknij
Ikona "Operacje"
Pula środków
Ten przycisk jest używany w celu uzyskania dostępu do zapytania o pulę środków i budżet dla wybranej pozycji tabeli.
Pozycja
Ten przycisk jest używany w celu uzyskania dostępu do zapytania o pozycję budżetu dla wybranej pozycji w tabeli.
Zamknij
Komunikaty o błędach
Podczas wprowadzania mogą wyświetlić się następujące komunikaty ogólne oraz o błędach :
Nie zaznaczono niczego. Czy chcesz wyjść bez podejmowania jakichkolwiek czynności?
Po przedstawieniu obiektów pochodzących z wyboru, komunikat ten wyświetla się, jeśli użytkownik kliknął w„OK” bez dokonania żądania korekty. Odpowiedź „Tak” powoduje powrót do menu, a odpowiedź „Nie” umożliwia pozostanie na ekranie wyboru i wykonanie żądania korekty.
Żaden obiekt nie spełnia tych kryteriów wyboru
Ten komunikat wyświetla się po wprowadzeniu kryteriów wyboru, jeśli używany jest przycisk [Wyświetl/Odśwież]. Dla wprowadzonych elementów nie można znaleźć odpowiadającego elementu: albo dla wprowadzonej firmy nie zdefiniowano puli środków, ale nie jest ona powiązana z projektem, albo jednostki nie są zsynchronizowane z pulą środków itp. Należy usunąć kryteria i dokonać szerszego wyszukiwania.
Nie zdefiniowano zadania budżetowego dla tej firmy/lokalizacji
Ten komunikat wyświetla się po wprowadzeniu kodu firmy i puli środków, jeśli używany jest przycisk [Wyświetl/Odśwież]. Pula środków wprowadzona jako kryterium wyszukiwania nie przynależy do wprowadzonej firmy. Należy zmodyfikować kod puli środków lub kod firmy.
Pole obowiązkowe
Nie uzupełniono wymaganego pola: Nie wskazano powodu korekty, chociaż to pole jest wymagane (należy wybrać powód z listy) lub wprowadzono „tak” w kolumnie „Wniosek”, ale nie wskazano żądanej kwoty korekty (należy wprowadzić żądaną kwotę lub wybrać „nie” w kolumnie „Wniosek”).
Nie możesz przekroczyć dozwolonej kwoty zadania budżetowego. Sprawdź najpierw listę zadań.
Wprowadzono skorygowaną kwotę budżetu większą niż skorygowana kwota puli środków. Należy zmodyfikować skorygowaną kwotę budżetu lub skorygowaną kwotę puli środków.
Nie możesz przekroczyć dozwolonej kwoty budżetu roku obrotowego. Sprawdź najpierw ostatni
Wprowadzono skorygowaną pozycję budżetu większą niż skorygowana kwota budżetu. Należy zmodyfikować skorygowaną kwotę pozycji budżetu lub skorygowaną kwotę budżetu.
Dostępna kwota zadania budżetowego nie może być większa od kwoty rozdzielonej w ramach budżetu(ów)
Dokonano korekty zmniejszającej kwotę puli środków i dostępna kwota puli środków jest teraz niewystarczająca. Należy zmodyfikować zapis lub najpierw zmniejszyć budżet, jeśli taka korekta jest możliwa.
Suma kwot linii budżetu nie może przekraczać dostępnej kwoty budżetu danego roku obrotowego
Dokonano korekty zmniejszającej kwotę budżetu i dostępna kwota budżetu jest teraz niewystarczająca. Należy zmodyfikować zapis lub najpierw zmniejszyć pozycje budżetu, jeśli taka korekta jest możliwa.
Kwota linii nie może być mniejsza od kwoty osiągniętej
Dokonano korekty zmniejszającej kwotę pozycji budżetu, ale pozycja budżetu zawiera zapisy wydatków, które są większe niż zmodyfikowana kwota pozycji budżetu. Należy zmodyfikować zapis.
Zażądana kwota nie może być równa kwocie początkowej
Wprowadzono skorygowaną kwotę równą pierwotnej kwocie – to nie jest korekta. Należy zmodyfikować wpis lub anulować korektę.
Przekroczono dozwoloną kwotę rezerwy zadania budżetowego
Podczas korygowania budżetu wg roku obrotowego wprowadzono kwotę „Pobraną z rezerwy puli środków” większą niż kwota tej rezerwy. Wybranie [OK] w komunikacie ustawia kwotę „Pobraną z rezerwy puli środków” jako maksymalną kwotę dla tej rezerwy.
Część przeznaczona z rezerwy niższego poziomu jest niewystarczająca. Kwota minimalna:
Dystrybucja wzrostu między rezerwą, a kwotą pozostałą do dystrybucji z wyższego poziomu jest nieprawidłowa. Minimalna kwota do pobrania z rezerwy wyświetla się w komunikacie i jest obliczana zgodnie z kwota pozostałą do dystrybucji, która w tym przypadku jest niewystarczająca dla wprowadzonej kwoty rezerwy do zatwierdzenia.
Przekroczono dozwoloną kwotę rezerwy budżetu roku obrotowego
Podczas korygowania pozycji budżetu wprowadzono kwotę „Pobraną z rezerwy budżetowej” większą niż kwota tej rezerwy. Wybranie [OK] w komunikacie ustawia kwotę „Pobraną z rezerwy budżetowej” jako maksymalną kwotę dla tej rezerwy.
Musisz wprowadzić najpierw nową żądaną kwotę
Wystąpiła próba wprowadzenia kwoty w kolumnach „Pobrane z rezerwy”, „Pobrane z dostępnych” lub „Rozszerzenie” przed wprowadzenie kwoty żądanej korekty. Należy wprowadzić kwotę.
Suma kwot wziętych z rezerwy i z kwot do rozlokowania musi być równa różnicy z kwotą oryginalną
Ten komunikat wyświetla się, jeśli podział między kwotą pobraną z rezerwy a kwotą pobraną z kwoty pozostałej do dystrybucji nie odpowiada kwocie żądanej korekty. Należy sprawdzić zapis i poprawić podział.