Factors
L’affacturage consiste à transférer tout ou une partie des créances/dettes d'un client vers un organisme financier tiers : le factor. Celui-ci prend alors en charge les créances qui lui ont été cédées et le risque de non paiement afférent. En échange, ce factor règle le montant des factures, déduction faite de commissions et d’agios.
Il est important de noter que l’enregistrement des commissions et agios n’est pas automatisée. Lors de la saisie du règlement du factor, il sera nécessaire de créer deux lignes au moins : une pour le règlement de la totalité de la quittance, et une autre pour les commissions et agios (sous une destination comptable appropriée – cf. documentation Destinations comptables).
La fonction de l’affacturage telle qu’elle est gérée sous Sage X3 s’articule en plusieurs étapes :
- L'identification des factors : Recueillir les informations relatives au factor, par exemple ses détails, les spécificités des fichiers magnétiques qu'il reçoit, les données comptables (compte factor, compte collectif ou compte client factorisé)...
- L’affectation de factors sur des factures client à traiter (cf. documentation )Saisie factors)
- La création de quittances (cf.Génération quittances)
- la comptabilisation de ces quittances (cf. Comptabilisation quittances)
- Notification de règlement (cf.Notification de règlement)
- Vous devez ensuite enregistrer, sur un bordereau de paiement, le règlement du montant indiqué sur la quittance du factor. Cette étape est postérieure au flux normal de règlement (cf. Saisie des règlements).
Le factor n’est pas considéré comme un tiers. Le règlement doit être saisi sur le compte du factor, sans mention du tiers.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
En-tête
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Code factor |
| Nom du factor |
Onglet Coordonnées
Détail
Informations sur le factor, notamment le RIB et la ou les domiciliation(s) bancaire(s).
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Informations
| Coordonnées du factor |
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| Coordonnées du factor |
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| Cliquez sur cette icône pour ouvrir un site de cartographie permettant de situer l'adresse renseignée. |
| Coordonnées du factor |
Bloc numéro 2
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Données bancaires
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Onglet Fichier
Présentation
Fichier
Code vendeur
Renseignez le code vendeur utilisé pour l'impression des quittances.
Nom et extension de fichier
Lors de la comptabilisation de la quittance, un fichier magnétique est émis dans le sous-dossier "Bqe" dans l’arborescence du dossier en activité. Ces informations permettent de nommer la racine de ce fichier émis ainsi que d’en définir le format.
N° séquence quittance
Un compteur (cf. Compteurs) doit être lié au factor pour générer un numéro pour chaque quittance.
N° compte factor
Il s’agit du compte général lié au factor. Les pièces sont enregistrées sur ce compte après comptabilisation de la quittance. Le règlement final émis par le factor vers le site de vente pour le paiement des créances doit être enregistré sur ce compte.
Si ce compte général n’existe pas dans le plan comptable, vous devez le créer à partir des Comptes généraux.
Collectif ou compte client factorisé
Pour éviter que les opérations de comptabilisation de quittance et de notification de règlement soient passées sur un compte en attente, vous pouvez préciser un collectif, ou un compte de client factorisé. Vous pourrez ainsi garder un trace de l’opération d’affacturage pour le client.
Le compte (ou le collectif) est un compte dédié pour l’en-cours client factorisé. S’il n’existe pas, vous pourrez le créer dans le Plan comptable.
Texte
Ce texte apparaît sur l'impression de la facture quand une facture est envoyée au factor. Il s'applique uniquement aux factures pour lesquelles le factor est précisé avant validation.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Données comptables
| Ce champ définit le type de relation ou de contrat associé au factor. Vous disposez de trois options :
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| Ce champ affiche le pourcentage de la facture que le factor retient pour anticiper une éventuelle absence de paiement. Vous pouvez uniquement modifier ce champ si le type d'affacturage est Sans recours. Le pourcentage réel dépend de votre contrat avec le factor et ne peut pas dépasser le montant total de la facture. Si la facture est impayée, le factor ne restitue pas le pourcentage de réserve. |
| Ce champ affiche le compte bancaire utilisé pour la transaction avec le factor. Un factor doit être lié à un compte bancaire. Vous pouvez uniquement modifier ce champ si le type d'affacturage n'est pas sur Standard. La banque de règlement alimente les champs suivants en affichage seul :
La devise de cette banque est utilisée dans les fonctions Comptabilisation des quittances et Notification de règlement. |
| Ce champ en affichage seul indique la banque de paiement sélectionnée. Il s'agit de la société/site du factor. Elle doit être compatible avec la société/site des factures en cours de règlement par le factor. Vous pouvez uniquement modifier ce champ si le type d'affacturage n'est pas sur Standard. |
| Ce champ affiche la banque de paiement sélectionnée. Toutes les pièces du compte bancaire sont en devise autorisée (devise du compte ou de la société) et le sur le site de la banque (ou site principal de la société). Un factor doit être lié à un compte bancaire. Vous pouvez uniquement modifier ce champ si le type d'affacturage n'est pas sur Standard. La devise de cette banque est utilisée dans les fonctions Comptabilisation des quittances et Notification de règlement. |
| Ce champ affiche la banque de paiement sélectionnée. Quand la devise de la facture est différente de la devise de banque, le type de taux permet de calculer le cours de change. Un factor doit être lié à un compte bancaire. Vous pouvez uniquement modifier ce champ si le type d'affacturage n'est pas sur Standard. |
| Ce champ permet d'indiquer le code comptable du factor. |
Fichier
| C'est le nom par lequel est référencé l'entreprise chez le factor. Il s’agit du code vendeur qui sera utilisé lors de l’impression des quittances. |
| Saisissez un code compteur pour le document. Ce code pointe vers la table des compteurs de documents, qui permet de définir le format du numéro de quittance.
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| Renseignez ici le code du fichier bancaire qui définit le paramétrage du fichier transmis au factor. |
| Extension du fichier |
| Ce texte apparaît sur l'impression de la facture quand une facture est envoyée au factor. Il s'applique uniquement aux factures pour lesquelles le factor est précisé avant validation. |