Comptabilisation quittances
L’affacturage consiste à transférer tout ou une partie des créances/dettes d'un client vers un organisme financier tiers : le factor. Celui-ci prend alors en charge les créances qui lui ont été cédées et le risque de non paiement afférent. En échange, le factor règle le montant des factures, déduction faite de commissions et d’agios.
Il est important de noter que l’enregistrement des commissions et agios n’est pas automatisée. Lors de la saisie du règlement du factor, il sera nécessaire de créer deux lignes au moins : une pour le règlement de la totalité de la quittance, et une autre pour les commissions et agios (sous une destination comptable appropriée – cf. documentation Destinations comptables).
La fonction de l’affacturage telle qu’elle est gérée sous Sage X3 s’articule en plusieurs étapes :
- L'identification des factors (cf. documentation Factors).
- L’affectation de factor aux factures clients à traiter (cf. documentation Saisie factors)
- La création des quittances. Elle permet de créer un numéro de liste pour un ensemble de factures, avoirs, cédés à un factor, et d’imprimer ces listes de factures cédées accompagnées d’une lettre de cession de créances. (cf. Génération quittances)
- La comptabilisation de ces quittances (la présente fonction)
- La notification du règlement (cf. Notification de règlement)
- Vous devez ensuite enregistrer la quittance d'un montant à hauteur de celui indiqué sur la quittance du factor. Cette étape est postérieure au flux normal de règlement (cf. Saisie de règlements).
Le factor n’est pas considéré comme un tiers. Le règlement doit être saisi sur le compte du factor, sans mention du tiers.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Le statut de pièce pour les comptabilisations doit être Définitif quand le type de génération demandé est Réel et que la société est :
- soit une société de législation française (le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur "oui", non modifiable),
- soit une société non française appliquant les règles françaises de la conformité DGI n° 13L-1-06 (le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui', modifiable).
Onglet Écran de saisie
Présentation
Les quittances ne peuvent pas être validées en masse. Vous devez sélectionner chaque factor et quittance à valider. Cliquez sur OKpour créer la pièce.
Quand vous sélectionnez une quittance, les options suivantes vous sont proposées :
Type de génération
Pour les types de génération, sélectionnez : Réelle, Simulation active ou Simulation inactive. La pièce comptable réelle est une pièce que l’on peut toujours consulter et éditer (Grand Livre, Balance…).
La pièce de simulation, une fois activée, est également intégrée aux écrans de consultation et aux éditions. Elle peut être convertie en pièce réelle ou désactivée pour passer en simulation active. Une simulation inactive n'est pas visible sur les consultations et états, par exemple les écritures d'inventaire physique.
État écritures
L'état d'un écriture peut être temporaire ou définitif. Cet état détermine votre possibilité de modifier la pièce. Quand l'état est définitif, vous pouvez modifier la date, les montants, les comptes, le code TVA, et autres informations de compte. Vous pouvez appliquer des modifications à une pièce, de nature purement informative ou destinées aux écritures analytiques.
Date pièce
La date de pièce détermine la date à laquelle la pièce est générée.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Critères
| Comptabilisation des quittances Si le compte collectif client du factor est saisi, le module considère ce compte collectif et le code client (pièce automatique FCQ1) ou le compte client dédié (pièce automatique FCRQ2). Vous pouvez générer trois types de quittances : Réelle, Simulation active ou Simulation inactive. Vous pouvez simuler une validation avant la comptabilisation vers la pièce. Les pièces en simulation sont présentes sur le champ REFSIM avec les valeurs suivantes : 'QT' + code factor + devise. |
| Ce champ affiche la devise pour le compte bancaire indiqué pour le factor. Si le type de Factor est Standard, ce champ reste vide. |
| Comptabilisation des quittances Si le compte collectif client du factor est saisi, le module considère ce compte collectif et le code client (pièce automatique FCQ1) ou le compte client dédié (pièce automatique FCRQ2). Vous pouvez générer trois types de quittances : Réelle, Simulation active ou Simulation inactive. Vous pouvez simuler une validation avant la comptabilisation vers la pièce. Les pièces en simulation sont présentes sur le champ REFSIM avec les valeurs suivantes : 'QT' + code factor + devise. |
Notification
| Ce champ, non modifiable, affiche le type d'affacturage pour le factor sélectionné. |
| Ce champ en affichage seul indique la banque de paiement sélectionnée. Il s'agit de la société/site du factor. Elle doit être compatible avec la société/site des factures en cours de règlement par le factor. Vous pouvez uniquement modifier ce champ si le type d'affacturage n'est pas sur Standard. |
| Ce champ affiche le montant total de la quittance dans la devise du factor. Le cours de change est calculé en fonction de la date de pièce affichée. |
| Ce champ affiche le pourcentage de la facture que le factor retient pour anticiper une éventuelle absence de paiement. Vous pouvez uniquement modifier ce champ si le type d'affacturage est Recours. Le pourcentage réel dépend de votre contrat avec le factor et ne peut pas dépasser le montant total TTC de la facture. Si la facture est impayée, le factor ne restitue pas le pourcentage de réserve. |
| Vous pouvez modifier ce champ quand le compte associé au montant financier est soumis à taxe (voir Code comptable). La valeur par défaut est définie sur le compte.Saisissez le montant du factor quand la quittance est acceptée. Il doit être saisi dans la devise de la banque. |
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| Ce champ affiche le code taxe valide pour la société du compte bancaire. Le code taxe par défaut est défini sur le compte général "Montant financier sur opérations d’affacturage" accessible via le code comptable associé au factor. Si vous modifiez le code taxe par défaut, seuls les codes taxe valides pour la société de la banque sont autorisés.Ce compte est repris par défaut via le code comptable du factor. |
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| Ce champ est le montant de taxe déductible calculé à partir du montant de taxe et de la définition du code taxe. Si le champ frais financier est vide, les champs taxe et montant de taxe ne peuvent pas être modifiés. |
Génération
| Comptabilisation des quittances Si le compte collectif client du factor est saisi, le module considère ce compte collectif et le code client (pièce automatique FCQ1) ou le compte client dédié (pièce automatique FCRQ2). Vous pouvez générer trois types de quittances : Réelle, Simulation active ou Simulation inactive. Vous pouvez simuler une validation avant la comptabilisation vers la pièce. Les pièces en simulation sont présentes sur le champ REFSIM avec les valeurs suivantes : 'QT' + code factor + devise. |
| Dans le cas d'une génération réelle, l'état de la pièce peut être :
Le statut de pièce pour les comptabilisations doit être Définitif quand le type de génération demandé est Réel et que la société répond à un des critères suivants :
En provisoire, la pièce reste modifiable pour la majorité des informations y figurant. Les options de modification peuvent varier selon :
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| Comptabilisation des quittances Si le compte collectif client du factor est saisi, le module considère ce compte collectif et le code client (pièce automatique FCQ1) ou le compte client dédié (pièce automatique FCRQ2). Vous pouvez générer trois types de quittances : Réelle, Simulation active ou Simulation inactive. Vous pouvez simuler une validation avant la comptabilisation vers la pièce. Les pièces en simulation sont présentes sur le champ REFSIM avec les valeurs suivantes : 'QT' + code factor + devise. |
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Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch, mais il n'existe pas de tâche standard dédiée à son lancement.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour la société
Si le traitement est lancé pour une société et que cette société a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui'), les pièces réelles générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.
Les documents comptabilisés seront en ‘définitif’ pour une ou plusieurs des sociétés
Le traitement est lancé pour toutes les sociétés ou un groupe de sociétés et si au moins une des sociétés a opté pour la conformité DGI n° 13L-1-06 (c'est-à-dire si le paramètre FRADGI/chapitre TC/groupe CPT a pour valeur 'oui'), les pièces réelles générées par le traitement auront le statut 'Définitif'.