Non-conformité
Approche recommandée pour la gestion des non-conformités Sage X3
Une bonne pratique, pour toute organisation, est de planifier des réunions régulières pour évaluer la qualité de systèmes, procédures et règles utilisés. Que les changements concernent les produits, la qualité, ou les systèmes d'information, il est nécessaire d'effectuer une analyse formelle des résultats, une analyse des risques, et une validation des procédures.
La fonctionnalité de gestion des non-conformités Sage X3 est conçue pour les organisations qui appliquent ce processus.
La fonction Non-conformité est la fonction centrale vous permettant de gérer les incidents de non-conformité. Elle vous permet de contrôler toutes les étapes du cycle de correction ou de prévention quand un problème ou défaut est constaté, comme une défaillance au niveau du modèle de fabrication, du modèle de conception, ou des process. Les risques d'exploitation sont gérés à chaque étape, de la création de la non-conformité jusqu'à la conclusion ou livraison d'un produit conforme et fonctionnel.
Le contrôle qualité est déterminant dans le développement d'un produit, et pour la maintenance continue de ce produit. Vous pouvez utiliser cette fonction pour créer des incidents de non-conformité, ou pour gérer les incidents déjà déclarés, créés directement depuis une transaction associée (par exemple, une réception d’achat). Il est possible que vos procédures qualité indiquent qu'un modèle de fabrication ou de conception est non-conforme aux spécifications, ou que le composant acheté comporte des défauts. Vous pouvez utiliser la fonction Non-conformité pour recueillir les informations critiques, notamment les données 'de bord' (prospection), au sein d'un unique répertoire central. La non-conformité déclarée présente des détails et des informations clés permettant d'analyser les causes de l'incident ou de la défaillance constatés.
Tous les utilisateurs Sage X3 peuvent créer une non-conformité.
Après la création de l'incident initial, la fonction Non-conformité met en œuvre des procédures standard pour une gestion efficace des étapes de prévention ou de correction à appliquer :
- Les collaborateurs clés peuvent alors être affectés à l'incident pour évaluer et conclure sur l'existence d'un problème. Ils analysent la cause principale de l'incident et enregistrent leurs résultats. Ces collaborateurs peuvent également ajouter des commentaires sur les actions correctives à prévoir.
- Cela permet de donner de la visibilité à toutes les actions préventives et correctives proposées.
Les collaborateurs autorisés à intervenir dans le cycle de correction/prévention peuvent s'assurer que les impacts techniques des actions appliquées sont testés et approuvés en qualité. Grâce à un accès facilité aux données et aux informations clés, requises pour prendre des actions correctives et préventives, le risque opérationnel peut ainsi être contrôlé et réduit. - Les actions peuvent être ajustées pour mieux correspondre à l'évolution de vos besoins, ou pour une meilleure analyse des causes de non-conformité. Les écarts non autorisés ou accidentels peuvent ainsi être évités.
- L'approche à adopter pour mener à bien les actions correctives et préventives, et ainsi éliminer la cause de non-conformité, peut être soulignée.
La fonction Non-conformité vous permet ainsi de gérer l'intégralité de vos process de correction et prévention de A à Z. Cette fonction, combinée à des réunions régulières (voir Approche recommandée pour la gestion des non-conformités Sage X3 ci-dessus), est un outil de contrôle efficace et performant vous permettant de livrer un produit ou process fonctionnel et conforme.
Un incident de non-conformité peut uniquement être supprimé quand le paramètre NCSDEL - Supprimer non-conformité (chapitre TC, groupe NCS) a pour valeur 'Oui' et que la non-conformité est 'Nouvelle'. Sinon, la non-conformité doit être conservée à des fins d'audit.
Prérequis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
La fonction Non-conformité contient une section d'en-tête, et une section dédiée pour chaque fonctionnalité du processus de correction/prévention :
- Section d'en-tête. La section d'en-tête présente les informations clés du suivi. Elle contient un champ Statut qui indique à quelle étape du cycle de correction/prévention se situe la non-conformité sélectionnée. Vous pouvez épingler cette section pour qu'elle reste fixe sur la page.
- Identification Il s'agit de la section principale de cette fonction. Elle vous permet d'articuler les détails de la non-conformité observée. C'est une section essentielle pour analyser la cause principale de la non-conformité.
- Analyse Utilisez cette section pour donner des informations qui étayent l'analyse de la cause principale de non-conformité. Les informations que vous renseignez dans cette section sont déterminantes pour la résolution de l'incident. Ces informations permettront de définir les actions correctives et préventives à adopter pour éliminer la cause principale, ou la défaillance, à l'origine de la non-conformité.
- Rejet Le responsable qualité utilise cette section quand l'incident de non-conformité est formellement rejeté. L'accès aux champs est contrôlé par le champ Statut de la section d'en-tête.
- Clôture Cette section fournit des informations sur la clôture de la non-conformité.
- Constaté par Utilisez cette section pour renseigner les coordonnées des personnes ayant constaté la non-conformité.
En-tête
Présentation
La section d'en-tête présente les informations clés du suivi. Vous pouvez épingler cette section pour qu'elle reste fixe sur la page.
Le champ essentiel de la section d'en-tête est le champ Statut. Ce champ indique l'étape où se situe la non-conformité dans le cycle de correction/prévention.
Si la non-conformité a été créée directement depuis une transaction particulière (réception d’achat, retour client), les données de cette transaction seront alimentées dans les champs de cette section. Vous pouvez conserver les valeurs par défaut ou les modifier.
Vous pouvez identifier un fournisseur ou un client spécifique comme étant à la source de l'incident, ce qui signifie que la non-conformité est spécifique à ces personnes. Vous pouvez également décider que la non-conformité concerne plusieurs fournisseurs, clients ou individus (internes ou externes). Dans ce cas, laissez le fournisseur/client vide et listez toutes les personnes concernées dans la section Constaté par.
Une non-conformité peut concerner un produit spécifique, ou un produit non 'stock', c'est-à-dire une documentation, une procédure, un concept, une formation (etc.). Si le produit est géré en version, vous pouvez ajouter un autre niveau de détail en spécifiant à quelles versions majeures ou mineures l'incident s'applique.
Cette section présente le nom de la personne qui a créé cette non-conformité et quand.
Suivez les règles suivantes si vous souhaitez lier un document complémentaire à la non-conformité :
- Si le champ Article contient un code, vous pouvez uniquement lier un document pour cet article spécifique.
- Si le champ Fournisseur ou Client contient un code, ce client ou fournisseur est à l'origine de la création de l'incident. Vous pouvez uniquement lier un document associé à ce client ou fournisseur. Par exemple, si un fournisseur est indiqué dans le champ Fournisseur, vous pouvez uniquement lier un document, par exemple une réception d'achat, de ce fournisseur.
Vous pouvez associer plusieurs non-conformités à un seul code produit.
Responsables qualité (QA)
En tant que responsable qualité de la non-conformité, vous avez un contrôle total sur l'incident et sur sa progression au sein du cycle de correction/prévention. Pour faire progresser ou annuler le statut de la non-conformité, vous devez être connecté en tant que Responsable qualité.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Utilisez ce champ pour indiquer le ou les site(s) où la non-conformité s'est produite. Conservez le site par défaut ou saisissez ou sélectionnez le code site requis dans la table Sites (table FACILITY). Ce champ est obligatoire. Une non-conformité ne concerne qu'un seul site quand une des conditions suivantes s'applique :
Vous pouvez changer le code site quand la demande de changement a pour état 'Nouveau'. Si vous conservez le code site indiqué, les champs Responsable qualité et Planificateur sont réinitialisés au code de l'utilisateur par défaut. Vous ne pouvez pas changer le code site après lancement du cycle de correction/prévention de la non-conformité ; quand le statut est 'En cours d'analyse' par exemple. Si vous souhaitez faire la modification après le début du cycle de correction/prévention, rejetez la demande et clôturez-la (statut 'Clos' affiché). Vous pouvez ensuite créer une nouvelle non-conformité pour le site approprié. | |||
| Ce champ affiche l'identifiant unique de la non-conformité.
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| Ce champ indique l'étape où se situe la non-conformité dans le cycle de correction/prévention. Il est mis à jour quand le responsable qualité affecté à la non-conformité utilise une des actions qui lui sont dédiées pour faire progresser l'incident.
Récapitulatif des statuts du cycle de correction ou prévention
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| Utilisez ce champ pour fournir une courte description de la non-conformité (maximum 50 caractères). Conservez la description par défaut si la non-conformité a été créée directement depuis une transaction associée (par exemple un réception d’achat ou un retour client), ou saisissez un description courte de l'incident. La description par défaut présente :
Ce champ est obligatoire. | |||
| Ce champ indique la catégorie de la personne ayant observé ou déclaré une non-conformité, si cette non-conformité a été créée directement depuis une transaction associée (réception d’achat, retour client). Conservez la valeur affichée ou sélectionnez une catégorie différente. Ce champ est obligatoire. La liste des catégories est définie dans le menu local 3715. | |||
| Ce champ est uniquement disponible à la saisie quand le champ Origine a pour valeur 'Fournisseur', 'Interne' ou 'Externe'. Ce champ détermine quels documents peuvent être liés à la non-conformité.
Effacez le code fournisseur affiché et laissez le champ vide si la non-conformité a été créée directement depuis une réception d'achat. Ajoutez les fournisseurs directement dans la section Constaté par. Ajoutez les personnes ayant constaté l'incident directement dans la section Constaté par. Ajoutez les personnes ayant constaté l'incident directement dans la section Constaté par.
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| Ce champ est uniquement disponible à la saisie quand le champ Origine a pour valeur 'Client', 'Interne' ou 'Externe'. Ce champ détermine quels documents peuvent être liés à la non-conformité.
Effacez le code client affiché et laissez le champ vide si la non-conformité a été créée directement depuis un retour client. Ajoutez les fournisseurs directement dans la section Constaté par. Ajoutez les personnes ayant constaté l'incident directement dans la section Constaté par. Ajoutez les personnes ayant constaté l'incident directement dans la section Constaté par.
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| Utilisez ce champ pour identifier l'article sur lequel on a constaté un défaut, une défaillance, ou une défaillance potentielle de conception, de fabrication, ou de process. Si cette non-conformité a été directement créée depuis une transaction associée (réception d’achat ou retour client par exemple), vous pouvez conserver le code article renseigné, ou saisir ou sélectionner le code d'un article déclaré non-conforme. Quand la transaction associée provient d'une opération du Suivi de fabrication, le code article par défaut est le premier article lancé de l'ordre de fabrication. Si l'OF contient plusieurs articles à lancer, vous pouvez modifier le code article et indiquer le code de n'importe quel article lié à l'OF, y compris le code article de la gamme (si différent d'un code d'article lancé). Le nouveau code article s'affiche sur la ligne de document associée. Laissez ce champ vide si la non-conformité observée concerne un article hors stock, par exemple de la documentation, une procédure, ou une formation.
Vous pouvez changer le code article comme demandé quand la demande de changement a pour statut 'Nouveau'.
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| Indiquez dans ce champ la version majeure du produit qui s'applique. Les versions majeures peuvent être utilisées quand des modifications significatives ou soutenues ont été apportées à la version originale ou à la version précédente (c'est-à-dire un changement en termes de forme, d’adéquation ou de fonction). Saisissez ou sélectionnez un code de version dans la liste des codes de version disponibles. Ce champ n'est pas saisissable si le code Produit n'est pas géré en version. | |||
| Utilisez ce champ pour indiquer quelle version mineure du produit s'applique. Les versions mineures peuvent être utilisées pour des fonctionnalités ou modifications fonctionnelles mineures, ou pour des correctifs importants relatifs à une version majeure spécifique. Saisissez ou sélectionnez un code de version dans la liste des codes de version disponibles. Ce champ n'est pas saisissable si le code Produit n'est pas géré en version. | |||
| Ce champ affiche la date à laquelle la non-conformité a été déclarée. | |||
| Ce champ affiche le code et le nom de l'utilisateur qui a créé cette non-conformité. | |||
| Ce champ, si alimenté, affiche le statut de clôture de la non-conformité. La valeur 'Réalisé' s'affiche quand la non-conformité a été mise en œuvre et que le produit, considéré comme conforme, a été réalisé et clos. La valeur 'Rejeté' s'affiche si la non-conformité a été rejetée et clôturée. Si champ est vide si la non-conformité est toujours en cours de traitement. | |||
| Ce champ, si alimenté, affiche la date à laquelle la non-conformité a été officiellement clôturée. |
Onglet Identification
Présentation
La déclaration d'une non-conformité relative à un problème, un défaut, une défaillance ou une défaillance potentielle au niveau de le conception, de la fabrication, du processus, du service, ou du système, est essentielle pour pouvoir livrer un produit fonctionnel et conforme. Cette section vous permet ainsi d'articuler tous les détails de la non-conformité.
- Vous pouvez ajouter une image (par exemple, une photo) du problème.
Vous pouvez ajouter une image que l'incident concerne un produit de stock ou un produit non stock, comme un process.Vous pouvez utiliser l'icône Pièce jointe disponible dans la barre d'icônes pour lier plusieurs images. Si vous ne souhaitez pas que les images s'affichent, vous pouvez supprimer le bloc Image grâce à l'option Personnaliser la page.
- Vous pouvez identifier la cause probable de l'incident.
- La description expliquant les détails du défaut ou du problème constatés est l'élément le plus important. Vous devez essayer de quantifier la cause probable proposée et lister l'ensemble des raisons qui l'expliquent. Vous serez ainsi sûrs d'avoir envisager toutes les causes probables.
Rédigez votre énoncé dans le champ de description sans aucune limite de format.
Les raisons que vous avez listées aideront l'équipe Contrôle qualité à retrouver la cause principale à l'origine de l'incident. Il peut également être utile d'expliquer les conséquences à envisager si un défaut ou un problème n'étaient pas pris en charge, et de faire une demande claire des actions correctives/préventives requises. Votre description est essentielle pour que l'équipe Contrôle qualité puisse évaluer la conformité du modèle de conception/production aux standards, et établir si ce modèle est fonctionnel et conforme.
Cette section vous permet également de lier et de visualiser les documents pour lesquels le problème a été déclaré.
Si cette non-conformité a été créée directement depuis une transaction associée, comme une réception d’achat, ses détails s'affichent dans le bloc Documents d'origine. Un responsable qualité peut ajouter des documents manuellement à ce bloc pour lier un document à une non-conformité en cours de traitement (statut 'En cours d'analyse', 'Planification', ou 'Mise en œuvre'). Une fois que le document est lié, vous pouvez modifier les quantités, activer les documents, ou désactiver les documents.
Quand le document lié provient d'une opération du Suivi de fabrication, le code article par défaut est le premier article lancé de l'ordre de fabrication. Vous pouvez ainsi indiquer le code de n'importe quel article lié à l'OF, tant que la non-conformité a pour statut 'Nouvelle'. Vous pouvez utiliser le code d'un autre article lancé lié à l'OF, ou le code article de la gamme, si différent de l'article lancé. Le code article de la ligne de document liée affiche également le nouveau code article de la non-conformité.
Vous ne pouvez pas lier des documents, activer/désactiver des documents, ou modifier la quantité du document d'origine ou de la ligne de commande si le paramètre NCSDOCCHG - Modification document lié a pour valeur 'Non' et si la non-conformité et le Plan d'action sont en cours de mise en œuvre.
Prenez en compte les règles suivantes si vous ajoutez des documents au bloc Documents d'origine :
- Vous pouvez uniquement sélectionner une transaction pour l'article indiqué, quand le champ Article contient un code.
- Vous pouvez uniquement sélectionner une transaction pour un fournisseur ou client ayant déclaré la non-conformité si le champ Fournisseur ou Client contient un code.
- Les documents de suivi de fabrication doivent concerner un unique ordre de fabrication quand le premier document lié (la première ligne) est un document de suivi de fabrication et que le paramètre NCSMULTIWO - Lier suivi prod. OFs multiples (chapitre TC, groupe NCS) a pour valeur 'Non'.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Image
| Utilisez ce champ pour sélectionner une image à afficher sur cet enregistrement. |
Description
| Utilisez ce champ pour identifier la cause probable à l'origine de l'incident. Ce champ est obligatoire. Le motif que vous proposez doit correspondre à ce que vous avez saisi dans le champ Informations complémentaires (champ NCSDES en saisie libre) car ces informations seront utilisées pour établir la cause principale de l'incident. Le code par défaut et la liste des causes probables sont définis dans la table diverse 804 - Cause probable. |
| Utilisez ce champ pour fournir une description claire du problème constaté. Essayez de quantifier la cause probable indiquée, voire de lister les raisons qui vous font penser que cette valeur est correcte. Vous serez ainsi sûrs d'avoir envisager toutes les causes probables. Cette liste de causes possibles aidera les responsables qualité (QA) et les approbateurs à analyser le problème. Il peut également être utile d'expliquer les conséquences à envisager si le problème n'était pas pris en charge, et de faire une demande claire des actions correctives/préventives à appliquer. Votre description est essentielle pour que l'équipe Contrôle qualité puisse évaluer la conformité du modèle de conception/production aux standards, et établir si ce modèle est fonctionnel et conforme. Quand ce champ contient une description, ajoutée lors de la création de l’incident dans le document source (fiche de suivi d’opération, par exemple), vous pouvez modifier cette description pour ajouter des informations complémentaires sur le problème. |
Tableau Documents d'origine
| Utilisez ce champ pour identifier le type de transaction pour lequel vous avez identifié une défaillance ou défaillance potentielle au niveau de la conception, de la fabrication, des process, d'un service, ou du système. Par exemple : réception d'achat, retour client, suivi de fabrication, suivi d’opérations (ressources ou opérations). Si la non-conformité correspondante a été créée directement depuis une transaction associée, ce champ affiche le type de transaction concerné.
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| Utilisez ce champ pour identifier le numéro de la commande ou du document d'origine. |
| Utilisez ce champ pour identifier la ligne associée sur la commande ou le document d'origine. |
| Ce champ affiche le code article du document d'origine ou de la ligne de commande. |
| Ce champ indique quelle version du produit est appliquée. Une version majeure correspond à une modification fondamentale ou radicale du produit d'origine ou précédent, en termes de forme ou de fonction. Ce champ n'est pas renseigné si le code article défini dans le champ Article n'est pas géré en version. |
| Ce champ indique quelle version mineure du produit s'applique. Les versions mineures peuvent être utilisées pour des fonctionnalités ou modifications fonctionnelles mineures, ou pour des correctifs importants relatifs à une version majeure spécifique. Ce champ n'est pas renseigné si le code article défini dans le champ Article n'est pas géré en version. |
| Ce champ présente la quantité réelle du document d'origine ou de la ligne de commande liés à cette non-conformité. Il peut s'agir de la quantité totale du document d'origine ou de la ligne de commande, ou d'une quantité partielle saisie manuellement. Dans le cas d’une non-conformité détectée dans le processus de fabrication, il s'agira de la quantité rejetée réalisée. La quantité est exprimée en unité de stock.
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| Ce champ présente la quantité de la pièce d'origine ou de la ligne de commande. La quantité est exprimée en unité de stock. |
| Ce champ indique l'unité dans laquelle l'article est stocké. C'est un indicateur clé pour les prix, les coûts, les volumes, etc. |
| Ce champ affiche la date clé de la section d'en-tête du document d'origine ou de la commande. Par exemple, il peut s'agir de la date de réception effective (Réception d’achat), de la date de retour (Retour client) ou de la date de suivi (Suivi de fabrication/d’opérations). |
| Ce champ affiche le code du fournisseur pour qui le document d'origine ou la commande ont été créés. Il est uniquement disponible quand le Type document (champ DOCTYPE) concerne les documents d'achat. |
| Ce champ affiche le code du client pour qui le document d'origine ou la commande ont été créés. Il est uniquement disponible quand le Type document (champ DOCTYPE) concerne les documents de vente. |
| Ce champ affiche le code d'affaire associé. Il peut contenir :
Si ce champ affiche un caractère spécial, par exemple un point d'exclamation (!), cela signifie qu'il est lié à la structure de l'affaire. Les points d'exclamation servent de séparateur entre le code affaire et la structure ; soit la structure du budget de l'affaire, soit la structure opérationnelle de l'affaire (relative à la tâche). Par exemple, si le code de tâche matière est 'USA-P3' et le code affaire est 'USA12345678', ce champ affiche le lien à la structure opérationnelle de l'affaire soit USA12345678!USA-P3'.
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| Ce champ indique si une ligne spécifique est active et pertinente pour la non-conformité. Cliquez sur l'action Désactiver document/Activer document pour modifier le statut. |
Icône Actions
Gestion des objets de base
Cliquez sur Retour client depuis l'icône Actions pour visualiser les Détails du retour. La transaction que vous sélectionnez détermine comment saisir les informations et comment elles seront affichées et imprimées. Si une seule transaction a été paramétrée, l'écran de saisie par défaut s'affiche.
Action de déroutement STANDARD
Cliquez sur Suivi de fabrication depuis le menu Actions pour visualiser les détails du suivi de fabrication pour l’ordre de fabrication sélectionné. Cela inclut les informations sur le composé (nomenclature), les informations sur les composants, et les détails de l'opération. La transaction que vous sélectionnez détermine comment saisir les informations et comment elles seront affichées et imprimées. Si une seule transaction a été paramétrée, l'écran de saisie par défaut s'affiche.
Ligne document
Cliquez sur Réception d'achat depuis l'icône Actions pour consulter les détails de la réception d’achat. La transaction que vous sélectionnez détermine comment saisir les informations et comment elles seront affichées et imprimées. Si une seule transaction a été paramétrée, l'écran de saisie par défaut s'affiche.
Désactiver document/Activer document
Cliquez sur Désactiver document depuis l'icône Actions pour exclure la ligne de document d'origine, ou la ligne de commande. Pour réintégrer cette ligne, cliquez sur Activer document.
Ligne de document
Champs
Les champs suivants sont présents dans cette fenêtre :
Bloc numéro 1
| Ce champ identifie le numéro de l'ordre ou de la pièce d'origine. |
| Ce champ identifie la ligne associée sur l'ordre ou la pièce d'origine. |
| Ce champ présente la quantité réelle du document d'origine ou de la ligne de commande liés à cette non-conformité. Il peut s'agir de la quantité totale du document d'origine ou de la ligne de commande, ou d'une quantité partielle saisie manuellement. Dans le cas d’une non-conformité détectée dans le processus de fabrication, il s'agira de la quantité rejetée réalisée. La quantité est exprimée en unité de stock. |
| Ce champ présente la quantité de la pièce d'origine ou de la ligne de commande. La quantité est exprimée en unité de stock. |
| Ce champ indique l'unité dans laquelle l'article est stocké. C'est un indicateur clé pour les prix, les coûts, les volumes, etc. |
| Ce champ indique le numéro de la ligne de la table ou du bloc. |
| Cochez la case pour sélectionner la ligne. Désactivez la case pour désélectionner la ligne. |
| Ce champ présente la quantité réelle du document d'origine ou de la ligne de commande liés à cette non-conformité. Il peut s'agir de la quantité totale de l'article du document d'origine ou de la ligne de commande, ou d'une quantité partielle saisie manuellement. Dans le cas d’une non-conformité détectée dans le processus de fabrication, il s'agira de la quantité rejetée réalisée. Vous pouvez modifier cette quantité si nécessaire, mais elle ne doit pas dépasser la quantité d'origine. La quantité est exprimée en unité de stock.
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| Ce champ présente la quantité de la pièce d'origine ou de la ligne de commande. Ce champ est non modifiable. La quantité est exprimée en unité de stock. |
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| Le numéro de lot fournisseur peut être saisi à titre d'information dans les mouvements d'entrée, et affiché dans les mouvements de sortie de stock. Il est enregistré dans le fichier de stock et correspond au numéro de lot interne. Cela permet de garantir la traçabilité de la provenance des marchandises. |
| Ce champ affiche le lot auquel est rattaché l'article sur le document d'origine ou la ligne de commande. Vous ne pouvez pas modifier ce champ. |
| Ce champ affiche le sous-lot auquel est rattaché l'article sur le document d'origine ou la ligne de commande. Vous ne pouvez pas modifier ce champ. |
| Ce champ identifie le numéro de série de l'article sur le document d'origine ou la ligne de commande. Vous ne pouvez pas modifier ce champ. |
Cliquez sur Ligne de document depuis l'icône Actions pour saisir la quantité réelle du document ou ligne de document liée à cette non-conformité. Ce chiffre ne doit pas nécessairement correspondre à la quantité d'origine, mais il ne peut pas la dépasser. Vous pouvez également utiliser cette action pour sélectionner ou désélectionner les lignes de produit associées à un lot, sous-lot ou numéro de série qui n'ont pas de lien avec la non-conformité concernée.
Vous pouvez cliquer sur Sélectionner tout / Désélectionner tout depuis la Ligne de document pour activer ou désactiver toutes les lignes de la table en masse.
Détail opération
Champs
Les champs suivants sont présents dans cette fenêtre :
| Ce champ indique le numéro de suivi généré pour un ordre de fabrication lancé en production. |
| Ce champ indique le numéro de ligne concerné sur le document affiché. |
| Ce champ affiche le numéro de séquence de l’opération. |
| Ce champ indique la date à laquelle les transactions de stock associées à ce numéro de suivi ont été comptabilisées. |
| Ce champ affiche le code d'affaire associé. Il peut contenir :
Si ce champ affiche un caractère spécial, par exemple un point d'exclamation (!), cela signifie qu'il est lié à la structure de l'affaire. Les points d'exclamation servent de séparateur entre le code affaire et la structure ; soit la structure du budget de l'affaire, soit la structure opérationnelle de l'affaire (relative à la tâche). Par exemple, si le code de tâche matière est 'USA-P3' et le code affaire est 'USA12345678', ce champ affiche le lien à la structure opérationnelle de l'affaire soit USA12345678!USA-P3'.
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| Ce champ identifie l'opérateur qui a effectué cette opération. |
| Ce champ, non modifiable, affiche la description du profil collaborateur. |
| Ce champ identifie la ressource de production utilisée dans l’opération. |
| Ce champ détermine le type d’opération effectué sur leposte de charge sélectionné. Ce poste peut être de type machine, main d'œuvre ou opération de sous-traitance. Les postes de charge de type Sous-traitance sont gérés en externe par des fournisseurs sous-traitants. |
| Ce champ présente la quantité réelle du document d'origine ou de la ligne de commande liés à cette non-conformité. Il peut s'agir de la quantité totale du document d'origine ou de la ligne de commande, ou d'une quantité partielle saisie manuellement. Dans le cas d’une non-conformité détectée dans le processus de fabrication, il s'agira de la quantité rejetée réalisée. La quantité est exprimée en unité de stock. |
| Ce champ présente la quantité de la pièce d'origine ou de la ligne de commande. Ce champ est non modifiable. La quantité est exprimée en unité de stock. |
| Cette unité de temps définit comment est exprimé le temps des opérations de la gamme. Le temps peut être exprimé en 'heures' ou 'minutes'. Il s'applique au temps de réglage, au temps opératoire et à la cadence de toutes les opérations de la gamme. |
| Ce champ affiche le temps nécessaire pour effectuer l'opération pour le nombre d'articles demandés (défini dans le champ Quantité prévue). Le temps opératoire :
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| Ce champ indique le temps effectivement passé à effectuer le réglage de la machine. Le temps est exprimé dans l'unité de temps paramétrée. Le temps peut être nul (0). |
| Ce champ indique le temps effectivement passé à effectuer l'opération, pour le nombre d'articles requis. Le temps opératoire :
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| Cette case à cocher est sélectionnée si des matières non prévues sont associées à l'ordre de fabrication lors du lancement de l'opération pour jalonnement. |
| Ce champ affiche le code d'un outil utilisé dans l'opération de gamme. Les outils ont une Catégorie article de type 'Outil' (champ Outils (TOOFLG)). |
Cliquez sur Détail opération depuis l'icône Actions pour afficher les détails clés de l'enregistrement de suivi de fabrication correspondant à l'opération d'OF sélectionnée, pour la non-conformité concernée. Dans une logique de simplicité, les informations sont regroupées de la façon suivante :
- Détails sur le document de suivi, collaborateur ayant enregistré l'avancement de l'opération, date et heure de l’enregistrement ;
- Détails sur le poste de charge dont l’avancement est enregistré (potentiellement à l’origine de la non-conformité) ;
- Quantité associée à la non-conformité et suivi de l’opération (correspondant aux quantités et temps de fabrication) ;
- Informations sur les matières liées et outil utilisé pour effectuer l'opération. Cela est particulièrement important si la non-conformité concerne un process.
Onglet Analyser
Présentation
Utilisez cette section pour donner des informations qui étayent l'analyse de la cause principale de non-conformité. Cette section contient deux blocs :
- Le bloc Cause vous permet d'indiquer une unique cause à l'origine de l'incident.
- Dans ce bloc, vous pouvez définir l'impact probable du défaut et l'urgence de prendre des actions correctives/préventives.
- Ce bloc vous permet également d'affecter l'incident au responsable qualité approprié. En effet, comme tout 'changement', la non-conformité doit traverser les étapes clés du cycle jusqu'à la conclusion/clôture de l'incident. Le responsable qualité est l'expert qui a l'autorité d'approuver ou de rejeter tout changement proposé. Le responsable qualité peut être un des membres de votre équipe de Contrôle qualité, par exemple un responsable développement ou encore chef de projet test. Il peut également s'agir d'un chef produit chargé d'évaluer les produits, pour s'assurer qu'il soient adaptés au marché.
Vous pouvez réaffecter l'incident à un autre responsable qualité à tout moment. - Vous pouvez également affecter le planificateur approprié qui sera chargé de gérer le 'changement'.
Un planificateur différent peut être affecté à cette non-conformité si nécessaire.
- Le bloc Approbateurs vous permet d'affecter des collaborateurs capables d'évaluer et de conclure sur l'existence d'un problème.
Les informations ajoutées dans ce bloc sont déterminantes pour la résolution de l'incident. Ces informations permettront de définir les actions correctives et préventives à adopter pour éliminer la cause principale, ou la défaillance, à l'origine de la non-conformité.
Cette section permet au responsable qualité (ou expert) en charge d'analyser les causes de la non-conformité, ou de la défaillance, de saisir ses observations. De même, elle permet aux parties-prenantes, ou membres de l'équipe de pilotage ou de Contrôle qualité, de consulter les conclusions et décisions prises après l'analyse.
Responsables qualité
En tant que Responsable qualité de la non-conformité, vous devez utiliser le bloc Approbateurs pour identifier les experts capables d'analyser et de valider l'existence d'une non-conformité. Il peut s'agir, par exemple, d'un des membres de votre équipe de Contrôle qualité.
Vous pouvez affecter des 'approbateurs' pour analyser les causes de l'incident, et des 'approbateurs' pour confirmer que les processus et les standards de qualité ont été respectés lors de la conception d'un produit ou système conforme et fonctionnel. Vos approbateurs sont en charge d'approuver ou de rejeter l'incident proposé pour un domaine d'expertise particulier.
Astuce : Utilisez le filtre Responsable qualité affecté pour visualiser facilement vos non-conformités en attente.
Ce sont les approbateurs qui déterminent si l'incident est approuvé ou rejeté : il faut donc choisir avec soin les experts que vous affectez.
L'équipe de Contrôle qualité de votre organisation doit déterminer à quel moment intervient la décision de rejeter ou d'approuver l'incident de non-conformité. Il s'agit de désigner l'étape du processus d'analyse au cours de laquelle vous devrez passer manuellement la non-conformité au statut 'Planification' (approbation), ou au statut 'Rejetée' (rejet).
- Pour pouvoir affecter des 'approbateurs' à la non-conformité, le statut de la non-conformité doit être 'En cours d'analyse'.
- En tant que responsable qualité de la non-conformité, vous êtes le seul utilisateur autorisé à affecter des 'approbateurs'.
- Les 'approbateurs' doivent être des experts autorisés en matière de gestion de la non-conformité.
- Vous pouvez associer plusieurs 'approbateurs' à cette non-conformité.
- Vous pouvez associer un unique 'approbateur' à divers types de transaction.
- Vous n'êtes pas autorisés à définir les décisions post-analyse des approbateurs.
- Vous êtes responsables de faire progresser le statut de la non-conformité manuellement dans les étapes du cycle de correction/prévention concernées.
- Il n'est pas nécessaire de disposer au préalable de l'ensemble des décisions post-analyse de l'approbateur pour changer le statut de la non-conformité.
Approbateurs
En tant qu''approbateur', il a été estimé que vous avez l'expertise requise pour analyser et valider un incident de non-conformité.
Vous devez identifier la cause à l'origine de l'incident à partir des types de transaction qui vous ont été affectés.
Une fois que vous avez déterminé qu'un problème existe (ou non), vous devez notifier le Responsable qualité et les parties prenantes et décrire votre décision post-analyse pour chaque type de transaction. Pour cela, utilisez le champ commentaire disponible sur chaque type de transaction. Dans ce champ, vous pouvez par exemple détailler vos hypothèses ou faire des recommandations au Planificateur en charge de planifier les actions correctives et préventives. Le responsable qualité ne peut pas fixer le statut d'approbation ou ajouter des commentaires à votre place.
Astuce : Le filtre Mes non-conformités à approuver vous permet de localiser vos non-conformités facilement.
- Vous devez répondre aux conditions suivantes pour pouvoir modifier les types de transaction qui vous sont affectés :
- Vous devez être connecté avec votre identifiant dans Sage X3.
- Vous devez être autorisé à intervenir dans le le processus de gestion des non-conformités de votre organisation en tant qu'approbateur; le paramètre utilisateur CCMAPPROVE - Approbateur (chapitre TC, groupe CCM) doit être à 'Oui'.
- Si des restrictions par site sont actives, la visibilité et l'accès à la non-conformité dépendront de la valeur du champ Site.
- Vous pouvez uniquement paramétrer un 'statut d'approbation' quand une demande de changement a pour statut 'En cours d'analyse'.
- Votre décision post-analyse n'est pas un prérequis pour modifier le statut de la non-conformité.
- Le responsable qualité n'est pas autorisé à ajouter une décision ou des commentaires à votre place.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Cause
| Utilisez ce champ pour identifier une unique cause à l'origine de l'incident. Ce champ est obligatoire. La cause principale par défaut de la non-conformité constatée sur une ressource (poste de charge) d'une opération d'OF est définie par le paramètre NCSROORES - Cause ppale ressource non-conf. (Chapitre TC, groupe NCS). Si la non-conformité est liée à un process d'une opération d'OF, la cause principale est définie par le paramètre NCSROOPRO - Cause ppale process non-conf. (chapitre TC, groupe NCS). Vous pouvez modifier la cause principale par défaut si nécessaire.
La liste des facteurs à l'origine de la non-conformité est définie dans la table diverse 803 - Cause principale. |
| Utilisez ce champ pour résumer la raison pour laquelle la non-conformité a été créée à l'origine. Après l'analyse de la cause principale, ce champ vous permet d'apporter des précisions sur la cause proposée. Ce champ est obligatoire.
La liste des motifs permettant de créer une non-conformité est définie dans la table diverse 802 - Motifs de non-conformité. |
| Utilisez ce champ pour indiquer l'urgence de l'action corrective ou préventive à prendre pour cette non-conformité. Ce champ est obligatoire.
Critique Majeur Modéré Mineur (cosmétique)
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| Utilisez ce champ pour évaluer les impacts du 'changement', c'est-à-dire des actions préventives et correctives, sur la forme, la fonction ou la conformité du produit corrigé. Analysez les risques associés et assurez-vous de prendre en compte les impacts sur les process existants. Ce champ est obligatoire.
Majeur Mineur Inconnu
La liste des risques potentiels de l'impact de la correction/prévention permettant d'empêcher un nouvel incident est définie dans le menu local 2031. |
| Utilisez ce champ pour indiquer une date de réalisation prévue pour la livraison du produit ou système corrigé. |
| Ce champ, si alimenté, affiche le code et le nom du dernier utilisateur ayant modifié le Responsable qualité de la non-conformité. |
| Ce champ, si alimenté, affiche la dernière date à laquelle la non-conformité a été réaffectée à un Responsable qualité différent. |
| Utilisez ce champ pour identifier le planificateur (chef de projet) responsable de la planification des actions globales qui constituent le plan d'action correctif ou préventif de la non-conformité. Le planificateur est responsable de planifier l'approche à adopter pour éliminer le problème. Il est également en charge de contrôler les actions correctives ou préventives au moyen d'un plan d'action, jusqu'à la livraison d'un produit corrigé, conforme et fonctionnel. Le planificateur par défaut est l'utilisateur défini dans le paramètre NCSPLADEF - Planificateur par défaut (chapitre TC, groupe NCS). Vous pouvez affecter la non-conformité à un planificateur différent, si nécessaire. Saisissez ou sélectionnez un code utilisateur dans la liste des utilisateurs autorisés à intervenir dans votre 'gestion des non-conformités' en tant que 'planificateur'.
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| Utilisez ce champ pour identifier l'expert en charge de catégoriser, prioriser, approuver, rejeter, ou suivre les corrections apportées à la non-conformité observée. Ce champ est obligatoire. Le responsable qualité par défaut est l'utilisateur défini par le paramètre NCSQADEF - Responsable qualité par défaut (chapitre TC, groupe NCS). Vous pouvez affecter la non-conformité à un responsable qualité différent, si nécessaire. Saisissez ou sélectionnez un code utilisateur dans la liste des utilisateurs autorisés à intervenir dans votre 'gestion des non-conformités' en tant que 'responsables qualité'. Le responsable qualité défini dans ce champ contrôle l'ensemble de la non-conformité et sa progression au sein du cycle de correction ou prévention. Il possède des droits d'administration lui permettant de faire progresser ou d'annuler cette non-conformité au travers des différentes étapes du cycle correctif ou préventif, si nécessaire.
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Intitulé cause
| Utilisez ce champ pour proposer un résumé de l'analyse de la cause principale. Utilisez ce champ pour indiquer des faits. Ce champ doit permettre de quantifier la valeur affectée au champ Cause principale. Il peut être ajusté pour correspondre au champ Gravité. Par exemple, si la Gravité est 'Majeure', ajoutez des détails pour assurer la qualité du produit. Votre description doit s'intéresser à une seule cause. Vous pouvez également clarifier les éléments relevant d'une "erreur humaine". Votre description est essentielle pour la résolution de l'incident. Ces informations permettront de définir les actions correctives et préventives à adopter pour éliminer la cause principale, ou la défaillance, à l'origine de la non-conformité.
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Tableau Approbateurs
| Utilisez ce champ pour identifier l'expert en charge d'analyser et de valider un incident de non-conformité. Les experts ou 'approbateurs' sont habilités pour intervenir sur votre processus de 'gestion des non-conformités'. Il peut s'agir, par exemple, d'un des membres de votre équipe de Contrôle qualité. Ils ont le droit et les compétences de valider l’existence d’un problème ou d’un défaut, par exemple une défaillance au niveau du modèle de fabrication, du modèle de conception, ou des process. Ils ont également les compétences de confirmer si les processus et standard qualité ont été respectés lors de la fabrication d'un produit conforme et fonctionnel, et d'approuver ou de rejeter l'incident pour un domaine d'expertise donné. Saisissez ou sélectionnez un code utilisateur dans la liste des utilisateurs autorisés à intervenir dans votre 'gestion des non-conformités' en tant qu'expert.
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| Ce champ afficher le nom de l'utilisateur Enterprise Management sélectionné. |
| Utilisez ce champ pour identifier un type de transaction spécifique à évaluer pour la non-conformité proposée. L'approbateur affecté évaluera ce type de transaction pour la non-conformité proposée d'un point de vue technique, mais également opérationnel. La liste des types de transaction est définie dans la table diverse 807 - Type de transaction. |
| Utilisez ce champ pour indiquer le statut actuel de la décision lors de l'analyse de la non-conformité, pour le type de transaction concerné.
Approuvé Rejeté
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| Utilisez ce champ pour résumer votre décision relative à votre révision de l'analyse de la non-conformité pour le type de transaction affecté (maximum 50 caractères). Dans ce champ, vous pouvez par exemple détailler vos hypothèses ou faire des recommandations au Planificateur en charge de planifier les actions correctives et préventives. Ce champ est obligatoire. |
Onglet Rejet
Présentation
Cette section est utilisée par le responsable qualité affecté à la non-conformité. Si vous êtes partie prenante ou membre du 'comité du changement' de votre société, vous pouvez l'utiliser pour voir les motifs de rejet et les conclusions formels.
Seul le responsable qualité affecté à la non-conformité peut la rejeter.
Responsables qualité
En tant que responsable qualité de la non-conformité, cette section vous permet de rejeter formellement l'incident. Cette étape est obligatoire pour que l'équipe de Contrôle qualité puisse conclure qu'il n'existe aucun problème et que le produit est conforme et fonctionnel. Vous pouvez aussi rejeter l'incident s'il a été créé par erreur ou copié à partir d'un autre incident.
Cette Non-conformité doit avoir le statut 'Rejetée' pour que les champs de cette section soient saisissables. Vous devez au moins définir le motif pour lequel l'équipe Contrôle qualité a rejeté la non-conformité.
Vous pouvez détailler ce motif de rejet dans le champ de description, sans limite de format.
Astuce : Utilisez le filtre Responsable qualité affecté pour visualiser facilement vos non-conformités en attente.
- Vous pouvez uniquement définir un motif de rejet quand la non-conformité est au statut 'Rejetée'.
- En tant que responsable qualité de la non-conformité, vous êtes le seul utilisateur autorisé à la rejeter.
- Il n'est pas requis d'attribuer le statut 'Rejetée' aux décisions post-analyse de l'approbateur pour pouvoir mettre la non-conformité sur 'Rejetée'.
Vous perdrez toutes les données de cette section si vous repositionnez ensuite le statut de la non-conformité sur 'En cours d'analyse'.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
| Utilisez ce champ pour résumer le motif de rejet de la non-conformité par l'équipe de contrôle qualité. Ce champ est obligatoire. La liste des motifs de rejet est définie dans la table diverse 808 - Motif du rejet. |
| Ce champ, si alimenté, affiche la date à laquelle la non-conformité a été officiellement rejetée. |
| Ce champ, si alimenté, affiche le nom et code de l'utilisateur permettant de rejeter cette non-conformité. |
| Utilisez ce champ pour détailler ou expliquer le motif du rejet défini. Saisissez une description qui quantifie la décision de rejeter la non-conformité. |
Onglet Clôture
Présentation
Cette section est mise à jour lorsque vous clôturez la non-conformité. Elle indique qui a clôturé l'incident et quand.
Un champ de texte libre vous permet de préciser la raison de la clôture, si l'incident a été clos par l'action Clôturer.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Description clôture
| Ce champ, si alimenté, affiche le statut de clôture de la non-conformité. La valeur 'Réalisé' s'affiche quand la non-conformité a été mise en œuvre et que le produit, considéré comme conforme, a été réalisé et clos. La valeur 'Rejeté' s'affiche si la non-conformité a été rejetée et clôturée. Si champ est vide si la non-conformité est toujours en cours de traitement. |
| Ce champ, si alimenté, affiche la date à laquelle la non-conformité a été officiellement clôturée. |
| Ce champ, si alimenté, affiche le nom et code de l'utilisateur permettant de clôturer cette non-conformité. |
| Utilisez ce champ de texte libre pour expliquer ou résumer le changement appliqué pour corriger le problème, ou la raison pour laquelle l'incident a été rejeté ou clos. Si des documents complémentaires sont nécessaires pour justifier la clôture (par exemple des photos, rapports de contrôle, etc.), vous pouvez les indiquez dans ce champ. |
Onglet Constaté par
Présentation
Utilisez cette section pour renseigner les coordonnées des personnes ayant constaté la non-conformité. Il peut s'agir de toute personne (en interne ou externe), client, ou fournisseur ayant identifié un problème, un défaut, une défaillance, ou une défaillance potentielle au niveau de la fabrication, conception, du service, des process, ou du système.
Le client ou fournisseur que vous indiquez dans la section d'en-tête sera considéré comme la personne ayant déclaré la non-conformité. Les coordonnées de cette personne sont affichées sur la première ligne de la table concernée (section Client ou section Fournisseur). Si ce n'est pas le cas, vous devez indiquer au minimum un nom et un moyen de contact, pour une des phases du cycle de correction/prévention. Cela permettra de garantir qu'une personne informée sur la question reste joignable, si des informations ou tests qualité nécessitaient des éclaircissements au cours du cycle de traitement.
La personne ayant déclaré l'incident est essentielle pour pouvoir obtenir des réponses ou des explications complémentaires. Les informations peuvent être difficiles à obtenir en l'absence d'une personne à contacter.
Exemples de créateurs de non-conformité :
- Un responsable produit identifie une défaillance potentielle dans le cycle de production lors d'un test de résistance.
- Un client identifie une défaillance au niveau d'un produit en l'utilisant dans des conditions particulières.
- Un ingénieur réseau identifie qu'un appareil ne fonctionne pas à pleine capacité.
- Un gestionnaire des services constate que les contrats de sous-traitance de votre société ne permettent pas de répondre aux délais de livraison prévus.
- Un opérateur Tier 1, 2, ou 3 identifie une pièce défectueuse sur une partie du réseau.
- Un responsable de la sécurité doit répondre à un nouveau type de faille de sécurité.
Tous les utilisateurs Sage X3 enregistrés peuvent ajouter des coordonnées à une non-conformité nouvelle ou 'en cours'.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Tableau Fournisseurs
| Ce champ identifie le fournisseur qui a constaté et déclaré la non-conformité. Quand un code fournisseur est défini dans la section d'en-tête, les détails du fournisseur sont affichés sur la première ligne de la table. Vous pouvez modifier le code si nécessaire. Si ce champ est vide, vous pouvez ajouter les détails d'un fournisseur ayant déclaré cette non-conformité. Saisissez ou sélectionnez dans la table Tiers fournisseurs(table BPSUPPLIER) le code du fournisseur ayant observé et déclaré la non-conformité. |
| Ce champ indique la raison sociale du fournisseur sélectionné. |
| Utilisez ce champ pour identifier la personne au sein de l'entreprise du fournisseur qui peut être contactée au sujet de la non-conformité. Saisissez ou sélectionnez dans la table Interlocuteurs (table CONTACTCRM) le code de l'interlocuteur au sein de l'entreprise du fournisseur.
|
| Ce champ affiche le nom du contact associé au fournisseur. |
| Ce champ affiche l'adresse e-mail du contact associé au fournisseur. |
| Ce champ affiche le numéro de téléphone du contact associé au fournisseur. |
Tableau Clients
| Ce champ identifie le client qui a constaté et déclaré la non-conformité. Quand un code client est défini dans la section d'en-tête, les détails du client sont affichés sur la première ligne de la table. Vous pouvez modifier le code client si nécessaire. Si ce champ est vide, vous pouvez ajouter les détails d'un client ayant déclaré cette non-conformité. Saisissez ou sélectionnez dans la table Tiers clients(table BPCUSTOMER) le code du client ayant observé et déclaré la non-conformité. |
| Ce champ indique la raison sociale du client sélectionné. |
| Utilisez ce champ pour connaître l'interlocuteur à contacter au sein de l'entreprise du client pour cette non-conformité. Saisissez ou sélectionnez dans la table Interlocuteurs (table CONTACTCRM) le code de l'interlocuteur au sein de l'entreprise du client.
|
| Ce champ indique le nom du contact associé au client. |
| Ce champ affiche l'adresse e-mail du contact sélectionné associé au client. |
| Ce champ affiche le numéro de téléphone du contact associé au client. |
Tableau Utilisateurs
| Utilisez ce champ pour identifier l'utilisateur interne (appartenant à votre organisation) qui a constaté un défaut, une défaillance, ou une défaillance potentielle au niveau du modèle de production ou de conception, des process, d'un service, ou du système. Saisissez ou sélectionnez dans la table Utilisateurs (table AUTILIS) le code de l'utilisateur ayant constaté l'incident. |
| Ce champ afficher le nom de l'utilisateur Enterprise Management sélectionné. |
| Ce champ affiche l'adresse e-mail définie sur la fiche Utilisateur. |
| Ce champ affiche le numéro de téléphone défini sur la fiche Utilisateur. |
Tableau Autres
| Utilisez ce champ pour identifier le contact (externe) qui a constaté et déclaré cette non-conformité. Saisissez ou sélectionnez dans la table Interlocuteurs (table CONTACTCRM) le code du contact qui a déclaré l'incident. |
| Ce champ indique le nom du contact sélectionné. |
| Ce champ affiche l'adresse e-mail du contact sélectionné. |
| Ce champ affiche le numéro de téléphone de l'interlocuteur sélectionné. |
