Validation factures
Le but de cette fonction est de valider les factures enregistrées à l'aide de la fonction de Contrôle facture, afin de générer les écritures comptables et analytiques correspondant à ces factures.
Lorsque le module Immobilisations est géré dans le dossier, la validation d'une facture déclenche, si les conditions sont réunies, la création automatique d'une dépense pour la ligne de facture achat (les modalités de création de la dépense sont détaillées ci-après).
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Présentation
Ce traitement opère une validation en masse des factures d’achat enregistrées et contrôlées.
Une fois le traitement de validation effectué :
- Une pièce comptable est générée pour chaque facture validée.
- Pour chaque ligne de facture validée, un enregistrement est créé dans une table dédiée PTDSTKVAL, lorsque le paramètre PRIFLG – Valorisation complète stocks a pour valeur Oui. Cet enregistrement historise les liens de cette facture ou de cet avoir avec les autres documents achats : commandes, expéditions et réceptions. Il enregistre également toutes les informations de valorisation, telles que la quantité et le coût stock unitaire calculé sur la base des valeurs du document.
Ces informations sont utilisées notamment dans le calcul de la valorisation des stocks. Le coût stock unitaire est ainsi déterminé au niveau de la réception à partir du prix de l’ordre, puis au moyen de régularisations de stock à partir de l’ensemble des factures, avoirs, factures complémentaires associés aux documents, et ce quel que soit l’ordre d’arrivée des documents.
Particularité pour les factures complémentaires dont le champ Nouveau coût a pour valeur Nonet dont le code charge est renseigné : le montant de la charge régularisée est directement intégré dans le coût stock unitaire de la ligne de réception.
- Une dépense est créée automatiquement si le module Immobilisations est géré.
La création s'effectue selon les modalités décrites ci-dessous.
La sélection des factures à traiter se fait par les critères suivants :
- Société
- Site
- Utilisateur
- Type de facture (facture, avoir…)
- Bornes de date (date de création de facture)
- Bornes sur numéro de facture à traiter
Sélectionnez la case Fichier de tracepour afficher, en fin de traitement, un récapitulatif de toutes les pièces validées.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères
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| Saisissez une société pour l’état. |
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| Indiquez le site pour lequel vous souhaitez effectuer le traitement. |
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| Code opérateur permettant de trier lesenregistrements à traiter. |
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| Vous pouvez effectuer le traitement sur une catégorie de facture particulière. Il existe cinq catégories de factures :
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| Date début permettant de sélectionner lesenregistrements à traiter. |
| Date fin permettant de sélectionner lesenregistrements à traiter. |
| Numéro de facture début permettant desélectionner les enregistrements à traiter. |
| Numéro de facture fin permettant de sélectionnerles enregistrements à traiter. |
Génération
| Sélectionnez cette case à cocher pour générer le fichier trace après exécution du traitement. |
Modalités de création automatique d'une dépense
Pour la ligne de facture achat, une dépense est créée lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- Des imputations comptables sont précisées pour la ligne.
- Le compte Social et le compte IAS sont suivis (au niveau de la définition de la table des Comptes : les cases à cocher Suivi immobilisation et Création dépense doivent être activées et une Nature comptabledoit être précisée pour ce compte).
- Par ailleurs, si la ligne possède un article, cet article doit être immobilisable (la case à cocher Immobilisable doit être activée au niveau du paramétrage de l'Article). Si l'article n'est pas immobilisable, la dépense est créée après validation d'un message d'avertissement.
Une dépense est également créée pour chacun des éléments de facturation pour lesquels la répartition sur les lignes de facture n'est pas demandée. Ce paramétrage s'effectue au niveau du Type de facture. Par contre, lorsqu'une répartition est demandée, aucune dépense n'est créée pour l'élément de facturation. Dans ce cas, le montant de chacune des dépenses créées est augmenté ou diminué de la partie ventilée de l'élément de facturation suivant les modalités de ventilation définies au niveau de l'élément de facturation.
Alimentation des champs de la dépense
La table des dépenses LAYOUTFAS est alimentée à partir des tables suivantes :
- En-tête de facture : PINVOICE
- Ligne de facture : PINVOICED
- Imputations comptables et analytiques : CPTANALIN
LAYOUTFAS | Table | Champ | Règle | |
Société | CPY | PINVOICE | CPY |
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le site, | FCY | PINVOICED | FCYLIN | Site de la ligne de facture s'il s'agit d'un site financier |
PINVOICE | FCY | Site d'en-tête de la facture (toujours financier) si FCYLIN n'est pas financier. Le site de la ligne est conservé dans GEOFCY (site géographique) | ||
Référence article | CODLOF | PINVOICE | NUM |
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Numéro ligne | LINLOF |
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| Numéro incrémental |
Référence facture | BPRVCR | PINVOICE | BPRVCR |
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Bornes Article | ITMREF | PINVOICE | ITMREF |
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Fournisseur, | BPR | PINVOICE | BPR |
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Journal | JOU | PINVOICE | JOU |
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Type de cours | CURTYP | PINVOICE | CURTYP |
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Devise | CUR | PINVOICE | CUR |
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Date facture | DATVCR | PINVOICE | BPRDAT |
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Date imputation | DATIMP | PINVOICE | ACCDAT |
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Type facture | TYPVCR | PINVOICE | INVTYP |
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Site géographique | GEOFCY | PINVOICED | FCYLIN |
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Cours de devise | RATCUR | PINVOICE | RATMLT(0) |
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Désignation 1 | DES | PINVOICE | <type facture> + BPRNAM | Si pas de désignation article |
PINVOICED | ITMDES1 | Si désignation article non vide | ||
Désignation 2 | DES2 | PINVOICE | INVNUM | Si c’est un avoir |
Subventionné | FLGGRA |
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| 1. |
Montant subvention | FLGAMTGRA |
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| 1. |
Liaison bien | FLGLIKAAS |
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| 1. |
Dépense principale | FLGLOFMAI |
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| 1. |
Origine complément | CPMCREORI |
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| 1. |
Compte PCG | GAC | GACCOUNT | GAC | GAC = compte social |
Compte PCG origine | GACORI | GACCOUNT | GAC | GAC = compte social |
Nature PCG | GACACN | GACCOUNT | GACACN | GAC = compte social |
Compte IAS | IASACC | GACCOUNT | GAC | GAC = compte IAS |
Compte IAS origine | IASACCORI | GACCOUNT | GAC | GAC = compte IAS |
Nature IAS | IASACN | GACCOUNT | GACACN | GAC = compte IAS |
Référence commande | ORDBUY | PINVOICED | POHNUM |
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Bornes Article | ITMREF | PINVOICED | ITMREF |
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Unité | UOM | PINVOICED | UOM |
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Quantité | QTE | PINVOICED | QTYUOM |
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Taux TVA facturée | RATVAT | TABRATVAT | VATRAT |
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Taux TVA récupérée | RATVATREC | TABRATVAT | DEDRAT |
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Montant HT | AMTNOTCUR | PINVOICED | AMTNOTLIN + Montant réparti (DISCRGAMT1 DISCRGAMT2, ...) | En fonction du paramétrage effectué au niveau du Type de facture : - Si pas de répartition des éléments de facturation - Si répartition des éléments de facturation sur les lignes de facture |
Montant TVA | AMTVATCUR | PINVOICED | AMTTAXLIN1 |
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Montant TVA récupérée | AMTVATRCUR | PINVOICED | DEDTAXLIN1 |
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Répartition | DSP | CPTANALIN | DSP |
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Sections analytiques | CCE(0..20) | CPTANALIN | CCE(0..20) |
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Famille immobilisation | ACGGRP | ITMMASTER | ACGGRP |
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Origine ligne détail | LIGORI | PINVOICED | PIDLIN |
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Validé | FLGVAL |
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| 1. |
Opérateur création | CREUSR |
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| GUSER |
Date de création | CREDAT |
|
| Date$ |
Origine saisie | CREORI |
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| 4. |
Remarques:
- Lorsque l'article possède une famille immobilisation, lesAssociations de rubriques sont jouées lors de la création de la dépense.
- Quand la société est soumise à la législation française, que le taux de récupération de TVA est différent de 100% et que le paramètre VATAUTVAL - Validation automatique de TVA est sur Non, les coefficients de TVA doivent être validés sur la dépense pour qu’elle soit immobilisable. Pour effectuer la validation, il faut sélectionner la case Validée disponible sur la dépense jusqu’à validation.
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNPIH est prévue à cet effet.
Actions spécifiques
Cliquez sur cette action pour enregistrer vos paramétrages dans un Code mémo et les utiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran.
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Cliquez sur cette action pour saisir un Code mémo et charger les paramétrages enregistrés sous ce code. |
Cliquez sur cette action pour supprimer un Code Mémo. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Table déclenchante non référencée
Nombre d’arguments incorrect
Clé incorrecte
Erreur en validation de zone
Lien incorrect sur …
Dépassement de compteur
Pas de cours de devise
Transaction abandonnée
Pas de ligne
Pièce déséquilibrée
Ventilation déséquilibrée
Pour tous ces messages d’erreur, la facture ne sera pas validée. Ces messages sont principalement le résultat d’un paramétrage de la pièce automatique erroné. Vérifier le paramétrage de la pièce automatique PIHI et PIHC.
Comptes social et IAS immobilisables et article non immobilisable
Ce message d'erreur de validation est provoqué lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- le module Immobilisations est géré
- les comptes sont suivis
- la ligne possède un article mais l'article n'est pas immobilisable.
Se reporter ci-dessus aux Modalités de création automatique d'une dépense.
Aucune dépense ne sera créée pour la ligne
Comptes social et IAS non immobilisables et article immobilisable
Ce message d'erreur de validation est provoqué lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- le module Immobilisations est géré
- l'article est immobilisable
- les comptes ne sont pas suivis.
Se reporter ci-dessus aux Modalités de création automatique d'une dépense.
Aucune dépense ne sera créée pour la ligne
Compte social non suivi et compte IAS suivi (ou) Compte social suivi et compte IAS non suivi.
Ce message d'erreur de validation est provoqué lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- le module Immobilisations est géré
- un compte est suivi et l'autre ne l'est pas.
Se reporter ci-dessus aux Modalités de création automatique d'une dépense.