Rapprochement des relevés
Cette fonction est à mettre en œuvre suite à l'import, dans la table des localisations (LOCALIZAT) et dans celle des relevés d'inventaire (INVSTA), des informations collectées lors d'une opération d'inventaire (se reporter au document : Déroulement d'un inventaire).
Elle permet :
- pour un relevé initial : d'effectuer le rapprochement avec un élément physique enregistré dans la base de données, en fonction des critères de rapprochement définis au niveau du paramétrage du dictionnaire du Dictionnaire Symbol PDT3100associé à l'opération d'inventaire.
- pour un relevé de contrôle : de vérifier l'existence de l'élément physique et sa localisation.
La mise en œuvre de ce traitement génère un fichier trace permettant à l'utilisateur de comparer, via le statut du relevé, la situation sur le terrain par rapport à celle de l'élément physique dans la base Sage ERP X3.
Trois types de situation peuvent se présenter :
- le relevé est en phase avec la base (statut 7C). Dans ce cas, les date/heure d'inventaire sont mises à jour sur l'élément physique. Si l'option de Mise à jour des infos diverses pour relevés directement en phase a été activée lors du traitement, les informations diverses de l'élément physique, paramétrées dans le Dictionnaire Symbol PDT3100, sont mises à jour à partir des informations relevées sur le terrain.
- le relevé a pour statut 13I : Elément physique non rapproché d'un élément physique de la base ou 2C : Elément physique non retrouvé dans la base. Il conviendra, dans ce cas, de procéder à un Rapprochement manuel avec l'élément physique afin de lui attribuer un code à barres. Un nouveau traitement de rapprochement automatique sera ensuite nécessaire afin de procéder aux différents contrôles, portant entre autres, sur sa localisation.
- le relevé a un statut autre, identifiant un écart entre la situation sur le terrain et celle de l'élément physique dans la base Sage ERP X3. Il sera nécessaire, dans ce cas, de procéder aux éventuelles vérifications ou modifications qui s'imposent puis de valider ou refuser le relevé via la fonction de Validation des relevés d'inventaire. La mise à jour des éléments physiques enregistrés dans la base Sage ERP X3s'effectuera enfin via le Traitement des relevés validés.
Pré-requis
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
PHY : Eléments physiques
Habilitations
Une habilitation peut être réalisée sur cette fonction, pour limiter les traitements à une société ou à un site.
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Présentation
Présentation
Cette fonction est constituée d'un seul écran permettant de préciser la référence de l'opération d'inventaire ainsi que les options du traitement :
Trace : par défaut le traitement génère une trace détaillée rappelant :
- les paramètres du traitement avec notamment la liste des rubriques utilisées pour le rapprochement ainsi que la correspondance mise en œuvre entre les rubriques du relevé et celles de l'élément physique, lors de l'alimentation de l'élément physique (paramétrage effectué dans le Dictionnaire Symbol PDT3100 référencé dans l'opération d'inventaire),
- les localisations traitées (définies dans le périmètre de l'Opération d'inventaire),
- le nombre de relevés lus et traités, classés par code action (Nouveau relevé, En attente dedécision, Eléments physiques mis à jour),
- le nombre de relevés mis à jour suite au rapprochement, classés par Code action (En attente dedécision, Elément physique en phase, Relevé rejeté) et par Statut (voir ci-dessous le descriptif de chacun des statuts),
- la liste des relevés créés ou mis à jour, avec rappel de leur statut.
Simulation. Par défaut, le traitement est effectué en simulation permettant de visualiser, au niveau de la trace, l'impact du traitement sur les éléments physiques. Mise à jour des infos diverses pour relevés directement en phase. Cette option, cochée par défaut, permet lorsqu'un relevé est en phase avec un élément physique de la base dès le premier traitement de rapprochement effectué, de mettre à jour les informations diverses sur l'élément physique (c'est-à-dire les informations pour lesquelles une correspondance a été paramétrée au niveau de la fonction Dictionnaire Symbol PDT3100).
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères
| Référence de l'opération d'inventaire. |
Options
| L'activation de cet indicateur permet d'obtenir, à l'issue du traitement, un compte rendu détaillé du traitement effectué. Lorsqu'il n'est pas actif, seul un compte rendu synthétique est produit. |
| Par défaut, cette case est cochée. Elle indique que le traitement est exécuté en mode simulation. Dans ce cas, les contrôles et le traitement sont effectués mais aucune modification de la base de données n'est enregistrée. |
| Ce paramètre s'applique uniquement aux relevés En phase avec la base à l'issue du traitement (statut : 7C). |
Descriptif du traitement - Mise à jour du statut
A l'issue du traitement de rapprochement entre un relevé et un élément physique de la base, le statut de l'enregistrement dans la table des relevés INVSTA est mis à jour en fonction de la situation constatée.
Le tableau ci-dessous, donne, pour chaque statut, le descriptif de la situation correspondante ainsi que l'action à mettre en œuvre.
Relevé de contrôle :
Statut | Libellé | Descriptif |
2C | Elément physique non retrouvé dans la base | Ce statut correspond à l'une des 2 situations suivantes : Il sera, dans ce cas, nécessaire de procéder à un rapprochement manuel. |
3C | Elément physique déclaré sorti dans la base | Le code à barres de l'élément physique du relevé existe dans la base de données mais l'élément physique correspondant est déclaré sorti (vente, rebut,…). Il conviendra, dans ce cas, de préciser au niveau de la fonction de Validation des relevés, si le relevé est validé, refusé ou reste en attente de décision. |
4C | Changement affectation géographique | Le code à barres de l'élément physique du relevé existe dans la base de données mais l'élément physique a été relevé dans une localisation différente de celle enregistrée dans la base. Deux situations peuvent se produire : Il conviendra, dans ce cas, de préciser au niveau de la fonction de Validation des relevés, si le relevé est validé, refusé ou reste en attente de décision. |
5C | Changement affectation analytique | Le code à barres de l'élément physique du relevé existe dans la base de données mais l'élément physique a été relevé avec un axe analytique différent de celui enregistré dans la base. Ce cas est détecté lorsque l'axe analytique a été défini comme une des informations diverses permettant d'établir la correspondance entre rubriques du relevé et celles de l'élément physique. Il conviendra, dans ce cas, de préciser au niveau de la fonction de Validation des relevés, si le relevé est validé, refusé ou reste en attente de décision. |
6C | Changement d'affectation analytique et géographique | Le code à barres de l'élément physique du relevé existe dans la base de données mais l'élément physique a été relevé à la fois dans une localisation différente et avec un axe analytique différent de ceux enregistrés dans la base. Il conviendra, dans ce cas, de préciser au niveau de la fonction de Validation des relevés, si le relevé est validé, refusé ou reste en attente de décision. |
7C | Relevé en phase avec la base | Le code à barres de l'élément physique du relevé existe dans la base de données et le code à barres localisation du relevé est identique à celui enregistré sur l'élément physique dans la base (ou si le code à barres localisation n'est pas relevé, le code pièce relevé est identique à celui enregistré dans la base de données). Dans ce cas, l'élément physique est mis à jour dans la base, avec les date/heure d'inventaire et suivant le paramétrage, avec les infos diverses. |
8C | Elément physique inventorié dans localisation inexistante | - Soit le code à barres de localisation du relevé n'existe pas dans la base, Il conviendra, dans ce cas, de préciser au niveau de la fonction de Validation des relevés, si le relevé est refusé ou reste en attente de décision. |
9C | Elément physique inventorié dans une autre société | Le code à barres de l'élément physique du relevé existe dans la base de données mais dans une société différente de celle relevée. Ce cas peut se produire lorsque les codes à barres sont définis au niveau Dossier. Il conviendra, dans ce cas, de préciser au niveau de la fonction de Validation des relevés, si le relevé est refusé ou reste en attente de décision. |
Relevé initial :
Statut | Libellé | Descriptif |
I11 | Elément physique rapproché d'un élément physique non immatriculé | Un relevé initial possède les mêmes caractéristiques définies par les critères de rapprochement paramétrés, qu'un élément physique non immatriculé dans la base. Il conviendra, dans ce cas, de préciser au niveau de la fonction de Validation des relevés, si le relevé est validé, refusé ou reste en attente de décision. |
I12 | Elément physique rapproché d'un élément physique immatriculé | Ce statut correspond à la situation suivante : Il conviendra, dans ce cas, de préciser au niveau de la fonction de Validation des relevés, si le relevé est validé, refusé ou reste en attente de décision. |
I13 | Elément physique non rapproché d'un élément de la base | L'élément physique relevé en inventaire initial n'a apparemment aucun élément physique équivalent au niveau de la base. Il sera, dans ce cas, nécessaire de procéder à un rapprochement manuel. |
I14 | Elément physique inventorié dans localisation inexistante | - Soit le code à barres de localisation du relevé n'existe pas dans la base, Il conviendra, dans ce cas, de préciser au niveau de la fonction de Validation des relevés, si le relevé est refusé ou reste en attente de décision. |
I15 | Elément physique inventorié déjà existant en base | Le code à barres du relevé initial existe pour un élément physique de la société (dans le cas où les codes à barres sont définis au niveau Société) ou pour un élément physique de la base (dans le cas où les codes à barres sont définis au niveau Dossier) : un élément physique immatriculé dans la base a été inventorié lors du relevé d'inventaire en tant que relevé initial. Il conviendra, dans ce cas, de préciser au niveau de la fonction de Validation des relevés, si le relevé est refusé ou reste en attente de décision. |
En fin de traitement d'une Localisation, un relevé d'inventaire est créé pour chacun des éléments physiques enregistrés et immatriculés dans la base, non sortis et qui n'ont pas été inventoriés dans cette localisation. Ce relevé prend le statut : 16 - Elément physiqueen base, non retrouvé lors de l'inventaire.
I16 | Elément physique en base, non retrouvé lors de l'inventaire | Le code à barres de l'élément physique n'a pas été relevé sur le Symbol PDT3100, alors que cet élément physique existe dans la base d'informations, qu'il n'est pas sorti, et qu'au moins un élément physique a été inventorié dans la localisation à laquelle il est rattaché. Il conviendra, dans ce cas, de préciser au niveau de la fonction de Validation des relevés, si le relevé est refusé ou reste en attente de décision. |
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch, mais il n'existe pas de tâche standard dédiée à son lancement.