Comptabilité tiers > Bordereaux de remise > Saisie bordereau de remise 

Utilisez cette fonction pour regrouper manuellement dans un bordereau de remise ou fichier bancaire les règlements associés à la même transaction, société et banque. Vous pouvez également consulter et modifier des bordereaux existants, générés automatiquement ou importés.

Les bordereaux passent par plusieurs étapes, selon le paramétrage de la transaction de règlement.

Remarque : Le bordereau est le document qui est remis à la banque, sous forme fichier ou papier, pour les règlements (remise de chèques, fichier magnétique ou EDI de virements émis ou de LCR remises à l'encaissement ou à l'escompte).

Le Statut approbation est Partiellement approuvé lorsque un ou plusieurs règlements liés à la même transaction ne sont pas approuvés. Vous pouvez approuver les règlements individuellement dans la table des Règlements, ou sélectionner Tout approuver. Vous ne pouvez pas créer un fichier bancaire si certains règlements sont toujours en attente d'approbation. Dans ce cas, vous pouvez soit approuver les transactions concernées, soit cliquer sur Supprimer non approuvés pour pouvoir créer le fichier bancaire.

Rappel : si vous modifiez un règlement approuvé, il redevient non approuvé (le Statut approbation est mis à jour en conséquence).

Groupes de bordereaux de remise

Pour simplifier le processus de paiement et réduire le nombre de fichiers bancaires, vous pouvez regrouper les bordereaux de remise, à condition qu'ils aient la même société, le même type de pièce, et le même compte bancaire. Par ailleurs, la case à cocher Autoriser regroupement remises doit être activée sur la définition de fichier bancaire liée au type de pièce.

Cliquez sur Regrouper bordereaux de remise pour sélectionner les bordereaux concernés. Une fois le fichier bancaire créé, vous ne pouvez plus modifier le groupe.

SEEREFERTTO Se reporter à la documentation sur les Transactions de règlement pour plus d'informations.

Cliquez sur Suivi pour lister ces étapes dans un fichier de trace.

Le bordereau de remise peut être exécuté consécutivement (seule la dernière étape est obligatoire) :

  • placé sur un fichier magnétique afin d’être envoyé en banque,
  • remis sur un compte intermédiaire,
  • comptabilisé en banque.

    Prérequis

    SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

    Gestion de l'écran

    En-tête

    Champs

    Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

    Bloc numéro 1

    • No bordereau (champ FRMNUM)

    Ce champ affiche l’identifiant unique d'un bordereau de remise.

    A la création d'un nouveau bordereau, le numéro n'est pas saisi, il est attribué selon un compteur paramétrable. Par défaut, ce compteur est PY5.

     

    Cette zone doit obligatoirement être renseignée à la création du bordereau. On précise le site de regroupement du bordereau. Le bordereau est mono-société, mais il est possible de regrouper les règlements de plusieurs sites sur un même bordereau.

    Indiquez la banque associée au bordereau de remise. Les règlements composant le bordereau de remise devront être attribués à cette même banque.
    Lorsqu'un règlement non affecté à un ebanque est sélectionné, un message d'avertissement permet de forcer la banque du règlement à celle du bordereau.
    La banque de remise du bordereau doit également être précisée. Dès lors, seuls les règlements affectés à cette banque ou non affectés seront proposés dans le volet de sélection.

    • No groupe bordereaux de remise (champ FRMGRP)

    Ce champ affiche automatiquement le numéro de group après création du groupes de bordereaux via l'action Regrouper bordereaux de remise.La numérotation dépend du compteur PYG défini dans la fonction Affectation des compteurs, associé au type de pièce du groupe de borderaux.

    Indiquez la transaction de règlement associée au bordereau de remise. Elle doit être définie avec l'étape "Bordereau de remise". Les règlements doivent être associés à cette transaction de règlement.
    SEEINFOCe champ fait référence à la transaction de règlement traitée. Elle doit obligatoirement être renseignée car elle permet de définir les étapes associées au bordereau.

    Spécificités du SEPA : traitement de la date d'échéance au niveau des bordereaux de remise
    Tout bordereau s’appuyant sur une transaction de saisie de règlement ouverte au SEPA est mono-échéance. La date d'échéance du bordereau correspond au premier règlement sélectionné. Tous les autres règlements doivent avoir une date d’échéance identique.
    Tout bordereau basé sur une transaction de saisie de règlement ouverte au SEPA porte uniquement sur des règlements libellés en euros.

    Bloc numéro 2

    • Etat (champ STA2)

     

    • Statut approbation (champ APPSTA)

    Ce champ affiche le statut d'approbation global de toutes les transactions du règlement. Si un ou plusieurs règlements ne sont pas encore approuvés, le statut est Partiellement approuvé et vous ne pouvez pas créer le fichier bancaire.

    Vous pouvez approuver les règlements individuellement dans la table des Règlements, ou sélectionner Tout approuver.

    Si des modifications sont apportées à un règlement approuvé, son statut redevient "non approuvé".

    • Type de remise (champ FRMTYP)

    Sélectionnez le type de bordereau : Encaissement, Escompte, Encaissement en valeur, ou Escompte en valeur.
    Si le bordereau de remise est associé à une transaction de chèques et que le traitement du code édition est CHR ou CHE, ce champ est forcé à Encaissement.
    Pour tous les bordereaux de remise hormis les chèques, vous pouvez sélectionner un type de remise (encaissement ou escompte) qui définit sur quel journal sont enregistrées les écritures générées.
    Le type de bordereau indiqué en en-tête prévaut sur tout autre type de bordereau indiqué au niveau du règlement.
    A un type de remise précis peut être définie une comptabilisation particulière sur un compte intermédiaire.
    SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation sur les Transactions de règlement pour plus de précisions.

    • Type de chèque (champ CHQTYP)

    Sélectionnez le type de chèque (sur place, hors place, etc) pour ce bordereau de remise.
    Ce champ est disponible si :

    • le champ Remise HP/SP est sélectionné au niveau de la banque associée au bordereau de remise,
    • le champ Type de chèque est défini comme saisissable au niveau de la transaction de règlement associée au bordereau de remise.

     

    Onglet Règlements

    L’en-tête définit les caractéristiques générales du bordereau, et les lignes précisent les règlements qu’il contient.

    En-tête de bordereau

    L’état du bordereau indique les valeurs suivantes au fil des étapes de comptabilisation :

    • Bordereau saisi : une étape (la remise en banque) ou plusieurs étapes (selon le paramétrage des transactions de règlement) restent à effectuer avant la validation du bordereau (étapes de comptabilisation et/ou de remise sur fichier magnétique).
    • Bordereau sur fichier : le bordereau a été placé sur un fichier magnétique ou EDI.
    • Compte intermédiaire : le bordereau a été remis sur un compte intermédiaire.
    • Banque : le bordereau est comptabilisé, il a été remis en banque.

    Lignes du bordereau

    Les lignes sont automatiquement renseignées à la sélection des règlements à traiter : dans la colonne Numéro, la fonction Sélection du menu contextuel propose les règlements en attente de remise.

    On peut ensuite sélectionner d’autres règlements associés aux mêmes transaction de règlement et compte bancaire.

    Fonctions particulières

    Il est possible pour l'émission des fichiers bancaires (magnétiques et EDI), de saisir une 'date d'exécution' via la Tool Bar et le menu Fonction. Par défaut la date proposée est la date du jour ou, s'il s'agit d'une réémission de fichier, la date d'exécution de la précédente génération.

     

    Champs

    Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

    Tableau

    • LB (champ WLISTA)

     

    • Approuvé (champ PAYAPPFLG)
    Ce champ affiche le statut d'approbation de la transaction sur la ligne.
    • Numéro (champ NUM)

    Le champ Numéro de bordereau est accessible en consultation des bordereaux. Il vous permet de sélectionner un numéro de bordereau.
    En création d’un nouveau bordereau, le numéro est généré automatiquement, il n’est donc pas nécessaire de le saisir dans ce champ.
    Les règlements composant le bordereau de remise doivent avoir les mêmes transaction, banque et société que celui-ci, et le même type de chèque (si renseigné en en-tête de bordereau).

    Ce champ affiche les détails du règlement pour la transaction de la ligne et n'est pas modifiable dans ce contexte.

    • Raison sociale (champ PYHNAM)

     

    • Echéance (champ DUDDAT)

     

     

    • Montant (champ AMTCUR)

     

    Cette zone doit obligatoirement être renseignée à la création du bordereau. On précise le site de regroupement du bordereau. Le bordereau est mono-société, mais il est possible de regrouper les règlements de plusieurs sites sur un même bordereau.

    • Fichier banque (champ TFBFIL)

    Ce champ affiche les détails du règlement pour la transaction de la ligne et n'est pas modifiable dans ce contexte.

    Ce champ affiche les détails du règlement pour la transaction de la ligne et n'est pas modifiable dans ce contexte.

    Total société

    • champ TOTLOC

     

     

    Total banque

    • champ TOTBAN

     

     

     

    Icône Actions

    Règlement

    Utilisez cette option pour accéder au règlement sur la ligne. Vous pouvez approuver ce règlement si nécessaire.

    Approuver

    Utilisez cette option pour approuver la transaction sur la ligne.


     

     

    Actions spécifiques

    Lorsque la remise est complète, cliquez sur Créer. Un numéro de bordereau est attribué (dans le compteur associé).

    Cette action vous permet de comptabiliser la remise en banque. Selon le paramétrage de la transaction de règlement, le système propose soit une remise sur un compte intermédiaire soit directement en banque.

    Dans ce dernier cas, précisez la date comptable et la date de valeur souhaitées pour cette opération. La remise n’est effectuée que si aucune erreur ne survient, sinon un fichier trace explique ces erreurs.

    Les champs suivants sont présents dans la fenêtre ouverte par ce bouton :

    Bloc numéro 1

    Codes société/site sur lesquels la remise est saisie.

     

    Code banque sur lequel la remise est saisie.

    Code de la transaction de saisie de règlement utilisée pour la remise.

    • Format ETEBAC (champ FILREF6)

    Ce champ est accessible pour toute remise crée à partir d'une transaction de règlement ouverte au SEPA. Il affiche par défaut le format de fichier paramétré pour la transaction de saisie de règlement.
    Sélectionnez le type de fichier à générer :

    • si aucun type de fichier n'est paramétré dans la transaction de saisie (ni un fichier magnétique, ni un fichier EDI) ,
    • ou si un fichier magnétique et un fichier EDI sont paramétrés.
    • Format EDI (champ FILREF71)

     

    • Format SEPA (champ FILREF8)

    Ce champ est accessible pour toute remise crée à partir d'une transaction de règlement ouverte au SEPA. Il affiche par défaut le format de fichier paramétré pour la transaction de saisie de règlement.

    • Génération fichier DTA/EZAG (champ SWIDTAEZAG)

    Cliquez sur cette icône pour générer les fichiers EZAG/OPAE et DTA. Ce champ est disponible si le code d'activité KSW - Localisation suisse est activé.

    Le type de fichier est déterminé par le paramétrage du Type de règlement suisse de la fonction des types de saisie de règlement (GESTPY).

    Toutes les autres options sont déactivées pour ces types de fichier.

    Bloc numéro 2

    • champ TYPFIL

    Sélectionnez une option pour définir l'emplacement de génération des fichiers bancaires.

    • Client : Téléchargez vos fichiers bancaires sur votre ordinateur depuis un navigateur.
    • Serveur : Générez vos fichiers bancaires sur le volume de stockage d'un serveur.
    • Fichier (champ VOLFIL)

    Saisissez ou sélectionnez le volume de stockage sur serveur où vous souhaitez générer vos fichiers bancaires. Ce champ est uniquement disponible quand le bouton radio Serveur est sélectionné.

    Par défaut, c'est le volume de stockage défini au niveau du paramètre REPBANKDEF - Chemin fichier par défaut (chapitre TRS, groupe DEF) qui est proposé. Si ce paramètre n'est pas renseigné, c'est le volume BQE qui est proposé comme valeur par défaut.

    Cette action est accessible si la transmission d’un fichier de remise est prévu pour la transaction de règlement. Si le Statut approbation n'est pas Approuvé, vous ne pouvez pas créer le fichier bancaire. Vous devez soit supprimer, soit approuver les règlements en attente d'approbation.


    Un fichier est produit à destination de la banque. Suivant le paramétrage de la transaction de règlement, on émet un fichier magnétique ou un fichier EDI. Toutefois, si aucun fichier n'est associé à la transaction, vous devez sélectionner le format désiré au moment de la génération.

    Si vous avez créé un groupe de bordereaux de remise, un seul fichier bancaire est créé avec une section d'en-tête, une section de détail pour chaque bordereau du groupe, et une section de pied. Après avoir sélectionné cette action, vous ne pouvez plus modifier le groupe.

    Si vous utilisez le logiciel de communication bancaire Sage Connect, déposez le fichier banque dans le répertoire PatchToWatch de Sage Connect. Un fichier XML est généré dans le répertoire Fichier, et vous pouvez alors le transmettre à la banque.

    Cas spécifique à la Suisse (code activité KSW - Suisse) :
    Génération de fichiers EZAG/OPAE et DTA lancée via l'icône de Génération fichier DTA/EZAG. Toutes les autres options sont désactivées pour ces types de fichier.

    Cette action vous permet de connaître la prochaine étape pour chaque bordereau.

    Barre de menu

    Zoom / Pièce comptable

    Permet de zoomer sur la ou les pièces comptables générées au titre des différentes étapes de validation comptable suivies par le bordereau.

    Zoom / Transaction

    Permet de zoomer sur le paramétrage de la transaction de règlement à laquelle le bordereau est associé.

    Fonction / Date d'exécution

    Il est possible pour l'émission des fichiers bancaires (magnétiques et EDI), de saisir une 'date d'exécution' via la Tool Bar et le menu Fonction. Par défaut la date proposée est la date du jour ou, s'il s'agit d'une réémission de fichier, la date d'exécution de la précédente génération.

    Fonction / Vérification liste blanche

    Sélectionnez cette option pour vérifier si le compte bancaire du fournisseur est présent sur la liste blanche. Le statut et la date de vérification s’affichent dans la colonne LB de la tableau Données bancaires de la fiche fournisseur (GESBPS), de la façon suivante :

    • Traitable (date) en vert : Ce fournisseur est présent sur la liste à la date indiquée.
    • Traitable (date) en jaune : A la dernière vérification effectuée, ce fournisseur était sur la liste à la date indiquée.
    • Non traitable (date) en rouge : Depuis la dernière vérification effectuée, ce fournisseur n’est pas présent sur la liste.
    • Non vérifié en gris : Ce fournisseur n’a jamais été vérifié.
    • N/A : La case à cocher Sans vérification LB est sélectionnée sur la fiche du fournisseur (GESBPS).

    Fonction / Regrouper bordereaux de remise

    Cliquez sur cette fonction pour afficher la liste des bordereaux disponibles au regroupement. Tous les bordereaux sont sélectionnés par défaut. Vous pouvez désélectionner les bordereaux que vous ne souhaitez pas inclure dans le groupe. Lorsque vous cliquez sur OK, le groupe est créé avec un numéro de groupe affecté automatiquement. Ce numéro s'affiche dans le volet de sélection et dans le champ No groupe bordereaux de remise.

    Une fois le fichier bancaire créé, vous ne pouvez plus modifier le groupe.

    Pour faire partie d'un groupe, le bordereau doit être lié au même type de pièce, à la même société, au même compte bancaire, et la case à cocher Autoriser regroupement remises doit être activée sur la Définition fichier bancaire.

    Règlements / Tout approuver

    Utilisez cette action pour approuver toutes les transactions non approuvées dans la table des Règlements. Vous ne pouvez pas créer le fichier bancaire tant que tous les règlements en attente d'approbation ne sont pas approuvés, ou supprimés de la table.

    Règlements / Supprimer non approuvés

    Utilisez cette action pour supprimer les règlements non approuvés de la table des Règlements pour pouvoir ensuite créer le fichier bancaire.

    Messages d'erreur

    Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

    Code déjà saisi en ligne #

    Ce message apparaît en saisie de numéro de règlement dans le tableau, lorsque vous indiquez un numéro déjà présent sur une autre ligne.

    Transaction de règlement non paramétrée pour cette fonction

    Ce message apparaît en saisie de numéro de règlement dans le tableau, lorsque le règlement référencé est associé à une transaction de règlement qui n'intègre pas l’étape 'Bordereaux de remise'.

    Type de chèque <> xxx

    Ce message apparaît en saisie de numéro de règlement dans le tableau, lorsque :

    • la remise concerne des chèques (la zone 'Code édition' de la transaction de règlement associée est à 'CHR' ou 'CHE'), 
    • la banque est paramétrée avec 'Remise de chèques HP/SP' à 'Oui',
    • le chèque référencé à un 'Type de chèque' différent de celui des lignes précédentes.

    Le type de chèque défini par les lignes précédentes est affiché en en-tête du bordereau, dans l’intitulé de la transaction de règlement.

    Société xxx

    Ce message apparaît en saisie de numéro de règlement dans le tableau, lorsque le règlement référencé appartient à une société différente de celle indiquée en en-tête de bordereau, et définie par les lignes précédemment saisies.

    Site xxx

    Ce message apparaît en saisie de numéro de règlement dans le tableau, lorsque le règlement référencé appartient à un site non autorisé pour la fonction en-cours.

    Règlement xxx (Ligne #) – annulation impossible (Site xxx)

    Ce message apparaît en annulation d’une ligne du tableau, lorsque le règlement référencé appartient à un site non autorisé pour la fonction en-cours.

    Voulez-vous affecter la banque XXX à ce règlement ?

    Ce message d'avertissement apparaît en saisie de numéro de règlement dans le tableau, lorsque le règlement référencé n’a pas de banque attribuée et que le bordereau est affecté à la banque XXX.

    Banque xxx

    Ce message apparaît en saisie de numéro de règlement dans le tableau, lorsque le règlement référencé est attribuée à une banque différente de celle indiquée en en-tête de bordereau, et définie par les lignes précédemment saisies.

    Etat : Saisi / Etat : Accepté

    Ces messages apparaissent en saisie de numéro de règlement dans le tableau, lorsque le règlement référencé n’est pas passé par l’état 'Accepté' alors que l’étape 'Retour acceptation' est à 'oui' dans la transaction de règlement associée, ou qu’il n’est pas en état 'En portefeuille' alors que la transaction de règlement associée est paramétré avec l’étape 'Mise en portefeuille' à 'oui'.

    Etat : Sur compte intermédiaire / Etat : En banque / Etat : Impayé

    Ces messages apparaissent en saisie de numéro de règlement dans le tableau, ou en création ou enregistrement de la remise, lorsque le règlement référencé est en état : 'Sur compte intermédiaire', 'En banque' ou 'Impayé'.

    Règlement sur le bordereau de remise xxx

    Ce message apparaît en saisie de numéro de règlement dans le tableau, lorsque le règlement référencé appartient déjà à une remise non comptabilisée. Si cette remise n’est pas en cours de modification sur un autre poste, cet avertissement est non bloquant ; à l’enregistrement de la saisie, le règlement sera simplement transféré de remise.

    Tableau plein

    Indique que la remise n’est pas modifiable, car le nombre de règlements associés à celle-ci dépasse le nombre de lignes du tableau.

    Pas de cours de devises devise règlement -> devise société (date règlement) / Pas de cours de devises devise règlement -> devise banque (date règlement)

    Ces messages peuvent apparaître en saisie d’un numéro de règlement dans le tableau ou au chargement d’une remise à l’écran. Ils sont non bloquants. Ils indiquent que les totaux de bas d’écran en devise société ou en devise de banque sont incomplets, dans la mesure où la conversion du montant d’un règlement en devise société ou devise de banque à la date de règlement et au type de cours associé à la transaction de règlement a échoué. Vérifiez les cours de devises.

    Tous les règlements doivent être associés à la même devise

    Ce message s'affiche en saisie ou picking, lorsque les deux conditions suivantes sont réunies :

    • les règlements n'ont pas tous la même devise,
    • la Transaction de règlement est paramétrée, au niveau de l'étape 'Comptabilisation en banque,' avec un Regroupement règlement ayant pour valeur : 'Bordereau remise/Domiciliation'.

    Tables mises en œuvre

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