Plan de non-conformité
Utilisez cette fonction pour planifier et mettre en œuvre des actions préventives ou correctives pour une non-conformité spécifique.
Vous pouvez accéder à cette fonction à partir du menu des Non-conformités, ou depuis le volet d'actions d'une non-conformité.
Vous pouvez uniquement ajouter ou modifier des actions préventives ou correctives si le plan d'action a été généré à partir d'une non-conformité. Vous ne pouvez pas utiliser cette fonction pour générer un nouveau plan d'action, puis le lier à une non-conformité.
La planification est la clé pour réussir la mise en œuvre et l'exécution d'un 'changement' relatif à une non-conformité, et répondre aux besoins du client ou de la règlementation. Un plan d'action présente les objectifs à atteindre pour livrer un produit (ou une solution) fonctionnel et conforme, quand un problème, un défaut, une défaillance, ou une défaillance potentielle sont constatés au niveau du modèle de production, du modèle de conception, d’un service, du système, ou des process. Un plan d'action présente les objectifs de l'action préventive ou corrective aux parties prenantes et personnes impliquées dans la livraison du produit (ou solution).
Cette fonction permet de gérer le processus de planification. Elle rassemble les composants nécessaires pour corriger ou éviter un incident de non-conformité, et elle fournit un cadre pour ajuster le système ou les opérations en place. Par exemple, si les actions correctives concernent le processus de fabrication de votre société, cette fonction peut vous aider à planifier ce changement.
Cette fonction a deux utilités :
- D'une part, c'est un outil de planification qui facilite la prise en charge et l'identification des composants requis pour livrer un 'changement' spécifique. Dans ce cas, le planificateur utilise ces composants pour élaborer un plan d'action permettant de prendre les actions correctives ou préventives nécessaires et résoudre la non-conformité.
Un plan d'action se compose d'un ensemble d'actions 'globales'. Ces actions globales définissent l'approche à adopter pour répondre aux besoins du 'changement' demandé. Ces actions répondent aux questions 'qui', 'quoi' et 'quand', dans les limites du périmètre sélectionné (approuvé).
Ces actions globales fournissent également les détails de la livraison des besoins approuvés. Elles répondent au 'comment' en répartissant l'ensemble des tâches par type de transaction (dans le périmètre approuvé).
- D'autre part, c'est aussi un outil de communication qui vous propose des principes et lignes directrices pour votre prise de décision.
Les parties prenantes peuvent utiliser un plan d'action pour traiter les composants proposés par le planificateur, et valider ou élargir le périmètre des besoins.
Vous pouvez gérer votre plan d'action depuis une unique fonction dédiée. Cette fonction est un outil essentiel pour gérer vos cycles de correction et de prévention dans leur globalité. Elle vous permet de catégoriser les activités d'ordonnancement et de simplifier les estimations de temps pour éviter les retards ou les dépassements de coût.
Cette fonction propose aussi une fonctionnalité complémentaire qui permet de garantir le respect du périmètre des besoins. Le plan d'action prend en compte l'avancement de la non-conformité à chaque étape du cycle de traitement. Une non-conformité ne peut avoir le statut 'Réalisé' qu'une fois que toutes les actions individuelles du plan ont été réalisées. Le responsable qualité a ainsi le pouvoir de maintenir une non-conformité sur 'Mise en œuvre' jusqu'à satisfaction complète et approbation des besoins. Une fois que le produit a été corrigé et qu'il est à nouveau 'conforme' et livrable, la non-conformité peut prendre le statut final 'Clos'.
Le plan d'action est supprimé automatiquement quand le statut d'une non-conformité passe de 'Planification' à 'En cours d'analyse'.
Pour un résumé global de l'utilisation de cette fonction selon votre rôle particulier, cliquez sur le lien correspondant dans la liste suivante :
- Planificateur (chef de projet)
- Responsable exécution
- Partie prenante
Planificateur
A cette étape du cycle de correction ou prévention d'une non-conformité, la non-conformité a été examinée, et prend le statut 'Planification'. En tant que chef de projet ou Planificateur affecté à cette non-conformité, le Responsable qualité vous donne le contrôle sur la demande. Vous êtes désormais en charge de planifier la réponse aux besoins.
Vous devez élaborer un ensemble d'actions globales permettant d'éliminer le problème. Votre plan d'action doit détailler l'approche à adopter pour répondre aux besoins approuvés. Vous pouvez l'utiliser pour gérer vos actions correctives ou préventives, jusqu'à la livraison d'un produit conforme et fonctionnel.
Pour élaborer les actions globales, prenez les informations renseignées sur la non-conformité comme référence. La non-conformité correspond à la fois aux différents éléments 'non-conformes', et au document listant les besoins auxquels il faut répondre. Il est recommandé de lister les principaux types de transaction requis pour appliquer le 'changement', les tâches ou actions à accomplir, et les échéances correspondantes. Vous pouvez adapter le niveau de détail à l'importance des besoins, modifier les actions souhaitées lorsque l'action est 'en attente', et supprimer des actions qui n'ont pas été lancées.
Un plan d'action complet doit contenir les livrables clés, la date de réalisation, et tous les composants requis pour livrer l'action corrective ou préventive, de façon à éliminer tout facteur de non-conformité.
La définition d'échéances, d'étapes clés, et de dates constitue une base de contrôle qui vous permettra de garantir la livraison du 'changement'. Ces éléments peuvent servir de base à votre changement. Vous disposez d'un champ de commentaire par ligne vous permettant de communiquer avec le responsable exécution et les parties prenantes. Vous pouvez également ajouter des informations complémentaires sur chaque ligne (texte libre). Vous pouvez, par exemple, ajouter un commentaire pour décrire vos impressions ou détailler les contraintes qui pourraient limiter ou affecter l'avancement ou la réalisation de la tâche.
Astuce : Le filtre Mes non-conformités à prévoir vous permet de localiser vos tâches facilement.
Quand vous avez terminé de renseigner vos actions globales, cliquez sur Mettre en œuvre. Le statut du plan d'action est ainsi positionné sur 'Mise en œuvre'. Cela signale aux responsables exécution qu'ils peuvent exécuter leurs tâches sur ce plan, s'ils y sont affectés.
Quand le plan d'action a le statut 'Mise en œuvre', le statut de la non-conformité passe à 'Mise en œuvre', soit à la phase suivante du cycle de correction/prévention. Les parties prenantes peuvent ainsi visualiser la structure du plan d'action et savoir si la solution est prête à être mise en œuvre, ou en cours de mise en œuvre.
Tant que le plan est au statut 'Mise en œuvre', vous pouvez continuer d'y ajouter des tâches.
L'utilisation d'un plan d'action n'est pas obligatoire. Si vous n'avez pas besoin de définir d'actions globales correctives ou préventives, cliquez sur Mettre en œuvre, puis Réaliser. La non-conformité progresse ainsi dans le cycle de correction ou prévention, jusqu'au statut 'Réalisé'.
Les responsables exécution peuvent lancer les tâches auxquelles ils sont affectés avant que vous cliquiez sur Mettre en œuvre, à condition que votre politique d'entreprise l'autorise. Les types de transaction et les actions peuvent alors être ajoutés au plan lors d'une phase ultérieure. Ceci est particulièrement utile quand une hiérarchie de processus existe au sein de votre organisation. Vous devez attendre que le plan d'action prenne le statut 'Mise en œuvre' pour passer une ligne d'action au statut 'En cours'. Dans ce cas, il faut noter que la Date de début ne correspondra plus à la date de début effective de la tâche.
Transactions bloquantes
A la suite d'un 'changement', il peut être nécessaire de suspendre ou de bloquer le traitement des lignes de transaction liées à une non-conformité particulière. Dans ce cas, vous devez bloquer manuellement les lignes de transaction liées aux actions préventives/correctives.
Le blocage manuel est différent en fonction du type de transaction. Les lignes de commande d'achat par exemple, peuvent être closes tant que le fournisseur n'a expédié aucune marchandise. Les lignes de commande de vente peuvent être closes, ou leur allocation de stock annulée. Vous devez choisir la méthode de blocage la mieux adaptée au type de transaction.
Il est conseillé de ne pas réactiver une transaction bloquée avant que le produit soit corrigé et approuvé comme fonctionnel et conforme. Il faut au préalable que le plan d'action soit mis en œuvre et que la non-conformité soit réalisée.
Responsables exécution
En tant que responsable exécution, vous gérez la prise en charge et la livraison d'une ligne de tâche ou d'action dans le plan d'action, à la date prévue.
A cette étape du cycle de la non-conformité concernée, vous devez attendre le 'feu vert' du planificateur. Vous avez le 'feu vert' quand le planificateur positionne le plan d'action sur 'Mise en œuvre'. Il confirme ainsi que la structure du plan d'action est définie et que la solution est prête à être mise en œuvre.
Dès que le plan d'action est sur 'Mise en œuvre', vous pouvez exécuter les tâches (actions) auxquelles vous êtes affecté.
Toutes vos tâches sont initialement affichées avec le statut 'En attente'. Vous devez changer le statut de la ligne quand vous commencez une tâche, et quand vous la terminez. Les dates de Début et de Fin sont liées au Statut et s'affichent automatiquement quand vous sélectionnez une valeur. Cela donne plus de visibilité à toutes les parties prenantes, à la fois sur votre avancement à un instant T, mais aussi sur l'avancement global du plan. Prenez note de tout commentaire ajouté par le planificateur dans le champ Commentaire et dans les champs de texte en saisie libre. Les planificateurs peuvent en effet ajouter un commentaire par ligne pour étayer leurs conclusions ou faire part des limites qu'ils ont identifiées. L'indicateur Texte ligne est sélectionné quand le planificateur a ajouté des commentaires sur une action spécifique. De même, vous pouvez utiliser ces champs pour inscrire vos propres observations ou commencer une discussion avec le planificateur.
Astuce : Utilisez le filtre Mes actions à mettre en œuvre pour visualiser facilement vos tâches en attente.
Vous pouvez débuter une tâche avant la que le plan soit sur 'Mise en œuvre', à condition que votre politique d'entreprise l'autorise. A cette étape, le système vous empêche d'attribuer le statut 'En cours' à une ligne tant que le plan d'action a le statut 'Planification'. Vous pourrez cependant changer le statut de la ligne quand le plan changera de statut. Dans ce cas, il faut noter que la Date de début ne correspondra plus à la date de début effective de la tâche.
Pensez à mettre le plan d'action à jour régulièrement. En maintenant le plan d'action à jour, toutes les parties prenantes suivront son avancement avec plus de visibilité.
Le statut de vos tâches affecte directement le statut du plan d'action, et ainsi la réponse finale aux besoins. La non-conformité ne peut progresser dans les phases suivantes du cycle que si chaque ligne de chaque plan a le statut 'Réalisé'. Vous devez donc impérativement maintenir vos tâches à jour.
Parties prenantes
En tant que partie prenante ou membre des responsables changement ou du comité de direction de votre société, vous pouvez à tout moment accéder à un plan d'action. Un plan d'action détaille comment les objectifs du 'changement' de design ou de production seront atteints. Vous pouvez l'utiliser comme mécanisme de référencement et de gestion des risques opérationnels, voire des coûts.
Si les informations sont généralement communiquées au cours de réunions planifiées, vous pouvez obtenir des informations spécifiques à tout moment à partir du plan. Un plan d'action vous fournit de la visibilité sur les changements proposés. Il vous offre également de la visibilité sur l'avancement de ce plan.
Si vos responsables exécution mettent à jour leur statut en 'temps réel', le plan d'action vous en informe. Vous pouvez l'utiliser pour les estimations de coût, l'élaboration du budget et, si nécessaire, pour la replanification. Le plan d'action est au cœur de vos responsabilités en tant que partie prenante.
Prérequis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
La fonction Plan d'action contient une section d'en-tête et un lien vers les actions globales.
La section Actions globales présente le plan d'action correctif et préventif. Ce plan définit l'approche à adopter pour prendre des actions préventives ou correctives permettant de répondre à la non-conformité concernée.
En-tête
Présentation
Les informations d'en-tête présentent le statut du plan d'action et les caractéristiques essentielles de la non-conformité.
Le statut du plan peut être : 'Planification', 'Mise en œuvre' ou 'Réalisé'.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Plan
| Ce champ affiche le numéro de compteur de la non-conformité associée au plan. |
| Ce champ indique l'étape où se situe le plan dans le cycle de correction ou prévention.
Planification Mise en œuvre Réalisé |
| Ce champ affiche le code et le nom du dernier utilisateur Enterprise Management a avoir modifié le plan d'action. Par exemple, le dernier utilisateur a avoir modifié le statut d'une ligne dans les actions globales. |
| Ce champ affiche la dernière date de modification du plan d'action. Par exemple, il peut s'agir de la dernière date d'ajout d'une ligne par le planificateur, ou de la dernière date de modification d'une ligne dans les actions globales. |
Non-conformité
| Ce champ indique le ou les site(s) où un événement de non-conformité s'est produit. Une non-conformité ne concerne qu'un seul site quand une des conditions suivantes s'applique :
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| Ce champ affiche le numéro de compteur de la non-conformité associée au plan. |
| Ce champ identifie l'article pour lequel un problème, un défaut, une défaillance, ou une défaillance potentielle de conception, de fabrication, ou encore de process a été constatée. Laissez ce champ vide si la non-conformité observée concerne un article hors stock, par exemple de la documentation, une procédure, ou une formation.
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| Ce champ indique quelle version du produit est appliquée. Une version majeure correspond à une modification fondamentale ou radicale du produit d'origine ou précédent, en termes de forme ou de fonction. Ce champ n'est pas renseigné si le code article défini dans le champ Article n'est pas géré en version. |
| Ce champ indique quelle version mineure du produit s'applique. Les versions mineures peuvent être utilisées pour des fonctionnalités ou modifications fonctionnelles mineures, ou pour des correctifs importants relatifs à une version majeure spécifique. Ce champ n'est pas renseigné si le code article défini dans le champ Article n'est pas géré en version. |
| Ce champ identifie l'expert en charge de catégoriser, prioriser, approuver, rejeter, ou suivre les corrections apportées à la non-conformité observée. Le responsable qualité défini dans ce champ contrôle l'ensemble de la non-conformité et sa progression au sein du cycle de correction ou prévention. Il possède des droits d'administration lui permettant de faire progresser ou d'annuler cette non-conformité au travers des différentes étapes du cycle correctif ou préventif, si nécessaire. |
| Ce champ identifie le planificateur (chef de projet) responsable de la planification des actions globales qui constituent le plan d'action correctif ou préventif. Le planificateur est responsable de planifier l'approche à adopter pour éliminer le problème. Le planificateur peut utiliser le plan d'action pour gérer ses actions correctives ou préventives, jusqu'à la correction et l'approbation d'un produit conforme et fonctionnel. |
Onglet Actions globales
Cette section présente le plan d'action préventif et correctif. Ce plan définit l'approche à adopter pour prendre des actions préventives ou correctives permettant de répondre à la non-conformité concernée.
Pour ajouter ou modifier une ligne dans les Actions globales :
- Le plan concerné doit avoir le statut 'Planification' ou 'Mise en œuvre'
- Vous devez être identifié en tant que Planificateur courant pour cette non-conformité.
Planificateur
Pour construire votre plan d'action, vous devez joindre les types de transaction à traiter aux actions à accomplir. Affectez ensuite les échéances et responsables exécution adéquats. Un plan d'action complet doit contenir les livrables clés, la date de réalisation, et tous les composants requis pour livrer l'action corrective ou préventive, de façon à éliminer tout facteur de non-conformité.
Les actions que vous pouvez inclure dans votre plan d'action correspondent à un ensemble de valeurs prédéfinies. Elles sont associées avec des types de transaction spécifiques pour correspondre aux besoins de votre organisation. Par exemple, si ces valeurs ont été prédéfinies, vous pouvez choisir de désassembler (action) les nomenclatures (type de transaction) et de renvoyer au fournisseur (action) les commandes d'achat (type de transaction).
Vous affectez les dates clés et le personnel en charge de garantir la réalisation de chaque 'action' individuelle. Vous pouvez aussi ajouter un commentaire par action. Vous pouvez aussi ajouter des informations complémentaires sur chaque ligne. Vous pouvez utiliser l'ajout de ligne de texte ou les commentaires pour détailler vos prévisions ou lister les contraintes identifiées.
Vous pouvez élargir le périmètre de votre plan en ajoutant des actions pour les types de transaction spécifiques à votre organisation. Par exemple, si ces valeurs sont prédéfinies, vous pouvez sélectionner comme recommandation de consulter (action) le client (type de transaction). En ajoutant ces valeurs dans votre planning, vous élaborez un plan d'action complet.
Responsables exécution
Définissez le statut de la ligne quand vous commencez une tâche, et quand vous la terminez. Les dates de Début et de Fin de la ligne sont ainsi renseignées, et toutes les parties prenantes peuvent connaître votre avancement.
Prenez note de tout commentaire ajouté par le planificateur dans les champs Commentaires et Texte ligne. Ces commentaires apportent des précisions sur les conclusions ou contraintes identifiées par le planificateur. L'indicateur Texte ligne est sélectionné quand le planificateur a ajouté des commentaires sur une action spécifique. De même, vous pouvez utiliser ces champs pour inscrire vos propres observations ou commencer une discussion avec le planificateur.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
| Ce champ est sélectionné quand des informations complémentaires existent sur cette ligne.
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| Utilisez ce champ pour identifier le type de transaction, généralement utilisé dans votre organisation. Par exemple, si votre entreprise renvoie des marchandises défectueuses au fournisseur, sélectionnez la valeur 'Commandes d'achat'. Pour créer une tâche vous devez sélectionner un Code action selon lequel un type de transaction est associé à une action (processus métier) spécifique. Par exemple, un code action peut correspondre à l'association entre la valeur 'Commandes d'achat' et l'action 'Retour au fournisseur'. Cette association entre une action (ou processus métier) et un type de transaction est désignée par le terme 'Action' au sens large. Les 'Actions' (ou tâches) que vous définissez doivent refléter un processus standard régulièrement utilisé dans votre organisation. La liste des types de transaction est définie dans la table diverse 807 - Type de transaction. |
| Utilisez ce champ pour identifier une 'action'. 'Action' est le terme général utilisé pour l'association entre un processus métier (action) et un type de transaction métier. |
| Ce champ décrit le changement préventif ou correctif appliqué. |
| Utilisez ce champ pour indiquer si la tâche correspond à une action préventive ou corrective en réponse à une non-conformité. La liste des types de transaction est définie dans la table diverse 805 - Type de plan d'action. |
| Utilisez ce champ pour définir la date à laquelle la tâche doit être réalisée.
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| Utilisez ce champ pour identifier l'utilisateur qui doit prendre en charge la tâche ou action affectée. Cet utilisateur sera responsable de la réalisation totale de la tâche affectée à la date requise. Dans la table des Utilisateurs (table AUTILIS), saisissez ou sélectionnez le code de l'utilisateur qui sera responsable de répondre aux besoins. |
| Utilisez ce champ pour indiquer l'état actuel du livrable prévu.
En attente En cours Réalisé |
| Utilisez ce champ pour transmettre des informations aux autres intervenants. Saisissez des commentaires en lien avec la tâche (50 caractères max). Par exemple, en tant que planificateur, vous pouvez utiliser ce champ pour avertir ou attirer l'attention du responsable exécution de la tâche sur un des éléments suivants :
De même, en tant que responsable exécution, vous pouvez utiliser cette action pour noter vos propres observations ou commencer une discussion avec le planificateur.
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| Ce champ affiche la date à laquelle cette ligne (tâche) a commencé. Il est alimenté automatiquement quand le responsable exécution modifie le statut de la tâche de 'En attente' à 'En cours'. Si la tâche repasse à l'inverse du statut 'En cours' au statut 'En attente', le système supprime automatiquement la date.
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| Ce champ affiche la date à laquelle la ligne (tâche) a été réalisée. Il est alimenté automatiquement quand le responsable exécution change le statut de la tâche de 'En cours' ou 'En attente' à 'Réalisé'. Si la tâche repasse à l'inverse du statut 'Réalisé' au statut 'En cours' ou 'En attente', le système supprime automatiquement la date.
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Icône Actions
Saisie texte ligne
Cliquez sur Saisie texte ligne depuis l'icône Actions pour afficher ou ajouter des informations.
Si vous êtes un planificateur : Utilisez cette option pour transmettre des informations aux autres. Saisissez des commentaires en lien avec la tâche. Par exemple, vous pouvez utiliser cette option pour avertir ou attirer l'attention du responsable exécution de la tâche sur :
Si vous êtes responsable exécution : Prenez note de tout commentaire ajouté par le planificateur. Ces commentaires apportent des précisions sur les conclusions ou contraintes identifiées par le planificateur. De même, vous pouvez utiliser cette action pour inscrire vos propres observations ou commencer une discussion avec le planificateur.
Vous pouvez utiliser cette option pour créer une discussion entre le planificateur et le responsable exécution.
Le planificateur peut utiliser cette action sur une ligne au statut 'En attente' ou 'En cours'. Le responsable exécution peut utiliser cette action sur une ligne au statut 'En cours'.
Afficheur de texte
Cliquez sur Affichage texte ligne depuis l'icône Actions pour visualiser les informations concernant la tâche, par exemple les prévisions et limites identifiées par le planificateur.
Cette action est uniquement disponible quand l'indicateur Statut ligne est activé et que le statut de la ligne est 'Réalisé'.
Actions spécifiques
Cliquez sur Mettre en œuvre quand la structure (Actions globales) du plan d'action a été définie et que la solution est prête à être mise en œuvre. Le statut du plan passe ainsi à 'Mise en œuvre'. Cela signale aux responsables exécution qu'ils peuvent exécuter les tâches du plan auquel ils sont affectés. De même, cela permet aux parties prenantes de connaître l'avancement du plan d'action correctif ou préventif.
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Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Erreur zone
La valeur que vous avez saisi dans le champ n'existe pas dans la table diverse liée au champ. Saisissez une valeur différente ou ajoutez l'enregistrement souhaité dans la table diverse 805 - Type plan d'action, ou 806 - Actions, ou 807 - Type de transaction.
Erreur zone : L'association [xx/yy] est incorrecte.
La valeur que vous avez saisie dans ce champ n'est pas compatible (ou liée) au type de transaction sélectionné dans la fonction Actions (GESNCSA). 'Action' est le terme générique utilisé pour désigner l'association entre un processus métier et un type de transaction.