Genehmigung/Ablehnung
Verwenden Sie diese Funktion, um Ihre erhaltenen Genehmigungsanträge annzunehmen oder abzulehnen.
Diese Anträge können Ihnen als Unterzeichner per WORKFLOW-Meldung oder direkt in der Liste der zu bearbeitenden Genehmigungen zugewiesen werden.
Wenn Sie eine Nachricht erhalten, können Sie Ihre Genehmigung über Ihr Postfach erteilen, oder über die Liste der Budgetobjekte, deren Freigabe aussteht. Sind mehrere Unterzeichner in den Unterzeichnungsprozess involviert, werden die nachfolgenden Unterschriften nach dem gleichen Prozess wie die erste Unterschrift übertragen.
Budgetpool, Budget und Budgetposition können nur auf den Status 'Genehmigt' gesetzt werden, wenn die letzte Unterschrift geleistet wurde. Wenn ein anderer Unterzeichner den Budgetpool, das Budget oder die Budgetposition ablehnt, kehrt der Status zum Wert 'Erfasst' zurück.
Signaturkreis
Vorherige Parametrierung
Die Genehmigung von Umschlägen, Budgets und Budgetpositionen sowie die Genehmigung von Budgetpanpassungen kann sich aus einem parametrierbaren Signaturkreis ergeben. Die Umsetzung der Signaturkreis an hängt mit der Parametrierung folgender Elemente zusammen:
- Datenmodell bei Budgetgenehmigungen BUOAPP für die mit der Tabelle BUDAPP (BOA) verbundene Tabellengruppe, bei Anpassungen BUREV für die mit der Tabelle BUDREV (BRV) verbundene Tabellengruppe
- Workflow-Regeln BUOAPP, BUOAAPPREF, BUOAAPPVAL bei Budgetgenehmigungen und REVAPP, BUOREVREF, BUOREVVAL bei Anpassungen
- Benutzerzuweisungsregeln BUOAPP bei Budgetgenehmigungen, BUOREV bei Anpassungen
- Benutzerzuweisung. Mit dieser Funktion können bei Auswahl des Feldes "Formel / Benutzer" Formeln für die "Benutzerfelder" erfasst werden. Die Formeln werden während der Workflow-Ausführung ausgewertet. Ist der Feldwert kleiner oder gleich dem Wert fünf, so wird davon ausgegangen, dass es sich um einen erfasst Benutzercode handelt. In diesem Fall wird das Feld nicht ausgewertet.
Suchformeln für Unterzeichnende
Die Suche nach den Unterzeichnenden kann entweder per Erfassung des Codes des Unterzeichnenden oder über eine Formel erfolgen, anhand derer der betreffende Unterzeichnende in den einzelnen Einheiten gesucht wird.
Jede Einheit besteht aus:
- Benutzercode
- verantwortliche Einheit
- Genehmigungseinheit
- Zugehörige Einheit
Der Budgetpool, dessen Budgets und dessen Positionen bilden eine verantwortliche Einheit, eine Genehmigungseinheit (EA1) und eine zugehörige Einheit (ER1). Die Genehmigungseinheit EA1 umfasst eine Genehmigungseinheit EA2, diese umfasst eine Genehmigungseinheit EA3 etc., bis die unterste Stufe der Hierarchie erreicht ist. Analog dazu umfasst die zugehörige Einheit ER1 eine zugehörige Einheit ER2, diese wiederum eine zugehörige Einheit ER3 etc., bis die unterste Stufe der Hierarchie erreicht ist. Jeder Einheit enthält den Code eines Verantwortlichen, der mit einer Formel gesucht werden kann, die den in der Parametrierung gesetzten Benutzercode ersetzt (siehe nachstehende Tabelle).
Genehmigungshierarchie | RES | Ebene | Zugehörige Hierarchie | RES | Ebene |
|
Einheit APP = 1 | MCL9: | EA3: | Einheit APP = 1 | MCL9: | ER4: |
|
Einheit APP = 10 | MCL2: | EA2: | Einheit APP = 20 | MCL4: | ER2: |
|
Einheit APP = 103 | MCL1: | EA1: | Einheit APP = 203 | MCL3: | ER1: |
|
Einheit 20301 |
|
| Einheit 20301 |
|
|
|
Die Parametrierung der "Benutzerzuweisungen" kann also auf folgende Art erfolgen:
- Genehmigungseinheit = 103
- Unterzeichnender 1 = [F:ER1]USR (USR der Einheit 203, also MCL3)
- Unterzeichnender 2 = [F:EA1]USR (USR der Einheit 103, also MCL1)
- Unterzeichnender 3 = [F:EA2]USR (USR der Einheit 10, also MCL2)
- Unterzeichnender 4 = [F:ER2]USR (USR der Einheit 20, also MCL4)
- Unterzeichnender 5 = [F:EA3]USR (USR der Einheit 1, also MCL9)
- Unterzeichnender 6 = [F:ER3]USR (USR der Einheit 1, also MCL9)
Wird der Verantwortliche einer Einheit geändert, können mit den Formeln die implementierten Signaturkreise ohne Änderung weiterverwendet werden. Die Änderung wird automatisch bei Änderung der Einheit berücksichtigt.
Maskenverwaltung
Diese Maske setzt sich aus zwei Teilen zusammen: Im ersten wird der Unternehmens- oder Standortcode der Genehmigungsanträge erfasst. Im zweiten wird in einer Tabelle eine Übersicht aller Objekte angezeigt, für die eine Genehmigung angefordert wurde.
Die zulässige Anzahl an Zeilen beträgt 500.
Eine Genehmigungsanforderung kann individuell per Auswahl aus der Spalte Verarbeitung oder für alle per Aktivierung der Kontrollkästchen Alle freigeben oder Alle ablehnen initialisiert werden.
Erfassungsmaske
Übersicht
In der Tabelle sind die vom Unterzeichner zu genehmigenden Genehmigungsanträge enthalten.
Für einen 'mehrfachen' Genehmigungsantrag gehen Sie über das Symbol Aktionen, dass sich in jeder Zeile befindet, um die zu genehmigenden Objekte (Budgetpools, Budgets und Budgetpositionen) anzuzeigen.
Schließen
Felder
In diesem Register befinden sich die folgenden Felder :
Auswahl
| Code des Genehmigungsunterzeichners. |
| Code des Standorts oder des Unternehmens, der in der Liste erfasst oder ausgewählt werden muss. Dieser Code ermöglicht zur Genehmigung die Auswahl aller Budgetpools, Budgets und Budgetpositionen mit dem Status "Erfasst" für dieses Unternehmen. Entspricht die erfasste Information einem Unternehmen, stellt die Auswahl alle auf Unternehmensebene definierten Objekte dar, einschließlich der auf Standortebene dieses Unternehmens definierten Objekte. Entspricht die erfasste Information einem Standort, stellt die Auswahl nur die auf Ebene dieses Standorts definierten Budgetobjekte dar. |
| Dem Standort- oder Unternehmenscode zugewiesener Titel. |
Genehmigung
| Mit dem Button "Alle freigeben" können in einem Arbeitsgang sämtliche Budgetobjekte der Auswahl genehmigt werden. Die Verwendung hat zur Folge, dass in der Spalte "Verarbeitung" der Status "Kein" durch den Status "Genehmigen" ersetzt wird. Diese Aktion kann durch die Verwendung des selben Buttons abgebrochen werden, indem die Auswahl wieder den Status "Kein" erhält. |
| Mit dem Button "Alle abwählen" können in einem Arbeitsgang sämtliche Budgetobjekte der Auswahl zum Ablehnen ausgewählt werden. Die Verwendung hat zur Folge, dass in der Spalte "Verarbeitung" der Status "Kein" durch den Status "Ablehnen" ersetzt wird. Diese Aktion kann durch die Verwendung des selben Buttons abgebrochen werden, indem die Auswahl wieder den Status "Kein" erhält. |
Ablehnung
Tabelle Details
| Diese Spalte gibt drei Optionen vor: Kein (Standardstatus für die ausgewählten Budgetobjekte), Genehmigen und Ablehnen. Jede Budgetanfrage kann genehmigt oder abgelehnt werden, indem die geeignete Verarbeitung individuell ausgewählt wird. Für eine globale Verarbeitung aller Genehmigungsanfragen kann der Button "Alle genehmigen" oder "Alle ablehnen" benutzt werden. |
| Dieses Feld enthält den vom Unterzeichner angegebenen Grund, der die Genehmigung abgelehnt hat. |
| Bezieht sich die Genehmigung auf Objekte unterschiedlicher Ebene, Budgetpool, Budget bzw. Position, ist der Genehmigungstyp "Mehrfach". In diesem Fall kann das Genehmigungsdetail angezeigt werden:
|
| Code des Budgetpools, der Objekt der Genehmigung ist. |
| Dem Budgetpoolcode zugewiesene Bezeichnung. |
| Code des Geschäftsjahres, der den Budgets nach Geschäftsjahr zugeordnet ist. |
| Budgetkonto aus der Budgetposition. Kann nicht geändert werden. |
| Mit diesem Code wird die Verwaltungswährung der Budgetpools, Budgets und Budgetpositionen angegeben. Dieser Code wird in der Währungstabelle geprüft. |
| Nettobetrag, der vom Budgetpool, vom Budget und von der Budgetposition budgetiert wurde. |
| Netto-Budgetbetrag, der vom Budgetpool, vom Budget und von der Budgetposition genehmigt wurde. Für eine Genehmigung nach Objekt kann dieser Betrag, der standardmäßig vom aktuellen Budgetbetrag ausgefüllt wird, innerhalb der festgelegten Prüfgrenzen nach oben oder nach unten angepasst werden.
|
| Code des angehängten Budgetpoolprojekts, das vom Budgetpool automatisch übernommen wird, wenn er einem Projekt angehört. |
| Vom System in folgendem Format erzeugte Genehmigungsnummer: (APP-)(MONAT)(JAHR)(Auftragsnummer) |
Schließen
Symbol Aktionen
Budgetpool
Über diese Schaltfläche können Sie auf den Budgetpool und seine Budgets zugreifen, um diese anzuzeigen oder zu ändern.
Kontenklasse
Über diese Schaltfläche können Sie auf die Budgetposition zugreifen, um diese anzuzeigen oder zu ändern.
Detail
Für eine 'mehrfache' Genehmigung, die sich auf Objekte verschiedener Ebenen erstreckt Budgetpools, Budgets und Budgetpositionen), verwenden Sie diese Aktion, um die Details der Genehmigung zu erweitern und jedes Objekt einzeln zu untersuchen.
Schließen
Einschränkungen
Sie können die Workflowregeln BUOAPP und BUOAPPVAL oder YBUOAPP und YBUOAPPVAL jeweils duplizieren, um z.B. Filter hinzuzufügen. Hinweis:
- Die erste Regel überträgt einen Workflow an den ersten Unterzeichner, der den Budgetpool über diese Funktion (Genehmigung / Ablehnung (BUDAPP)) unterzeichnen kann.
- Der zweite Workflow wird in dieser Funktion nicht angezeigt. Der zweite Unterzeichner kann den Budgetpool daher nicht in dieser Funktion unterzeichnen.
Dies ist eine Einschränkung des Systems.
Fehlermeldungen
Während der Erfassung können außer den generischen Meldungen folgende Fehlermeldungen auftreten: :
Keine Auswahl. Ohne Aktion verlassen?
Nach Darstellung der Objekte aus der Auswahl wird diese Meldung angezeigt, wenn Sie auf 'OK' klicken, ohne einen Genehmigungsantrag ausgeführt zu haben. Antworten Sie mit 'Ja', um zum Menü zurückzukehren. Anworten Sie mit 'Nein', um in der Auswahlmaske zu bleiben und einen Genehmigungsantrag auszuführen.
Sie sind nicht der aktuelle Unterzeichner dieser Anforderung
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn Sie über Ihr Postfach eine Genehmigung erteilen, Sie jedoch nicht mit dem für die Genehmigung erwarteten Unterzeichnercode angemeldet sind.
Nur Unternehmen mit Kostenrechnungsbuchungskreis = 'Betriebliches Budget' zulässig
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn Sie über Ihr Postfach eine Genehmigung erteilen, das Objekt jedoch bereits im entsprechenden Menü oder in der Genehmigungstabelle über den E-Mailanhang genehmigt wurde.
Der verfügbare Betrag des Budgetpools darf nicht geringer sein als der auf das/die Budget(s) umgelegte Betrag
Diese Meldung wird bei objektweiser Genehmigung ausgegeben, wenn der genehmigte Betrag eines Budgetpools zu stark vermindert wurde und dadurch der für den Budgetpool verfügbare Betrag nicht mehr die Summe der Budgets deckt.
Die Summe der Budgetbeträge pro Geschäftsjahr darf nicht über dem für den Budgetpool verfügbaren Betrag liegen.
Diese Meldung wird bei objektweiser Genehmigung ausgegeben, wenn der genehmigte Betrag eines Budgets zu stark erhöht wurde und dadurch die Summe der Budgets den verfügbaren Budgetpoolsaldo übersteigt.
Der verfügbare Betrag des Budgets darf nicht unter dem auf die Zeilen umgelegten Betrag liegen
Diese Meldung wird bei objektweiser Genehmigung ausgegeben, wenn der genehmigte Betrag eines Budgets zu stark vermindert wurde und dadurch die Summe der Budgetpositionen den verfügbaren Budgetsaldo übersteigt.
Die Betragssumme der Budgetzeilen darf den in diesem Geschäftsjahr verfügbaren Budgetbetrag nicht überschreiten
Diese Meldung wird bei objektweiser Genehmigung ausgegeben, wenn der genehmigte Betrag einer Budgetposition zu stark erhöht wurde und dadurch die Summe der Budgetpositionen den verfügbaren Budgetsaldo übersteigt.
Eingabe erforderlich
Diese Meldung wird bei der Genehmigung mehrerer Objekte ausgegeben, wenn die Genehmigung ohne Erfassung eines Ablehnungsgrundes abgelehnt wird.