Génération écritures

Ajout d'un nouveau référentiel : méthode d'opération

Il est conseillé de réaliser les différentes actions dans l'ordre présenté ci-dessous.

1 - Mise à jour du paramètre LEDTYPAUT 'Type de référentiel automatique'

L'utilitaire prend uniquement en charge les ajouts de référentiels manuels. Il peut ainsi être nécessaire de mettre à jour le nombre de référentiels déclarés comme automatiques au niveau du paramètre LEDTYPAUT. En conséquence, le nouveau référentiel apparaît dans certains paramétrages.

Types d'écritures

Pour chaque type de pièces, l'onglet listant les référentiels manuels du dossier permet de préciser si le référentiel doit être alimenté de façon systématique, facultative ou jamais. Dans le cas où l'ajout du nouveau référentiel implique un élargissement du paramètre LEDTYPAUT, le nouveau référentiel apparaît dans le tableau avec pour valeur d'autorisation par défaut 'Autorisé'.

L'utilisateur doit vérifier, voire modifier, le statut de chaque type de pièce avant de lancer l'utilitaire qui répercutera le nouveau type de référentiel sur les lignes d'écriture.
Pour certains traitements spécifiques (à-nouveaux de clôture, écarts de lettrage ou de conversion, etc.), il peut être nécessaire de créer de nouveaux types d'écritures mono-référentiel (pour ce nouveau référentiel).

Transactions de saisie de pièces

Pour les transactions de saisies référencées dans les paramètres Transaction de saisie colonne et Transaction de saisie ligne la mise à jour du tableau 'Type de référentiel' est automatique. Il est cependant obligatoire de saisir rentrer en modification sur ces deux transactions, d'enregistrer et de les revalider. La mise à jour de ce tableau sur les transactions de saisies non référencées sur ces deux paramètres est manuelle, si besoin est.

Transactions de saisie du module Achats

Pour toutes les transactions de saisie du module Achats, le tableau des types de référentiels contient tous les référentiels du menu local 2644 'Type de référentiel'. Pour chaque référentiel automatique, le mode 'Invisible' est non modifiable. Rendre un référentiel manuel revient à donner accès au mode, et le mode 'Invisible' est modifiable si nécessaire.

2 - Mise à jour du modèle

Mises à jour manuelles d'éléments de structure générale

• Création du plan de comptes,
• Créations / mises à jour de comptes avec les règles de propagation,
• Création des axes analytiques,
• Création de sections analytiques,
• Création du référentiel.

Mise à jour manuelle du modèle

• Paramétrage de la ligne du nouveau référentiel,
• Mise à jour du bloc Contrôles.

Ajout d'un référentiel ne concernant pas toutes les sociétés d'un modèle

Un modèle peut être commun à plusieurs sociétés. Ces sociétés bénéficient donc toutes potentiellement de l'ajout du nouveau type de référentiel.
Pour rappel, le lien entre une société et un modèle comptable ne peut pas être supprimé.
Pour ajouter un référentiel sur une ou plusieurs des sociétés d'un modèle mais pas sur la totalité, il convient de dupliquer le modèle à l'identique, en modifiant uniquement le code du modèle. Une fois la duplication effectuée, le nouveau modèle doit être réaffecté à la société. Chaque modèle peut alors potentiellement bénéficier d'un référentiel identique, nouveau ou différent.

3 - Mise à jour des données société

Fiches Société et Site

Si un référentiel avec des axes est ajouté, les sections du nouveau référentiel sont chargées dans l'onglet 'Comptabilité' des fiches sociétés et site concernées. L'utilisateur doit effectuer si nécessaire la mise à jour du champ Sections analytiquesdes fiches société et site et des champs Obligatoire et Saisie amont de la fiche société.

Mise à jour des exercices /périodes par société

Les exercices et périodes doivent être créés pour tous les couples 'société/nouveau référentiel' pointant sur le modèle qui a été mis à jour.
La création des exercices et périodes se fait par le biais de l'utilitaire de création exercices/périodes.

Mise à jour des transactions de saisie de factures par société

Le tableau des types de référentiels est mis à jour, dans un contexte ne perturbant pas la saisie (le nouveau référentiel n'est pas affiché). L'utilisateur est libre de paramétrer ou pas la saisie compte pour le nouveau référentiel et le numéro d'ordre.

4 - Mise à jour des données nécessaires à la propagation du nouveau référentiel

Mise à jour des axes par défaut

Dans le cas où le nouveau référentiel contient de nouveaux axes, les axes par défaut doivent être mis à jour manuellement pour chaque entité :

• l'utilitaire s'appuie sur le paramétrage des sections par défaut (défini dans la transaction de saisie origine de la pièce) pour initialiser les axes du nouveau référentiel dans les lignes d'écriture,
• pour permettre l'initialisation des nouveaux axes lors de la création de nouveaux documents, une fois le référentiel ajouté.

Création des sections analytiques associées aux nouveaux axes

Les nouvelles sections doivent être mises à jour par saisie ou import.

Ajout des sections par défaut des nouveaux axes dans les données de base

Les nouvelles sections par défaut doivent être ajoutées dans les différentes données de base (client, fournisseur, taxes...) où les nouveaux axes ont été déclarés.

Ajout des sections par défaut des nouveaux axes dans les nouveaux axes

Les nouvelles sections par défaut doivent être ajoutées dans les nouveaux axes déclarés.
Ceci est particulièrement important si dans le modèle comptable l'option d'équilibrage est 'Equilibre avec gestion d'écart d'arrondis' et si un des nouveaux axes est défini comme obligatoire et/ou que le nouveau référentiel est avec l'option 'Au moins un axe doit être renseigné'.

Ajout des axes et sections par défaut dans le paramétrage des transactions de saisie de pièces

Les nouvelles sections par défaut doivent être ajoutés dans les transactions de saisie de pièces. En effet, lors de l'ajout des lignes d'écritures du nouveau référentiel dans les pièces antérieures, les axes de ce référentiel sont initialisés selon le paramétrage des sections par défaut de la transaction de saisie de pièces origine de la pièce.

Mise à jour des paramétrages des sections par défaut pour prendre en compte les nouveaux axes

Les paramétrages des sections par défaut rattachés aux transactions de saisie de pièces sont utilisés pour définir les règles d'alimentation des axes et sections lors de l'ajout du référentiel. Dans les lignes d'écritures et sur les documents créés postérieurement à l'ajout du nouveau référentiel, il faut donc mettre à jour les codes et les règles d'alimentation pour les nouveaux axes dans la fonction de paramétrage des sections par défaut.
Le code section par défaut rattaché à une transaction de saisie ne doit pas alimenter d'autres axes que ceux définis dans le référentiel ajouté.

Création des comptes du nouveau plan de comptes

Les comptes doivent être mis à jour, et les règles de propagation doivent être revues pour permettre l'alimentation du nouveau référentiel. Les axes et sections des comptes analytiques peuvent faire l'objet d'une mise à jour manuelle ou depuis l'onglet "Axes par défaut" du plan de comptes.

Statut obligatoire d'un axe non associé au référentiel ajouté

Lors du lancement de l'utilitaire d'ajout de référentiel, tous les contrôles standards de la saisie de pièces sont déclenchés.
Dans le cas d'un référentiel analytique existant dont un axe non obligatoire devient obligatoire, certaines écritures peuvent être sans section pour cet axe. Lors de l'ajout du nouveau référentiel, comme les contrôles standards sont effectués l'absence de section pour cet axe est considérée comme une erreur.
Il faut donc le rendre non obligatoire provisoirement avant de lancer l'utilitaire d'ajout de référentiel.

Initialisation flux et partenaire en ajout de référentiel

Quand seul le référentiel ajouté est paramétré en gestion de consolidation :

L'initialisation du flux et du partenaire est exécuté pour le nouveau référentiel.

Le contrôle du flux et du partenaire est exécuté pour le nouveau référentiel.

Quand le référentiel ajouté n'est pas l'unique référentiel paramétré en gestion de consolidation :

L'initialisation n'est pas exécutée.

Le contrôle est uniquement exécuté pour le nouveau référentiel.

Se reporter aux documentations Initialisation partenaire et Initialisation flux.

Gestion de l'écran

Fonctionnement

Pour un référentiel manuel, l'utilitaire de génération des écritures lit les écritures sur la transaction (qui détermine la propagation via l'ordre de présentation des types de référentiel). La propagation est effectuée en prenant en compte le paramétrage des comptes et du type de pièce.

  L'utilitaire ne lance pas la mise à jour des balances. Cette mise à jour doit être lancée via les utilitaires de synchronisation Balances, Balances analytiques, Balances analytiques quantités.

Gestion de cas particuliers

Pièces définitives

Lorsqu'une pièce devient définitive  un numéro chrono lui est attribué (un numéro pour chaque ligne). Ceci permet de s'assurer qu'il n'y a eu ni suppression ni ajout de ligne, puisque les numéros se suivent.
Sur le chrono comptable, un composant permet de prendre en compte le type de référentiel. Chaque type de référentiel a sa propre séquence numérique. L'ajout de lignes sur un nouveau référentiel n'impacte pas cette séquence. Il est toutefois possible d'avoir une rupture dans le compteur si le compteur ne dispose pas d'un composant 'Type de référentiel'.

Exemple :

Soit un compteur existant sur la société 1 avec deux référentiels manuels :

Après l'ajout d'un référentiel IAS :

Ecritures particulières de fin d'exercices

 L'ajout du référentiel peut se faire uniquement depuis le premier exercice non clôturé.

Le processus de génération de pièce doit démarrer à partir du premier exercice avec une balance d'ouverture. Cette balance doit être saisie (via saisie directe ou import) pour le nouveau référentiel. Il y a deux possibilités de traitement, selon le choix effectué et le mode de reprise des pièces d'à-nouveaux.
Pour exemple, un démarrage au 01/01/N-4 avec création du premier exercice au 01/01/N-4 :

• CAS 1 : Ajout du référentiel pour tous les exercices antérieurs avec un choix de rajout à partir de l'exercice N-6. La balance d'ouverture doit être saisie pour ce nouveau référentiel avec un type de pièce mono-référentiel (nouveau référentiel). Chaque exercice doit être clôturé et l'utilitaire d'ajout du nouveau référentiel doit être lancé après chaque saisie ou génération de balance d'ouverture.
• CAS 2 : Ajout du référentiel pour tous les exercices avec un choix de reprise à partir de l'exercice N-4. Deux solutions sont possibles.
• L'exercice N-6 doit être clôturé sans avoir lancé l'utilitaire d'ajout des écritures sur l'exercice N-6.
  La balance de clôture de l'exercice N-6/d'ouverture de l'exercice N-5 est saisie au 01/01/N-5 et l'exercice N-5 est ensuite clôturé pour le nouveau type de référentiel. Ceci permet de disposer de la balance d'ouverture de l'exercice N-4. L'utilitaire peut ensuite être lancé pour l'ajout du référentiel sur les exercices N-4, N-3, etc....
• Les exercices N-6 et N-5 sont clos sans récupération des écritures. La balance d'ouverture de l'exercice N-4 est reprise par saisie ou import au 01/01/N-4 sur un type de pièce mono-type de référentiel (nouveau référentiel). L'utilitaire peut ensuite être lancé pour l'ajout du référentiel.

Lettrage et conversion

• Lettrage
  Dans le cas où le référentiel ajouté est coché lettrable, et lors de l'ajout des lignes d'écritures dans le nouveau référentiel, le code lettrage des lignes du référentiel général principal est reporté dans la zone Référence libre des lignes du nouveau type de référentiel.
• Ecarts de conversion
  Après chaque reprise d'exercice, et avant la clôture d'un exercice ayant bénéficié de l'ajout de référentiel et de la reconstitution du lettrage, il peut être nécessaire de lancer le traitement de calcul des écarts de conversion.
  

Mise à jour des engagements analytiques

Le nouveau type de référentiel n'est pas ajouté pour les engagements existants avant son ajout, même si celui-ci est coché Engagements.
Par conséquent, dans le cas du rattachement d'une commande à une facture saisie avant l'ajout, lors du pré-chargement de la commande dans la facture, aucun désengagement ne sera généré dans le nouveau type de référentiel (dans la mesure où aucun engagement n'aura été créé au préalable).

Ajout d’un référentiel qui utilise un axe commun avec un autre référentiel

Sur le modèle comptable d'une société, si vous ajoutez un référentiel qui utilise un axe analytique identique à celui d'un autre référentiel de ce modèle comptable, alors l’utilitaire récupère, pour ce nouveau référentiel, la section analytique imputée sur le référentiel dont l’axe est commun (les sections par défaut ne sont pas utilisées dans ce cas).

 Gestion des montants
 

• Au niveau du paramétrage de l'utilitaire, vous avez la possibilité de demander que les montants dans le nouveau référentiel soient repris à partir d’un référentiel existant.
  Cette possibilité est offerte uniquement si, au niveau du paramétrage du modèle comptable, le référentiel de reprise présente des propriétés de devise identiques à celles du référentiel ajouté : la devise de tenue du référentiel, le type de cours, le type de cours document et la saisie cours doivent être identiques dans les deux référentiels.
• Les cours du nouveau référentiel sont alors repris à l’identique de ceux du référentiel de reprise précisé. 
• Pour les lignes de pièces comptables sur lesquelles les montants sont forcés, ces montants sont repris à l'identique.
• Pour les lignes sur lesquelles les montants ne sont pas forcés, ils ne sont pas repris mais calculés.

Les modalités de reprise des montants des pièces dans le nouveau référentiel sont synthétisées dans le tableau suivant (basées sur l’exemple de l’ EUR comme devise de tenue du nouveau référentiel et du référentiel de reprise) :

• Si aucun référentiel ne remplit ces conditions, ou si vous ne souhaitez pas que les montants soient repris à partir d'un référentiel donné, les montants des pièces du nouveau référentiel sont calculés. Les modalités de détermination des cours utilisés dans le nouveau référentiel sont illustrées dans le tableau suivant :
   
  

Onglet Écran de saisie

Actions spécifiques

Messages d'erreur

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

Tables mises en œuvre

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