Factures
Le but de cette fonction est d’effectuer le contrôle de toutes les factures et avoirs en provenance des fournisseurs.
Après l’enregistrement des factures, vous pouvez générer les écritures comptables correspondantes, immédiatement en cliquant sur l'action Validation, ou en différé à l’aide de la fonction appropriée. Se reporter à la documentation Validation factures pour plus de précisions.
Différents éléments peuvent être gérés par cette option :
- Les factures, qui font référence à des commandes et/ou des réceptions. Le contrôle de ces factures est fait par rapprochement à :
- des réceptions enregistrées préalablement,
- des commandes non encore réceptionnées,
- des commandes sans réception (achats généraux).
- Les factures complémentaires, qui sont imputables sur des articles commandés (hors commandes de sous-traitance), expédiées, réceptionnés et/ou facturés. Ces factures peuvent provenir :
- du fournisseur de la marchandise dans le cas par exemple d’un complément de facturation,
- d’un autre tiers que le fournisseur de la marchandise, et qui doivent être imputées sur des articles, dans le cas, par exemple, de factures de frais de transporteur ou de frais de douanes.
- Les avoirs. Il peut s'agir :
- d'un avoir total. Cet avoir correspond à une annulation de facture. La valorisation stock des articles reste identique à celle de la réception.
- d'un avoir partiel en cas de litige sur le prix facturé ou sur la quantité facturée. Une régularisation de la valorisation stock est effectuée.
- d'un avoir sur retour, qui fait référence à un retour préalablement enregistré. Pour information, un avoir sur retour lié à une réception fournisseur impacte toujours le mouvement d'entrée de la réception d'origine (et non le mouvement de sorite relatif au retour).
Lorsque le module Immobilisations est géré dans le dossier, la validation de la facture déclenche, si les conditions sont réunies, la création automatique d'une dépense pour chaque ligne de facture achat (les modalités de création de la dépense sont détaillées ci-après). La liste Dépenses liées présente les dépenses ainsi générées. Après avoir sélectionné une dépense dans cette liste, vous accédez directement à la fonction de gestion de cette dépense.
Prérequis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
La présentation de l’écran de saisie dépend du paramétrage de la transaction choisie.
Si une seule transaction a été paramétrée, aucun choix ne vous est proposé. Dans le cas contraire, une fenêtre s'affiche et vous présente la liste des transactions que vous êtes autorisé à utiliser.
L’enregistrement des factures fournisseurs s’effectue en trois étapes :
- La saisie des informations générales de l’en-tête facture comprenant les éléments de facturation (frais, port, emballage, remise, ristourne ..etc.), le total HT des lignes articles et le montant total des taxes
- La saisie des lignes qui peut se restreindre à une simple prise en compte, totale ou partielle des commandes, réceptions, retours ou factures. Vous pouvez sélectionner facilement ces pièces dans les listes dynamiques du volet de sélection.
A la suite de cette prise en compte, les lignes de la facture sont préchargées avec les renseignements des commandes, réceptions, retours ou factures concernés. La création manuelle de lignes spécifiques ainsi que la modification ou suppression des lignes préchargées est toujours possible.Pour les factures complémentaires, vous ne pouvez pas utiliser les listes du volet de sélection, vous devez soit saisir manuellement les lignes, soit pour plus de facilité, utiliser le pré-chargement des lignes accessible depuis l'icône Actions.
- Le contrôle final avec gestion des écarts et validation éventuelle ou mise en attente.
En-tête
Présentation
Dans cet en-tête, saisissez les informations générales concernant la facture telles que le site de facturation, le code du fournisseur, la date, etc.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
| Code du site de facturation, initialisé par défaut par le le site financier associé au site d'achat de l'opérateur. Ce site doit être un site comptable.Le site proposé est modifiable et peut être choisi dans la liste des sites autorisés pour l'opérateur. Ce champ doit être obligatoirement renseigné. |
| Le type de facture permet d'identifier la catégorie de la facture et de définir des catégories de factures différentes. Le type de facture est associé à un type de pièce sur lequel est défini un compteur (manuel ou automatique). Un contrôle est effectué afin de vérifier la cohérence entre la législation/le groupe pour lesquels est défini le type de facture renseigné, et la législation/le groupe de la société du site de facturation. |
| Ce numéro de pièce permet d'identifier la facture de façon unique.
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| Cette date correspond à la date comptable de la transaction d'origine. Cette date correspond à la date de la pièce comptable. La date comptable permet de déterminer la période d'imputation pour les écritures comptables. Par défaut, elle est initialisée à la date du jour et est modificable selon la valeur du paramètre PIHACCDAT - Modification date comptable (chapitre ACH). Un contrôle est systématiquement effectué sur cette date afin de vérifier qu'elle appartient à un exercice existant et ouvert.
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Bloc numéro 2
| Ce champ indique le fournisseur facturant émetteur de la facture. |
| Saisissez le code du compte collectif du tiers (client ou fournisseur) initialisé par défaut à partir du code comptable de la facture tiers. L'initialisation du code du champ Contrôle dépend de la présence de l'onglet Tiers/Société sur la fiche Tiers (GESBPR). |
| Ce champ indique la raison sociale du fournisseur facturant non modifiable. |
| Cette zone est initialisée par le niveau du bon à payer de l’utilisateur et est modifiable à condition de lui attribuer une valeur correspondant à un niveau inférieur. |
| Ce champ contient les éventuels motifs d’écarts constatés entre la facture du fournisseur et la facture calculée par le système. |
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Onglet Gestion
Présentation
Cette section contient les conditions commerciales qui se trouvent dans l’en-tête de la facture telles que les conditions de paiement, le mode de livraison, le transporteur, etc.
La plupart de ces informations sont initialisées par défaut et sont modifiables.
Charges et Produits constatés d'avance
Les champs de début et fin de période de prestation sont exploités dans le traitement comptable des charges et produits constatés d’avance.
Ces champs sont disponibles en-tête et leur contenu automatiquement transféré vers les lignes de factures si le code activité SVC est activé.
Interactions entre les dates en en-tête et à la ligne :
- En création de ligne, les valeurs saisies en en-tête sont reprises.
- En création ou modification de facture, s'il existe au moins une ligne, un message de confirmation de mise à jour s'affiche :
- si vous confirmez la mise à jour, toutes les dates de prestation des lignes récupèrent les valeurs saisies en en-tête.
- sinon, seules les lignes de factures sans dates seront affectées.
- La modification des dates d'une ligne est neutre.
Lorsque le code activité SVC - CCA/PCA périodiques est actif et que le paramètre SVCFLG - Génération CCA/PCA (chapitre TC, groupe SVC) est défini sur Oui, les conditions suivantes s'appliquent :
- en en-tête, vous ne pouvez pas modifier les champs de début et fin de période,
- à la ligne, vous pouvez :
- saisir les dates de début et de fin, le numéro et le type de période,
- sélectionner l'option CCA/PCA périodiques depuis l'icône Actions et saisir des valeurs dans l'écran Gestion des CCA/PCA.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Origine
| Ce champ indique la date de la facture du fournisseur : la date inscrite sur la facture reçue de la part du fournisseur. |
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| Ce champ reprend le numéro de facture figurant sur la facture du fournisseur. |
| Cette zone est initialisée par le fournisseur payé provenant de la fiche fournisseur ou par le fournisseur payé présent sur le premier document sélectionné par picking. |
| Ce champ renseigne la devise dans laquelle les prix de la facture sont exprimés. |
| Cette zone est initialisée par le type de cours du fournisseur facturant. |
| Il est possible de saisir directement un cours entre la devise du mouvement et la devise société. Les valeurs proposées sont celles issues du type de cours et de la date de facture. |
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| Ce champ est renseigné seulement pour les avoirs. Il s'agit du numéro de la facture sur lequel porte l’avoir reporté automatiquement sur chaque ligne de l’avoir. |
| Les codes incoterms, normalisés par la Chambre de Commerce Internationale, visent à uniformiser les termes commerciaux les plus utilisés dans le commerce international en définissant par un terme unique, interprétable d'une façon identique de par le monde, les obligations respectives du vendeur et de l'acheteur lors de l'établissement d'un contrat de vente. Le code incoterm, contrôlé dans la table des Incoterms, est notamment utilisé dans la Déclaration d'Echanges de Biens. Il peut, également, être exploité dans la définition des tarifs. Lors de la création d'une commande, d'une réception ou d'une facture, le code incoterm est initialisé par le code incoterm défini par défaut pour le fournisseur ou par le document d'origine. Il est possible d'accéder, par tunnel, à la fonction de gestion de l'incoterm. Toutefois, le choix de l'incoterm ne peut plus être modifié dès lors qu'un article géré avec une structure de coût est saisi dans le document.
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| Il s'agit de la ville associée à certains types d'incoterm. Exemples : FOB Le Havre. Une fenêtre de sélection permet de choisir une ville répertoriée dans le système. Il est, malgré tout, possible de saisir une ville non répertoriée. |
| Ce champ est affiché uniquement si l'ensemble des conditions suivantes sont remplies :
Il permet de renseigner la date de l'opération auprès des douanes.
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| Ce champ est affiché uniquement si l'ensemble des conditions suivantes sont remplies :
Il permet de renseigner le nom de la douane auprès de laquelle l'opération a été effectuée.
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| Ce champ est affiché uniquement si l'ensemble des conditions suivantes sont remplies :
Il permet de renseigner le fournisseur de la facture d'origine reçue par les douanes.
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Règlement et gestion
| Ce champ vous permet de renseigner un code affaire.
Le code affaire que vous saisissez en en-tête du document est utilisé pour initialiser le code affaire des lignes du document où il reste modifiable. En cas de transformation d'un document, le code affaire saisi en en-tête est utilisé uniquement comme valeur par défaut sur les lignes qui ne possèdent pas de code affaire. Si vous modifiez le code affaire de l'en-tête du document, une boîte de dialogue s'ouvre et propose le report ou non de ce code sur les lignes du document, suivant les options suivantes :
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| Il s'agit de la référence interne de la facture fournisseur dans l’entreprise. Cette zone libre permet de saisir un numéro ou une indication identifiant la facture. Exemple : un numéro chrono attribué à la facture dès son arrivée dans l’entreprise. |
| Cette date sert de base de calcul pour les échéances. Un code au niveau du fournisseur permet d’indiquer si cette date est initialisée par la date de réception ou la date de facturation. |
| Il s’agit de la date de première échéance de facture. |
| Les conditions de paiement décrivent les règles de calcul des dates d'échéances en saisie de pièce (commandes, factures et avoirs). Les échéances calculées peuvent être multiples et multi modes de règlement.
La date utilisée comme départ de calcul peut varier en fonction du contexte (date de facture ou date de réception). Elle reste modifiable en saisie. Particularités liées à l'inter-sociétés : dans le cadre d'une facture inter-sociétés générée à partir d'une facture de vente, la condition de paiement est initialisée par celle issue de la facture de vente. |
| Le code de l‘escompte permet d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance. Particularités liées à l'inter-sociétés : dans le cadre d'une facture inter-sociétés générée à partir d'une facture de vente, l'escompte est initialisé par celui issu de la facture de vente. |
| Il s'agit du régime de taxe de la facture. Le régime de taxe est initialisé par le régime de taxe du fournisseur facturant ou par le régime de taxe renseigné sur le premier document sélectionné. Un régime de taxe représente la territorialité de la taxe, c'est-à-dire les règles de calcul qui doivent être appliquées pour déterminer le montant de la taxe. En général, le croisement d'un régime de taxe associé au tiers et d'un niveau de taxe associé à l’article, permet de déterminer le code taxe à appliquer à la ligne de document et par conséquent à la ligne d'écriture. Particularités liées à l'inter-sociétés : dans le cadre d'une facture inter-sociétés générée à partir d'une facture de vente, les codes taxes des lignes de factures d'achat sont issus :
Seul un régime de taxe cohérent par rapport à la législation et au groupe de la société du site peuvent être renseignés. |
| Cette zone est initialisée à "Oui" si le fournisseur sélectionné est un prestataire d’honoraire. |
| Renseignez les bornes de début et de fin de période de prestation.
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| Le type de formulaire 1099 indique si un fournisseur doit être déclaré à l’Internal Revenue Service (administration fiscale) pour les règlements réalisés. Les valeurs valides sont les suivantes : Aucun, Divers, Dividende ou Intérêt. Cette valeur est transmise par défaut du fournisseur à la facture, mais peut être modifiée. |
| Numéro de case par défaut où les règlements doivent être imprimés sur le formulaire 1099. Les numéros de case varient selon le formulaire 1099 utilisé. Cette valeur est transmise par défaut du fournisseur à la facture, mais peut être modifiée. Il n’est pas possible de sélectionner les cases 1099 inactives. |
| Montant de la facture soumise à une déclaration 1099. Ce montant est calculé de façon automatique à partir de la somme des montants hors taxe de la facture pour les lignes de détail dont le champ 1099 a pour valeur Oui. |
| Champ lié à la législation belge. Rappel : avec la communication structurée, il suffit de spécifier un identifiant unique sur les factures qui servira dans le cadre de tous les échanges bancaires. Le numéro est composé de 12 caractères numériques :
Dans le cas de factures tiers fournisseurs et de factures d’achat, ce numéro est contrôlé et saisissable. Le contrôle a lieu si les conditions suivantes sont remplies :
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| Champ soumis au code activité : KPO - Localisation portugaise. |
| Champ soumis au code activité : KPO - Localisation portugaise. |
Tableau Eléments de facturation
| Ce champ indique le numéro de l'élément de facturation identifiant le montant associé (frais, port, emballage, remise, etc.).
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| Ce champ reprend l'intitulé court de l'élément de facturation. |
| Ce champ indique le montant des éléments de facturation mentionnés sur la facture du fournisseur. |
Tableau Analytique
| Ce tableau permet de renseigner ou de visualiser les axes analytiques, en fonction du paramétrage de la transaction de saisie de contrôle de facture. |
| Ce champ reprend l'intitulé de l'axe analytique. |
| Il s'agit des sections analytiques initialisées conformément au paramétrage défini pour les sections par défaut (code section PIH). Ces codes sections peuvent être modifiés manuellement si la transaction l'autorise. |
Montant et état
| Ce champ indique le total HT des lignes de la facture qui est saisi à partir des informations de la facture reçue du fournisseur. |
| Ce champ indique le montant total des taxes qui est saisi à partir des informations de la facture reçue du fournisseur. |
| Le montant total TTC est le montant total calculé par le système à partir des éléments du système. |
| Ce champ indique le statut de la facture :
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| Le champ Statut three-way match a les valeurs suivantes.
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Commentaires
| Ce champ permet d'enregistrer des commentaires dont la première ligne peut être reprise comme libellé d'écriture suivant le paramétrage de la pièce automatique (PIHI pour la facture achat ou SIHI pour la facture vente). |
Onglet Lignes
Présentation
Les champs à renseigner sont fonction de la transaction de saisie. Les champs non saisis sont initialisés par des valeurs par défaut.
Les lignes de la facture peuvent être :
- préchargées automatiquement à partir d'un document d'origine spécifié tel qu'une réception, une expédition (uniquement pour les factures complémentaires) ou une commande,
- saisies manuellement.
Dans les deux cas, la liste de sélection des documents constituant la facture exclut ceux dont la date est supérieure à celle de la facture.
Pré-chargement des lignes :
Le choix du document d'origine pour le pré-chargement des lignes dépend du type de facture traitée :
- Pour une facture, vous pouvez choisir le pré-chargement à partir :
- des lignes de commandes,
- ou des lignes de réceptions,
listées dans les listes du volet de sélection. - Pour une facture complémentaire, cliquez sur Préchargement facture complémentaire depuis l’icône Actions.Vous pouvez choisir le pré-chargement à partir :
- des lignes de factures existantes,
- et/ou des lignes de commandes, hors lignes de sous-traitance sans OF (les lignes présentées sont uniquement les lignes non réceptionnées, non facturées et non soldées),
- et/ou des lignes de réceptions,
- et/ou des lignes d'expéditions.Pour plus d'informations sur les particularités liées aux factures complémentaires, se reporter à Préchargement factures complémentaires.
- Pour un avoir/avoir sur facture complémentaire, choisissez dans le volet de sélection Facture, les lignes de factures/factures complémentaires existantes.
- Pour un avoir sur retour, le pré-chargement est fait à partir des lignes de retours en attente d’avoir listées dans la liste Retour du volet de sélection.
Pour filtrer les listes de sélection des documents, cliquez sur Critères picking afin de saisir vos critères de sélection.
Saisie directe d'une ligne de facture :
Lorsque vous saisissez directement une ligne de facture sans demander de pré-chargement automatique, vous devez saisir des informations complémentaires :
Origine
L'origine permet d’indiquer le type de document qui est à l’origine de la ligne de facture : commande, réception.
L'origine 'Divers' permet de gérer les factures directes. Il peut s'agir d'un article acheté ou consommé immédiatement, sans lien aucun avec une commande ou une réception. Exemple : une facture de restaurant, une facture de dépannage de véhicule.
Numéro
C’est le numéro du document d’origine qui ne peut être saisi que lorsque le champ Originea pour valeur : Diverse.
Ligne
Ce champ contient le numéro de ligne de commande,de réception ou de facture selon le document d'origine. Dans le cas d’une ligne de commande ouverte, vous ne pouvez pas saisir ce numéro directement : vous devez utiliser le bouton contextuel pour sélectionner la ligne concernée.
Article,
La référence article ne peut être saisie que lorsqu'il n'y a pas de rapprochement à un document existant tel que commande, ou réception. Le menu contextuel permet de sélectionner un article soit par sa référence interne, soit par sa référence chez le fournisseur.
Quantité
Lorsque la ligne est préchargée, vous pouvez modifier la quantité facturée. Une option vous permet alors de mentionner si :
- il s’agit d’une facturation partielle,
- la ligne de commande/réception doit être soldée.
Les informations Nouveau coût et Charge sont accessibles lorsqu'il s'agit d'une facture complémentaire.
Pour plus d'informations, se reporter à Préchargement factures complémentaires ci-dessus.
Les autres informations telles le prix, les imputations analytiques de la ligne, le type d’achat… peuvent également être modifiés suivant le paramétrage de la transaction.
L'icône Actions disponible en début de ligne offre les possibilités suivantes :
- Zoomer sur la pièce d’origine
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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| Cette zone permet d'indiquer le type de document qui est à l'origine de la ligne de facture. Dans le cas d'un préchargement elle est remplie automatiquement.
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| Il s'agit du numéro du document d'origine (commande, réception, retour, facture) correspondant à la ligne à facturer.
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| Indiquez, dans ce champ, le numéro de ligne du document qui est à l'origine de la ligne de facture. Dans le cas d'un préchargement ce numéro est alimenté automatiquement. |
| Aide commune aux fonctions Commandes, Factureset Plan de l'acheteur.
La saisie de l'article permet d'initialiser les champs Désignationqui sont modifiables.
Pour les articles gérés en stock, il est possible de prendre en compte les suggestions issues du calcul des besoins ou celles issues du calcul de réapprovisionnement hors MRP ainsi que les demandes d'achat. Pour les articles non gérés en stock, seules les éventuelles demandes d'achat peuvent être prises en compte. Dans les cas des articles de sous-traitance, ce sont les ordres de sous-traitance générés par les lancements de fabrication qui suggèrent l'achat à effectuer. Pour commander un article de sous-traitance, des besoins doivent obligatoirement exister. Dans le cas contraire, un message d'erreur s'affiche lors de la saisie de la référence de l'article.
Prise en compte des besoinsEn saisie de commande et en fonction de la transaction de saisie utilisée, lorsqu'il existe des suggestions d'achats, des ordres de sous-traitance ou des demandes d'achat pour l'article saisi, une fenêtre peut s'ouvrir automatiquement pour proposer la prise en compte des besoins. Cette fenêtre s'affiche suite à la saisie de la référence de l'article ou, s'il s'agit d'un article de catégorie 'Service', suite au choix du type d'article (service ou sous-traitance), lorsque ce choix est modifiable. Remarques :
Si vous ne souhaitez pas prendre en compte les besoins il suffit de d'abandonner cette fenêtre pour revenir à la saisie de la ligne (sauf pour les articles de sous-traitance où la sélection de besoins est obligatoire). Si vous souhaitez prendre en compte les besoins, vous pouvez les sélectionner dans la fenêtre de prise en compte des besoins. Cette fenêtre rappelle le code fournisseur et sa raison sociale et le code de l'article concerné avec sa désignation standard. Pour visualiser les besoins de l'ensemble des sites y compris des sites pour lesquels l'article-fournisseur est bloqué, sélectionnez la case Tous sites. Sinon, ne sélectionnez pas cette case, auquel cas seuls les besoins du site de réception sont présentés. Si le site de réception est vide du fait du blocage du fournisseur au niveau de la fiche Articles-sites, ce sont les besoins du site de réception par défaut qui sont présentés. De même, vous avez la possibilité de moduler l'affichage des lignes de besoins en fonction du critère de la contremarque. Vous pouvez également saisir une date afin de limiter la proposition dans le temps. Cette date s'appliquera par défaut à la date de fin du besoin, mais on pourra l'appliquer à la date de début du besoin en fonction du bloc Sélection des besoins. Si aucune date n'est saisie, l'ensemble des suggestions et demandes d'achat ou ordre de sous-traitance sont proposés. Cliquez sur l'action Critèresafin d'indiquer des critères de classement et des critères supplémentaires de sélection, parmi lesquels figurent la saisie de bornes relatives au code affaire, à la pièce ou à la pièce d'origine, et un filtre sur le type de suggestion. Vous pouvez ensuite saisir l'unité dans laquelle vont être exprimées les quantités de besoins. Par défaut c'est l'unité de stock qui est proposée et qui est modifiable à condition d'être choisie dans les unités suivantes : Unité d'achat, Unités de conditionnement, Unité de stock de l'article. Les lignes de besoins sont alors affichées avec pour chacune :
Après la saisie de l'unité, vous êtes automatiquement en mode saisie de la quantité prise, qui est la seule information saisissable dans cet écran. Si vous souhaitez trier la liste proposée par date de début des besoins (tri par défaut), par date de fin des besoins ou par site, vous devez sortir du mode saisie puis cliquer sur l'icône Actions afin de choisir le tri souhaité. A ce stade, si la ligne de besoin est issue d'une demande d'achat, vous pouvez également accéder par tunnel à la demande d'achat pour consultation. La quantité prise proposée est modifiable à condition de saisir une quantité inférieure ou égale à la quantité du besoin ce qui peut être le cas si vous souhaitez par exemple prendre en compte partiellement un besoin. Si vous souhaitez exclure une des lignes de besoins, il suffit de saisir une quantité nulle. Cliquez sur l'icône Actionspour sélectionner la quantité totale du besoin. Pour les articles de sous-traitance, vous devez impérativement saisir la quantité souhaitée dans l'écran de prise en compte des besoins. En effet, la création d'une ligne de commande sur un article de sous-traitance ne peut se faire que par consommation des besoins de sous-traitance. Dans tous les cas, il est possible de commander une quantité supérieure au besoin exprimé par le service production. Pour ce faire, il suffit de modifier la quantité commandée une fois la ligne de commande générée. Pour les articles gérés par contremarque directe, la quantité n'est pas modifiable. La contremarque d'achat est interdite lorsque le paramètre PURCTLPRI0 - Contrôle prix à 0 obligatoire (chapitre ACH, groupe PRI) a pour valeur 'Contrôle' et que l'article n'a pas de prix :
En fin de prise en compte, si au moment de la saisie de l'article vous avez au préalable sélectionné une réponse d'appel d'offre, un contrôle supplémentaire est effectué et un message d'avertissement apparaît lorsque la quantité totale de besoins prise en compte est inférieure à celle mentionnée sur la réponse. Vous pouvez annuler ou continuer votre saisie. De plus, un autre message vous permet de décider si les lignes de commande doivent être ou non valorisées au prix saisi sur la réponse d'appel d'offre. Après validation, les lignes de besoins prises en compte sont alors triées par article, par site, par fournisseur et par code affaire puis les lignes sont regroupées par site, par sections analytiques, par code affaire et par désignation pour les articles génériques. Les besoins de sous-traitance ne sont quant à eux jamais regroupés. En utilisant un point d'entrée, il est possible de modifier la manière de regrouper ces ordres (Cf point d'entrée ECLBESOINS). Pour les lignes de commandes générées à partir d'un besoin lié à une demande d'achat, il sera possible, après création de la ligne de commande, de visualiser via le menu Actions, l'ensemble des lignes de demandes d'achat qui ont été consommées. Un écran de consultation apparaît et par tunnel il est possible d'accéder à chacune des demandes d'achat associées. Lorsque les besoins pris en compte sur une ligne commande concernent plus d'une demande d'achat, il ne sera pas possible de diminuer la quantité de la ligne de commande (on pourra par contre l'augmenter). Lorsque les besoins concernent une seule demande d'achat et que la quantité est diminuée, cette diminution mettra à jour la quantité de l'en-cours sur la demande d'achat et la commande ainsi que les informations de consommation sur la demande d'achat. Elle mettra également à jour les pré-engagements si nécessaire. Particularités liées à l'inter-sociétés : Commandes inter-sites : Vous pouvez saisir uniquement des articles de type Réceptionné/ Livrable. Commandes inter-sociétés : Vous ne pouvez pas saisir d’article de type Réceptionné/ Non livrable. Sur une même commande d’achat inter-sociétés, c’est l’article de la première ligne saisie qui détermine la catégorie de commande de vente générée. Un contrôle est effectué sur le type de chacun des articles que vous ajoutez afin que soit conservée la cohérence au niveau de la catégorie de la commande de vente.
En création d’une commande d’achat, même si vous supprimez l’article de la première ligne, la catégorie de la commande de vente reste celle qui avait été déterminée, et ce, tant qu’il reste encore au moins une ligne dans le tableau. Pour réinitialiser la commande de vente et sa catégorie, vous devez supprimer l’ensemble des lignes saisies. En modification d’une commande d’achat, si la commande de vente a déjà été générée, sa catégorie ne pourra jamais être modifiée, même si vous supprimez toutes les lignes de la commande d’achat. Vous ne pourrez saisir que des articles dont le type est compatible avec la catégorie initiale. En revanche, si la commande de vente n’a pas encore été générée (par exemple, si la gestion des signatures est active et que la commande d’achat n’a pas encore été signée), vous pouvez supprimer l’ensemble des lignes, saisir une ligne d’article de tout autre type et ainsi modifier éventuellement la catégorie de la commande de vente à générer. Les articles de sous-traitance de sont pas admis sur ce type de commandes. |
| Il s'agit de la désignation traduite dans la langue du fournisseur. Lorsque la facture est issue d'un autre document, la désignation traduite est héritée de la ligne d'origine. |
| Il s'agit de la désignation saisie sur la fiche article. Cette désignation est transférée de la facture de vente à la facture d’achat dans le cas d’une facturation inter-sociétés. Lorsque la facture est issue d'une autre pièce, la désignation standard est héritée de la ligne d'origine. |
| Vous ne pouvez pas saisir le type d'article :
Particularités liées à l’inter-sociétés : dans le cadre d'une facture inter-sociétés, le type d’article est issu du document d'achat d'origine si ce type est renseigné. Sinon, il est automatiquement déterminé comme étant de type Standardou de type Service, suivant l'article concerné. |
| Il s’agit de l’unité de facturation. Cette unité est alimentée par l’unité d’achat du fournisseur ou par l’unité d’achat du document d’origine. |
| Il s’agit de la quantité facturée exprimée par défaut en unité d'achat. La valeur d'initialisation de cette quantité dépend du paramètre PIHQTYAQR - Quantité facturable (chapitre ACH, groupe INV). |
| Il s'agit du prix net unitaire de la ligne de réception calculé à partir du prix brut impacté des éventuels frais et remises. Cette information n'est pas accessible.
Lorsque le prix saisi est nul, un message apparaît pour confirmation. Toutefois, ce message n'apparaît pas pour les composants d'une nomenclature, pour les gratuits ni pour les livraisons non facturables. Un traitement des Gratuitsest déclenché en fin de ligne de livraison. Ce traitement génère toutes les lignes d'articles gratuits (Prix brut et remises à 0). Si le paramètre FOCPRI - Valorisation articles gratuits (chapitre VEN, groupe PRI) a pour valeur Oui, une recherche tarif est déclenchée pour le gratuit dans le but de lui affecter un prix brut. Ce prix affecté est compensé soit par une remise ligne en pourcentage, soit par une remise ligne en montant (selon l'ordre des remises) pour obtenir un prix net nul. Lorsque vous cliquez sur Créerpour enregistrer la livraison, en fonction de la valeur du paramètre GRPPRI - Gestion tarifs groupés, une question peut vous être posée afin que soit effectuée ou non une nouvelle recherche de tarif permettant de déterminer les conditions particulières liées à la livraison globalement. A l'issue de ce traitement, il est possible d'obtenir sur des lignes articles :
Lorsqu'il existe une différence entre le coût réception et le coût facture (si la ligne de facture est issue d'une ligne de réception) et que le paramètre PIHCPR- Régularisation prix facture a pour valeur "Avec frais d'approche", la valeur pouvant être impactée sur les stocks (si gestion des régularisations des valeurs de stock en entrée) sera déterminée en impactant le montant net de la ligne de facture, avec les frais d'approche calculés sur la ligne de réception. |
| Ce champ indique le montant HT ligne : si une quantité a été saisie sur la ligne, cette zone est le résultat de la multiplication du prix unitaire net par la quantité. |
| Il s'agit de la devise dans laquelle sont exprimés les montants affichés dans les colonnes précédentes. Cette information n'est pas accessible. |
| La gestion des frais d'approche permet de quantifier les coûts d'acheminement de la marchandise commandée auprès d'un fournisseur et de les imputer sur les articles au moment de la commande, de la réception ou de la facture. Ces frais sont utilisés pour le calcul du coût d'achat et du coût stock.
La méthode utilisée est exclusive, le choix de cette méthode s'effectue au niveau de la gestion de l'article. Ce champ permet d'impacter le montant net de la ligne de facture en incluant des frais connus à l'avance par approximation. Sa présence est fonction de la transaction de saisie utilisée.
Cette information n'est jamais modifiable.
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| La gestion des frais d'approche permet de quantifier les coûts d'acheminement de la marchandise commandée auprès d'un fournisseur et de les imputer sur les articles au moment de la commande, de la réception ou de la facture. Ces frais sont utilisés pour le calcul du coût d'achat et du coût stock.
La méthode utilisée est exclusive, le choix de cette méthode s'effectue au niveau de la gestion de l'article. La présence de ce champ est fonction de la transaction de saisie utilisée. Lorsqu'elle est affichée, cette valeur est exprimée dans la devise société. Elle n'est jamais modifiable. La prise en compte des frais d'approche au niveau de la facture est toutefois soumise au paramètre PIHCPR - Régularisation prix facture :
Pour afficher le montant des frais d'approche ainsi calculé, cliquez sur Coût de la ligne depuis l'icône Actions accessible sur la ligne. Ce montant est présenté au niveau de l'onglet Détail coût - tableau des Charges non détaillées. |
| La gestion des frais d'approche permet de quantifier les coûts d'acheminement de la marchandise commandée auprès d'un fournisseur et de les imputer sur les articles au moment de la commande, de la réception ou de la facture. Ces frais sont utilisés pour le calcul du coût d'achat et du coût stock.
La méthode utilisée est exclusive, le choix de cette méthode s'effectue au niveau de la gestion de l'article. Une structure de coûts détaille l'ensemble des charges considérées comme coûts fixes et identifiables au moment de l'achat. Ces charges sont exprimées dans la devise société.
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| Cette information, non modifiable, est affichée si la transaction l'autorise. Le coût d'achat unitaire, non modifiable, est exprimé dans la devise société. Il correspond au résultat du calcul : Coût d'achat de la ligne / Quantité (en US)
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| Le coût d'achat correspond au coût stock auquel s'ajoutent les charges restant à la charge de l'acheteur et n'entrant pas en compte dans la valorisation du stock (coût d'acheminement, taxes non déductibles, etc. ...).
Le paramètre PIHCPR a pour valeur : 'Avec frais d'approche' :
Le paramètre PIHCPR a pour valeur : 'Sans frais d'approche' :
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| Il s'agit du coût stock unitaire de l'article, exprimé en devise société. Ses modalités de calcul sont fonction de la prise en compte ou non des frais d'approche (paramètre PIHCPR - Régularisation prix facture, chapitre ACH, groupe INV). Le paramètre PIHCPR a pour valeur : "Avec frais d'approche" :
Le paramètre PIHCPR a pour valeur : "Sans frais d'approche" :
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| Ce champ, non modifiable, est affiché si la transaction l'autorise. Son mode de calcul diffère suivant la méthode adoptée pour évaluer les frais d'approche :
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| Il s'agit de la devise dans laquelle sont valorisés les stocks (devise comptable de la société). Le coût stock unitaire et le prix unitaire de l'ordre sont exprimés dans cette devise. |
| Le flag 1099 permet d'indiquer si une ligne est soumise à une déclaration 1099. Si le fournisseur doit faire l'objet d'une déclaration 1099, la valeur par défaut de cette ligne sera alors positionnée à Oui. Si pour ce fournisseur, une ligne n'est pas soumise à une déclaration 1099, ce flag pourra alors être positionné à Non et la ligne ne sera pas intégrée dans le montant 1099 à déclarer. |
| Le code affaire à la ligne de document est initialisé par celui saisi en en-tête ou, en cas de transformation d'un document, par celui des lignes du document sélectionné. Les lignes suivantes peuvent avoir un code affaire différent. Si vous modifiez le code affaire de l'en-tête du document, une boîte de dialogue s'ouvre et propose le report ou non de ce code sur les lignes du document, suivant les options suivantes :
En modification, la gestion de ce code est fonction de la valeur du paramètre CTLOPPCOD - Contrôle affaire obligatoire (chapitre TC - groupe MIS).
Lorsqu'un axe analytique est utilisé pour le suivi de la gestion à l'affaire, toute modification du code affaire, effectuée en entête et répercutée sur les lignes, ou effectuée sur la ligne de document, entraîne la réinitialisation du code section sur cet axe. La réinitialisation s’effectue conformément au paramétrage des Sections par défaut. Particularités liées à l'inter-sociétés : dans le cadre d'une facture inter-sociétés, le code affaire n'est pas issu de la ligne de la facture de vente, mais de la ligne de la réception d'achat ou de la ligne de la commande d'achat d'origine. |
Ces champs indiquent les comptes comptables d'achat. Les plans de comptes accessibles dépendent du modèle comptable associé à la société du mouvement. Si ces champs ne sont pas renseignés, les comptes seront déterminés automatiquement par le code comptable de l'article (en fonction du paramétrage de la pièce automatique). Lors de la saisie d'une facture directe avec une ligne de type Divers et sans code article, le compte est initialisé par le compte d'achat du fournisseur. |
| La présence de cette information dépend du paramétrage de la transaction. |
| Il s'agit de la clé de répartition analytique de la ligne de facture. |
Lors de la saisie d'une ligne de facture, les sections analytiques sont initialisées conformément au paramétrage des sections par défaut (code PID). Ces codes sections peuvent être modifiés manuellement si la transaction l'autorise. Si la ligne de facture est issue d'une ligne de document, les axes analytiques sont alimentés par les sections analytiques présentes sur la ligne du document d’origine. Si des axes analytiques ne sont pas renseignés dans le document d'origine, une tentative d'initialisation de ces axes analytiques sera faite en fonction du code Sections par défaut. Dans le cadre d’une facturation inter-sociétés, les axes analytiques vont hériter des sections analytiques de la facture de vente, en fonction du paramétrage du code section par défaut de la ligne de facture, PID. |
| Ce champ permet de renseigner un premier code taxe à appliquer à l'article facturé. |
| Ce champ permet de renseigner un second code taxe à appliquer à l'article commandé sur la ligne. Il s’agit d’une taxe parafiscale ou spéciale. |
| Ce champ permet de renseigner un troisième code taxe à appliquer à l'article commandé sur la ligne. Il s’agit d’une taxe parafiscale ou spéciale. |
| Ce champ permet d'indiquer la taxe d'entrée à appliquer à l'article. |
| Ce champ permet d'indiquer la taxe de sortie à appliquer à l'article. |
| Ce champ permet d'indiquer une taxe supplémentaire à appliquer à l'article. |
| Ce champ permet d'indiquer une taxe supplémentaire à appliquer à l'article. |
| Renseignez les bornes de début et de fin de période de prestation.
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| Renseignez la périodicité (nombre de jours, semaines, décades, quinzaines ou mois). |
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| Cette information signale si une différence de quantité est constatée entre la ligne de facture saisie et issue du fournisseur et la ligne de document d’origine. |
| Cette information signale si une différence de prix est constatée entre la ligne de facture saisie et issue du fournisseur et la ligne de document d’origine. |
| Ce champ affiche le code de tolérance de la ligne de commande. Ce champ est alimenté de la façon suivante :
Gestion du champ (dépend du paramétrage de la transaction de saisie)
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| Ce champ est affiché uniquement si l'ensemble des conditions suivantes sont remplies :
Ce champ est initialisé :
Il reste modifiable s'il est paramétré comme étant saisissable au niveau de la transaction de saisie et si la facture n'est pas validée. |
| Ce champ, soumis à transaction de saisie, concerne uniquement :
La valeur de ce champ sur la ligne de facture complémentaire a également une incidence sur les éléments de facturation ventilés sur les lignes :
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| Ce champ est affiché uniquement dans le cas :
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Montant
| Il s'agit du montant total hors taxes des lignes de la facture exprimé dans la devise de la facture. |
Bloc numéro 4
Icône Actions
Coût de la ligne
Cliquez sur cette action pour afficher le détail des éléments de valorisation et de coût d'une ligne de facture. Les informations qu'elle présente sont obtenues par calcul. Par conséquent, cette action est uniquement accessible après avoir enregistré les informations de la ligne de facture.
- L'en-tête rappelle l'origine de la ligne de facture, le code de l'article, la quantité ainsi que les prix bruts et nets.
- La section Détail valorisation présente :
- Les remises et frais s'appliquant à la ligne de facture.
- Les différents éléments de facturation de la facture répartis sur la ligne. Le montant total est affiché au niveau de la section Détail coût.
- Les bases de taxes utilisées pour les calculs des taxes de la ligne, ainsi que le détail de ces taxes avec présentation des parts déductible / non déductible.
- La section Détail coût présente le coût stock et le coût achat avec l'ensemble des éléments pris en compte dans leur calcul, notamment :
- Le total des éléments de facturation (le détail est présenté au niveau de la section Détail valorisationet dans le tableau des Charges non détaillées).
- Le montant total de la taxe non déductible (le détail est présenté au niveau de la section Détail Valorisation). Ce montant impacte le calcul du coût d'achat. Selon la valeur prise par le paramètre NODVATSTO - Taxes non déductibles en stock (chapitre ACH, groupe VAT), ce montant peut également impacter le montant du coût stock.
- Les différentes informations liées à la méthode choisie pour calculer les frais d'approche appliqués à l'article :
- Soit le coefficient de frais d'approche et/ou le coût fixe unitaire, lorsqu'il s'agit d'une méthode globale. Le montant des frais d'approche calculé à partir de ces informations est présenté dans le tableau des Charges non détaillées.
- Soit la référence d'une structure de coûts. Dans ce cas, la liste des charges qui la composent est présentée dans le tableau des Charges directes. - Le tableau des Charges directes est exploité uniquement lorsque les frais d'approche sont calculés à partir d'une structure de coûts. Il contient la liste des charges qui la composent et rappelle pour chacune d'elles si son montant est pris en compte ou non dans le calcul du coût stock.
- Le tableau des Charges non détaillées contient, le cas échéant, des charges dont l'origine peut être l'une des suivantes :
- Le montant des frais d'approche lorsqu'ils sont évalués à partir d'un coefficient et/ou coût fixe unitaire. Ce montant est systématiquement pris en compte dans le calcul du coût stock.
- Les éléments de facturation de la facture, dont le paramétrage prévoit une répartition sur les lignes. La prise en compte dans le calcul du coût stock dépend de leur paramétrage.
- Les factures complémentaires venant impacter la facture en cours, que ce soit :
--> de façon directe : factures complémentaires de la ligne de facture,
--> ou indirecte : par exemple, les factures complémentaires des lignes de commandes rattachées à la ligne de facture en cas de facturation d'une commande (au prorata de la quantité facturée par rapport à la quantité commandée), les factures complémentaires des lignes de réception rattachées à la ligne de facture en cas de facturation d'une réception (au prorata de la quantité facturée par rapport à la quantité réceptionnée), etc. ...
Il s'agit des factures complémentaires remplissant les deux conditions suivantes : elles sont validées et sont prises en compte dans le calcul du coût achat réalisé (leur indicateur Nouveau coûtest actif).
Dans le cas de la facturation partielle d'une commande ou d'une réception, les montants du Coût stock et du Coût achat sont calculés au prorata de la quantité effectivement facturée, à partir, respectivement, des montants Total charges stock et Total charges achat de la commande ou de la réception. - Le total des éléments de facturation (le détail est présenté au niveau de la section Détail valorisationet dans le tableau des Charges non détaillées).
Pour le détail des calculs, se reporter aux aides suivantes :
Affichage qtés facturation
Texte
Cliquez sur cette action pour saisir du texte à la ligne de facture.
Préchargement fact.complément.
Cette fonction est accessible uniquement pour les factures complémentaires. Elle ouvre une fenêtre permettant d'effectuer un pré-chargement, par picking dans les volets de sélection :
- - des lignes de factures existantes,
- - et/ou des lignes de commandes, hors lignes de sous-traitance sans OF (les lignes présentées sont uniquement les lignes non réceptionnées, non facturées et non soldées),
- et/ou de lignes d'expéditions,
- et/ou de lignes de réceptions.
Pour effectuer le pré-chargement :
- Sélectionnez les lignes.
Pour filtrer les listes de sélection des documents, cliquez sur Critères picking afin de saisir vos critères de sélection. - Saisissez le montant.
- Indiquez le type de prorata de répartition. Lors de l'enregistrement de la facture, le montant saisi est automatiquement réparti sur l'ensemble des lignes selon le type de prorata choisi.
Lorsque les lignes sélectionnées sont issues de documents contenant des lignes liées à un ordre de sous-traitance, les modalités de répartition sont les suivantes :
Répartition du montant :
- Répartition au prorata des quantités, poids ou volumes : la somme des quantités, poids ou volumes du composé est répartie sur le service uniquement. Elle dépend des quantités, poids ou volumes du document d'origine.
- Répartition au prorata des montants : la somme des montants des services et matières est répartie sur les services et matières.
Répartition des éléments de facturation présents sur la facture. Cette répartition est effectuée selon le type de ligne :
- Répartition au prorata des quantités : les éléments de facturation sont répartis sur toutes les lignes sauf sur la ligne de type ‘Service’. La part calculée pour le composé est ensuite réaffectée sur le service associé.
- Répartition au prorata des montants : les éléments de facturation sont répartis sur toutes les lignes sauf sur la ligne de type ‘Composé’ (produit fini).
- Répartition au prorata des poids et des volumes: les éléments de facturation sont répartis sur les lignes normales et celles de type ‘Composé’. La part calculée pour le composé est ensuite réaffectée sur le service associé.
Par exemple :
Soit une facture complémentaire portant sur une ligne normale et sur les lignes d’un ordre de sous-traitance avec OF :
- Ligne 1 : article normal (ligne non liée aux suivantes)
- Ligne 2 : Composé
- Ligne 3 : Service
- Ligne 4 : Matière fournie par le sous-traitant
Le prorata est déterminé de la façon suivante : - Le prorata des quantités est déterminé à partir du total des quantités suivantes : quantité de la ligne 1 + quantité de la ligne 2 + quantité de la ligne 4.
- Le prorata des montants est déterminé à partir du total des montants suivants : montant de la ligne 1 + montant de la ligne 3 + montant de la ligne 4.
- Le prorata des poids est déterminé à partir du total des poids suivants : poids de la ligne 1 + poids de la ligne 2.
- Le prorata des volumes est déterminé à partir du total des volumes suivants : volume de la ligne 1 + volume de la ligne 2.
- Indiquez s'il s'agit d'un Nouveau coût, c'est-à-dire d'une charge qui n'a pas été anticipée au travers des frais d'approche.
Cette case à cocher est sélectionnée par défaut. Elle indique que le montant de la facture complémentaire est pris en compte dans la valorisation du stock (lorsque la réception est soldée), dans le calcul du Coût d'achatdu document auquel cette facture est rattachée ainsi que des documents associés, et dans le calcul du Coût d'achat réaliséde la commande associée.
Lorsque l'impact de cette facture a été anticipé et que son montant est déjà couvert par l'application de frais d'approche, désactivez cette case afin que le montant de la facture ne vienne pas incrémenter le Coût d'achat réalisé.
Il peut s'agir : - Soit d'une charge dont vous aviez estimé le montant dans une structure de coûts :
- Indiquez la charge concernée : le champ Charge est accessible en saisie uniquement si aucune ligne n'a déjà été sélectionnée.
- Sélectionnez dans les listes de sélection un ou plusieurs documents d'origine contenant cette charge (commande et/ou expédition et/ou réception). Il est nécessaire pour cela que les lignes du document d'origine soient gérées en structure de coût. Un message d'avertissement s'affiche si pour le même article et le même document d'origine, cette charge a déjà fait l'objet d'une facture complémentaire.Vous ne pouvez pas sélectionner une ligne de facture comme document d'origine. Les structures de coût ne sont en effet pas gérées de façon détaillée sur les factures.
Le montant saisi sur la facture complémentaire correspond à une actualisation de la charge contenue dans la structure de coût des documents d'origine. Cette actualisation s'effectue par le lancement, soit manuel, soit par abonnement batch, de la requête STCREG - Rapprochement charges.
Cette requête traite uniquement les commandes et les expéditions soldées mais traite toutes les réceptions, que celles-ci soient facturées ou non.
Lors du premier rapprochement, le traitement remplace le montant initial de la charge par le montant de la facture complémentaire. Lors des rapprochements suivants, le montant des factures complémentaires vient incrémenter le montant de la charge sur le document d'origine et les documents associés : les montants coût d'achat et coût stock sont mis à jour. Le coût d'achat réalisé est également mis à jour sur la ligne de commande initiale associée au document.
A l'issue de chacun des traitements de rapprochements, un mouvement de stock est créé si l'article est géré en régularisation de stock-entrée et si la charge est définie comme étant prise en compte au niveau de la valorisation des stocks. - Soit d'une charge dont vous aviez estimé le montant par application d'un coefficient et/ou la prise en compte d'un coût fixe unitaire.
- Dans ce cas, vous n'indiquez pas de charge. La facture complémentaire est ainsi enregistrée dans la base et comptabilisée mais son montant n'est pas pris en compte dans le calcul du coût d'achat et du coût stock calculés sur le document d'origine et les documents associés.
- Sélectionnez par picking, les documents d'origine dans les listes de sélection.
L'impact d'une facture complémentaire sur les documents associés s'effectue au prorata des quantités concernées. Des exemples de cet impact sont donnés ci-dessous, au niveau du paragraphe : Exemples d'impact des factures complémentaires sur les documents
CCA/PCA périodiques
Si le code activité SCV - CCA/PCA périodiques est activé, et si le paramètre SVCFLG - Gestion des CCA/PCA est défini sur Oui, vous pouvez générer des OD analytiques échelonnées dans le temps par ligne de facture. Cet étalement ne peut être fait qu’avant la validation définitive de la facture.
Dans l'écran Gestion des CCA/PCA, saisissez une date de début, une date de fin et une périodicité. Le montant HT de la ligne est ventilé sur chaque OD en fonction du nombre de pièces générées. La pièce automatique pour cette génération d’OD analytique est KIK4 - Factures achat CCA.
Traçabilité pièces achats
Cliquez sur cette action pour accéder à la fonction de consultation Traçabilité pièces achats.
Affichage situation ligne fac
Engagements
Permet d'accéder au désengagement lié à la ligne de facture lorsque celle-ci est validée. Lorsque la ligne de facture n'est pas validée on a accès à l'engagement lié à la commande d'origine.
Résultats rapprochement
Cette option sur les lignes de factures permet :
- d'afficher les lignes rapprochées (rapprochement bloquant ou non bloquant avec avertissement),
- d'accéder directement à la fonction Règles rapprochement,
- d'afficher le détail de chaque ligne en la sélectionnant, dans le tableau Statut Rapprochement.
Notes articles
Cliquez sur cette action pour afficher une fenêtre présentant la ou les notes associée(s) à cet article.
Il peut s'agir, par exemple, d'informations relatives à la disponibilité d'un article, à des articles complémentaires ou de remplacement ou un texte promotionnel.
Cette fenêtre peut s'afficher automatiquement en fonction du paramétrage effectué lors de la création des notes.
Les notes sont limitées à une consultation à l'écran et ne peuvent pas être imprimées.
Pour plus d'informations, se reporter à la documentation sur les Notes.
Onglet Contrôle
Présentation
Utilisez cette section pour effectuer un contrôle visuel de la facture et modifier éventuellement des éléments de la facture en cas d’écarts d’arrondi ou d'erreur de saisie.
Lorsqu'une facture est issue de plusieurs documents et qu'un élément de facturation est présent sur chacun des documents sélectionnés avec des codes de taxes différents, le système présentera alors autant de fois l'élément de facturation qu'il y a de codes de taxes différents avec une limite à quatre codes taxes différents pour un élément. Si cette limite est dépassée, on regroupera l'élément de facturation avec un code taxe non présent sur la dernière ligne de cet élément de facturation.
Si un élément de facturation est ajouté sur la réception qui est à l'origine de la facture d'achat, le nouvel élément de facturation apparaît sur la facture d'achat dans la section Contrôle.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Eléments de facturation
| Ce champ indique le numéro de l'élément de facturation identifiant le montant associé (frais, port, emballage, remise, etc.).
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| Ce champ indique l'intitulé court de l'élément de facturation. |
| Ce champ indique le montant des éléments de facturation mentionnés sur la facture du fournisseur. |
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| Cette colonne indique le montant calculé provenant des différentes commandes concernées. Ce montant est calculé une fois les lignes de la facture saisies. S'il y a une différence entre la valeur calculée dans Sage X3 et la valeur réellement facturée par le fournisseur, la valeur de la colonne 'Mt pied cde' doit être ajustée afin d'équilibrer le contrôle facture. Lorsque la facture concerne des réceptions directes, cette colonne est alimentée par la valeur des éléments de facturation saisis sur la réception directe. Si une réception facturée concerne à la fois des lignes directes et des lignes issues de commandes, le delta des éléments de facturation entre la commande et la réception sont ajoutés dans cette colonne en fonction de la proratisation des lignes impactées. |
| Cette colonne permet de visualiser les éléments de facturation issus des réceptions. Cette information est uniquement indicative lorsque des lignes de réception figurent sur la facture. Elle indique que des éléments de facturation ont été ajoutés ou modifiés sur la réception en regard des valeurs des éléments de facturation des commandes d’origine. Le montant de ces éléments de facturation ajoutés ou modifiés est affiché dans cette colonne. |
| Ce champ indique le montant de l’élément de facturation lorsque celui-ci est calculé à partir des lignes de document. |
| Ce champ reprend l’écart constaté entre le montant de l’élément de facturation figurant sur la facture du fournisseur renseigné dans la colonne 'Mt saisi' et le montant de l’élément de facturation calculé par le système et renseigné dans la colonne 'Mt pied cde'. |
| Ce champ indique le sens de l’élément de facturation :
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| Ce champ indique le code taxe de l’élément de facturation. |
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| Ce champ indique la clé de répartition analytique de l’élément de facturation. |
Il s'agit des sections analytiques initialisées conformément au paramétrage défini pour les sections par défaut (code section PIV) associé à la gestion des éléments de facturation. Ces codes sections peuvent être modifiés manuellement si la transaction l'autorise. Pour modifier les codes sections des différents axes, cliquez sur l'icône Actions.
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Tableau Taxes
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| Ce champ renseigne le libellé du code taxe présent sur les lignes de document ou dans le tableau des éléments de facturation. |
| Ce champ indique la base soumise à la taxe. Elle est constituée du montant HT des lignes de factures et/ou du montant des éléments de facturation. |
| C'est le montant de taxe calculé à partir deslignes et/ou des éléments de facturation. Ce montant est modifiableafin de corriger un éventuel écart d'erreur de calcul ou d'arrondi.La correction se répercute automatiquement sur tous les élémentsconcernés (lignes et/ou éléments de facture assujettis à cettetaxe). |
| Lorsque la taxe est liée :
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HT lignes
| Ce champ indique le total HT des lignes de la facture qui est saisi à partir des informations de la facture reçue du fournisseur. |
| Il s'agit du montant total HT des lignes de la facture calculé par le système. |
| Ce champ indique l'écart constaté entre le montant HT des lignes de la facture calculé par le système et le montant total HT des lignes de la facture du fournisseur. |
Devise
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Total taxes
| Ce champ indique le montant total des taxes qui est saisi à partir des informations de la facture reçue du fournisseur. |
| Ce champ indique l'écart constaté entre le montant des taxes provenant de la facture du fournisseur et le montant des taxes calculées par le système. |
TTC lignes
| Ils s'agit du montant total TTC issu et saisi à partir de la facture du fournisseur. |
| Ce champ indique l'écart constaté entre le montant TTC de la facture du fournisseur et le montant TTC calculé par le système. |
| La base escomptable est affichée uniquement si les deux conditions suivantes sont remplies :
Le calcul de la base escomptable est en fonction :
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Onglet Coûts
Présentation
Cette section est affichée uniquement si la transaction de saisie le permet.
Il présente un récapitulatif des coûts relatifs à l'ensemble du document, à la fois dans la devise de celui-ci et dans la devise de la société.
Les informations affichées étant obtenues par calcul, cette section n'est alimentée qu'une fois le document créé. En cas de modification d'un document existant, les données ne sont mises à jour qu'après enregistrement de la modification.
Le bloc Coût achat présente, pour l'ensemble du document :
- le total des lignes HT,
- le total des différents types de charge intervenant dans le calcul du coût d'achat,
- le total des factures complémentaires (et avoirs sur factures complémentaires) venant impacter le document en cours, de façon directe ou indirecte. Il s'agit des factures complémentaires remplissant les deux conditions suivantes : elles sont validées et sont prises en compte dans le coût d'achat réalisé (leur indicateur Nouveau coût est actif).
- le total des éléments de facturation majorants et minorants.
Remarque :
- Le total des charges produit est alimenté uniquement si le document courant porte sur au moins un article dont les frais d'approche sont gérés en structure de coûts.
- Le total des frais d'approche est alimenté uniquement si le document courant porte sur au moins un article dont les frais d'approche sont gérés en coefficient de frais d'approche et/ou coût fixe unitaire.
- Dans le cas de la facturation partielle d'une commande ou d'une réception, les divers montants sont calculés au prorata de la quantité effectivement facturée, à partir, respectivement, des montants de la commande ou de la réception.
L'ensemble de ces informations est également présenté dans laConsultation des facturesaccessible par le menu Options.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
Tableau Coût achat
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Exemples d'impact des factures complémentaires sur les documents
L'ajout de factures complémentaires sur un document vient impacter ce document de façon directe.
Il vient également impacter les coûts d'achat et les coûts stock des documents associés, au prorata des quantités concernées.
Facture complémentaire sur commande
1/Facture complémentaire d'un montant de 100 € sur une commande de 100 IPAD.
Cas d'utilisation : coût supplémentaire, non prévu au moment de la commande (par exemple : un prestataire vous facture un transport supplémentaire).
- Création d'une commande d'une quantité de 100 IPAD à 200 € l'unité, soit une ligne de commande de 20 000 €.
- Une facture complémentaire de 100 € est créée pour cette ligne de commande. Procédez de la façon suivante : effectuez un pré-chargement des lignes, sélectionnez l’indicateur Nouveau coûtpuis saisissez le montant de 100 €. La comptabilisation de cette facture met à jour le total facture complémentaire et le coût d'achat réalisé sur la commande d'origine.
- La réception totale de la ligne de commande des 100 IPAD génère la valorisation de la marchandise hors facture complémentaire, soit 20 000 € dans les mouvements de stock.
- Le solde de la ligne de commande permet d'enclencher une mise à jour de la valorisation des 100 IPAD en lui imputant les 100 € de la facture complémentaire sur commande qui passe de 20 000 € à 20 100 € dans les mouvements de stock.
Cas d'utilisation : coût prévu au moment de la commande mais qui s'avère être plus élevé ou moins élevé que prévu (par exemple : un prestataire vous facture deux jours supplémentaires de stockage de la marchandise sur son dépôt de transit).
- Le produit IPAD a été paramétré avec une structure de coût comportant une charge produit COST021 à 100€ pour le transport global.
- Création d'une commande d'une quantité de 100 IPAD à 200 € l'unité, soit une ligne de commande de 20 000 € (+ un total charges produit COST021 de 100€).
- Création d’une facture complémentaire pour cette ligne de commande, avec rapprochement pour la charge transport global à 120 € en procédant de la façon suivante : effectuez un pré-chargement des lignes, désactivez l'indicateur Nouveau coût, sélectionnez la charge COST021, sélectionnez la ligne de commande, et enfin saisissez le montant de 120 €. La comptabilisation de cette facture n’a aucun impact sur le total de la facture complémentaire ou sur le coût d'achat réalisé de la commande.
La réception totale de la ligne commande des 100 IPAD génère la valorisation de la marchandise avec un mouvement entrant de 20 000€ + un total charge produit COST021 de 100€, soit 20 100 €. - Pour mettre à jour la valorisation et rapprocher la charge produit COST021, vous devez solder la ligne de commande puis lancer la tâche STCREG - Rapprochement charges, pour régulariser les stocks.
- Depuis la ligne de réception, cliquez sur Détail structure de coûts depuis le menu Actions: le montant de la charge produit COST021 est affiché avec un montant ajusté à 120 € (versus montant calculé à 100 €), le champ Rapprochéa pour valeur Oui pour cette charge. Les mouvements de stock (CONSSMV) affichent une régularisation du prix avec l’écart de 20 € supplémentaire.
Afin de pouvoir ventiler correctement le montant de la facture complémentaire, la tâche STCREG - Rapprochement charges effectue une régularisation uniquement si la ligne de commande est soldée. Cette tâche n’est utilisée que dans les cas de rapprochement de charges.
Cas d'utilisation : vous enregistrez une facture complémentaire sur commande (l'indicateur Nouveau coût est désactivé) après avoir effectué plusieurs réceptions sur commande.
- Création d'une commande de 10 articles au prix unitaire de 100 €, avec un montant de charge de 100 €.
Le coût stock unitaire est de 110 €. - Création d'une première réception de 4 articles.
- Création d'une seconde réception de 6 articles.
- Enregistrement d'une facture complémentaire (l'indicateur Nouveau coût est désactivé) sur commande d'un montant de 200 €.
Vous lancez la tâche batch STCREG, pour actualiser le montant de la charge et mettre à jour la valorisation des stocks.
Le coût stock unitaire est maintenant de 120 €. - Suppression de la seconde réception.
Le coût stock unitaire de la première réception est toujours de 120 €. - Création d'une nouvelle réception.
- Cette nouvelle réception est valorisée sans tenir compte de la facture complémentaire. Son coût stock unitaire est donc de 110€.
- Enregistrement d'une facture sur commande.
Le calcul du coût stock unitaire prend en compte le montant des charges des différentes réceptions puis effectue une moyenne du coût unitaire des deux réceptions. Le calcul réalisé est le suivant : - Pour la première réception : le montant unitaire des charges est de 20 €.
- Pour la seconde réception, le montant unitaire des charges est de 10 €.
Le montant des charges valorisées sur la facture est donc de :
(20 * 4) + (10 * 6) = 140 €, soit un montant unitaire de 14 €.
Le coût stock unitaire est donc de 100 € + 14 € = 114 €.
Les deux réceptions sont ainsi valorisées à 114 €.
Facture complémentaire sur expédition
- Création d’une commande d’une quantité de 100 IPAD à 200€ l’unité soit une ligne de commande de 20 000€.
- Création d’une expédition et sélection de la ligne de commande de 100 IPAD.
- Création d’une facture complémentaire de 100€ pour cette ligne d’expédition. Procédez de la façon suivante : effectuez un pré-chargement des lignes, sélectionnez l’indicateur Nouveau coûtpuis saisissez le montant de 100 €. La comptabilisation de cette facture met à jour le total des factures complémentaires et le coût total de l'expédition sur l’ Expédition.
- La réception totale de la ligne d’expédition des 100 IPAD enclenche le solde de la ligne d’expédition et génère la valorisation de la marchandise de la valeur de 20 000€ et impute en même temps le montant de la facture complémentaire sur expédition de 100€, soit un mouvement de stock de 20 100€.
- Le produit IPAD a été paramétré avec une structure de coût comportant une charge produit COST021 à 100€ pour le transport global.
- Création d’une commande d’une quantité de 100 IPAD à 200€ l’unité, soit une ligne de commande de 20 000€ (+ total charges produit COST021 de 100€).
- Création d’une expédition et sélection de la ligne de commande de 100 IPAD.
- Création d’une facture complémentaire pour cette ligne d’expédition avec rapprochement de la charge COST021 transport global à 120€, en procédant de la façon suivante : effectuez un pré-chargement des ligne, désactivez l'indicateur Nouveau coût, sélectionnez la charge COST021, sélectionnez la ligne d’expédition, et enfin saisissez le montant de 120€. La comptabilisation de cette facture n’a aucun impact sur le total des factures complémentaires ou sur le coût d'achat réalisé de l’ Expédition.
- La réception totale de la ligne d’expédition des 100 IPAD génère la valorisation de la marchandise avec un mouvement entrant à 20 000€ + un total charges produit COST021 de 100€, soit 20 100€.
- La réception totale de la ligne d’expédition enclenche automatiquement le solde de la ligne d’expédition.
- Pour mettre à jour la valorisation et rapprocher la charge produit COST021, vous devez solder la ligne d’expédition puis lancer la tâche STCREG - Rapprochement charges, pour régulariser les stocks.
- Depuis la ligne de réception, cliquez sur Détail structure de coûts depuis le menu Actions: le montant de la charge produit COST021 est affiché avec un montant ajusté à 120€ (versus montant calculé à 100€). La table des Rapprochéa pris pour valeur Ouipour cette charge. Les mouvements de stock (CONSSMV) affichent une régularisation du prix avec l’écart de 20 € supplémentaire.
- Création d’une commande d’une quantité de 100 IPAD à 200€ l’unité (avec ou sans charges produits).
- Création d’une expédition et sélection de la ligne de commande de 100 IPAD.
- Création d’une facture complémentaire pour cette ligne d’expédition :
- Soit vous utilisez le pré-chargement des lignes pour sélectionner les lignes d’expédition avec le paramétrage suivant : désactivez l'indicateur Nouveau coût, ne sélectionnez aucune charge et ne saisissez aucun montant. Après validation des lignes d’expédition sélectionnées dans l’écran de picking, saisissez un montant ligne HT sur les lignes de facture.
- Soit vous sélectionnez directement Expéditiondans l’origine de la facture complémentaire au lieu de passer par le préchargement des lignes et renseigner les lignes d’expéditions à facturer. Vous saisissez ensuite un montant ligne HT sur chaque ligne de facture.
- La réception totale de la ligne d’expédition solde la ligne d’expédition mais ne génère aucun mouvement stock.
États
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
PBONFAC : Bons de contrôle facture
PINVOICEE : Liste des factures d'achat
PINVOICEL : Liste factures d'achat détail
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Ce paramétrage s'effectue au niveau de la Personnalisation de l'objet en cours, en lui associant soit un code état, soit un code impression.
Il est possible d'affiner ce paramétrage :
- En indiquant un état particulier au niveau de la transaction de saisie. Si cet état correspond à un code impression, la liste des états associés à ce code impression est également proposée.
L'état renseigné au niveau de la transaction de saisie ainsi que les états associés au code impression sont proposés automatiquement uniquement en mode création. - A un niveau plus fin, en associant au tiers, un modèle d'édition indiquant l'état à utiliser en priorité pour l'impression de chacun des documents, ainsi que le nombre de copies attendu.
Actions spécifiques
Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton : Tableau Saisie des échéances
Bloc numéro 2
Cliquez sur cette action pour visualiser ou de modifier les échéances de la facture en cours. |
Cliquez sur cette action :
Conditions de création automatique d'une dépensePour la ligne de facture achat, une dépense est créée lorsque les conditions suivantes sont réunies :
Une dépense est également créée pour chacun des éléments de facturation pour lesquels la répartition sur les lignes de facture n'est pas demandée. Ce paramétrage s'effectue au niveau du Type de facture. Par contre, lorsqu'une répartition est demandée, aucune dépense n'est créée pour l'élément de facturation. Dans ce cas, le montant de chacune des dépenses créées est augmenté ou diminué de la partie ventilée de l'élément de facturation suivant les modalités de ventilation définies au niveau de l'élément de facturation. Alimentation des champs de la dépense La table des dépenses LAYOUTFAS est alimentée à partir des tables suivantes :
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Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton :
Cliquez sur cette action pour ouvrir l’écran de saisie de la ligne de référence BVR. Cette option est uniquement disponible si le paramètre SWIPURBVR - Utilisation achat BVR suisse (chapitre LOC, groupe SWI) a pour valeur Oui. Les informations saisies permettent d’alimenter les champs de facture et de rechercher le compte tiers fournisseur associé. Si une ligne de référence BVR existe déjà sur une facture d’achat (GESPIH), cette ligne de référence s’affiche pour information uniquement et ne peut pas être modifiée. Dans le cas de factures fournisseur (GESBIS), la ligne de référence BVR peut être modifiée, mais cette opération réinitialise les factures. Traitement automatique de la ligne de référence BVR
Vous pouvez alors continuer la saisie des détails complémentaires de la facture, si besoin. Conséquences sur le processus de règlementSi vous utilisez des bulletins BVR pour les règlements, vous devez inclure les informations de règlement suivantes :
Pour cela, des traitements spécifiques sont appliqués aux règlements BVR dans la génération de règlements de Sage X3, si des fichiers bancaires suisses sont créés :
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Cette action est disponible si le code activité KSW - Législation suisse est activé et si le paramètre de site SWIPURQRC - Saisie code QR (chapitre LOC, groupe SWI) est sur Oui. Cliquez sur cette action pour importer le contenu du code QR lu par le lecteur de BVR/QR. Les données sont vérifiées et le montant brut s'affiche, mais ne peut pas être modifié. Vous pouvez saisir une taxe collectée et l'utiliser ultérieurement pour calculer le montant net. Lorsque vous cliquez sur OK, Sage X3 identifie le tiers payé. Si plusieurs comptes bancaires sont identifiés, sélectionnez-en un dans la liste. Si aucun compte bancaire n'a pu être trouvé avec le numéro client, vous pouvez accéder à la maintenance fournisseur et sélectionner ou saisir un nouveau tiers payé (et ajouter le numéro client dans les données bancaires, le cas échéant). Se reporter au livre blanc sur la Localisation suisse pour plus d'informations sur les QR-factures.
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Cas particuliers
Ventilation des éléments de pied sur avoir :
Il est possible de créer des avoirs portant uniquement sur des éléments de pied. Ces éléments pourront être, en fonction de leur paramétrage ventilés au prorata des quantités des poids, des volumes ou des montants.
Pour ce faire, il conviendra de rappeler sur l’avoir toutes les lignes de factures sur lesquelles on souhaite ventiler le pied de facture. Si la ventilation de l’élément de pied se fait au prorata des quantités, il conviendra de positionner l’ensemble des lignes avec une quantité nulle. La ventilation se fera alors au prorata des quantités des lignes de factures d’origine. De la même manière, si le pied de facture s’effectue au prorata des montants, il conviendra alors de saisir un prix net nul pour chacune des lignes. La ventilation se fera alors au prorata des montants des lignes de factures d’origine.
Attention, s’il existe des lignes dont la quantité ou le montant est différent de zéro, la ventilation ne se fera alors qu’au prorata des lignes dont la quantité ou le montant est différent de la valeur nulle.
Ventilation des éléments de pied sur factures complémentaires :
Sur une facture complémentaire, il est possible de ventiler un élément de pied sur des lignes de factures. A partir l’écran de préchargement, on choisit les lignes de factures que l’on souhaite imputer.
Par contre, comme pour les avoirs, il faut positionner l’ensemble des lignes à une valeur nulle ou à une quantité nulle pour que la ventilation de l’élément de pied (s’il est paramétré comme étant ventilé au prorata des lignes ou des quantités) se fasse au prorata des quantités ou des montants des lignes de factures d’origine.
De la même manière que pour les avoirs, s’il existe au moins une ligne dont la quantité ou le montant est différent de la valeur nulle, le type de ventilation ne se fera qu’au prorata des lignes portant une valeur.
Surfacturation
Avoirs sur factures lorsque le paramètre PIHCPR - Régularisation prix facture a pour valeurAvec frais d'approche
Avoirs en valeur et avoirs en quantité
Les régularisations de stock liées aux cas particuliers ci-dessus sont détaillés dans la documentation : Principes de base de la valorisation des stocks
Barre de menu
Menu Texte
Texte en-tête
Cliquez sur cette action :
- saisir des textes d’en-tête de facture à n’importe quel moment au cours de la création,
- modifier ceux-ci lors d’une modification de facture.
Lors de la transformation du document, ce texte n'est jamais propagé sur les autres documents.
Texte pied
Cliquez sur cette action :
- saisir des textes de pied de facture à n’importe quel moment au cours de la création,
- modifier ceux-ci lors d’une modification de facture.
Menu adresse
Adresse facture
Cliquez sur cette action pour modifier l’adresse du fournisseur facturant.
Adresse règlement
Cliquez sur cette action :
- Pour modifier l’adresse du fournisseur réglé en choisissant un nouveau code adresse. Vous pouvez modifier le détail uniquement pour les fournisseurs de type divers.
- Pour saisir des commentaires.
Menu options
Critères picking
Cliquez sur cette action pour saisir des critères de sélection afin d'affiner la recherche sur les documents d’origine.
Vous pouvez utiliser les critères suivants :
- Numéro de commande,
- Numéro de réception,
- Numéro de Bl du fournisseur,
- Numéro de retour,
- Numéro de facture (dans le cas d'un avoir, le numéro de facture d'origine ne peut être sélectionné, il correspond à celui renseigné, le cas échéant, au niveau de la section Gestion).
- Référence article
Les jokers de sélections '*' et '?' peuvent être utilisés.
Dans le cas d'une réception partielle, il est possible de facturer, pour une même ligne de commande, la ligne de commande et la ligne provenant de la réception. La quantité proposée en picking dépend de l'ordre choisi entre la commande et la réception.
Soit le cas suivant :
- une commande avec une ligne de commande pour une quantité de trois unités,
- une réception partielle associée à cette ligne de commande de deux unités.
Si la réception est sélectionnée en premier, le système propose alors les deux unités réceptionnées.
Si la facture fournisseur concerne trois unités et que la commande pour le reliquat est sélectionnée, le système propose alors le reliquat non encore facturé de la commande, soit une unité (les deux autres unités étant sélectionnées au titre de la réception).
Par contre, si la commande est sélectionnée en premier, le système propose la quantité totale de la commande, soit trois unités.
Si cette quantité est abaissée à une unité, le système considère alors qu'il s'agit de la facturation concernant les réceptions non encore facturées et non le reliquat de la ligne de commande non réceptionnée.
Si la réception est sélectionnée en second, le système propose alors une unité, car l'unité précédente est considérée comme facturée au titre de la ligne de commande déjà sélectionnée.
Dans les modules Négoce et Tiers, une pièce à l'origine d'une facture, d'un avoir ou d'une facture complémentaire ne peut pas avoir une date supérieure à la date de la facture, de l'avoir ou de la facture complémentaire. Les listes de picking et les fenêtres de sélection sont filtrées en conséquence.
Informations douanières
Champs
Les champs suivants sont présents dans cette fenêtre :
Transport
| Les codes incoterms, normalisés par la Chambre de Commerce Internationale, visent à uniformiser les termes commerciaux les plus utilisés dans le commerce international en définissant par un terme unique, interprétable d'une façon identique de par le monde, les obligations respectives du vendeur et de l'acheteur lors de l'établissement d'un contrat de vente. Le code incoterm, contrôlé dans la table des Incoterms, est notamment utilisé dans la Déclaration d'Echanges de Biens. Il peut, également, être exploité dans la définition des tarifs. |
| Il s'agit de la ville associée à certains types d'incoterm. Exemples : FOB Le Havre. Une fenêtre de sélection permet de choisir une ville répertoriée dans le système. Il est, malgré tout, possible de saisir une ville non répertoriée. |
| Le transitaire permet d'identifier un tiers mandaté par l'expéditeur ou le destinataire pour assurer la continuité du transport lorsqu'une marchandise doit suivre plusieurs transports successifs. Le transitaire est contrôlé dans la table des transporteurs. Le transitaire et son adresse seront exploités dans la Déclaration d'échanges de biens pour déclarer des flux de marchandises entre l'adresse de l'expéditeur et l'adresse du transitaire ou entre l'adresse du transitaire et l'adresse du destinataire. Ce peut être notamment le cas lorsque l'on expédie des marchandises à l'export, les formalités douanières étant réalisées par un transitaire dans un autre pays membre de l'union. Un dépôt de DEB devant être effectué pour le transfert de la marchandise dans cet autre pays membre de l'Union. |
| Il s'agit du code adresse du transitaire. Il est initialisé avec l'adresse par défaut du tiers correspondant au transitaire. Cette adresse permet de déterminer si un dépôt de DEB pour ce flux est nécessaire. |
Informations DEB
| Il s'agit du numéro d'identification à la TVA du tiers. Ce numéro de TVA Européen doit être renseigné sur toutes les factures à destination ou en provenance de la Communauté Européenne. Il commence par deux lettres identifiant le pays du tiers puis par un numéro variable selon le pays. En France, le numéro est constitué de FR, suivi de deux chiffres identifiant le centre des impôts du lieu d'exercice de l'entreprise, et suivi du numéro SIREN de la société. Cette information doit obligatoirement être renseignée si le code SIREN est paramétré comme étant obligatoire pour le pays de la société. |
| Le lieu de transport est une information nécessaire à la Déclaration d'échanges de biens. Il se combine au code Incoterm pour déterminer les conditions de livraison reprenant les dispositions relatives au contrat de vente qui spécifient les obligations respectives du vendeur et de l'acheteur.
|
| Il s'agit du moyen de transport par lequel les marchandises sont présumées quitter le territoire national à l'expédition ou avoir pénétré sur le territoire national à l'introduction. Il est exploité dans la Déclaration d'échanges de biens (D.E.B.). |
Flux physique
| Il s'agit de l'information économique sur l'opération réalisée. La nature de la transaction est exploitée dans la Déclaration d'échanges de biens. |
| Le régime CEE ou statistique permet de caractériser la nature de l'opération intracommunautaire d'un point de vue fiscale ou statistique. Le régime CEE est exploité dans la Déclaration d'échanges de biens. |
Cette fenêtre contient les informations douanières ainsi que celles nécessaires à l'établissement de la déclaration d'échanges de biens (DEB). En création, certaines sont issues de la commande ou de la réception, ou à défaut, initialisées à partir de celles renseignées sur la fiche Fournisseur.
- Incoterm négocié ainsi que la ville Incoterm, le cas échéant.
- Code du transitaire ainsi que son adresse, lorsque la marchandise transite par un transporteur, en charge de l'export, se situant dans un pays de l'Union européenne : informations utilisées également pour la déclaration d'échange de biens portant sur l'acheminement de la marchandise jusqu'à son point d'exportation.
Les Informations CEE, utiles uniquement à la DEB, sont soumises au code activité DEB :
- Numéro d'identification CEE du client (ou numéro de TVA intracommunautaire), lieu de transport CEE et mode de transport CEE.
Les informations liées aux Flux physiques: Régime CEE et Nature transaction,soumises également au code activité DEB, sont issues du paramétrage effectué au niveau de la fonction Régimes et natures mouvement.
Toutes ces informations restent modifiables tant que la facture n'est pas validée.
Options / Consultation des factures
Cliquez sur cette action pour accéder à la consultation des différentes factures fournisseurs.
Options / Transaction
Cliquez sur cette action pour visualiser la transaction de saisie de facture utilisée.
Options / Traçabilité pièces
Cliquez sur cette action pour accéder à la fonction de consultation Traçabilité pièces. Cette fonction permet de visualiser et de naviguer dans la hiérarchie des pièces à l'origine ou issues du document.
Zooms / Pièce comptable
Zooms / Pièce analytique
Fonctions / Annulation comptable
Les enregistrements créés dans la table PTDSTKVAL lors de la validation de la facture (lorsque le paramètre PRIFLG - Valorisation complète stocks a pour valeur Oui) sont également annulés. De même, les régularisations potentielles liées à la valorisation des stocks sont extournées.
- pour les législations qui l'autorisent,
- si le paramètre POSTINVSUP - Annulation comptable factures (chapitre TC, groupe INV) a pour valeur Oui.
Fonctions / Déblocage erreur rapprochement
Limites
L'imputation d'une facture complémentaire sur une commande de sous-traitance n'est pas autorisée.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Aucun compteur n’est affecté à ce document
Ce message s'affiche lorsque l’affectation des compteurs pour le module Achat n’a pas été effectuée. Pour remédier à ce problème, il faut vérifier que les compteurs nécessaires existent bien (si ce n’est pas le cas les créer) puis les affecter aux différents documents à l’aide de la fonction appropriée (cf. paragraphe Prérequis de cette documentation).
Ce document n'existe pas
Ce message s'affiche lorsque, vous n’êtes pas en mode Création et que le numéro de facture que vous avez saisi n’existe pas dans la table. Pour remédier à ce problème, vous pouvez utiliser la fenêtre de sélection pour rechercher plus facilement.
Date incorrecte
Ce message s'affiche lors du contrôle de la date comptable, lorsque la date saisie est incorrecte ou lorsque elle entre dans un exercice non encore créé pour la société. Pour remédier à ce problème, vous pouvez saisir une nouvelle date ou créer puis ouvrir l'exercice et les périodes pour la société concernée.
Date incorrecte par rapport à la facture précédente
Ce message s'affiche dans le cas où la date saisie est inférieure à celle du document porteur du n° de pièce précédent alors que le contrôle de chronologie est activé sur le compteur utilisé par le type de pièce associé au type de facture renseigné.
Le numéro de pièce n'est pas défini sur la même période
Ce message s'affiche lors de la modification de la date comptable si la nouvelle date n'est pas sur la même période comptable alors que le composant période fait partie du compteur utilisé et que le paramètre FRADGI - Réglementation DGI N° 13L-1-06 a pour valeur Oui.
Date interdite pour le module Achats
Ce message s'affiche lorsque la date saisie est située en dehors de la plage de dates autorisée définie par les paramètres utilisateur ACHSTRDAT - Date début Achats et ACHENDDAT - Date fin Achats.
Exercice non ouvert
Ce message s'affiche lors du contrôle de la date comptable, lorsque celle-ci entre dans un exercice non ouvert pour la société. Pour remédier à ce problème, vous pouvez saisir une nouvelle date ou ouvrir l'exercice et la période pour la société concernée.
Période non ouverte
Ce message s'affiche lors du contrôle de la date comptable, lorsque celle-ci entre dans une période non ouverte pour l'exercice concerné. Pour remédier à ce problème, vous pouvez saisir une nouvelle date ou ouvrir la période concernée.
Période fermée
Ce message s'affiche lors du contrôle de la date comptable, lorsque celle-ci entre dans une période fermée pour l'exercice concerné. Pour remédier à ce problème, vous pouvez saisir une nouvelle date ou réouvrir la période concernée à condition que l'exercice soit encore ouvert. Voir les recommandations pour le message ‘Risque d'impact majeur sur la valorisation des stocks'.
Risque d'impact majeur sur la valorisation des stocks
Ce message s’affiche en tant qu’avertissement. Vous avez modifié la valeur de facturation d’un article sur cette facture. Vous devez régulariser manuellement la valeur du stock pour l'article, l’exercice au cours duquel l’article a été reçu en stock étant clos.
Collectif inexistant
Ce message s'affiche lors de la saisie du code d'appel du collectif lorsque le code saisi n'existe pas ou lorsque il est incompatible avec le code tiers saisi (par exemple code de type collectif client pour un fournisseur).
Insertion impossible
Ce message s'affiche si vous tentez d'insérer une ligne ou de dupliquer une ligne alors que le nombre de lignes maximum pour une facture, défini par le code activité approprié est atteint.
Hors limite dates de validité
Ce message s'affiche à la saisie de la date comptable.
Vos droits opérateur n’autorise pas cette valeur
Le code du bon à payer saisi est supérieur au code maximum indiqué dans l’enregistrement opérateur, champ Niveau bon à payer. Pour remédier à ce problème, vous devez saisir un code bon à payer de niveau inférieur.
Seul un élément ajouté manuellement peut être supprimé !
Ce message s'affiche si vous tentez de supprimer un élément de facturation. La liste des éléments de facturation est initialisée par la liste des éléments du fournisseur facturant et celle de sa structure tarif. Ces éléments ne peuvent pas être supprimés. Si un de ces éléments n’est pas utilisé, il suffit d'affecter la valeur zéro au montant correspondant. D’autres éléments supplémentaires peuvent être ajoutés en cours de saisie : ceux-ci peuvent être supprimés.
Élément facturation déjà présent dans la liste !
Ce message s'affiche si vous tentez d'ajouter un élément de facturation qui est déjà mentionné dans la liste : un même élément ne peut apparaître qu’une seule fois dans la liste.
Aucune ligne facture à facturer
Ce message bloquant s'affiche lors de la création manuelle d’une ligne de facture complémentaire lorsque la table des factures ne contient aucune facture. Les factures complémentaires doivent être saisies après les factures auxquelles elles se rapportent.
Commande XXXXXXXXXX Aucune ligne à facturer
Ce message bloquant s'affiche lors de la création manuelle d’une ligne de facture se rapportant à une commande lorsque toutes les lignes de la commande dont on a saisi le numéro sont déjà facturées.
Réception XXXXXXXXXX Aucune ligne à facturer
Ce message bloquant s'affiche lors de la création manuelle d’une ligne de facture se rapportant à une réception, lorsque toutes les lignes de cette réception sont déjà facturées.
Retour XXXXXXXXXX Aucune ligne à facturer
Ce message bloquant s'affiche lors de la création manuelle d’une ligne de facture se rapportant à un retour lorsque toutes les lignes de ce retour sont déjà facturées.
Pas de fiche sélectionnée
Ce message s'affiche lorsque vous abandonnez une sélection de lignes à facturer aussi bien pour les commandes, réceptions, retours et factures.
Article XXXXXXXXXX : Aucune ligne commande à facturer
Article XXXXXXXXXX : Aucune ligne réception à facturer
Article XXXXXXXXXX : Aucune ligne retour à facturer
Article XXXXXXXXXX : Aucune ligne facture à facturer
Ce message bloquant s'affiche lors de la création manuelle d’une ligne de facture après la saisie de la référence article lorsque le numéro ou la ligne du document d’origine n’ont pas été renseigné. Il indique que pour l’article en question toutes les lignes du document d’origine ont été facturées.
Ligne déjà facturée ou soldée
Ce message bloquant s'affiche lors de la création manuelle d’une ligne de facture après la saisie du numéro de ligne du document d’origine. Il indique que la ligne choisie est déjà facturée ou bien a été soldée manuellement dans le cas d’articles sans réception.
Commande non totalement signée !
Ce message bloquant s'affiche lors de la création manuelle d’une ligne de facture lorsque la commande renseignée n'est pas totalement signée.
Le retour n’est pas validé !
Ce message bloquant s'affiche lors de la création manuelle d’une ligne d’avoir lorsque le retour renseignée n'a pas encore été validé.
N’appartient pas à la même société juridique
Ce message bloquant s'affiche lors de la création manuelle d’une ligne de facture lorsque le numéro de la pièce d’origine saisi n’appartient pas à la même société que le site de facturation indiqué en en-tête.
Fournisseur facturant différent !
Ce message bloquant s'affiche lors de la création manuelle d’une ligne de facture lorsque le fournisseur facturant de la pièce d’origine saisie n’est pas identique au fournisseur facturant indiqué en en-tête.
Modification en cours sur un autre poste
Ce message bloquant s'affiche lorsque la facture que vous souhaitez modifier ou supprimer est en cours d’utilisation sur un autre écran. Attendez que celle-ci soit libérée ou choisissez une autre facture.
$PORDER XXXXXXXXXX Modification en cours sur un autre poste
$PRECEIPT XXXXXXXXXX Modification en cours sur un autre poste
$PRETURN XXXXXXXXXX Modification en cours sur un autre poste
$PINVOICE XXXXXXXXXX Modification en cours sur un autre poste
Ce message bloquant s'affiche lorsque la pièce d’origine sélectionnée est en cours d’utilisation sur un autre écran. Attendez que celle-ci soit libérée ou choisissez une autre pièce. Ce message peut également s'afficher pendant une mise à jour. Dans ce cas, la transaction est abandonnée et il est nécessaire de ressaisir la facture en cours.
L’article est en litige [Poursuivre Abandonner]
Ce message s'affiche lors de la création manuelle d’une ligne de facture après la saisie de la référence article. Il est fonction de la valeur du code blocage (Non / Avertissement / Bloquant) contenu dans l’article-fournisseur. Si le code blocage a pour valeur Avertissement, vous pouvez au choix, Poursuivre ou Abandonner la création.
Pas de ligne saisie. Mise à jour impossible
Ce message bloquant s'affiche si vous tentez de créer une facture sans avoir saisi de ligne.
XXX Problème lors de la récupération du compteur
Ce message s'affiche en création lorsque la lecture du compteur spécifié est invalide et que le système n’a pas été capable de récupérer un compteur.
Des avoirs ou factures complémentaires existent Suppression interdite
Ce message bloquant s'affiche lorsque l’on tentez de supprimer une facture sur laquelle porte des avoirs ou des factures complémentaires. Vous devez d’abord supprimer ceux-ci avant de supprimer la facture.
Facture validée, modification ou suppression interdite !
Ce message bloquant s'affiche lorsque vous tentez de modifier ou de supprimer une facture passée en comptabilité. Une facture validée ne peut plus être modifiée.
Règlements effectués, suppression interdite !
Ce message bloquant s'affiche lorsque vous tentez de supprimer une facture pour laquelle des règlements ont été enregistrés.
Comptes social et IAS immobilisables et article non immobilisable
Voulez-vous créer la dépense à la validation ?
Ce message d'avertissement s'affiche à la validation lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- le module Immobilisations est géré,
- les comptes sont suivis,
- la ligne possède un article mais l'article n'est pas immobilisable.
En cliquant sur Oui, la dépense est créée. En cliquant sur Non, la dépense n'est pas créée sans génération d'erreur.
Aucune dépense ne sera créée pour la ligne
Comptes social et IAS non immobilisables et article immobilisable
Le répertoire DBS est en lecture seule, les connexions distantes SYSDBA seront impossibles.
Ce message d'avertissement s'affiche à la validation lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- le module Immobilisations est géré,
- l'article est immobilisable
- les comptes ne sont pas suivis.
En cliquant sur Oui, la dépense n'est pas créée sans génération d'erreur. En cliquant sur Non, la validation stoppe en erreur.
Aucune dépense ne sera créée pour la ligne
Compte social non suivi et compte IAS suivi (or) Compte social suivi et compte IAS non suivi.
Le répertoire DBS est en lecture seule, les connexions distantes SYSDBA seront impossibles.
Ce message d'avertissement s'affiche à la validation lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- le module Immobilisations est géré
- un compte est suivi et l'autre ne l'est pas
En cliquant sur Oui, la dépense n'est pas créée sans génération d'erreur. En cliquant sur Non, la validation stoppe en erreur.
'Erreur zone' 'Type de facture'
'IN1 [LEG 1] : Type de pièce IN2 : Fiche inexistante pour la législation courante [LEG 1]'
Ce message s’affiche quand la législation du type de saisie lié au type de facture ne correspond pas à la législation de la facture.
Ce fournisseur n’a pas de numéro ABN. Merci de vérifier la fiche Fournisseur avant de comptabiliser la facture
Ce message s'affiche lorsque les conditions suivantes sont réunies : le code activité de localisation KAU - Australie est actif, le paramètre AUSABNWRN - Avertir fournisseur sans ABN (chapitre LOC, groupe AUS) a pour valeur Ouiet le fournisseur sélectionné ne possède pas de code ABN (ce code est renseigné sur la fiche Fournisseur au niveau du champ Code SIRET).