Demande de changement
Approche recommandée pour la gestion des indices Sage X3
Dans la plupart des organisations, l'expérience démontre qu'une approche durable de la "gestion des indices" doit combiner à la fois des réunions régulières et des processus automatisés.
Pour effectuer un "changement" contrôlé de production ou de conception, il est généralement recommandé de planifier des réunions d'analyse périodiques. Qu'il s'agisse de modifications graduelles ou de changements majeurs, ces réunions doivent inclure une analyse de rentabilité formelle, des discussions autour de l'analyse des risques et une validation des besoins.
La fonctionnalité de Gestion des indices Sage X3 est conçue pour les organisations qui suivent ce processus.
La fonction Demande de changement est la fonction centrale utilisée pour gérer les changements, que le besoin provienne de votre société ou de vos clients. Cette fonction contrôle chaque étape du processus de gestion du changement, dans le cadre d'un cycle de maintenance ou d'un changement de conception ou de modèle de production. Depuis la création d'une demande de changement jusqu'à la conclusion ou réalisation de ce changement, les risques d'exploitation sont gérés à chaque étape.
Les changements sont déterminants dans le développement d'un produit et pour la maintenance continue de ce produit. Pour la première étape de gestion des changements, ou Gestion des indices, utilisez la fonction Demande de changement pour créer vos demandes. Les demandes reçues peuvent concerner un changement sur le marché, un problème particulier, ou l'amélioration d'un modèle de production ou de conception. Utilisez la fonction Demande de changement pour recueillir des informations critiques, notamment les "données de bord" (prospection par téléphone) au sein d'un unique répertoire central. La demande de changement constitue le détail des besoins ; elle sert ensuite d'analyse de rentabilité, appuyant une demande spécifique de changement.
Tous les utilisateurs Sage X3 répertoriés peuvent créer une demande de changement.
Après la création d'une demande de changement initiale, la fonction Demande de changement met en œuvre des procédures standard pour une gestion efficace des étapes successives du cycle de changement :
- Le personnel clé capable d'identifier et de comprendre les besoins peut être affecté à la demande de changement. Ces collaborateurs pourront également contrôler les impacts des changements.
- Ils ont une visibilité globale des changements proposés et de l'impact de ces changements sur les engagements clés.
Les collaborateurs autorisés à intervenir sur votre "Gestion des indices" peuvent donc s'assurer de l'impact technique d'un changement, selon vos besoins et objectifs opérationnels pour la livraison du produit. Grâce à un accès facilité aux données et aux informations clés requises pour l'analyse de rentabilité des besoins, le risque opérationnel peut être géré et réduit. - Les besoins peuvent être adaptés si nécessaire pour répondre aux besoins variables du client. Les écarts non autorisés ou accidentels peuvent ainsi être évités.
- L'approche à adopter pour répondre aux besoins et réaliser les objectifs de la demande peut être soulignée.
Quand un événement clé survient sur la demande de changement, un e-mail de confirmation est envoyé au collaborateur concerné, si le paramètre correspondant CCMEMAILxx - E-mail à xxxx (chapitre TC, groupe CCM) est actif. Par exemple, le chef de projet recevra un e-mail quand la demande de changement a été analysée et qu'elle passe au statut Planification. Le créateur de la demande de changement recevra un e-mail lorsque la demande de changement est réalisée ou rejetée. Chaque e-mail contient une adresse URL vers la demande de changement ce qui permet au destinataire d'accéder directement à la demande.
Vous utilisez donc la fonction Demande de changement pour gérer l'intégralité de vos processus de changement de A à Z. Cette fonction, combinée à des réunions régulières (voir Approche recommandée pour la gestion des indices Sage X3 ci-dessus), est un outil de contrôle efficace et performant vous permettant soit de rejeter, soit d'assurer la livraison du changement demandé.
Localiser une demande de changement spécifique
Si vous accédez à cette fonction directement à partir du menu, toutes les demandes de changement présentes dans la base de données de votre organisation sont affichées dans un tableau. Vous pouvez localiser une demande de changement spécifique facilement en appliquant un Filtre. Les filtres permettent d'afficher un ensemble de demandes, ou une sélection de demandes, certaines associées à votre code utilisateur Sage X3. Vous trouverez les filtres disponibles dans le volet d'actions.
Vous pouvez paramétrer les résultats d'un filtre en utilisant la fonctionnalité de requête standard Sage X3. Cette fonctionnalité de requête vous permet de réorganiser les données, d'intervertir les colonnes ou d'appliquer des filtres en haut de chaque colonne. Il n'y a aucune limite sur le nombre de fois où vous pouvez appliquer ou supprimer un filtre, trier les commandes, ou déplacer les colonnes. Vous pouvez manipuler les données jusqu'à affichage des résultats souhaités.
Pour afficher à nouveau la liste complète des demandes de changement, sélectionnez Aucun filtre. Si vous avez utilisé des filtres de colonne, vous devrez les supprimer pour réinitialiser le filtre. Les colonnes repositionnées et ordres de tri personnalisés seront conservés (aucune réinitialisation n'est requise).
Utilisez la fonctionnalité standard Sage X3 disponible sur chaque ligne pour sélectionner votre demande de changement dans la dernière liste filtrée.
Utiliser la page d'accueil pour localiser rapidement ses tâches
Vous pouvez personnaliser votre page d'accueil pour qu'elle affiche des groupes spécifiques de demandes de changement. Certains groupes vous fourniront un accès direct aux tâches (actions) nécessitant votre intervention.
Les gadgets ci-dessous affichent les demandes de changement pour les phases clé du cycle de traitement. Vous pouvez les ajouter à votre page d'accueil sous forme de Représentations (Modules = Gestion des indices, Catégories = Pas de catégorie) :
- Demandes de changement pour mon approbation
Ce gadget affiche toutes les demandes de changement en attente ou en cours d'analyse, quand le code utilisateur Sage X3 est lié à une ligne de transaction en attente d'approbation.
- Demandes de changement à gérer
Ce gadget affiche toutes les demandes de changement actives quand votre code utilisateur Sage X3 est indiqué comme responsable changement affecté.
- Demandes de changement à planifier
Ce gadget affiche toutes les demandes de changement en attente ou en cours de planification, quand le code utilisateur Sage X3 est indiqué comme planificateur (chef projet) affecté.
- Demande de changement
Ce gadget affiche toutes les demandes de changement de la base de données.
- Demandes de changement créées
Ce gadget affiche toutes les demandes de changement que vous avez créées.
Chaque gadget fournit un aperçu précis des données sélectionnées ou filtrées jusqu'à l'exécution. Vous pouvez utiliser une fonctionnalité de requête Sage X3 standard pour réorganiser les résultats du gadget jusqu'à obtention des résultats souhaités.
Vous pouvez sélectionner et faire progresser une demande de changement directement à partir du gadget en utilisant la fonctionnalité standard Sage X3 disponible sur chaque ligne.
Gestion de l'écran
La fonction de demande de changement contient une section d'informations d'entête et un onglet pour chaque caractéristique d'exigence :
- Informations d'en-tête. L'en-tête présente les informations clés de suivi. Elle contient un champ Statut qui indique à quelle étape du cycle de changement se situe le besoin sélectionné.
- Détails demande. Il s'agit de l'onglet principal de cette fonction. Elle vous permet de définir l'analyse de rentabilité du besoin.
- Initiateurs. Utilisez cet onglet pour fournir les informations de contact du demandeur.
- Approbateurs. Cet onglet est facultatif. Cet onglet est utilisé par le responsable changement pour cette demande de changement et par les experts au sein de votre organisation. L'accès aux champs est contrôlé par le champ Statut de l'en-tête.
- Rejet. Le responsable changement utilise cet onglet pour la demande de changement quand l'exigence est formellement rejetée. L'accès aux champs est contrôlé par le champ Statut de l'en-tête.
- Pièces jointes. Cet onglet est facultatif. Vous l'utilisez pour joindre des documents soutenant l'analyse de rentabilité de l'exigence dans son intégralité, soit de sa création à sa clôture.
En-tête
Présentation
La section d'en-tête présente les informations clés du suivi. Le champ essentiel de cette section est le champ Statut. Il indique à quelle étape se situe ce besoin au sein du cycle de changement. Le responsable changement de la demande l'utilise pour contrôler l'avancement des besoins dans le cycle de changement.
Responsables changement
En tant que responsable changement de la demande, vous avez un contrôle total sur les besoins et leur progression au sein du cycle de changement. Pour faire progresser ou rétrograder le statut de la demande, vous devez être connecté en tant que responsable changement pour la demande concernée.
Champs
Les champs suivants sont présents dans ce bloc :
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Utilisez ce champ pour fournir une courte description du besoin (maximum 30 caractères). Ce champ est obligatoire. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Utilisez ce champ pour indiquer le statut actuel de ce besoin au sein du cycle de changement.
Résumé des statuts du cycle de changement
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Onglet Détails demande
Les changements sont déterminants dans le développement d'un produit et pour la maintenance continue de ce produit. Utilisez cette section pour définir l'analyse de rentabilité du besoin. Cette section affiche également le nom de la personne qui a créé cette demande de changement, et à quelle date.
- Vous pouvez indiquer le motif du besoin.
- Un besoin doit s'appliquer à un article spécifique.
Vous pouvez créer le besoin pour un article spécifique, si vous connaissez le code article. Si vous ne connaissez pas le code article, ajoutez une courte description (format libre). Un expert utilisera votre description pour retracer le code article concerné.
Si l'article est géré en version, vous pouvez spécifier à quelles versions majeures ou mineures le besoin s'applique. - Pour l'analyse de rentabilité, l'élément clé est l'énoncé qui décrit les avantages attendus du changement. Ce besoin peut être suggéré, par exemple, pour ajouter de la valeur à un concept, pour augmenter l'expérience du client, ou pour améliorer les délais de livraison.
Rédigez votre énoncé dans le champ de description (format libre). - Vous pouvez définir l'impact potentiel du besoin et son degré d'urgence.
Utilisez également cette section pour affecter au besoin du personnel en charge de contrôler les impacts des changements :
- Le besoin doit être géré à chaque étape de contrôle jusqu'à la conclusion ou clôture du besoin.
Vous pouvez affecter le besoin à un responsable changement de votre choix, ou au responsable par défaut. Un responsable changement est un expert ayant l'autorité d'approuver ou de rejeter tout changement proposé. Il peut être un des responsables de la gestion des indices de votre organisation (responsable développement, ou encore chef de projet test). Il peut être un chef de produit évaluant la rentabilité des besoins. - Vous pouvez affecter le besoin à un autre responsable changement à tout moment.
- Vous pouvez conserver le responsable par défaut ou affecter un chef de projet de votre choix, en charge de la gestion du changement.
- Un chef de projet différent peut être affecté à ce besoin si nécessaire.
Utilisez le bloc Pièces jointes pour ajouter un document appuyant l'analyse de rentabilité de cette demande de changement. Tout type de document est autorisé et soutiendra l'analyse de rentabilité dans son intégralité : création, évaluation et réalisation complète (ou rejet).
Il est recommandé de fournir tout document considéré comme essentiel pour la réalisation de la demande de changement. Vous pouvez joindre tout document recueilli par les parties prenantes pour résoudre un problème ou atteindre un objectif. Cela inclut les conditions formulées par le client ou les indications formelles justifiant le rejet de la demande de changement. Cela permettra de conserver tous les justificatifs de cette demande, dans le cas où les besoins nécessiteraient des éclaircissements à une étape du cycle de traitement.
Pour assurer un traitement optimal de l'analyse de rentabilité, tous les types de pièces jointes sont acceptés : document, feuille de calcul, images, PDF, fichiers texte, etc. La seule limite est sur le nom de fichier, qui doit être inférieur ou égal à 30 caractères, sans caractères spéciaux (espaces compris).
Tous les utilisateurs Sage X3 enregistrés peuvent ajouter des pièces jointes à une demande de changement au statutNouveau, En cours d'analyse, Planification, Mise en œuvre ou Réalisé. Après le lancement de la demande dans le cycle de changement, seuls le responsable changement ou l'utilisateur ayant ajouté une pièce jointe peuvent la modifier ou la supprimer.
Exemples
Justificatif de l'analyse de rentabilité :
- un schéma d'un composant spécifique avant et après le changement,
- une liste des clients bénéficiant du changement demandé.
Justificatif du motif de rejet par l'équipe de gestion des indices :
- un questionnaire qui illustre que le besoin ne profitera pas aux parties prenantes,
- une spécification qui indique le motif précis du concept mis en œuvre.
Il ne peut y avoir qu'une seule demande de changement "active" par code article. Cela signifie que si une autre demande de changement est en cours de traitement pour le code article, vous pouvez uniquement effectuer la création de la demande de changement. Elle doit conserver le statut Nouveau jusqu'à clôture de la demande de changement en cours. Vous pourrez alors commencer l'analyse de la nouvelle demande pour le code article concerné, puis la traiter dans le cycle de changement.
Champs
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Utilisez ce champ pour identifier l'article. Saisissez ou sélectionnez le code de l'article. Si vous ne connaissez pas ce code, laissez ce champ vide et saisissez une description courte de l'article dans le champ Description (si article inconnu).
Reportez-vous aux éléments suivants pour créer une demande de changement pour l'article : Question : Est-ce que cet article existe sur une autre demande de changement ? Réponse : Non - Vous pouvez créer la demande pour cet article. Oui - Vous pouvez créer la demande pour cet article.
Vous ne pouvez pas changer le code de l'article une fois le cycle de changement lancé (statut En cours d'analyse, par exemple). Si vous souhaitez modifier ce code après le lancement du cycle, rejetez la demande et clôturez-la (statut Clos affiché). Vous pouvez ensuite créer une nouvelle demande de changement pour le code article adéquat, selon les limites et conditions ci-dessus.
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Utilisez ce champ si vous ne connaissez pas le code article. Saisissez une courte description de l'article (maximum 50 caractères). Un expert utilisera votre description pour retracer et saisir le code article relatif à ce besoin. Ce champ n'est pas saisissable ou modifiable après ajout d'un code article dans le champ Article.
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Utilisez ce champ pour indiquer quelle version de l'article sélectionné est concernée par la demande de changement. Une version majeure correspond à une modification fondamentale ou radicale de l'article en termes de forme ou de fonction. Saisissez ou sélectionnez un code de version dans la liste des codes de version disponibles. Ce champ n'est pas saisissable si le code Article n'est pas géré en version. | ||||||||
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Utilisez ce champ pour indiquer la version mineure de l'article concernée par cette demande de changement. Une version mineure correspond à une évolution mineure de l'article en termes de forme ou de fonction, ou à un correctif important, mais lié à une version majeure principale. Saisissez ou sélectionnez un code de version mineure dans la liste des codes de version affichée. Ce champ n'est pas saisissable si le code Article n'est pas géré en version. | ||||||||
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Utilisez ce champ pour indiquer l'emplacement, le site, ou les sites concernés par cette demande de changement. Si cette demande de changement s'applique à un seul site, saisissez un code site ou sélectionnez-le dans la table Sites (FACILITY). Une demande de changement concerne un seul site si une des conditions suivantes s'applique :
Laissez ce champ vide si plusieurs sites sont concernés. Vous ne pouvez pas changer le code de l'article une fois le cycle de changement lancé (statut En cours d'analyse, par exemple). Si vous souhaitez modifier ce code après le lancement du cycle, rejetez la demande et clôturez-la (statut Clos affiché). Vous pouvez ensuite créer une nouvelle demande de changement pour le site adéquat, selon les limites et conditions du code article sélectionné. Se reporter au champ Article pour plus d'informations. | ||||||||
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Utilisez ce champ pour fournir une date de réalisation cible pour le besoin. | ||||||||
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Utilisez ce champ pour résumer le motif du besoin. Ce champ est obligatoire. | ||||||||
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Utilisez ce champ pour indiquer l'importance de ce besoin.
Critique Important Modéré Bas (superficiel) |
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Utilisez ce champ pour évaluer l'impact du changement sur la forme, la taille ou les fonctions proposées.
Important Bas Inconnu
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Utilisez ce champ pour identifier l'expert en charge de catégoriser, prioriser, approuver ou rejeter, et surveiller le changement proposé. Le responsable changement par défaut est l'utilisateur Sage X3 défini par le paramètre CCMCMDEF - Responsable changement par défaut (chapitre TC, groupe CCM). Vous pouvez affecter la demande de changement à un responsable changement différent, si nécessaire. Pour affecter un "responsable changement" à la gestion du changement, saisissez un code utilisateur ou sélectionnez-le dans la liste des utilisateurs approuvés. La requête affiche le Rôle et le Service de chaque utilisateur, selon les valeurs indiquées dans les paramètres utilisateur CCMROLE - Rôle et CCMDEPT - Service (chapitre TC, groupe CCM). Le responsable changement défini dans ce champ contrôle l'ensemble des besoins et leur progression au sein du cycle de changement. Il possède des droits lui permettant de faire progresser ou de rétrograder les besoins dans les différentes étapes du cycle de changement, si nécessaire. Si le paramètre de niveau de dossier CCMEMAILCM - E-mail à respons. changement (chapitre TC, groupe CCM) est actif, le responsable changement sera averti par e-mail lorsque des évènements clés liés à la demande surviennent, afin d'aider à sa prise de décision. Par exemple, le responsable est notifié quand un plan d'action a été réalisé ou quand la demande de changement est rejetée. L'e-mail contient un lien URL vers la demande de changement. Ce champ est obligatoire.
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Utilisez ce champ pour identifier un chef de projet en charge de la planification du périmètre des besoins et des livrables clés pour cette demande de changement. Le planificateur par défaut est l'utilisateur Sage X3 défini par le paramètre CCMPLADEF - Planificateur par défaut (chapitre TC, groupe CCM). Vous pouvez affecter la demande de changement à un planificateur différent, si nécessaire. Pour affecter un "planificateur" ou un chef de projet à la gestion du changement, saisissez un code utilisateur ou sélectionnez-le dans la liste des utilisateurs approuvés. La requête affiche le Rôle et le Service de chaque utilisateur, selon les valeurs indiquées dans les paramètres utilisateur CCMROLE - Rôle et CCMDEPT - Service (chapitre TC, groupe CCM). Ces utilisateurs recevront une confirmation par e-mail, si le paramètre de niveau de dossier CCMEMAILP - E-mail à planificateur (chapitre TC, groupe CCM) est actif. Cet e-mail contient un lien URL vers le plan d'action. Ce champ est obligatoire si le statut de la demande de changement est Planification.
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Utilisez ce champ pour fournir une description claire de l'objectif des besoins. Votre description doit être mesurable. Elle doit inclure des critères à respecter pour le changement de conception ou de production à réaliser en termes de coût, planification ou qualité. Vous pouvez également utiliser ce champ pour fournir les informations suivantes :
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Code et nom de l'utilisateur Sage X3 qui a émis la demande de changement. L'utilisateur Sage X3 affiché dans ce champ sera averti par e-mail lorsqu'un évènement relatif à la demande se produit, si le paramètre utilisateur CCMEMAILCR - E-mail à créateur (chapitre TC, groupe CCM) est actif. Par exemple, il reçoit une notification quand la demande de changement est réalisée ou quand elle est rejetée. L'e-mail contient un lien URL vers la demande de changement.
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Quand ce champ est alimenté, il affiche le nom et code du dernier utilisateur Sage X3 à avoir modifié le champ Responsable changement (CCMUSRID). |
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Utilisez ce champ pour joindre un document à la demande de changement qui soutienne l'analyse de rentabilité du besoin. Cliquez pour sélectionner et joindre le fichier requis.
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Utilisez ce champ pour résumer le contenu du document associé. Saisissez une description significative (maximum 50 caractères) permettant d'identifier rapidement et facilement le document. Ce document peut être relatif à une spécification de conception, un changement de spécification, un standard, un besoin utilisateur, une analyse des impacts-clients, ou un avis de rejet formel. |
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Utilisez ce champ pour catégoriser le document associé. Sélectionnez la catégorie correspondant au document associé. Vous pouvez associer ce champ au champ Description pour identifier ou catégoriser rapidement le document. |
Onglet Initiateurs
Présentation
Utilisez cette section pour saisir les informations de contact du demandeur "initiateur". Un demandeur, ou "initiateur", peut être toute personne ayant identifié le besoin ou la nécessité d'un changement.
Il est recommandé de fournir le nom et les coordonnées d'au moins un initiateur pour cette demande de changement. Cela permettra de garantir qu'une personne informée sur la question reste joignable, dans le cas où les besoins nécessiteraient des éclaircissements à une étape du cycle de traitement.
Les initiateurs peuvent détailler davantage l'analyse de rentabilité ou expliquer pourquoi leur demande ou solution améliore le produit d'origine. Les informations peuvent être difficiles à obtenir en l'absence du nom ou des coordonnées d'un initiateur.
Exemples d'initiateurs de changement :
- un responsable produit ayant identifié le besoin de renouveler ou de modifier une fonctionnalité liée à vos activités,
- un architecte réseau ayant identifié du matériel réseau amélioré, pour remplacer du matériel obsolète,
- un ingénieur réseau ayant identifié une méthode pour améliorer la capacité d'un dispositif ou d'un lien pour gérer un trafic soutenu,
- un ingénieur clientèle qui ayant identifié le besoin d'actualiser les contrats ou procédures de vente de votre société,
- un ingénieur du support de niveau 1, 2, ou 3 ayant identifié une pièce défectueuse sur une partie du réseau,
- un responsable de la sécurité demandant un changement de configuration et de documentation après avoir identifié un nouveau point de vulnérabilité.
Tous les utilisateurs Sage X3 peuvent ajouter des informations sur l'initiateur d'une demande de changement au statut : Nouveau, En cours d'analyse, Planification, Mise en œuvre, ou Réalisé. Après le lancement de la demande dans le cycle de changement, seul le responsable changement ou l'utilisateur ayant ajouté des informations sur l'initiateur peut modifier ou supprimer ces informations.
Champs
Pour ajouter un "initiateur", cliquez sur l'icône Ajouter (+) dans le bloc correspondant.
Les champs suivants sont présents dans cette section :
Clients
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Utilisez ce champ pour identifier le client qui demande le changement. Pour affecter un client "initiateur" à cette demande de changement, saisissez un code client ou sélectionnez-le dans la table Clients (BPCUSTOMER). |
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Utilisez ce champ pour identifier la personne au sein de l'organisation du client qui peut être contactée au sujet du changement. Pour affecter un contact "initiateur" à cette demande de changement, saisissez un code de contact ou sélectionnez-le dans la table Interlocuteurs (CONTACTCRM).
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Fournisseur
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Utilisez ce champ pour identifier le fournisseur qui demande le changement. Pour affecter un fournisseur "initiateur" à cette demande de changement, saisissez un code fournisseur ou sélectionnez-le dans la table Tiers fournisseurs (BPSUPPLIER). |
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Utilisez ce champ pour identifier la personne au sein de l'organisation du fournisseur qui peut être contactée au sujet du changement. Pour affecter un contact "initiateur" à cette demande de changement, saisissez un code de contact ou sélectionnez-le dans la table Interlocuteurs (CONTACTCRM).
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Utilisateur
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Utilisez ce champ pour identifier l'utilisateur Sage X3 qui demande le changement. Pour affecter un utilisateur Sage X3 "initiateur" à cette demande de changement, saisissez un code utilisateur ou sélectionnez-le dans la table Utilisateurs (AUTILIS). La requête affiche le Rôle et le Service de chaque utilisateur, selon les valeurs indiquées dans les paramètres utilisateur CCMROLE - Rôle et CCMDEPT - Service (chapitre TC, groupe CCM). |
Autre
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Utilisez ce champ pour identifier le contact qui demande le changement. Pour affecter un contact "initiateur" à cette demande de changement, saisissez un code de contact ou sélectionnez-le dans la table Interlocuteurs (CONTACTCRM). |
Onglet Approbateurs
Présentation
Le responsable changement de la demande et les experts affectés en charge de fournir des informations sur les exigences utilisent cet onglet. Si vous êtes partie prenante ou membre des responsables changement de votre entreprise, vous pouvez utiliser cette section pour consulter les conclusions post-analyse ou décisions prises.
Responsables changement
En tant que responsable changement de la demande, utilisez cet onglet pour attribuer la demande de changement à des experts. Les experts ou "approbateurs" sont des membres de votre organisation capables de proposer une analyse les besoins. Ils font par exemple partie du "comité du changement" de votre organisation.
Un comité du changement est une entité qui supervise l'autorisation de changements et qui accompagne la gestion du changement en évaluant les "changements" et en leur fixant des priorités.
Les "approbateurs" que vous affectez pour analyser la demande de changement doivent être des experts capables d'analyser les besoins d'un point de vue technique et opérationnel. Vous pouvez leur affecter des entités ou des types de transaction spécifiques à analyser selon leur domaine de spécialité, ou la totalité de la demande. Vous pouvez affecter un responsable régional des ventes, par exemple, pour examiner l'analyse de rentabilité et les besoins pour vos clients (entité). Pour vos achats (entité), vous pouvez, par exemple, affecter un ingénieur clientèle. Certaines organisations possèdent des responsables produit capables d'évaluer les besoins dans leur totalité, d'un point de vue technique et opérationnel. Si c'est le cas de votre organisation, vous pourrez par exemple affecter un unique responsable produit pour effectuer l'analyse de rentabilité des besoins.
Si le paramètre CCMEMAILAP - E-mail à approbateur (chapitre TC, groupe CCM) est actif, chaque approbateur que vous affectez à la demande de changement sera notifié par e-mail de l'entité à analyser. L'e-mail contient un lien URL vers la demande de changement. Quand ce paramètre est actif, si vous réaffectez une entité à un autre approbateur, un e-mail sera envoyé à l'approbateur d'origine et au nouvel approbateur. De plus, si vous supprimez une entité de la liste des entités à analyser, un e-mail sera envoyé à l'approbateur affecté.
Si le paramètre CCMEMAILCM - E-mail à respons. changement (chapitre TC, groupe CCM) est actif, vous recevez également une notification par e-mail dès que les approbateurs modifient le statut d'approbation d'une demande.
Ce sont les approbateurs qui déterminent si les besoins sont approuvés ou rejetés : choisissez avec soin les experts que vous affectez.
Le "comité du changement" de votre organisation doit déterminer à quel moment intervient la décision de rejeter ou d'approuver la demande de changement. En d'autres termes, à quelle étape de l'analyse le statutPlanification doit être passé manuellement à Rejeté.
- Pour affecter des "approbateurs" à la demande de changement, son statut doit être En cours d'analyse.
- En tant que responsable changement de la demande, vous êtes le seul utilisateur Sage X3 autorisé à affecter des "approbateurs".
- Les "approbateurs" doivent être des experts autorisés en matière de gestion des indices.
- Vous pouvez associer plusieurs "approbateurs" à cette demande de changement.
- Vous pouvez associer un unique "approbateur" à diverses entités (ou types de transaction).
- Vous n'êtes pas autorisé à définir les décisions post-analyse des approbateurs.
- Vous êtes responsable de faire progresser manuellement la demande de changement vers l'étape suivante du cycle de traitement.
- Il n'est pas nécessaire de disposer au préalable de l'ensemble des décisions post-analyse de l'approbateur pour changer le statut de la demande de changement.
Approbateurs
En tant qu'approbateur, vous avez l'expertise requise pour effectuer l'analyse de rentabilité des besoins de la demande.
Vous recevez une notification par e-mail de toute entité à analyser, si le paramètre CCMEMAILAP - E-mail à approbateur (chapitre TC, groupe CCM) est actif. L'e-mail contient un lien URL vers la demande de changement. Vous devrez évaluer les besoins pour chaque entité, à la fois d'un point de vue opérationnel et technique.
A l'issue de votre analyse, vous notifiez le responsable changement et les parties prenantes de la demande en attribuant une décision post-analyse à chaque entité. Un champ commentaire par entité est disponible : vous pouvez y expliquer votre décision. Dans ce champ, vous pouvez par exemple détailler vos hypothèses ou faire des recommandations au chef de projet en charge de planifier les besoins. Le responsable changement ne peut pas fixer le statut d'approbation ou ajouter des commentaires à votre place.
Le responsable changement reçoit immédiatement une notification du rejet d'une entité par e-mail, si le paramètre CCMEMAILCM - E-mail à respons. changement (chapitre TC, groupe CCM) est actif. Ce paramètre déclenche une notification par e-mail quand vous approuvez les besoins, si le statut d'approbation de toutes les entités a été déterminé.
- Vous devez répondre aux conditions suivantes pour pouvoir actualiser vos entités :
- vous devez être connecté à Sage X3 avec votre identifiant utilisateur,
- vous devez être un approbateur autorisé dans la gestion des indices de votre société : le paramètre utilisateur CCMAPPROVE - Approbateur (chapitre TC, groupe CCM) doit être à Oui.
- Si des restrictions par site s'appliquent, la visibilité et l'accès à la demande de changement dépendront de la valeur du champ Site :
- si le Site contient une valeur, votre code utilisateur doit autoriser l'accès au site défini,
- si le Site est vide, soit, si la demande de changement est valide pour plusieurs sites, vous aurez une visibilité et un accès illimités à la demande de changement. Dans ce cas, votre code profil doit être autorisé pour le site de transaction.
- Vous pouvez uniquement attribuer un statut d'approbation aux demandes En cours d'analyse.
- Vos décisions post-analyse ne sont pas un prérequis pour modifier le statut de la demande de changement.
- Le responsable changement n'est pas autorisé à déterminer vos décisions post-analyse ou à ajouter des commentaires à votre place.
Champs
Pour ajouter un "approbateur", cliquez sur l'icône Ajouter(+).
Les champs suivants sont présents dans cette section :
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Utilisez ce champ pour identifier l'expert en charge d'effectuer l'analyse de rentabilité des besoins de cette demande de changement. Les experts ou approbateurs sont autorisés à intervenir dans votre processus de gestion des indices. Il peut s'agir, par exemple, d'un responsable du changement de votre société. Ils sont en charge d'approuver ou de rejeter le changement proposé pour un domaine d'expertise désigné. Pour affecter un utilisateur "expert" à la demande de changement, saisissez un code utilisateur ou sélectionnez-le dans la liste des utilisateurs approuvés. La requête affiche le Rôle et le Service de chaque utilisateur, selon les valeurs indiquées dans les paramètres utilisateur CCMROLE - Rôle et CCMDEPT - Service (chapitre TC, groupe CCM). Ils reçoivent une confirmation par e-mail, si le paramètre de niveau de dossier CCMEMAILAP - E-mail à approbateur (chapitre TC, groupe CCM) est actif. L'e-mail contient un lien URL vers la demande de changement.
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Utilisez ce champ pour identifier une entité ou un type de transaction spécifiques à évaluer pour réaliser le changement proposé. L'approbateur affecté évaluera cette entité selon les besoins d'un point de vue technique, mais également opérationnel. La liste des entités est définie dans le menu local 2039 - Type de transaction. |
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Utilisez ce champ pour indiquer le statut de la décision après analyse des besoins et analyse de rentabilité pour l'entité concernée.
Approuvé Rejeté
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Utilisez ce champ pour résumer votre décision après analyse des besoins et de la rentabilité pour l'entité affectée (maximum 50 caractères). Dans ce champ, vous pouvez par exemple détailler vos hypothèses ou faire des recommandations au chef de projet en charge de planifier les besoins. |
Onglet Rejet
Présentation
Le responsable changement affecté à la demande utilise cet onglet. Si vous êtes partie prenante ou membre du "comité du changement" de votre société, vous pouvez l'utiliser pour consulter les motifs de rejet et conclusions formels.
Seul le responsable changement affecté peut rejeter cette demande de changement.
Vous pouvez localiser rapidement les demandes de changement en utilisant la fonctionnalité de requête standard Sage X3. Sélectionnez Rejeté dans la colonne Statut clos ou la colonne Statut (pour les demandes en cours), ou sélectionnez Rejeté dans les deux colonnes.
Responsables changement
En tant que responsable changement de la demande, utilisez cet onglet pour rejeter formellement l'exigence. Ceci est obligatoire si l'équipe de gestion des indices à l'origine de la demande de changement n'améliore pas le produit original et si l'analyse de rentabilité n'est pas significative.
Cette demande de changement doit avoir le statut Rejeté dans les champs de cet onglet pour que la saisie soit disponible. Vous devez au moins définir le motif du rejet des besoins par l'équipe de gestion des indices.
Vous pouvez détailler ce motif de rejet dans le champ de description, sans limite de format. Vous pouvez ajouter des documents dans l'onglet Pièces jointes pour appuyer la demande.
L'utilisateur Sage X3 ayant créé la demande de changement recevra une notification par e-mail de cette décision.
- Vous pouvez uniquement définir un motif de rejet quand la demande de changement a le statut Rejeté.
- En tant que responsable changement de la demande, vous êtes le seul utilisateur Sage X3 autorisé à la rejeter.
- Il n'est pas requis d'attribuer le statut Rejeté aux décisions post-analyse de l'approbateur pour pouvoir mettre la demande de changement sur Rejeté.
- Aucun e-mail de notification ne sera envoyé si les codes utilisateur Sage X3 indiqués dans les champs Responsable changement et Créé par sont identiques (onglet Détails demande).
Vous perdrez toutes les données de cet onglet si vous repassez le statut de la demande à En cours d'analyse.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cette section :
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Utilisez ce champ pour résumer le motif du rejet des besoins par l'équipe de gestion des indices. Ce champ est obligatoire. |
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Utilisez ce champ pour détailler ou expliquer le motif du rejet défini. Saisissez une description qui quantifie la décision de rejeter la demande de changement. |
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Quand ce champ est alimenté, il affiche le nom et code de l'utilisateur Sage X3 qui rejette cette demande de changement. |
Onglet Pièces jointes
Présentation
Utilisez cet onglet pour fournir un document à l'appui de l'analyse de rentabilité de cette demande de changement. Tout type de document est autorisé et soutiendra l'analyse de rentabilité dans son intégralité : création, évaluation et réalisation complète (ou rejet).
Il est recommandé de fournir tout document considéré comme essentiel pour la réalisation de la demande de changement. Vous pouvez joindre tout document recueilli par les parties prenantes pour résoudre un problème ou atteindre un objectif. Cela inclut les conditions formulées par le client ou les indications formelles justifiant le rejet de la demande de changement. Cela permettra de conserver tous les justificatifs de cette demande, dans le cas où les besoins nécessiteraient des éclaircissements à une étape du cycle de traitement.
Pour assurer un traitement optimal de l'analyse de rentabilité, tous les types de pièces jointes sont acceptés : document, feuille de calcul, images, PDF, fichiers texte, etc. La seule limite est sur le nom de fichier, qui doit être inférieur ou égal à 30 caractères, sans caractères spéciaux (espaces compris).
Tous les utilisateurs Sage X3 enregistrés peuvent ajouter des pièces jointes à une demande de changement au statut Nouveau, En cours d'analyse, Planification, Mise en œuvre ou Réalisé. Après le lancement de la demande dans le cycle de changement, seuls le responsable changement ou l'utilisateur ayant ajouté une pièce jointe peuvent la modifier ou la supprimer.
Exemples
Justificatif de l'analyse de rentabilité :
- un schéma d'un composant spécifique avant et après le changement,
- une liste des clients bénéficiant du changement demandé.
Justificatif du motif de rejet par l'équipe de gestion des indices :
- un questionnaire qui illustre que le besoin ne profitera pas aux parties prenantes,
- une spécification qui indique le motif précis du concept mis en œuvre.
Champs
Pour ajouter une pièce jointe, cliquez sur l'icône Ajouter (+), puis sélectionnez le fichier.
Les champs suivants sont présents dans cette section :
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Utilisez ce champ pour joindre un document à la demande de changement qui soutienne l'analyse de rentabilité du besoin. Cliquez pour sélectionner et joindre le fichier requis.
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Utilisez ce champ pour résumer le contenu du document associé. Saisissez une description significative (maximum 50 caractères) permettant d'identifier rapidement et facilement le document. Ce document peut être relatif à une spécification de conception, un changement de spécification, un standard, un besoin utilisateur, une analyse des impacts-clients, ou un avis de rejet formel. |
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Utilisez ce champ pour catégoriser le document associé. Sélectionnez la catégorie correspondant au document associé. Vous pouvez associer ce champ au champ Description pour identifier ou catégoriser rapidement le document. |
États
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
CCMCRREASON : Demandes changement par motif
CCMCRSEVERITY : Demandes changement par gravité
CCMCRSTATUS : Demandes changement par statut
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.