Sincronização Sage X3 Entreprise - Microsoft Outlook

Arranque

Instalação do módulo Add In Outlook

Para realizar a instalação do módulo Add In Outlook, proceda como segue :

1. Selecione o diretório adequado sobre o CD e lance o programa "Setup.exe".
2. Instale o seu posto cliente e peça uma instalação personalizada.
3. No ecrã de seleção, assinale a opção "Addin Outlook".

Parametrização do módulo CRM Sage X3

No momento de instalação ou da atualização do Cliente, é indispensável, no ecrã de seleção das funcionalidades, de assinalar a check box X3 Sincronização Outlook.
Para instalar esta funcionalidade :

• feche Sage X3 e Outlook,
• abra o menu "Arrancar/Parâmetros/Painel de configuração/Acréscimo e supressão de programas/Sage X3 Cliente/botão [Modificar]"
• feito desenrolar os ecrãs até à janela de seleção das funcionalidades

 Antes toda a tentativa de sincronização, é necessário de ter preenchido a função Parâmetros sincronização. A função Forçagem sincronização será utilizada se necessário.

A função Dados sincronização ("Parametrizações/Relação clientes/Sincronização Outlook) permite consultar tudo o que foi criado depois Outlook e sincronizado,

A Gestão das anomalias ("Parametrizações/Relações clientes/Sincronização Outlook") lista de desfasagens que podem existir entre Sage X3 e Outlook

Primeira utilização

No primeiro lançamento de Outlook, a mensagem "Primeira utilização-Inicialização do ficheiro dos parâmetros de "AddIn" e a barra de sincronização de CRM Sage X3 (botão [Sincronização] + botão [Opções] aparecem na interface Outlook.

Definição da parametrização Outlook

Em ativando o botão [Opções], vos definem as opções de sincronização entre Outlook e o módulo CRM Sage X3

Separador "Armazém"

O separador "Armazém" permite parametrizar a caixa às cartas Outlook :

• Sub-separador "Geral" : neste separador aceita a sincronização e especifique os dossiers gerados pelas sincronização.
   Pode ser interessante criar dossiers pessoais (Contactos, Reuniões e tarefas) em Outlook afim de evitar uma sobrecarga e confusão com os dossiers clássicos. Estes dossiers devem ser colocados no fim, quer dizer diretamente na caixa às letras
• Sub-separador "Dossiers por defeito": preencher obrigatoriamente para cada tipo de dossier (tarefas, RDV e contatos) os dossiers Outlook nos quais serão guardados os novos elementos emitidos da sincronização com X3.
• Sub-separador "Conexão distante": completar os elementos de acesso ao dossier e ao servidor de tratamento. Trata-se dos parâmetros idênticos aos parâmetros utilizados na caixa de conexão a um dossier X3. Falta recordar o nome da aplicação, o código língua, o código do servidor distante, o número de porta e o nome do utilizador.

O botão [Teste da conexão] permite a verificação do bom funcionamento da conexão Sage CRM X3 e Outlook.
 É fortemente recomedado de realizar este teste. Uma relação assinala todo o disfuncionamento.

• Sub-separador "Diversos" : deixe os valores por defeito. Estes valores permitem ao programa de não varrer toda a base no momento das sincronizações posteriores.

O botão [Salvaguarda] permite o registo de tudo o que foi preenchido nos diferentes separadores. Após o registo, uma relação está emitida em caso de disfuncionamento.

Separador "Opções gerais"

No separador "Opções gerais" se efetua a alteração de caixa de correio no caso onde as caixas de correio são geradas por Outlook.

Princípio de sincronização

Uma sincronização pode ser lançada em Outlook a partir de uma modificação realizada depois :

• o servidor do módulo CRM Sage X3,
• Outlook.

Na aplicação Outlook, os artigos são guardados nos dossiers pertencem a um recipiente chamado "armazém". Estes armazéns são em geral geridos em local mas podem também ser gerados por um servidor Microsoft Outlook Exchange.

Para definir uma sincronização entre Outlook e o módulo CRM X3, é necessário definir a ligação (Definição da parametrização sob Outlook) entre um armazém Outlook e um dossier Sage X3 Afim de evitar os conflitos de sincronização, o utilizador deve assegurar-se da unicidade da relação entre as duas aplicações.

Antes de proceder a toda a sincronização, realiza as manipulação seguintes :

1. Na função "Parametrização/Parâmetros gerais/Valores parâmetros/CRM Ação comercial", abra a opção "Detalhe" do menu contextual do grupo sincronização. Preencha os valores a "Sim" para os parâmetros (todos, tarefas, chamadas, correspondentes, reuniões) para os quais deseja uma sincronização.

2. O utilizador conetado deve exercer uma função comercial (AUSCRMA) e ter um código representante (AUSCRMF).
3. Crie a parametrização de cada utilizador na função "Parametrização / Relação cliente/Sincronização Outlook/Parâmetros Sincronização.

Principio

 Antes de lançar toda a sincronização, você deve fechar as diferentes janelas abertas em Outlook.

A sincronização desencadeada depois Outlook está válida em cliente/servidor e em web. Ela é transparente para o utilizador e comporta as etapas seguintes :

• Conexão ao servidor distante de CRM X3,
• Construção de uma vista dos artigos presentes em Outlook para os dossiers definidos como estando sob controlo (botão [Opções]/Separador "Geral" em Outlook),
• Afim de determinar as atualizações a enviar ao servidor distante, análise de diferenças entre a vista atual e a vista da última sincronização com sucesso,
• Envio das atualizações ao servidor distante,
• Recepção das atualizações pedidas pelo servidor distante,
• Registo da vista da sincronização e encerramento da conexão.

 Antes toda a sincronização, é imperativo de ter assinalado as opções necessárias na funçãoParâmetros Sincronização ("Parametrizações/Relação clientes/Sincronização Outlook") e de ter validado a opção "Addin Outlook" na instalação do cliente "Arrancar/Parâmetros / Painel de configuração/Acréscimo e supressão de programas / Sage X3 Cliente / botão [Modificar]'.

Sincronização a partir de uma modificação em Sage X3

1. Registe, por exemplo, a sua tarefa no módulo CRM.
2. O lançamento da sincronização foi efetuada com ajuda do botão [Sincro] da barra de utilitários da janela Outlook,
3. No separador "Armazéns" do ecrã de sincronização, clique sobre o botão [Sincronização]. Uma mensagem de confirmação de fim de tratamento se afixa. Você pode consultar o diário.
4. Abra, no nosso exemplo, o dossier Tarefas em Outlook. O dossier está atualizado com a nova tarefa a realizar. O tempo afixado está idêntico aquele do módulo CRM Sage X3.

Sincronização a partir de uma modificação em Outlook

1. Registe, por exemplo, vossa tarefa em Outlook. Clique sobre [Fechar e registar] A nova tarefa deve aparecer na lista das tarefas.
2. O lançamento da sincronização foi efetuado com ajuda do botão [Sincro] da barra de utilitários da janela Outlook,
3. No separador "Armazéns" do ecrã de sincronização, clique sobre o botão [Sincronização]. Uma mensagem de confirmação de fim de tratamento se afixa. Você pode consultar o diário.
4. Abra, no nosso exemplo, a função Tarefas em Sage X3 (Relação cliente/Ação comercial) A gaveta Tarefas a efetuar está atualizada com a nova tarefa.

Separador "Log"

No fim da sincronização, o separador "Log" afixa o rasto da sincronização e permite encontrar os eventos tratados. Você pode copiar este relação no "Clipboard" com ajuda do clique direito. Exemplo de eventos contidos no diário : certos controlos são realizados em Sage X3 mas não em Outlook, por exemplo de reuniões que se cruzam vão ser assinalados como erro neste diário, Sage X3 não tendo em carga esta opção.

O log outlook contém o código do rasto X3 sob a forma :

- - - Código do rasto sobre o servidor distante. F364233 - - -

Os erros servidores se traduzem por uma mensagem standard de tipo "Mensagem servidor distante : Erro no momento da ciação de uma nova "tarefa" cuja causa pode ser encontrada num rasto servidor.

No log, as reuniões reconhecidas em Outlook são contabilizadas em :

• reuniões geradas : "rendez-vous" e reuniões,
• reuniões não geradas : tratam-se de referências próprias a Outlook que permitem gerir as respostas a uma reunião,
• Reunião anulada (olMeetingCancelled),
• Pedido reunião (olMeetingReceived).

Especificidades sobre os contactos

O módulo CRM Sage X3 dispõe de uma única rubrica para indicar um interlocutor. Ao nível dos contactos, as consequências são as seguintes :

• Sincronização Outlook versus CRM Sage X3
  Esta rubrica está alimentada pelo primeiro contacto da lista dos contactos da tarefa Outlook.
  Se este primeiro contato não corresponde a um contacto sincronizado com o módulo CRM, a sincronização guarda o contacto presente em Sage X3.
• Sincronização CRM Sage X3 versus Outlook
  A lista Outlook está alimentada pelo contato da tarefa Sage X3. Os outros contactos eventualmente registados são suprimidos.

Sincronização com um armazém gerado em local.

Este tipo de armazém está adaptado no uso itenerante e presente das vantagens em termos de fiabilidade no momento da sincronização. Esta fiabilidade está nomeadamente devida à presença de um identificador estável sobre cada artigo.

Esta solução está então aconselhada pela colocação em obra de uma sincronização com o módulo CRM X3.

Entre duas sincronizações...

 É recomendado de não duplicar um artigo se este foi restaurado depois a ultima sincronização.

Sincronização com um armazém gerado por um servidor Microsoft Exchange

No caso de um armazém acessível pelo intermédio de um servidor Microsoft Exchange, o processo de sincronização não dispõe sem informações estáveis ao nível do artigo.

Por exemplo, o deslocamento de um artigo de um dossier versus um outro dossier leva a uma modificação do seu identificador e da sua data de atualização.

Para reencontrar um artigo, a sincronização utiliza um identificador interno do módulo CRM Sage X3

 É importante não ativar o modo "Utilizar o mode Exchange em cache" ("Propriedade/Avançado do armazém"). Este modo provoca uma sincronização permanente de todos os artigos o que pode ser muito longo segundo o volume. Com efeito quando se executa, o processo de "cache" se aparenta a uma sincronização que atualiza a data de modificação. Esta atualização entra então em conflito com a lógica da sincronização Sage X3.

É recomendado :

• não duplicar um artigo se este foi restaurado ou alterado de dossier depois a última sincronização,
• não suprimir um artigo tendo servido a uma duplicação depois a última sincronização.

Parametrizações

Parâmetros gerais

Todas as modificações de um contacto, de uma tarefa, de uma reunião em Outlook podem se repercutir sobre o registo espelho em Sage X3 na condição que os parâmetros de sincronização o prevêm.
O princípio é idêntico no caso de supressões e de criações.

 Apenas os eventos CRM Sage X3 afetados ao utilizador conetado são sincronizados.

A data de última modificação (em Outlook ou em Sage X3) faz ofício de referência para a atualização de um registo, senão foi assinalada em Parâmetros sincronização.
Uma supressão em Sage X3 implica a supressão em Outlook na próxima sincronização.
Uma supressão em Outlook implica a supressão em Sage X3 exceto para os correspondentes ou apenas a afetação ao representante está suprimido.
Apenas os eventos Outlook assinalados privados não são gerados em Sage X3.

Personalização dos campos

Para personalizar em Outlook os campos impactados pela sincronização, falta ter criado previamente registos em Sage X3 e lança uma sincronização.
Em Outlook, selecione em seguida o dossier a personalisar (Tarefas, Calendário ou Contactos) e abra a função Personalisar a afixação em curso.
Clique sobre o botão [Campos] da janela "Lista simples" e escolha a opção Campos definidos por utilizador no dossier na zona à lista deslisante.
Acrescente ou suprima os campos a afixar em Outlook (por exemplo o campo "Crono") depois valide.

 Reporte-se aos § a seguir para o detalhe das correspondências dos campos.

Parametrização dos contactos

Para parametrizar uma sociedade, registe em Sage X3 o código da sociedade da maneira seguinte : #códigodasociedade#.
Se o código da sociedade está já conhecido em Outlook, isso implica que o seu equivalente existe em X3. Uma "sociedade" Outlook corresponde a um "terceiro" na base X3. Se um novo contacto está criado no acondicionamento Outlook, e que o código sociedade está registado com a sintaxe #nomedasociedade#, isto terá por efeito de criar a sincronização um novo registo espelho em Sage X3, na tabela dos correspondentes. Como a sociedade está guardada na tabela BPARTNER, este código cliente será encontrado sobre o correspondente (separador Profissional, campo Terceiros).

Lista dos contactos

Para uma reunião da primeira categoria, os registos mencionados na lista receberão uma atualização deste lá no próximo pedido de sincronização.

 Os representantes não tiveram a possibilidade de modificar o conteúdo no módulo CRM.

Parametrização do calendário

Ao instar dos contactos, se uma reunião foi criada em Sage X3 com um código terceiro, na sincronização, um registo espelho será criado no Outlook, no dossier reuniões. O código terceiro Sage X3 servirá a alimentar o código sociedade Outlook com a sintaxe #nome da sociedade# para retomar o exemplo.
Criação a partir de Outlook : um controlo Sage X3 verifica que o código existe em tanto que terceiros em Sage X3. Pode se tratar de um cliente ou de um representante. Em caso de erro, consulte a tarefa X3.

O calendário emitido de Outlook está a classificar duas categorias :

• as reuniões (ou o encontro em Outlook) onde a lista dos participantes não foi preenchida e que são simplesmte registados para os lugares no calendário,
• as reuniões (ou encontros/reuníões em Outlook) cujo Outlook assegura a difusão e a sincronização com os participantes.

Os processos de sincronização asseguram :

• a difusão de uma reunião Outlook pertence à primeira categoria versos os representantes indicados na lista dos contactos,
• a difusão de uma reunião criada no módulo CRM versus o organizador e os colaboradores,
• a remontada versus o módulo CRM das duas categorias (unicamente das entidades) que são organizadas pelo representante conectado.

Campos impactados pela sincronização das reuniões:

Parametrizaçao das tarefas

Em Sage X3, um único código interlocutor / correspondente está gerado em cabeçalho de tarefa Deste facto, a sincronização de uma tarefa Outlook com contactos múltiplos para efeito na tarefa X3 espelho o primeiro contacto da lista definido sobre a tarefa Outlook.

Caso de uma tarefa a partir de Outlook :
Se o contacto Outlook não está já conhecido em tanto que Correspondente em X3, a sincronização, a ficha correspondente está em paralelo criado em Sage X3. A tarefa X3 espelho está então gerado unicamente com o número de correspondente (nenhum código interlocutor anexado). Os representantes não tiveram a possibilidade de modificar o conteúdo no módulo CRM.

 Todas as chamadas são geradas no dossier Tarefas. São diferenciados das tarefas pelo seu tempo : todas as chamadas começam por CLL, as tarefas por TSK.

Campos impactados pela sincronização das tarefas :

Campos impactados pela sincronização das chamadas :

Forçar uma sincronização

A sincronização pode ser forçada :

• a partir do servidor do módulo CRM X3,
• a partir de Outlook,
• a partir das duas fontes

Sincronização forçada a partir do módulo CRM Sage X3

A partir dos artigos disponíveis sobre o servidor (tarefas, contactos...), a próxima sincronização enviará a Outlook todos estes elementos.

Para ativar a sincronização, utiliza a função Forçagem sincronização ("Parametrização/Relação cliente/Sincronização outlook") 

 Forçar a sincronização revém a remontar os interlocutores :

• inscritos na ficha cliente (Terceiro de tipo cliente / separador contacto) se o representante conectado está declarado como representante sobre este cliente (2 representantes separador Comerciais),
• Estes obtidos por varrimento das tarefas e do calendário.

Sincronização forçada a partir de Microsoft Outlook

A partir dos artigos disponíveis sobre Outlook (tarefas, contactos e calendário), a próxima sincronização envierá ao servidor do módulo CRM X3 todos os elementos cuja data de modifficação é posterior à data da última sincronização com sucesso.

A sincronização se faz em seguindo o procedimento seguinte :

1. Abra o botão [Opções]/separador "Diverso".
2. Indique a data a partir da qual os elementos serão enviados ao servidor, em modificando a data de última modificação com sucesso.
3. Clique sobre o botão [Resincronização] em confirmando a sua escolha na caixa de diálogo que aparece.
4. Clicar sobre o botão [Salvaguarda].

  A sincronização se termina com uma advertência indicando que o ficheiro da última sincronização não foi encontrado.
Trata-se de uma mensagem sem importãncia neste contexto porque este ficheiro foi suprimido no momento de ativação do botão Resincronização.
Este processo não remonta as supressões dos artigos que podem existir em Outlook depois a última sincronização com sucesso.

Observações funcionais

Performances

O tempo de sincronização depende principalmente do numero de elementos presentes nos dossiers sincronizados e do número de elementos impactados pela sincronização.

Afim que os tempos de sincronização restam razoáveis, duas soluções são envisagáveis :

• se apoiar sobre a função de arquivo (ou de auto-arquivo) para limitar o número de elementos nos dossiers sincronizados,

 Se reportar ao capítulo Utilização de arquivo e auto-arquivo de Outlook.

• reinicializar os dossiers sincronizados

 Este método recria os elementos nos dossirs de criação por defeito e não conserva a classificação feita pelo utilizador.

Para utilizar, você deve :

• salvaguardar depois vaziar os dossiers sincronizados,
• recarregar os elementos em Outlook em utilizando a função Forçar uma sincronização sobre o servidor e sobre Outlook.

Utilização de arquivo e auto-arquivo.

Sob Outlook, é possível de realizar um arquivo dos elementos por dossier, a fim de limitar o tamanho dos dossiers e de optimizar os tempos de resposta. Esta função pode estar ativada :

• manualmente : Arquivo
• automaticamente : Auto-arquivo.

Para permitir um deslisamento correto da sincronização,

1. Indique sobre o servidor Sage X3 o atraso durante o qual um elemento pode ser efetivamente suprimida sobre o servidor.
Este parâmetro permite, ao nível do servidor, de diferenciar uma anulação feita pelo utilizador de uma anulação feita pelo processo de arquivo afim de suprimir o elemento a bom conhecimento.
Uma boa regulação consiste a tomar uma margem de um mês de entre o atraso de arquivo e este atraso.

Exemplo :
Quadtro meses de arquivo sobre Outlook da um atraso de três meses sobre o servidor Sage Entreprise.

2. Não arquive o dossier contendo os contactos, isto podem conduzir a erros no momento de futuras sincronizações.

Advertência de segurança Outlook - Versão 2000 e XP

No momento de sincronização, AddIn acede a elementos sensíveis da base Outlook, por exemplo o endereço Email de um contacto.

Seguinte aos problemas de segurança encontrados pela Microsoft, a gestão da segurança evoluiu segundo as versões de Outlook :

• Outlook 2000 tem dia as patches e Outlook XP (2002) : O Addin não foi reconhecido como elemento "sobre" e Outlook pede uma confirmação de acesso aos endereços eletrónicos. Você deve autorizar a ação com tempo máximo.
• Outlook 203 e primeiras versões de Outlook 2000 : O "Addin" está reconhecido como "sobre" e nenhuma mensagem de segurança não condiciona a sincronização