Plan

Projektleiter (Planer)

Zu diesem Zeitpunkt des Änderungsantragszyklus wurde der Antrag überprüft und auf den StatusIn Planung gesetzt. Als Projektleiter oder Planer dieses Änderungsantrags erteilt Ihnen der Änderungsmanager die Kontrolle über den Antrag. Diese Benutzer erhalten eine Bestätigung per E-Mail, wenn der Parameter CCMEMAILP - E-Mail Genehmiger (Kapitel TC, Gruppe CCM) aktiv ist. Ab sofort sind Sie damit beauftragt, die Erfüllung der Anforderungen zu planen.

Ihre erste Aufgabe ist es, die allgemeine Aufgabenverteilung zu erstellen. Aus diesem Plan muss der für die Erfüllung der genehmigten Anforderungen gewählte Ansatz hervorgehen. Der Plan wird dazu verwendet, die wichtigsten Felder der Design- oder Produktionsänderung zu prüfen oder zu verwalten.

Um eine Struktur für die Aufgabenverteilung aufzubauen, verwenden Sie die Rentabilitätsanalyse oder die zum Änderungsantrag als Referenzelemente zur Verfügung gestellten Daten. Der Änderungsantrag ist gleichzeitig ein Konzeptvorschlag und ein Lastenheft. Sie sollten die für die Änderung benötigten wichtigsten Produkte oder Transaktionstypen sowie die wichtigsten Aufgaben oder Aktionen auflisten. Die Detailebene kann dabei an die Anforderungen angepasst werden.

Mit der vollständigen Aufgabenaufteilung sollte es möglich sein, die wichtigsten lieferbaren Elemente, das Realisierungsdatum und sämtliche für die Lieferung benötigten Elemente abzudecken.

Die Definition von Fristen, Meilensteinen und Daten bilden eine Steuerungsgundlage, um sicherstellen zu können, dass die Änderung ausgeliefert wird. Diese Elemente können als Grundlage für Ihre Änderung dienen. Für die Kommunikation mit dem Ausführer und den Betroffenen steht pro Aufgabe ein Kommentarfeld zur Verfügung. Dieses kann beispielsweise dazu verwendet werden, Ihren Eindruck mitzuteilen oder über eventuelle Einschränkungen zu informieren, die sich auf den Fortschritt oder die Realisierung der Aufgabe auswirken könnten.

Allgemeine Aufgabenverteilung

Ihre allgemeine Aufgabenverteilung bildet die Grundlage für Ihre zweite Aufgabe. Sie können detaillierte Umsetzungspläne für die Verpflichtungstypen oder für die Transaktions- und Schlüsseltypen erstellen. Dabei handelt es sich um individuelle Pläne, mit denen sich die Anforderungen erfüllen lassen.

Die Verpflichtungstypen, für die solche detaillierten Pläne definiert werden können, befinden sich in der Funktion Auswirkungsanalyse der Änderungskontrolle. Die allgemeine Verteilung kann zum Zeitpunkt der Erstellung der individuellen Implementierungspläne als Referenz verwendet werden. Sie können die wichtigsten zu liefernden Elemente sowie das notwendige Auskunftsdetail für die Kommunikation von wichtigen Informationen identifizieren. Jedes wichtige lieferbare Element muss der auszuführenden Aufgabe oder Aktion sowie einem Verantwortlichen zugewiesen werden. Dabei sind die entsprechenden Fristen anzugeben.

Detaillierte Umsetzungspläne

Aktivieren Sie zum Zeitpunkt der Realisierung Ihrer allgemeinen Aufgabenverteilung und der einzelnen detaillierten Umsetzungspläne das Kontrollkästchen Planung ausgeführt. Der Status des betreffenden Plans wird dann auf Wird implementiert gesetzt. Die Betroffenen werden darüber informiert, dass der Plan nun realisiert wird. Dadurch erfahren auch die Ausführer, dass sie nun die Aufgaben ausführen können, die ihnen in diesem Plan zugewiesen wurden. Wenn der Parameter der Ordnerebene E-Mail Ausführer (Kapitel TC, Gruppe CCM) aktiv ist, erhalten sie eine Bestätigung per E-Mail.

Der Maßnahmenplan ist abgeschlossen, wenn das Kontrollkästchen Planung abgeschlossen auf der allgemeinen Ebene der einzelnen detaillierten Pläne aktiviert ist. Wenn der Parameter CCMEMAILCM - E-Mail Änderungsmanager (Kapitel TC, Gruppe CCM) aktiviert ist, erhält der Änderungsmanager eine Bestätigung per E-Mail. Mit einem vollständigen Maßnahmenplan kann auch der Status des Änderungsantrags auf Wird implementiert gesetzt werden, d. h. auf die nächste Phase im Bearbeitungszyklus.

Es ist nicht erforderlich, Maßnahmenpläne aufzustellen. Mit dieser Funktion verfügen Sie über vollständige Flexibilität bei der Festlegung der benötigten und der von Ihnen als überflüssig beurteilten Pläne. Sie können die Anforderungen auch mit einer einfachen allgemeinen Aufgabenverteilung erfüllen. Sie können die Anforderungen auch mit einem einzigen, detaillierten Implementierungsplan ohne Vorlage für die Aufgabenverteilung erfüllen. Es gibt jedoch eine Regel, an die Sie sich halten müssen. Während der Realisierung des Maßnahmenplans darf der Status des Änderungsantrags nicht zur nächsten Zyklusphase (Wird implementiert) wechseln. Sie müssen daher das Kontrollkästchen Planung abgeschlossen in allen Plänen mit Status In Planung aktivieren, um die Verarbeitung zu starten.

Unter der Bedingung, dass es Ihre Unternehmenspolitik zulässt, können die Ausführer die ihnen zugewiesenen Aufgaben bereits in Angriff nehmen, bevor Sie das Kontrollkästchen Wird implementiert aktivieren. Die Transaktionen können dann in einer späteren Phase noch zu einem Plan hinzugefügt werden. Dies ist ganz besonders nützlich, wenn in Ihrem Unternehmen eine Prozesshierarchie existiert. Das System lässt es dann allerdings nicht zu, einer Aufgabe den Status In Bearbeitung zuzuweisen. Diese Parametrisierung steht erst zur Verfügung, wenn der Plan bereit ist. In diesem Fall ist zu beachten, dass das Beginndatum nicht mehr dem tatsächlichen Beginndatum der Aufgabe entspricht.

Sperrende Transaktionen

Nach einer „Änderung“ kann es erforderlich sein, die Verarbeitung von mit einem spezifischen Änderungsantrag verbundenen Transaktionszeilen auszusetzen oder zu sperren. In diesem Fall müssen Sie die von den Anforderungen betroffenen Transaktionszeilen manuell sperren.

Diese manuelle Sperrung richtet sich nach dem Transaktionstyp. Wenn der Lieferant noch keine Ware versendet hat, können die Bestellzeilen beispielsweise abgeschlossen werden. Die Verkaufsauftragszeilen können abgeschlossen oder die zugehörigen Bestandsreservierungen können storniert werden. Demgemäß müssen Sie die am besten für den jeweiligen Transaktionstyp geeignete Sperrmethode wählen.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Auswirkungsanalyse. In der detaillierten Auswirkungsanalyse zu den Verkaufsaufträgen werden beispielsweise die in jedem Schritt des Kommissionierungszyklus und der Auftragslieferung bearbeiteten Mengen angezeigt. Diese Angaben können Ihnen bei der Entscheidung behilflich sein, ob und wie eine Auftragszeile zu sperren ist.

Es wird empfohlen, gesperrte Transaktionen erst wieder freizugeben, nachdem der Änderungsantrag vollständig erfüllt wurde. Die Voraussetzung hierfür ist, dass der Maßnahmenplan umgesetzt und der Änderungsantrag realisiert wurde.

Ausführer

Als Ausführer verwalten Sie die Auslieferung einer Aufgabe oder Aktion im Rahmen des Maßnahmenplans zum geplanten Datum.

Bei den einzelnen Bearbeitungsschritten des Änderungsantrags sind Sie davon abhängig, dass Ihnen der Projektleiter sein „grünes Licht“ gibt. Hierzu bestätigt er Ihnen, dass der Maßnahmenplan realisiert wird:

• Durch die allgemeine Aufgabenverteilung ist der hierzu gewählte Ansatz festgelegt.
  Der Prozess ist abgeschlossen, wenn der Status auf Wird implementiert gesetzt ist.
• In den verschiedenen Implementierungsplänen ist definiert, wie die einzelnen Verpflichtungstypen zur Erfüllung der Anforderungen beitragen.
  Eine Anforderung ist erfüllt, wenn der Status im individuellen Plan auf Wird implementiert gesetzt ist.

Sobald der allgemeine oder detaillierte Plan realisiert wird, können Sie die Ihnen zugewiesenen Aufgaben (Aktionen) ausführen. Wenn der Parameter der Ordnerebene E-Mail Ausführer (Kapitel TC, Gruppe CCM) aktiv ist, erhalten sie eine Bestätigung per E-Mail. Die E-Mails enthalten eine URL-Verknüpfung zum abgeschlossenen Plan.

Alle Ihre Aufgaben werden zunächst mit dem Status Ausstehend angezeigt. Sie müssen den Aktionsstatus beim Prozessstart und zum Zeitpunkt des Prozessabschlusses parametrisieren. Das Beginndatum und das Endedatum sind mit dem Feld Status verbunden und werden bei Auswahl eines Wertes automatisch angezeigt. Dadurch ist für alle Interessengruppen eine bessere Transparenz Ihres Fortschritts zu einem bestimmten Zeitpunkt sowie des allgemeinen Fortschritts des Plans gewährleistet. Die Kommentare des Projektleiters werden in den Kommentarfeldern berücksichtigt. Die Projektleiter können jeder Aufgabe einen Kommentar hinzufügen, um Ihre Schlussfolgerungen mitzuteilen oder über eventuelle Einschränkungen zu informieren.

Unter der Bedingung, dass es Ihre Unternehmenspolitik zulässt, können Sie mit einer Ihnen zugewiesenen Aufgabe bereits vor der Planrealisierung beginnen. Das System lässt es dann allerdings nicht zu, einer Aufgabe den Status In Bearbeitung zuzuweisen. Dieser Parameter kann aber gesetzt werden, sobald der Planstatus auf Wird implementiert wechselt. In diesem Fall ist zu beachten, dass das Beginndatum nicht mehr dem tatsächlichen Beginndatum der Aufgabe entspricht.

Denken Sie daran, die allgemeine Aufgabenverteilung sowie die detaillierten Implementierungspläne zu aktualisieren. Im allgemeinen Plan können Sie alle im detaillierten Plan für Sie vorgesehenen Aufgaben zu einer einzigen Aufgabe gruppieren. Wenn der gesamte Maßnahmenplan aktuell ist, können alle Betroffenen den Fortschritt genauer verfolgen.

Der Status Ihrer Aufgaben hat direkten Einfluss auf den Status des Maßnahmenplans und damit auf die endgültige Erfüllung der Anforderungen. Der Änderungsantrag kann erst dann in die nächste Phase des Bearbeitungszyklus gehen, wenn alle Aufgaben in allen Plänen den Status Beendet aufweisen. Daher müssen Sie unbedingt Ihre Aufgaben aktuell halten.

Um Ihre Aufgaben schnell und einfach zu finden, verwenden Sie Ihre Homepage.

Diese können Sie so anpassen, dass nur bestimmte Änderungsantragsgruppen angezeigt werden. Von einigen Gruppen aus können Sie direkt zu den Aufgaben (Aktionen) gelangen, bei denen Ihr Eingreifen erforderlich ist.

Die nachstehenden Gadgets enthalten die in der Planungsphase oder in der Implementierungsphase des Bearbeitungszyklus befindlichen Änderungsanträge. Diese können Sie zu Ihrer Startseite als Darstellungen hinzufügen (Module = Änderungskontrolle, Kategorien = Keine Kategorie):

• Zu planende Änderungsanträge
  Dieses Gadget zeigt alle ausgesetzten oder in Planung befindlichen Änderungsanträge an, wenn der Sage X3-Benutzercode als zugewiesener Planer (Projektleiter) angegeben ist.

• Plan
  In diesem Label sind alle die in der Planungsphase oder in der Implementierungsphase des Bearbeitungszyklus befindlichen aktiven Änderungsanträge enthalten.

• Auszuführende Pläne
  Dieses Label enthält sämtliche Änderungsanträge, bei denen Ihr Sage X3-Benutzercode dem Aktionsverantwortlichen entspricht, dem in einem zugeordneten Plan eine unerledigte Aufgabe (Aktion) zugewiesen ist.

Alle Gadgets liefern eine präzise Übersicht über die gewählten (und gefilterten) Daten bis zur Ausführung. Um die Ergebnisse des Gadgets so umzuorganisieren, dass sie den gewünschten Ergebnissen entsprechen, können Sie eine Standardabfragefunktionalität von Sage X3 verwenden.

Vom Gadgets aus können Sie mit der zu allen Zeilen verfügbaren Sage X3-Standardfunktionalität auf den dem Änderungsantrag zugeordneten Plan zugreifen.

Interessengruppen

Als Interessengruppe, Änderungsmanager oder Vorstandsmitglied Ihres Unternehmens können Sie jederzeit auf die Maßnahmenpläne zugreifen. Einem Maßnahmenplan ist zu entnehmen, wie die Designänderungs- bzw. Produktionsänderungsziele erreicht werden sollen. Ein Maßnahmenplan kann als Referenzmechanismus für die Verwaltung der betrieblichen Risiken sowie der Kosten verwendet werden.

Während die meisten Informationen im Allgemeinen bei den geplanten Besprechungen kommuniziert werden, können Sie spezifische Informationen jederzeit dem Plan entnehmen. Alle Maßnahmenpläne (Allgemeine Aufgabenverteilung und Implementierungspläne für die einzelnen Verpflichtungstypen) geben Auskunft über die vorgeschlagenen Änderungen. Weiterhin ist den Maßnahmenplänen auch der jeweilige Fortschritt zu entnehmen.

Von jedem Plan aus kann auf wichtige mit dem spezifischen Änderungsantrag in Verbindung stehende Informationen zugegriffen werden. Für den Zugriff auf diese Daten verwenden Sie die zu den einzelnen Feldern verfügbare Sage X3-Standardfunktionalität. Im detaillierten Implementierungsplan kann jeweils das Detail über die einzelnen Transaktionen geöffnet werden.

Sie werden vom Maßnahmenplan in Echtzeit informiert, wenn Ihr Ausführer seinen Status ändert. Die Kostenschätzungen und das ausgearbeitete Budget können, falls erforderlich, in die erneute Planung einfließen. Der Maßnahmenplan steht im Mittelpunkt Ihrer Verantwortung als Interessengruppe.