Correspondente

Uma sincronização de um contacto Outlook induz o registo de uma nova ficha correspondente na base.

O cabeçalho permite de identificar o contacto Outlook em Sage X3 :

• Em lhe atribuindo um número de tempo. Trata-se de uma chave única, que pode ser automaticamente incrementada a partir do contador COR ou manualmente preenchida se a afetação manual do contador COR é autorizada. Observação : No momento da criação correspondente por sincronização, a afetação do contador COR deve ser automática (senão geração de um erro sobre o contador). O contador não pode ser afetado automaticamente no quadro de criação directa de um correspondente na função GESCOR
• Em lembrando o seu nome completo (estado civil, título, nome, pronome), informação diretamente emitida da sua ficha contacto espelho criada no Outlook.
• Em lhe atribuindo eventualmente um número de crono interlocutor. Pode se tratar de uma associação manual. Quando um utilizador de Sage X3 identificou o contacto Outlook em tanto que o interlocutor Sage X3, várias possibilidades lhe são oferecidas a partir dos túneis acessíveis depois da zona "Código". Pode então selecionar um interlocutor já existente na base. Uma janela de seleção abre-se então, listando o conjunto dos interlocutores já referênciados. O utilizador pode assim aceder diretamente à função de gestão dos Interlocutores e criar um novo registo na tabela dos interlocutores. O utilizador pode enfim fazer uma pesquisa de interlocutores a partir do menu de identificação. Neste último caso, o sistema procura a partir dos nomes e pronome do correspondente o conjunto dos homónimos existentes na base interlocutores.
• Em lhe afetando automaticamente um tipo: interlocutor ou representante. Esta informação não é registável, nem modificável. Os casos práticos são os seguintes : um correspondente é emitido na sincronização de um contacto Outlook, ao qual o seu tipo será sempre "interlocutor". Uma outra possibilidade é que o correspondente está criado manualmente em Sage X3. Isso implica que se trata também de um correspondente de tipo "Interlocutor". Enfim, um encontro em Sage X3 pode ter um ou vários intervenientes (dos representantes referênciados na base) que não tem ainda fichas Correspondentes associadas. Se o representante associado ao operador conectado está O organizador principal do encontro X3, a sincronização do encontro, as fichas Correspondentes dos outros intervenientes serão então geradas e tipificadas "Representante". Isto implica em paralelo que os intervenientes X3 partilharão o encontro e o calendário Outlook será alimentado em consequência com um novo evento (se eles estão habilitados a utilizar a sincronização Outlook). Se o representante associado ao operador conectado está apenas interveniente do encontro X3, a sincronização do encontro, as fichas Correspondentes dos outros intervenientes não serão então gerados.

O separador informações permite ao utilizador de gerar pessoalmente os seus próprios comentários sobre um correspondente em Sage X3

Com efeito, trata-se de uma zona de tipo Clob onde o utilizador pode livremente registar as informações complementares sobre o seu contacto Outlook. Estas informações são então guardadas em X3.

Caso prático :

Um contacto com um comentário é criado em Outlook, depois sincronizado com Sage X3 Um registo na tabela dos correspondentes está então criado em Sage X3. O comentário Outlook foi bem guardado em Sage X3 em tanto que Clob. A partir deste registo corrente, o utilizador pode modificar o texto ou acrescentar os comentários sucessivos, os quais serão repercutidos em Outlook em cada sincronização. Isto está assim válido do lado Outlook : cada modificação de comentário se repercutirá no momento de uma sincronização. Isto é válido na condição que os parâmetros de sincronização de utilizador o autorizem.

Lado Sage X3, os comentários dos diferentes representantes, aos quais o contacto está afetado, são acrescentados nesta zona de tipo Clob, o que implica que eles são partilhados. Um "tag" permite de saber ao fim e ao cabo qual o representante que acrescentou comentários.

As informações profissionais (endereço, email, telefone profissional, sociedade...) de um contacto Outlook sincronizado com Sage X3 são guardados na ficha Correspondente, Separador Profissional.

Caso particular do código Terceiros

• Criação de um Contacto Outlook tendo um código sociedade conhecido (já registado na tabela BPARTNER - Terceiros).

Por recordação, um correspondente ligado a um terceiro implica a partilha das informações comuns (título do terceiro...)

O código sociedade está já referênciados na base dos terceiros X3. Neste caso, o utilizador na origem da criação do contacto Outlook pode registar o código sociedade com as sintaxes seguintes : #CODESOCIETE# ou diretamente CODESOCIETE. Isto tem por efeito de atualizar o código terceiro na ficha Correspondente espelho uma vez a sincronização lançada. Assim, quando um terceiro/sociedade é conhecido em Outlook e X3, a sociedade #CODESOCIETE# ou CODESOCIETE do Contacto Outlok torna-se o terceiro CODESOCIETE do Correspondente X3.

Exemplo :

Seja o terceiro DIS001 existente na base X3.
Criação de um contato Outlook M. Paul DURAND, anexado à sociedade #DIS001# ou DIS001
Lançamento da sincronização do contacto, depois a geração automática do correspondente espelho.
no separador "Profissional", o código Terceiros está bem atualizado em consequência com o valor DIS001.

• Criação de um contacto Outlook tendo um código sociedade não identificado no referêncial X3 (nenhum registo na tabela BPARTNER - Terceiros).

Um contacto Outlook está criado com uma sociedade XYZ não identificada (XYZ não existe no referêncial dos terceiros X3). Uma vez o correspondente criado por sincronização, o código terceiros (BPRNUM) do separador Profissional não está alimentado com o código XYZ pois que este não existe mais na base. Pelo contrário a zona BPRLIB (literal) que está em registo livre toma o valor do código sociedade em Outlook, seja XYZ.

O utilizador poderá pelo seguimento criar manualmente este terceiro XYZ na base de dados, depois modificar manualmente a ficha do correspondente em acrescentando o código XYZ no campo terceiros. Na próxima sincronização, o contacto Outlook será atualizado em consequência e o código sociedade afixada terá como sintaxe #XYZ#.

Exemplo :

Criação de um contacto Outlook M. Paul DURAND, afixado à sociedade XYZ não referênciada na tabela dos Terceiros X3. A sintaxe do código sociedade sobre o contacto Outlook é XYZ.
Lançamento da sincronização do contacto, depois geração automática do correspondente espelho.
No separador "Profisssional", o Código Terceiro está vazio, mas o seu título toma o valor XYZ.

• Criação de um contacto Outlook sem sociedade preenchida.

A sincronização do contacto Outlook sem código sociedade, o código terceiro da ficha Correspondente estará vazio (campo BPRNUM). O utilizador poderá então escolher um código terceiro já existente na BPARTNER (tabela dos terceiros), por exemplo DIS001. No momento de uma nova sincronização, o contacto Outlook de origem será atualizado com um código Sociedade #DIS001#.

• Criação manual de um Correspondente diretamente depois a função GESCOR.

O utilizador pode associar a este correspondente um código terceiro de BPARTNER, por exemplo DIS002. A sincronização, um contacto Outlook está então criado em paralelo, com um código Sociedade #DIS002#.

Se o utilizador não lhe associa o código de terceiros BPARTNER (zona BPRNUM), mas igualmente um literal (zona BPRLIB, não controlada), por exemplo ZZ. Na sincronização, um contacto Outlook está então criado em paralelo, com um código Sociedade ZZ.

• Geração automática de um Correspondente do tipo Representante.

Por recordação, um correspondente tipo representante está sempre gerado automaticamente no momento da sincronização de um encontro X3 para o qual um dos intervenientes é um representante não tendo ainda ficha Correspondente. O utilizador corrente (utilizador em carga da sincronização) deve também ser o organizador principal do encontro X3 para o qual este representante está registado em tanto que o interveniente "secundário".

O código terceiros BPRNUM toma então o código do representante (um representante X3 sendo registado em tanto que terceiro na tabela BPARTNER) e as informações profissionais são carregadas a partir da ficha Representante de referência. Na sincronização, um contacto Outlook espelho está criado mais a noção de representante não foi gerada.

De referir também que se um representante está modificado no Outlook, estas modificações não serão tomadas em conta no momento da sincronização. Para ter em conta de modificações de dados ligados a um representante, falta-lhes acrescentar manualmente em Sage X3, depois lançar uma nova sincronização. Então elas são atualizadas no Outlook.

Generalidades :

De uma maneira mais geral, toda a modificação das informações profissionais de um contacto Outlook se repercute sobre o correspondente X3 espelho, numa sincronização, na condição que os parâmetros de sincronização do utilizador o permitem. E inversamente.

Assim, a data da última modificação (num Outlook ou em Sage X3) faz escritório de referência pela atualização de um registo.

A supressão de um correspondente Sage X3 implica a supressão do Contacto Outlook na próxima sincronização. A supressão de um contacto Outlook implica apenas, quanto a ela, a supressão da ligação com o código representante (separador Afetação) e não aquela do correspondente espelho Sage X3. O utilizador poderá efetuar manualmente esta supressão posteriormente.

As informações de ordem pessoal, relativas a um contacto Outlook que foi sincronizado com Sage X3, são guardadas no separador "Pessoal" da ficha Correspondente espelho. Pode-se tratar de um endereço pessoal ou ainda de um número de telefone.

De referir que se um correspondente tem uma ficha interlocutor associado, então toda a modificação deste registo nesta função (acréscimo de uma data de nascença na ficha correspondente, por exemplo) implica que em paralelo a modificação na tabela dos Interlocutores (refrescamento da zona "Data de nascença" da ficha interlocutor). E da mesma maneira, toda a modificação do interlocutor ligado a um correspondente implica assim a modificação do correspondente. Esta atualização tem dois níveis faz-se então automaticamente.

Generalidades :

De uma maneira mais geral, toda a modificação das informações pessoais de um contacto Outlook se repercute sobre o correspondente Sage X3 espelho, no momento de uma sincronização, na condição que os parâmetros de sincronização do utilizador o permitem. E inversamente.

Assim, a data da última modificação (num Outlook ou em Sage X3) faz escritório de referência pela atualização de um registo.

As informações profissionais (endereço, email, telefone profissional, sociedade...) de um contacto Outlook sincronizado com Sage X3 são guardados na ficha Correspondente, Separador Profissional.

A supressão de um correspondente X3 implica a supressão do Contacto Outlook na próxima sincronização. A supressão de um contacto Outlook implica apenas, quanto a ela, a supressão da ligação com o código representante (separador Afetação) e não aquela do correspondente espelho X3. O utilizador poderá efetuar manualmente esta supressão posteriormente.

Caso particular do código Terceiros

• Criação de um Contacto Outlook tendo um código sociedade conhecido (já registado na tabela BPARTNER - Terceiros).

Por recordação, um correspondente ligado a um terceiro implica a partilha das informações comuns (título do terceiro...)

O código sociedade está já referênciados na base dos terceiros Sage X3. Neste caso, o utilizador na origem da criação do contacto Outlook pode registar o código sociedade com as sintaxes seguintes : #CODESOCIETE# ou diretamente CODESOCIETE. Isto tem por efeito de atualizar o código terceiro na ficha Correspondente espelho uma vez a sincronização lançada. Assim, quando um terceiro/sociedade é conhecido em Outlook e Sage X3, a sociedade #CODESOCIETE# ou CODESOCIETE do Contacto Outlok torna-se o terceiro CODESOCIETE do Correspondente Sage X3.

Exemplo :

Seja o terceiro DIS001 existente na base X3.
Criação de um contato Outlook M. Paul DURAND, anexado à sociedade #DIS001# ou DIS001
Lançamento da sincronização do contacto, depois a geração automática do correspondente espelho.
no separador "Profissional", o código Terceiros está bem atualizado em consequência com o valor DIS001.

• Criação de um contacto Outlook tendo um código sociedade não identificado no referêncial X3 (nenhum registo na tabela BPARTNER - Terceiros).

Um contacto Outlook está criado com uma sociedade XYZ não identificada (XYZ não existe no referêncial dos terceiros X3). Uma vez o correspondente criado por sincronização, o código terceiros (BPRNUM) do separador "Profissional" não está alimentado com o código XYZ pois que este não existe mais na base. Pelo contrário a zona BPRLIB (literal) que está em registo livre toma o valor do código sociedade em Outlook, seja XYZ.

O utilizador poderá pelo seguimento criar manualmente este terceiro XYZ na base de dados, depois modificar manualmente a ficha do correspondente em acrescentando o código XYZ no campo terceiros. Na próxima sincronização, o contacto Outlook será atualizado em consequência e o código sociedade afixada terá como sintaxe #XYZ#.

Exemplo :

Criação de um contacto Outlook M. Paul DURAND, afixado à sociedade XYZ não referênciada na tabela dos Terceiros X3. A sintaxe do código sociedade sobre o contacto Outlook é XYZ.
Lançamento da sincronização do contacto, depois geração automática do correspondente espelho.
No separador "Profissional", o Código Terceiro está vazio, mas o seu título toma o valor XYZ.

• Criação de um contacto Outlook sem sociedade preenchida.

A sincronização do contacto Outlook sem código sociedade, o código terceiro da ficha Correspondente estará vazio (campo BPRNUM). O utilizador poderá então escolher um código terceiro já existente na BPARTNER (tabela dos terceiros), por exemplo DIS001. No momento de uma nova sincronização, o contacto Outlook de origem será atualizado com um código Sociedade #DIS001#.

• Criação manual de um Correspondente diretamente depois a função GESCOR.

O utilizador pode associar a este correspondente um código terceiro de BPARTNER, por exemplo DIS002. A sincronização, um contacto Outlook está então criado em paralelo, com um código Sociedade #DIS002#.

Se o utilizador não lhe associa o código de terceiros BPARTNER (zona BPRNUM), mas igualmente um literal (zona BPRLIB, não controlada), por exemplo ZZ. Na sincronização, um contacto Outlook está então criado em paralelo, com um código Sociedade ZZ.

• Geração automática de um Correspondente do tipo Representante.

Por recordação, um correspondente tipo representante está sempre gerado automaticamente no momento da sincronização de um encontro Sage X3 para o qual um dos intervenientes é um representante não tendo ainda ficha Correspondente. O utilizador corrente (utilizador em carga da sincronização) deve também ser o organizador principal do encontro X3 para o qual este representante está registado em tanto que o interveniente "secundário".

O código terceiro BPRNUM toma então o código do representante (um representante Sage X3 sendo registado em tanto que terceiro na tabela BPARTNER) e as informações profissionais são carregadas a partir da ficha Representante de referência. Na sincronização, um contacto Outlook espelho está criado mais a noção de representante não foi gerada.

De referir também que se um representante está modificado no Outlook, estas modificações não serão tomadas em conta no momento da sincronização. Para ter em conta de modificações de dados ligados a um representante, falta acrescentar manualmente em X3, depois lançar uma nova sincronização. Então elas são atualizadas no Outlook.

Este separador apresenta a lista do ou dos representantes em carga do correspondente

Uma vez um contacto Outlook criado, depois sincronizado com Sage X3, um registo espelho na tabela dos correspondentes X3 é gerado em paralelo se osparâmetros de sincronização do operador corrente o autorizam.

Por defeito, o representante carregado na lista de afetação corresponde ao código representante X3 associado ao operador corrente no período utilizador AUSCRMF -Representante (capítulo CRM, grupo COL). 

Outros representantes da base de dados podem todavia ser acrescentados à posteriori Isto tem por efeito de partilhar um mesmo correspondente.

Por exemplo, um correspondente está gerado pelo representante REP01. Em acrescentando o representante REP02 na lista de afetação, isto tem por efeito de partilhar o correspondente e logo contacto Outlook se os parâmetros de sincronização de dois utilizadores o prevêm. No caso afirmativo, a sincronização do correspondente implica que o contacto Outlook será gerado na lista de contactos do segundo utilizador (relativo ao representante REP02).

 Afetando a supressão de um contacto Outlook, ao nível da ficha correspondente espelho, a ligação com o representante está suprimido e este, em todos os casos, e mesmo se o interlocutor foi gerido previamente depois o correspondente.