Księgowanie

Zarządzanie ekranem

Konfiguracja procesu

Na początku należy przeprowadzić proces konfiguracji lub, wykorzystując odpowiedniprzycisk, wczytać istniejące ustawienia zapisane uprzednio pod kodem Notatki.

Konfiguracja procesu polega na:

• określeniu opcji przetwarzania. Domyślnie proces ten odbywa się w trybie symulacji i generuje plik log, w którym prezentowana jest wartość różnych zastosowanych ustawień, lista wygenerowanych zapisów w dzienniku i ich głównych właściwości, a także wszelkich błędów, które mogą pojawić się w trakcie przetwarzania.
• Wybór firmy lub potencjalnych lokalizacji finansowych, w których wykonywane będzie przetwarzanie.
• Wybór typów księgowania, z których generowane będą zapisy w dzienniku.

Uwaga: Po zakończeniu konfiguracji przetwarzania użytkownik może zapisać ją pod kodem identyfikacyjnym, używając odpowiedniego przycisku. . Dzięki temu można ją przywołać podczas konfiguracji kolejnego procesu generowania zapisów.

Karta Ekran wpisów

Generowanie zapisów

Księgowanie obejmuje albo bieżący RO, albo też kolejny RO, zależnie od wyboru dokonanego na początku przetwarzania:

• Gdy przetwarzanie dotyczy bieżącego RO: uwzględniane są okresy, które określono dla wybranego typu księgowania: okresy zamknięte i/lub okresy bieżące i/lub okresy otwarte.
• Gdy przetwarzanie obejmuje kolejny RO, dla którego nie mogą istnieć okresy zamknięte lub okres bieżący, przetwarzane są jedynie okresy otwarte, niezależnie od konfiguracji zdefiniowanej dla danych typów księgowań.

W przypadku księgowania zdarzeń, utworzone zapisy są zawsze rzeczywiste (dotyczy to też tworzenia zapisów stornowania w przypadku księgowania zdarzeń wynikającego z czynności anulowania).

Jeżeli chodzi o opłaty i różnice pomiędzy zapisami planów, to przetwarzanie jest różne, w zależności od Typu księgowania określonego w definicji okresów kontekstu: księgowanie w trybie symulacjilub rzeczywistym.

Księgowanie wtrybie symulacji
Przede wszystkim przetwarzanie powoduje usunięcie ewentualnych symulowanych zapisów, które zostały wcześniej wygenerowane dla danego okresu (nawet jeśli jest to zamknięty okres) i utworzenie nowych zapisów: nowe, symulowane zapisy zastępują poprzednie. Użytkownik może generować zapisy dotyczące kosztów i różnic pomiędzy planami dotyczące danego okresu tyle razy, ile jest to konieczne (amortyzacje mają nadal oznaczenie Do zaksięgowania).

Specyfika związana z księgowaniem symulowanym lub bezpośrednim, gdy poziom grupowania to Lokalizacja (grupowanie domyślne):
Użytkownik musi ponownie uruchomić przetwarzanie w interfejsie, gdy czynność jednostki dokonywana na danym środku trwałym ma wpływ na jego koszty związane z amortyzacją, a przetwarzanie w interfejsie zostało już wykonane.
Utworzone w trybie symulacji zapisy sumujące koszty wszystkich aktywów i wygenerowane poprzez przetwarzanie w interfejsie zostają usunięte i zastąpione przez bieżące zapisy, w celu zaksięgowania zdarzenia wynikającego z czynności jednostki. Jednak taki zapis pozwala zaksięgować jedynie obciążenie kosztami środka trwałego, które obejmowała ta czynności, dlatego użytkownik musi ponownie uruchomić przetwarzanie w interfejsie, aby stworzyć nowy zapis księgujący obciążenia wszystkich aktywów. Taki sam system stosuje się w przypadku księgowania różnic pomiędzy planami.

Rzeczywiste księgowanie
Przede wszystkim przetwarzanie powoduje usunięcie ewentualnych, wstępnych księgowań, które zostały już zapisane dla danego okresu, oraz utworzenie księgowań bieżących: bieżące księgowania zastępują poprzednio utworzone, zaś przetworzone kwoty zostają oznaczone jako Zaksięgowane. Jeżeli dla danego okresu utworzono już zapisy ostateczne podczas poprzedniego przetwarzania, zapisy te zostają zatrzymane; nie są nigdy usuwane. Jeżeli wymagana jest nowa kalkulacja, powiązana np. z modyfikacją ustawień amortyzacji, generowane będą jedynie zapisy odpowiadające różnicy pomiędzy już zaksięgowaną kwotą, a nowo wyliczonymi kwotami.

Monit dotyczący reguł związanych z typem księgowania

• Użytkownik może przejść z księgowania w trybie Symulacji na księgowanie w trybie Rzeczywistym w dowolnym momencie.
• Kiedy typ księgowania dla danego okresu jest Rzeczywisty i utworzono przynajmniej jedno księgowanie dotyczące kosztu lub różnicy pomiędzy planami, użytkownik nie będzie mógł powrócić do trybu Symulacji .
• Zamknięcia okresu są możliwe do wykonania, jeżeli nie pozostała żadna kwota do obliczenia .
  - Jeżeli typ księgowania to Symulacja,wówczas zamknięcie jest możliwe, nawet jeśli pozostają jeszcze kwoty Do zaksięgowania ; kontrola zostanie przeprowadzona podczas zamykania roku obrotowego.
  - Jeżeli typ księgowania to Rzeczywisty,wówczas zamknięcie okresu jest możliwe jedynie, jeśli zaksięgowano wszystkie koszty oraz różnice pomiędzy planami dla danego okresu (gdy jest on zarządzany).
  
• Zamknięcie RO nie jest dopuszczalne, dopóki pozostaje choćby jedna niezaksięgowana kwota dotycząca przynajmniej jednego środka trwałego: dlatego konieczne jest, aby użytkownik wygenerował zapisy księgowe w trybie Rzeczywistym dla wszystkich okresów RO.
  

Przechowywanie zapisów

Przetwarzanie księgowania w interfejsie generuje zapisy księgowe w następujących tabelach „tymczasowych”:

• GACCTMP Nagłówek dziennika
• GACCTMPD Wiersze dziennika
• GACCTMPA Szczegóły analityki wpisów

Zadanie księgowania księguje te dzienniki i przenosi je po zaksięgowaniu do następujących tabel „rzeczywistych”:

• GACCENTRY Nagłówek dziennika
• GACCENTRYD Wiersze dziennika
• GACCENTRYA Szczegóły analityki wpisów

Anulowanie/Usuwanie wpisów tymczasowych

1/ Usuwanie symulowanych zapisów księgowych, niezależnie od tego, czy znajdują się w „tymczasowych”, czy „rzeczywistych” tabelach księgowych w folderze Sage X3 , odbywa się poprzez przetwarzanie w interfejsie księgowym.

2/ Gdy system Sage X3stosowany jest razem z innym narzędziem księgowym, przetwarzanie w interfejsie księgowania może spowodować usunięcie księgowań symulowanych znajdujących się w tabelach „tymczasowych”, jednak nie mogą usunąć bezpośrednio tych, które zostały już wysłane do zaksięgowania. W takim przypadku przydatne może być nieusuwanie z tabel tymczasowych systemu Sage X3 wpisów symulowanych, które zostały już uwzględnione przez przetwarzanie w interfejsie, i oznaczenie ich jako anulowane dzięki czemu mogą zostać uwzględnione przez przetwarzanie eksportu w kierunku Księgowania. Możliwość nieusuwania zapisów symulowanych z tabel tymczasowych definiuje się na poziomie firmy w ustawieniach (rozdziałAAS – Środki trwałe , CPT – Grupa księgowa): ANNPCEPRO - Tymczasowe anulowanie wpisu.

Identyfikacja/uwzględnienie wpisów wstępnych w folderze księgowania X3

Dokumenty symulacji można zidentyfikować za pomocą pola CAT (symulacja aktywna lub nieaktywna) oraz za pomocą pola REFINT zawierającego referencję, załadowanego przez przetwarzanie generujące dowody księgowe, służącego do odróżniania dowodów faktycznych od dowodów symulacyjnych oraz anulowanych dowodów symulacyjnych.
Dokumenty symulacji są uwzględniane podczas przetwarzania przez menu Symulacji. Narzędzia te służą uwzględnienia lub wyłączenia księgowań symulowanych w przetwarzaniu przygotowującym saldo.

* Identyfikacja kosztów księgowaniesymulowane
- CAT = „2 – Aktywuj symulację” lub „3 – wyłącz symulację”
- REFINT = „P-numtrt” („D-numtrt” dla księgowania rzeczywistego)
- REFSIM = kopia REFINT w REFSIM

* Identyfikacja anulowanychzapisów symulowanychdot. kosztów

- CAT = „2 – Aktywuj symulację” lub „3 – wyłącz symulację”
- REFINT = „A-numtrt” („D-numtrt” dla księgowania rzeczywistego)
- REFSIM = kopia REFINT w REFSIM