Plan

Chefs de projet (Planificateurs)

A cette étape du cycle de demande de changement, la demande a été analysée, et prend le statutPlanification. En tant que chef de projet ou planificateur affecté à cette demande de changement, le responsable changement vous donne le contrôle sur la demande. Ces utilisateurs recevront une confirmation par e-mail, si le paramètre CCMEMAILP - E-mail à planificateur (chapitre TC, groupe CCM) est actif. Vous êtes désormais en charge de planifier la réponse aux besoins.

Votre première tâche est de construire une répartition générale des tâches. Ce plan doit détailler l'approche à adopter pour répondre aux besoins approuvés. Vous utiliserez ce plan pour contrôler ou gérer les zones clés du changement de conception ou de production.

Pour construire une structure de répartition des tâches, utilisez l'analyse de rentabilité ou les informations fournies sur la demande de changement comme éléments de référence. La demande de changement est à la fois une proposition de concept et le document dédié aux besoins. Il est conseillé de lister les produits principaux ou types de transaction requis pour le changement, avec les tâches ou actions principales à accomplir et les échéances correspondantes. Vous pouvez adapter le niveau de détail indiqué à la dimension des besoins.

Une structure de répartition des tâches complète doit recouvrir les livrables clés, la date de réalisation et tous les composants requis pour garantir le périmètre approuvé des besoins.

La définition d'échéances, d'étapes clés, et de dates constitue une base de contrôle qui vous permettra de garantir la livraison du changement. Ces éléments peuvent servir de base à votre changement. Un champ commentaire par tâche est disponible pour vous permettre de communiquer avec le responsable exécution et les parties-prenantes. Vous pouvez l'utiliser, par exemple, pour énoncer vos impressions ou détailler les contraintes qui pourraient limiter ou affecter l'avancement ou la réalisation de la tâche.

Répartition générale des tâches

Votre répartition générale des tâches pose les bases de votre deuxième tâche. Cela permet de créer des plans de mise en œuvre détaillés pour les types d'engagement ou de transactions clés. Ce sont ces plans individuels qui permettront de répondre au périmètre approuvé.

Les types d'engagement pour lesquels vous pouvez définir des plans détaillés sont alignés sur la fonction d'Analyse des impacts de la Gestion des indices. Utilisez cette répartition générale comme référence au moment de construire des plans de mise en œuvre individuels. Cela vous permettra d'identifier les livrables clés requis pour respecter le périmètre des besoins requis et le niveau de détail nécessaire pour communiquer les informations clés. Vous devez affecter chaque livrable clé à la tâche ou action à accomplir et à un responsable, en indiquant les échéances correspondantes.

Plans de mise en œuvre détaillés

Au moment de réaliser votre répartition générale des tâches et chacun des plans de mise en œuvre détaillés, sélectionnez la case Planning réalisé. Le statut de ce plan est ainsi positionné sur Mise en œuvre. Les parties-prenantes sont ainsi informées que le plan concerné est réalisé. Cela signale aussi aux responsables exécution qu'ils peuvent exécuter leurs tâches sur ce plan, s'ils y sont affectés. Ils reçoivent une confirmation par e-mail, si le paramètre de niveau de dossier CCMEMAILAC - E-mail à responsable exécution (chapitre TC, groupe CCM) est actif.

Vous avez terminé le plan d'action quand la case à cocher Planning réalisé est sélectionnée sur le niveau général de chaque plan détaillé. Le responsable changement recevra une notification de confirmation par e-mail si le paramètre CCMEMAILCM - E-mail à respons. changement (chapitre TC, groupe CCM) est activé. Un plan d'action complet permet également de passer le statut de la demande de changement à Mise en œuvre, soit la phase suivante du cycle de traitement.

Les plans d'action ne sont pas obligatoires. Cette fonction vous donne une flexibilité totale pour déterminer les plans requis et les plans que vous jugez superflus. Par exemple, vous pouvez garantir la satisfaction des besoins à partir d'une simple répartition générale des tâches. Vous pouvez également gérer la satisfaction des besoins à partir d'un plan de mise en œuvre unique et détaillé, sans modèle de répartition des tâches. Il y a, cependant, une règle que vous devez suivre. Le statut de la demande de changement ne peut évoluer vers la phase suivante du cycle (Mise en œuvre) que quand le plan d'action est réalisé. Vous devez donc sélectionner la case à cocher Planning réalisé dans tous les plans ayant le statut Planification de façon à déclencher le traitement.

Les responsables exécution peuvent lancer les tâches auxquelles ils sont affectés avant que vous sélectionniez la case Planning réalisé, si votre politique d'entreprise l'autorise. Les transactions peuvent alors être ajoutées à un plan au cours d'une phase postérieure. Ceci est particulièrement utile quand une hiérarchie de processus existe au sein de votre organisation. Le système ne permet pas d'attribuer le statut En cours à une tâche ; le paramétrage est disponible quand le plan est prêt. Dans ce cas, il faut noter que la Date de début ne correspondra plus à la date de début effective de la tâche.

Transactions bloquantes

A la suite d'un "changement", il peut être nécessaire de suspendre ou de bloquer le traitement des lignes de transaction liées à une demande de changement précise. Dans ce cas, vous devez bloquer manuellement les lignes de transaction impactées par les besoins.

Le blocage manuel est différent en fonction du type de transaction. Les lignes de commande d'achat par exemple, peuvent être closes tant que le fournisseur n'a expédié aucune marchandise. Les lignes de commande de vente peuvent être closes ou leur allocation de stock annulée. Vous devez choisir la méthode de blocage la mieux adaptée au type de transaction.

Se reporter à la documentation sur l'Analyse des impacts pour plus d'informations. L'analyse des impacts détaillée des commandes de vente, par exemple, affiche les quantités traitées à chaque étape du cycle de préparation et de livraison de la commande. Ces informations vous aideront si vous devez décider de bloquer une ligne de commande de vente.

Il est recommandé de ne pas réactiver une transaction bloquée avant que le périmètre approuvé des besoins de la demande de changement a été satisfait en totalité. Il faut au préalable que le plan d'action soit mis en œuvre et que la demande de changement soit réalisée.

Responsables exécution

En tant que responsable exécution, vous gérez la prise en charge et la livraison d'une tâche ou d'une action dans le plan d'action, à la date prévue.

A cette étape du traitement d'une demande de changement spécifique, vous dépendez du chef de projetqui vous donne le "feu vert". Pour cela, il vous confirme que le plan d'action est réalisé :

• La répartition générale des tâches définit l'approche à adopter pour répondre aux critères nécessaires au changement.
  Le processus est terminé quand le statut est Mise en œuvre.
• Les différents plans de mise en œuvre détaillés définissent comment les types d'engagement individuels remplissent les besoins approuvés.
  Un besoin est rempli quand le statut du plan individuel est Mise en œuvre.

Dès que le plan, général ou détaillé, est réalisé, vous pouvez exécuter les tâches (actions) auxquelles vous êtes affecté. Vous recevez une confirmation par e-mail, si le paramètre de niveau de dossier CCMEMAILAC - E-mail à responsable exécution (chapitre TC, groupe CCM) est actif. Les e-mails contiennent un lien URL vers le plan réalisé.

Toutes vos tâches sont initialement affichées avec le statut En attente. Paramétrez le statut de l'action quand vous lancez le processus, puis une nouvelle fois au moment de le clore. Les dates de Début et de Fin sont liées au champ Statut et s'affichent automatiquement quand vous sélectionnez une valeur. Cela donne plus de visibilité à toutes les parties prenantes, à la fois sur votre avancement à un instant T, mais aussi sur l'avancement global du plan. Prenez en considération tout commentaire ajouté par le chef de projet dans les champs Commentaires. Ils peuvent en effet ajouter un commentaire par tâche pour étayer leurs conclusions ou faire part des limites qu'ils ont identifiées.

Vous pouvez débuter un tâche affectée avant la réalisation du plan, à condition que votre politique d'entreprise l'autorise. Le système ne permet pas d'attribuer le statut En cours à une tâche, mais vous pouvez la paramétrer quand le statut du plan est Mise en œuvre. Dans ce cas, il faut noter que la Date de début ne correspondra plus à la date de début effective de la tâche.

Pensez à mettre à jour la répartition des tâches générale et les plans de mise en œuvre détaillés. Vous pouvez regrouper toutes vos tâches des plans détaillés en une seule tâche sur le plan général. En maintenant tout le plan d'action à jour, toutes les parties prenantes suivront son avancement avec plus de visibilité.

Le statut de vos tâches affecte directement le statut du plan d'action, et ainsi la réponse finale aux besoins. La demande de changement ne peut progresser dans les phases suivantes du cycle que si chaque tâche de chaque plan a le statut Réalisé. Vous devez donc impérativement maintenir vos tâches à jour.

Utiliser la page d'accueil pour localiser rapidement ses tâches

Vous pouvez personnaliser votre page d'accueil pour qu'elle affiche des groupes spécifiques de demande de changement. Certains groupes vous fourniront un accès direct aux tâches (actions) nécessitant votre intervention.

Les gadgets ci-dessous affichent les demandes de changement à la phase de planification ou de mise en œuvre du cycle de traitement. Vous pouvez les ajouter à votre page d'accueil sous forme de Représentations (Modules = Gestion des indices, Catégories = Pas de catégorie) :

• Demandes de changement à planifier
  Ce gadget affiche toutes les demandes de changement en attente ou en cours de planification, quand le code utilisateur Sage X3 est indiqué comme planificateur (chef projet) affecté.

• Plan
  Ce gadget reprend toutes les demandes de changement actives à la phase de planification ou de mise en œuvre du cycle de traitement.

• Plans à exécuter
  Ce gadget contient toutes les demandes de changement lorsque votre code utilisateur Sage X3 correspond au responsable action affecté à une tâche inachevée (action) sur un plan associé.

Chaque gadget fournit un aperçu précis des données sélectionnées (filtrées) jusqu'à l'exécution. Vous pouvez utiliser une fonctionnalité de requête Sage X3 standard pour réorganiser les résultats du gadget jusqu'à obtention des résultats souhaités.

Vous pouvez accéder au plan associé à la demande de changement directement à partir du gadget en utilisant la fonctionnalité standard Sage X3 disponible sur chaque ligne.

Parties prenantes

En tant que partie prenante ou membre des responsables changement ou du comité de direction de votre société, vous pouvez à tout moment accéder à un plan d'action. Un plan d'action détaille comment les objectifs du changement de conception ou de production seront atteints. Vous pouvez l'utiliser comme mécanisme de référencement et de gestion des risques opérationnels, voire des coûts.

Si les informations sont généralement communiquées au cours de réunions planifiées, vous pouvez obtenir des informations spécifiques à tout moment à partir du plan. Chaque plan d'action (Répartition générale des tâches et Plans de mise en œuvre détaillés pour les types d'engagement individuels) donne de la visibilité au niveau des changements proposés. Chaque plan d'action donne aussi de la visibilité sur l'avancement de ce plan.

A partir de chaque plan, vous pouvez accéder à des informations importantes liées à la demande de changement spécifique. Pour accéder à ces données, utilisez la fonctionnalité standard Sage X3 disponible sur chaque champ individuel. A partir des plans de mise en œuvre détaillés, vous pouvez ouvrir le détail des transactions individuelles.

Si vos responsables exécution mettent à jour leur statut en temps réel, le plan d'action vous en informe. Vous pouvez l'utiliser pour les estimations de coût, l'élaboration du budget et, si nécessaire, pour la replanification. Le plan d'action est au cœur de vos responsabilités en tant que partie prenante.